常 悅

（黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 開封 475004）

0 引言

目前，檔案信息化建設(shè)已成為我國各級檔案部門的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，而檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化則是檔案信息化的一個(gè)重要方面。 所謂檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化， 是指通過建立檔案信息網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，把已經(jīng)數(shù)字化了的信息資源通過互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)布或傳遞出來，供公眾進(jìn)行檔案信息查詢和資源共享，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的開放式、社會化利用。

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，是社會信息化發(fā)展的必然要求。 它對于促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展、實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享具有重要意義。

1 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的意義

1.1 檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作在信息時(shí)代可持續(xù)發(fā)展的必由之路

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息化的時(shí)代。 信息化促進(jìn)了社會的發(fā)展， 同時(shí)也對各行各業(yè)提出了挑戰(zhàn)和要求。 與此相適應(yīng)，社會對檔案信息的需求也呈現(xiàn)出多格局、多層次、多樣式、多容量、高效、快速的特點(diǎn)。 這就促使檔案工作必須適應(yīng)時(shí)代的要求，統(tǒng)一規(guī)劃，把全國的檔案館聯(lián)結(jié)成網(wǎng)，使之緊密合作、優(yōu)勢互補(bǔ)、協(xié)調(diào)發(fā)展，充分發(fā)揮檔案的社會服務(wù)動能。另外，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，也可以擴(kuò)大檔案部門的影響。 過去由于缺乏宣傳和不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，檔案部門在國人的心目中影響力非常有限，許多檔案是藏在“深柜”人未識，檔案人員則是默默無聞的守清貧。 而實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，一方面可以提高檔案的利用率，另一方面也是對檔案和檔案部門的一種宣傳。 這無疑會擴(kuò)大檔案部門的影響，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。 所以，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，是檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展的必由之路。

1.2 檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、滿足公眾知情權(quán)的有效手段

檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化主要依托的是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變了以紙張為主要信息載體結(jié)構(gòu)、以手工服務(wù)為主要手段的傳統(tǒng)工作模式和服務(wù)方式，直接為檔案部門及相關(guān)領(lǐng)域提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)了檔案部門之間的信息共享。 不僅如此，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化還具有強(qiáng)大的優(yōu)勢，方便快捷、節(jié)約時(shí)間，可使檔案資源成為社會的共享資源和共同財(cái)富，使不同地點(diǎn)的多個(gè)用戶同時(shí)受益，做到查詢、瀏覽、獲取同時(shí)完成，足不出戶就可以利用檔案。

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，也是滿足公眾知情權(quán)的有效手段。 檔案是保留下來的國家記憶，檔案所包含的信息非常豐富，而且這些信息是原始信息。許多公眾有很強(qiáng)烈的愿望，想了解歷史的真實(shí)，想看到那些有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、外交等各方面的原始記錄。 檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，可以把已經(jīng)開放的或無需保密的檔案信息在網(wǎng)上公布出來，或在網(wǎng)上開展檔案展覽、提供信息咨詢，從而滿足公眾的社會知情權(quán)。

1.3 檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是提高社會檔案意識的重要途徑

檔案意識反映人們對檔案及其價(jià)值、作用的理解、認(rèn)知和重視的程度。 從公眾的檔案意識中，可以看出檔案工作的水平，也可以折射出社會物質(zhì)文明和精神文明發(fā)展的程度。 檔案界一些人士常?？畤@我國公眾的檔案意識不強(qiáng)，其實(shí)有很大的一方面是公眾缺乏了解、認(rèn)知檔案的機(jī)會。 如何提高公眾的檔案意識呢？ 一個(gè)方便快捷的方法就是利用網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)今越來越多的人選擇了網(wǎng)絡(luò)這條途徑來了解信息。 如果檔案館（室）“在管理好本行的同時(shí)能更多地關(guān)注一下網(wǎng)絡(luò)，保存一些公共的素質(zhì)資源，如果人們在網(wǎng)上查找信息時(shí)，檔案館網(wǎng)站能夠成為他們有力的工具之一，那么檔案意識是不是能有所提高呢？”[1]。

2 檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

目前，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化存在或面臨的問題主要有以下4 個(gè)方面。

2.1 對檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化缺乏普遍的認(rèn)同感

只有認(rèn)識到檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的價(jià)值和作用，才可能真正對其予以重視。 目前無論是在社會上還是在檔案界，一些人們對檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的認(rèn)識都還不到位。 雖然許多人都認(rèn)為檔案是一種重要的信息資源，但是檔案信息資源在信息社會的價(jià)值和作用究竟如何發(fā)揮？ 檔案信息資源是否有必要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、進(jìn)而實(shí)行全面的檔案信息化？ 對于這些問題，即使是在檔案界也存在著不同的認(rèn)識。有人認(rèn)為，檔案界根本就沒有這方面的需求，又何必花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力呢？ 而且，“現(xiàn)在基層檔案部門連正常的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)都緊張，更別說檔案信息化了”[2]。 另外，由于制度方面的滯后和技術(shù)方面的不夠完善，也導(dǎo)致了檔案信息資源建設(shè)難以適應(yīng)社會的檔案信息利用需求。 這一切使得人們對檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化缺乏普遍的認(rèn)同感。

