張?zhí)m月

(鄭州交通職業(yè)學(xué)院辦公室檔案組,河南鄭州 450000)

檔案工作中的知識(shí)管理分析

張?zhí)m月

(鄭州交通職業(yè)學(xué)院辦公室檔案組,河南鄭州 450000)

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來,知識(shí)管理日趨成為人們關(guān)注的焦點(diǎn),而檔案管理工作也進(jìn)入了創(chuàng)新階段。面對(duì)知識(shí)管理所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn),組織只有將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理中才能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。該文知識(shí)與檔案兩個(gè)基本概念加以區(qū)別,對(duì)知識(shí)管理實(shí)踐與理論的研究現(xiàn)狀作以簡要闡述,從多方面分析檔案管理和知識(shí)管理的內(nèi)涵及特點(diǎn),列舉出知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用表現(xiàn),提出了在檔案管理中實(shí)施知識(shí)管理的一些策略。

知識(shí)管理;檔案管理;創(chuàng)新

1 知識(shí)與檔案

聯(lián)合國經(jīng)合組織 (organization for economic cooperation and development,OECD)在《以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》一書中,從知識(shí)的使用角度將知識(shí)分為四種類型:①知道是什么的事實(shí)知識(shí) (Know-what),通常被近似稱為信息;②知道為什么的原理性知識(shí)(Know-why),屬于通常所說的科學(xué)范疇;③知道怎樣做的技能知識(shí) (Know-how),屬于技術(shù)范疇;④知道誰能做的人際知識(shí) (Know-who),屬于經(jīng)驗(yàn)和判斷的范疇。

而檔案的概念在《檔案法》內(nèi)第二條規(guī)定:“本法所稱的檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。

由此可以看出知識(shí)與檔案的區(qū)別:知識(shí)屬于意識(shí)形態(tài)的范疇,而檔案屬于物質(zhì)形態(tài)與意識(shí)形態(tài)的綜合范疇,即檔案是信息內(nèi)容及載體共同所構(gòu)成的統(tǒng)一體,檔案離不開信息內(nèi)容,其所含的信息內(nèi)容也不能脫離檔案的載體而孤立存在。因此,可以說檔案是作為知識(shí)的載體之一,負(fù)有儲(chǔ)備重要知識(shí)的使命。

2 知識(shí)管理實(shí)踐與理論研究現(xiàn)狀

近年來,企業(yè)知識(shí)管理正在企業(yè)界蓬勃興起,理論研究活動(dòng)方興未艾。目前,知識(shí)管理已經(jīng)開始引起國內(nèi)外部分檔案專家學(xué)者的高度重視。在檔案專業(yè)文獻(xiàn)中,也不乏關(guān)于知識(shí)管理問題的探討。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息超載的涌現(xiàn),知識(shí)管理作為信息管理適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果的出現(xiàn),它必將滲透到社會(huì)的各個(gè)層面。而檔案管理作為信息管理的重要組成部分,只有正面迎接知識(shí)管理所帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理中去,才能真正實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3 檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理工作的內(nèi)容分檔案的實(shí)體管理和檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用兩個(gè)方面。前者包含收集、鑒定、整理、保管、登記與統(tǒng)計(jì)等五項(xiàng),而后者包含檢索、提供利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等四項(xiàng),其中登記與統(tǒng)計(jì)、鑒定同時(shí)兼有實(shí)體管理和內(nèi)容信息開發(fā)利用的雙重性質(zhì)。

3.1 由檔案保管單位到知識(shí)元的細(xì)化 知識(shí)元是知識(shí)管理的基本單位,它是表達(dá)技術(shù)訣竅、管理要素、行政指令、基本原理和思想方法等方面的基本元素。借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信這兩個(gè)強(qiáng)有力的工具,知識(shí)元管理變得比案卷管理更加輕松自如。

現(xiàn)如今,很多組織的數(shù)字化檔案館正在建設(shè)之中,可以想象,數(shù)字化檔案館的建成,使人們利用檔案變得輕而易舉。在這種環(huán)境下,很顯然檔案結(jié)構(gòu)需要改革,各組織應(yīng)建立各具特色的結(jié)構(gòu)體系,形成不同的工作重點(diǎn),適應(yīng)社會(huì)需要,檔案部門應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案建設(shè),根據(jù)不同社會(huì)需要全面提升檔案結(jié)構(gòu)。

3.2 檔案管理的創(chuàng)新 長期以來,檔案管理者在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)中的一些經(jīng)驗(yàn)和工作形式已被固定下來,成為檔案工作的準(zhǔn)則。

