□ 王 顥

對(duì)于高校來說，檔案資源開發(fā)與利用的水平將直接關(guān)系到開展信息服務(wù)方式的選擇和檔案信息化建設(shè)的優(yōu)劣成敗，同時(shí)它也是衡量學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。

一、高校檔案資源開發(fā)與利用的意義

當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某些重大問題作出戰(zhàn)略決策時(shí)，或是在制定發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、規(guī)定政策等重大事宜時(shí)都需要大量的信息作參考。高校檔案是領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中獲得信息的重要渠道。高校檔案信息資源是最真實(shí)、最原始、最有說服力的歷史記錄，它包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。高校檔案通過各種渠道傳輸給師生員工，將對(duì)高校各項(xiàng)工作起催化、促進(jìn)作用。因此進(jìn)一步改進(jìn)檔案利用工作是檔案部門的重要任務(wù)，檔案管理人員應(yīng)該積極主動(dòng)，深入開發(fā)檔案信息資源，充分挖掘館藏檔案信息，為學(xué)校提供利用服務(wù)，形成檔案利用工作的良性循環(huán)。

二、高校檔案資源開發(fā)與利用存在問題及分析

思想觀念的誤區(qū)。傳統(tǒng)的檔案工作只是信息的整理和歸檔，在服務(wù)方面是被動(dòng)的。目前高校檔案資源開發(fā)雖然有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但是對(duì)檔案信息資源的信息價(jià)值和作用缺乏認(rèn)同感，缺乏檔案信息資源共建共享的創(chuàng)新觀念，檔案管理人員仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，檔案信息資源的優(yōu)化整合與開發(fā)利用工作落后于信息社會(huì)發(fā)展的需要，導(dǎo)致檔案信息資源建設(shè)難以適應(yīng)高校檔案信息利用的需求，從而成為制約高校檔案資源開發(fā)建設(shè)的重要因素。

缺乏資金的投入。缺少科學(xué)規(guī)劃管理和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，使高校檔案資源開發(fā)建設(shè)長期形成了條塊分割的局面，造成數(shù)據(jù)庫規(guī)模小、結(jié)構(gòu)不合理等一系列問題，難以滿足檔案信息資源建設(shè)合理完善的需要。

缺乏技術(shù)及專業(yè)人才。目前高校檔案管理工作者網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用能力、信息資源處理能力和信息加工整合能力，難以適應(yīng)信息時(shí)代的需求。

上述問題與不足的原因是多方面的，概括來說有如下幾個(gè)方面：

1、對(duì)檔案資源建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足。高校檔案工作人員普遍缺乏信息是資源的意識(shí)，對(duì)檔案資源開發(fā)建設(shè)及信息技術(shù)的應(yīng)用更是缺乏系統(tǒng)深入的研究。在檔案資源建設(shè)方面，缺少必要的發(fā)展規(guī)劃、工作思路、戰(zhàn)略目標(biāo)，人員配置、機(jī)構(gòu)設(shè)置與檔案信息化建設(shè)的工作要求也不相適應(yīng)。

2、高校檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理。從目前高校檔案工作隊(duì)伍現(xiàn)狀來看，不少檔案工作人員從未接受過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案開發(fā)建設(shè)的基本理念、基本知識(shí)、基本技能，人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能都很不理想。

3、檔案管理方法單一，設(shè)施簡陋。不少檔案部門仍采用傳統(tǒng)的人工管理模式管理檔案，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案數(shù)字化管理空白，適應(yīng)不了檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的要求。即使千方百計(jì)擠出資金進(jìn)行基本建設(shè)，也只是建設(shè)與教學(xué)、科研緊密相關(guān)的項(xiàng)目，無資金投入到檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加上管理機(jī)制不靈活、用人機(jī)制、獎(jiǎng)懲制度等均不夠完善，直接制約著檔案工作人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。

三、高校檔案資源建設(shè)與利用的建議

1、充分提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念。新時(shí)期的高校檔案工作者必須努力學(xué)習(xí)并不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，了解和把握國家信息化發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)的影響與要求，創(chuàng)新方法，拓展檔案信息資源開發(fā)利用和管理工作的思路，并不斷拓展服務(wù)范圍，從而真正提高檔案信息的利用率。同時(shí)，檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳，提高社會(huì)對(duì)檔案服務(wù)工作的認(rèn)識(shí)。

2、充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷促進(jìn)信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是新時(shí)代管理最重要的武器，高校檔案管理要注重與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，利用網(wǎng)絡(luò)來提高檔案信息的管理效率。要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)手段，為高校教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化和檔案資源信息利用網(wǎng)絡(luò)化。

3、加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高整體水平。檔案資源建設(shè)離不開網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的應(yīng)用，無論是電子文件的歸檔和管理，還是館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案的網(wǎng)絡(luò)利用等，都離不開計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案知識(shí)的有機(jī)結(jié)合，所以高校應(yīng)為檔案部門配備計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，使他們能更好地完成檔案信息化建設(shè)。

4、加大投入，立足校園，服務(wù)社會(huì)。高校檔案部門可以針對(duì)社會(huì)的需求，拓寬服務(wù)的范圍，在條件允許的情況下，為部分社會(huì)單位提供信息服務(wù)。這樣既能為社會(huì)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)，也能在一定程度上提高高校的社會(huì)形象。首先，可提供學(xué)歷學(xué)位鑒定服務(wù)。當(dāng)下，激烈的就業(yè)競爭，導(dǎo)致一些偽造學(xué)歷學(xué)位證書的現(xiàn)象出現(xiàn)，影響了社會(huì)公平，對(duì)此高校的檔案部門可以利用自身的資源優(yōu)勢，為社會(huì)提供鑒定和證明服務(wù)。如向用人單位提供畢業(yè)生學(xué)籍學(xué)位檔案信息，通過檢索學(xué)籍檔案、入學(xué)記錄等鑒定學(xué)歷真?zhèn)?，并出具書面證明材料等。其次，可積極促進(jìn)科研成果的推廣。高等院校是我國科研的重要基地，每年都要產(chǎn)生許多科研成果，然而這些成果當(dāng)中的大部分都只作為檔案資料保存，只有少部分被應(yīng)用到實(shí)踐中。如果對(duì)這些科研成果能夠加以利用開發(fā)，將會(huì)對(duì)社會(huì)進(jìn)步產(chǎn)生積極影響。第三，可開展人才信息服務(wù)。高等院校是高素質(zhì)人才培養(yǎng)的搖籃，高校檔案部門掌握了許多高級(jí)人才的相關(guān)資料，我們可以利用這些資源為社會(huì)提供人才服務(wù)。如開發(fā)高等院校的人才資源數(shù)據(jù)庫，建立高校人才信息庫，將學(xué)校的辦學(xué)特色、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、畢業(yè)生個(gè)人信息匯集起來，并通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳播，這樣不僅可以為企事業(yè)單位提高人才選擇的效率，也在一定程度上拓寬了高校畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)的途徑。

①于建平：《淺談檔案信息資源利用》2006年第11期

②孔偉娟：《與時(shí)俱進(jìn)開發(fā)高校檔案信息資源》，《云南檔案》2008年第01期

③徐英：《論高校檔案資源信息化建設(shè)與發(fā)展》，《青海社會(huì)科學(xué)》2007年第6期

④尹美京、任鳳仙：《檔案意識(shí)與檔案工作的關(guān)系之我見》，《檔案學(xué)通訊》2009年第3期:87頁

⑤華東師范大學(xué)檔案館：《積極推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè),充分發(fā)揮高校檔案資源的社會(huì)效應(yīng)》，《中國教育報(bào)》2008-05-29第9版