2.2 檔案網(wǎng)站建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量參差不齊

檔案網(wǎng)站是網(wǎng)絡(luò)化信息的載體，網(wǎng)站的建設(shè)關(guān)系到網(wǎng)絡(luò)化的正常開展，如果沒有這個(gè)載體，就根本無法實(shí)現(xiàn)信息的共享和信息的網(wǎng)絡(luò)化。早在2002年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，對“十五”期間的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了總體規(guī)劃，明確規(guī)定了全國各省級檔案局、館網(wǎng)的開通率及開通時(shí)間。 但是，我國現(xiàn)階段的檔案網(wǎng)站建設(shè)情況卻不盡如人意，檔案網(wǎng)站的建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量參差不齊，東南沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的建站率和開通率高于中西部地區(qū)，大城市的建站率和開通率高于中小城市（鎮(zhèn)），呈現(xiàn)出明顯的地域差異。 筆者也曾在2008 年6 月份通過網(wǎng)站鏈接及百度搜索對河南省現(xiàn)有的17 個(gè)省轄市進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)僅有鄭州、開封、安陽、濟(jì)源、新鄉(xiāng)、焦作、許昌、南陽8 個(gè)市建有檔案信息網(wǎng)，開通率尚不及50%。 其中，即使是已建立的檔案信息網(wǎng)站，其質(zhì)量也參差不齊。 例如，鄭州檔案信息網(wǎng)內(nèi)容比較豐富，各個(gè)欄目都能打開，而有的檔案信息網(wǎng)內(nèi)容則比較貧乏，許多欄目打不開，或沒有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容。

另外，一些檔案網(wǎng)站無法與上級的龍頭網(wǎng)站或兄弟單位的網(wǎng)站鏈接，因而未能形成由龍頭網(wǎng)站向下輻射、上下貫通、縱橫交錯的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系。有些網(wǎng)站雖然在首頁上設(shè)置了“友情鏈接”或“相關(guān)鏈接”等欄目，但有一些是僅有“鏈接”字樣，卻打不開。 例如，在新鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)上設(shè)置有開封檔案信息網(wǎng)、南陽檔案信息網(wǎng)的鏈接，但是一點(diǎn)擊，顯示的卻是“無法找到該網(wǎng)頁”。

2.3 缺乏檔案信息資源共享理念，存在著檔案信息壟斷現(xiàn)象

雖然近年來，在檔案界“重藏輕用，秘而不宣”的思想正在逐漸淡出，越來越多的人認(rèn)識到了檔案利用的重要性，但是提供利用的方式卻一般還是傳統(tǒng)的現(xiàn)場閱覽、復(fù)制，而對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的資源共享還存在著一定的疑慮或困惑，諸如共享是否會侵犯知識產(chǎn)權(quán)、是否安全、成本是否會增加等等。 其實(shí)，與傳統(tǒng)的管理方式相比，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息異地傳播和共享的成本更低，更具有明顯的優(yōu)勢。但“長期形成的傳統(tǒng)檔案信息管理方式限制了檔案信息資源共享理念的創(chuàng)新與完善，桎梏著網(wǎng)絡(luò)信息資源跨時(shí)空、多領(lǐng)域、全視角的共享利用”[3]。

正是因?yàn)槿狈π畔①Y源共享的理念，所以在一些單位和部門，存在著檔案信息壟斷的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為一些單位和部門不按規(guī)定向檔案館移交檔案，為了自身使用方便，將到期應(yīng)移交進(jìn)館的檔案材料滯留于本部門的檔案室內(nèi)，或某些科技人員片面強(qiáng)調(diào)技術(shù)保密而截留檔案材料的關(guān)鍵部分，存放于自己手中，僅將不重要的部分移交進(jìn)館，造成檔案材料的殘缺。 另外，由于管理體制不順而導(dǎo)致的行業(yè)間、部門間和地區(qū)間爭搶檔案的情況，亦屬檔案信息壟斷之列。 這使得檔案信息資源在形成源頭上被截流，影響到檔案信息資源的共享，因而影響到檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的充分實(shí)施。

2.4 缺乏強(qiáng)烈的網(wǎng)絡(luò)安全意識，網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患