現(xiàn)如今,信息已成為物質(zhì)以外的又一重要資源,這就要求檔案管理部門應(yīng)把檔案工作的重點(diǎn)從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來,密切關(guān)注知識(shí)管理發(fā)展的新動(dòng)態(tài),改革與部門不相適應(yīng)的檔案管理模式、檔案業(yè)務(wù)管理方法,實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新?；诖?加拿大學(xué)者特里庫克提出了一種全新的“后保管模式”。這種“后保管模式”是“將傳統(tǒng)理論對(duì)實(shí)體保管對(duì)象——實(shí)態(tài)文件的關(guān)注,轉(zhuǎn)變成對(duì)文件、文件形成者及其形成過程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性的關(guān)注”。知識(shí)管理的不斷發(fā)展,檔案部門將各種以計(jì)算機(jī)為核心的知識(shí)、技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中,不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化、檔案信息的數(shù)字化和檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,而且更方便于檔案部門在遵守國家政策及相關(guān)規(guī)定的同時(shí)可以最大限度地向社會(huì)各方面提供檔案信息,提高檔案信息的利用率。

3.3 檔案服務(wù)意識(shí)和檔案知識(shí)服務(wù)技術(shù)的創(chuàng)新檔案服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新主要在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中得到體現(xiàn)。如檔案的收集工作要變被動(dòng)接受為“主動(dòng)收集”;開發(fā)利用工作要將過去以檔案部門利用館藏檔案資料搞編研為主,轉(zhuǎn)變?yōu)橐越M織社會(huì)力量搞合作會(huì)戰(zhàn)、開發(fā)利用社會(huì)檔案資源、研究市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新課題為主等,這樣從根本上提高了檔案信息的利用效率。

檔案智能檢索機(jī)制是通過應(yīng)用人工智能技術(shù)模擬檔案檢索的過程,實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)、檢索和傳輸。同時(shí),它可以通過使用自然語言的交互和處理技術(shù),來理解分析用戶的提問和向用戶提供檢索結(jié)果,具有很強(qiáng)的推理功能,其適應(yīng)不同類型用戶和超強(qiáng)學(xué)習(xí)能力的特點(diǎn)極大地提高了檔案信息的檢全率和檢準(zhǔn)率,代表了檔案知識(shí)服務(wù)的技術(shù)發(fā)展方向。

4 知識(shí)管理的特點(diǎn)及應(yīng)用

知識(shí)管理是一種全新的管理理念,它致力于組織內(nèi)人的智力資源轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力、競(jìng)爭(zhēng)力與創(chuàng)新的價(jià)值。而在檔案管理的過程中,“知識(shí)管理”一詞可以細(xì)分為四層基本含義:①對(duì)記錄有知識(shí)的載體的管理,如文獻(xiàn)實(shí)體的排架和保護(hù)管理等;②對(duì)知識(shí)信息或有關(guān)知識(shí)的信息的管理,如檔案文獻(xiàn)編研等;③指知識(shí)實(shí)踐活動(dòng),如知識(shí)的識(shí)別、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新活動(dòng)等;④指對(duì)知識(shí)實(shí)踐活動(dòng)的管理,如對(duì)科研活動(dòng)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理等。而外延最廣的知識(shí)管理概念,可以簡明扼要地界定為:知識(shí)管理就是以知識(shí)為核心的管理。

知識(shí)檔案的應(yīng)用,知識(shí)管理重視知識(shí)和人才的理念,注重知識(shí)的共享與創(chuàng)新,追求知識(shí)價(jià)值的充分發(fā)揮。因此,將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理,一方面使知識(shí)管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,共同開發(fā)知識(shí)資源,發(fā)揮知識(shí)的優(yōu)勢(shì);另一方面使檔案管理更具技術(shù)性和前瞻性,以發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的整體效應(yīng)。組織只有立足于檔案管理和知識(shí)管理,與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)的管理方法相結(jié)合,建立知識(shí)與情報(bào)檔案庫,并有效地存儲(chǔ)知識(shí),使其成為組織堅(jiān)實(shí)的信息資源,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,并提供切實(shí)可靠的參考依據(jù),最終將其轉(zhuǎn)化為檔案。唯有如此,才能使組織獲取有效信息、持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,在面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代取得雙贏。

5 檔案管理中的知識(shí)管理策略

5.1 重視社會(huì)整體發(fā)展目標(biāo) 在現(xiàn)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)中,組織日益重視它對(duì)社會(huì)進(jìn)步所負(fù)的責(zé)任,于是也倡導(dǎo)以實(shí)現(xiàn)組織與社會(huì)整體的和諧發(fā)展目標(biāo)為目標(biāo)。所以,檔案管理部門也應(yīng)盡快改變組織目標(biāo),變被動(dòng)與主動(dòng)并舉,以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要,從而促進(jìn)自身的快速發(fā)展。

5.2 建立良好的組織文化 知識(shí)管理的實(shí)施離不開人的參與。人們通過團(tuán)體工作、邊工作邊學(xué)習(xí)(learning by doing)等過程吸收獲取新知識(shí),進(jìn)而創(chuàng)造出新的隱性知識(shí),即形成一種“從人到人 (peopleto-people)”的人性化策略。對(duì)于組織來說,必須建立起一種同利同心的組織文化,知識(shí)管理才能收到最佳的效果。在良好的組織文化氛圍中,組織的高層領(lǐng)導(dǎo)者鼓勵(lì)員工將自己的工作與集體的工作、個(gè)人利益與集體利益有機(jī)地結(jié)合起來,同時(shí)提高個(gè)人的績效和組織績效,一方面要使組織成員愿意貢獻(xiàn)自己的知識(shí),另一方面組織要為員工提供知識(shí)、共享知識(shí)創(chuàng)造一個(gè)便利的環(huán)境。

5.3 建立良好的激勵(lì)機(jī)制 隨著信息技術(shù)的發(fā)展,組織成員可以通過電話、電子郵件、組織內(nèi)部網(wǎng)和視頻會(huì)議等形式對(duì)獲得的組織內(nèi)外的信息進(jìn)行交流,一方面,檔案管理人員可以及時(shí)了解組織或社會(huì)的信息需求,推動(dòng)檔案管理開發(fā)檔案資源;另一方面,知識(shí)管理人員可以針對(duì)檔案管理人員的需求,積極地向他們提供技術(shù)支持,如可以通過建立局域網(wǎng)、設(shè)立討論區(qū)等途徑,使知識(shí)管理與檔案管理的成果及時(shí)轉(zhuǎn)化并得到應(yīng)用。

筆者認(rèn)為,在檔案管理部門采用學(xué)習(xí)型組織模式會(huì)大大利于檔案管理的創(chuàng)新,檔案管理系統(tǒng)的功能完成都需要在現(xiàn)有的知識(shí)、技術(shù)不斷地學(xué)習(xí)、研究,才可能開發(fā)出功能強(qiáng)大、完善的檔案管理系統(tǒng),及時(shí)處理大批量的電子文件或檔案,提供給社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)。任何組織都應(yīng)該支持成員各種形式的學(xué)習(xí)活動(dòng),鼓勵(lì)創(chuàng)新,促進(jìn)組織成員素質(zhì)的提高和實(shí)現(xiàn)組織持續(xù)向前發(fā)展。

5.4 全面促進(jìn)知識(shí)管理的實(shí)施 知識(shí)管理的核心主題是人,但技術(shù)作為不可或缺的因素也對(duì)知識(shí)管理的實(shí)施起著關(guān)鍵作用。社會(huì)的不斷向前發(fā)展,隨之產(chǎn)生的信息量越來越大,人們對(duì)信息的選擇程度越來越高,依靠傳統(tǒng)的工作方法想要從眾多的檔案信息中抽取人們需要的內(nèi)容并使之系統(tǒng)化非常困難。不依靠現(xiàn)代化技術(shù),檔案部門便無法向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。各種知識(shí)成果和技術(shù)的應(yīng)用,決定了現(xiàn)代檔案管理部門的檔案工作必是高技術(shù)含量的工作。所以說作為檔案管理部門應(yīng)隨時(shí)關(guān)注新知識(shí)、新技術(shù)的推廣和應(yīng)用,通過對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的系統(tǒng)管理,滲透到檔案管理過程的各個(gè)環(huán)節(jié),從而提高檔案工作的知識(shí)含量,創(chuàng)造更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)環(huán)境下,知識(shí)管理也將成為檔案管理的一個(gè)新的管理內(nèi)容和發(fā)展方向,檔案管理的功能將進(jìn)一步擴(kuò)展,即把組織的知識(shí)資源納入其管理范圍,可以通過對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的實(shí)施來實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新,提高檔案信息的利用率,創(chuàng)造更多效益。知識(shí)就是力量,創(chuàng)新代表進(jìn)步,管理即為協(xié)調(diào),將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理中,兩者的發(fā)展都將會(huì)前景無限。

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1008-9276(2010)02-0235-03

2009-12-01

張?zhí)m月 (1983-),女,河南省開封市人,學(xué)士,助理館員,研究方向?yàn)闄n案學(xué)基礎(chǔ)理論與檔案管理實(shí)踐。

[責(zé)任編校:李宜培]