隨著檔案信息化建設(shè)步伐的加快，大部分人都認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)存在著不安全的因素，但是對于檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全問題，還沒有引起足夠的重視，缺乏強(qiáng)烈的網(wǎng)絡(luò)安全意識。 例如，有人認(rèn)為，上網(wǎng)信息沒有涉密內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)就不會遭受人為攻擊；有人認(rèn)為，不下載可疑內(nèi)容，就不會染上病毒；有人認(rèn)為，只要不是故意破壞，辦公自動化系統(tǒng)就不會受損，等等。正是基于這些認(rèn)識，網(wǎng)絡(luò)安全問題已成為檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化順利實(shí)施的一大障礙。 目前，網(wǎng)絡(luò)安全隱患主要體現(xiàn)為：存在著各種物理安全問題，如因自然災(zāi)害或人為原因?qū)τ?jì)算機(jī)硬件設(shè)施造成損害；來自內(nèi)部或外部的非法訪問， 尤其是黑客的入侵，不僅能盜取、修改信息，而且可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)部分或全部癱瘓；防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒侵害；普遍缺乏基本的備份系統(tǒng)，一旦發(fā)生問題難以及時(shí)恢復(fù)等。

3 加強(qiáng)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施

3.1 應(yīng)把檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容納入檔案信息化的中長期發(fā)展規(guī)劃

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化，從而推進(jìn)檔案信息化的全面進(jìn)程，就要制訂詳細(xì)的切實(shí)可行的檔案信息化的中長期發(fā)展規(guī)劃。 在規(guī)劃中，不僅要有總體目標(biāo)，還要有分期目標(biāo)，更有要具體的措施，而且應(yīng)明確信息資源網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容。 這樣操作起來就不會盲目，而且便于督促和完善。 目前，國家和許多省市已經(jīng)制定了一些這方面的專業(yè)規(guī)劃，例如國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，上海市制定了《上海市檔案信息化發(fā)展“十一五”規(guī)劃》,天津市制定了《天津市檔案信息化建設(shè)“十一五”規(guī)劃》等，在這些規(guī)劃中，都提到了加強(qiáng)檔案網(wǎng)站和檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容。

3.2 應(yīng)把檔案信息化和社會信息化、電子政務(wù)建設(shè)結(jié)合起來

目前，我們國家的社會信息化已經(jīng)初見成效，電子政務(wù)建設(shè)也全面展開，并且趨近成熟。 檔案信息化既屬于社會信息化的重要內(nèi)容，又與電子政務(wù)聯(lián)系密切，所以“檔案信息化建設(shè)不僅要緊緊跟上社會信息化和電子政務(wù)建設(shè)的步伐，而且應(yīng)該適度超前”[4]。 對一些關(guān)系檔案工作發(fā)展的重要問題，要有前瞻性的思考，要適時(shí)采取積極對策，如對檔案部門如何在信息社會和電子政務(wù)環(huán)境下提供服務(wù)、新型數(shù)字載體的保存和保真等問題，都要積極探索，主動開展工作。 因此，檔案部門要積極爭取黨委、政府的重視，把檔案信息化納入社會信息化、電子政務(wù)建設(shè)的規(guī)劃，把電子文件歸檔管理、信息資源網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)等納入檔案規(guī)范管理的范疇，理順已公開現(xiàn)行文件利用與政府信息公開的關(guān)系，將辦公自動化系統(tǒng)（OA）與檔案管理信息系統(tǒng)對接起來，從而達(dá)到檔案信息化與社會信息化、電子政務(wù)建設(shè)的緊密結(jié)合。

3.3 樹立全局觀念，建立網(wǎng)絡(luò)共享體系

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，是構(gòu)建國家檔案網(wǎng)絡(luò)，這個(gè)網(wǎng)絡(luò)可以“把分布的系統(tǒng)連成一體，傳輸文字、圖像、聲音、影視等多種媒體，提供多種新型信息服務(wù)”[5]。 要構(gòu)建這樣一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，就要樹立全局觀念，對全國的檔案信息資源進(jìn)行調(diào)配和統(tǒng)籌。

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，應(yīng)以國家檔案局網(wǎng)站為龍頭，逐步與各地檔案網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)鏈接，最終構(gòu)建起由龍頭網(wǎng)站向下輻射的上下貫通、縱橫交錯的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系。 各省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門應(yīng)建立鏈接本地區(qū)各級各類檔案網(wǎng)站的門戶網(wǎng)站，積極探索實(shí)現(xiàn)館際間的互聯(lián)。 在逐步推進(jìn)地區(qū)性館際互聯(lián)的基礎(chǔ)上，不斷促進(jìn)全國范圍內(nèi)的檔案信息資源共享。 這樣一來，檔案網(wǎng)站之間就形成了一個(gè)體系，檔案信息資源就可以真正的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。

在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)共享體系的過程中，要充分考慮用戶的需求，網(wǎng)站欄目設(shè)置應(yīng)多樣化，貼近民生的、實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容應(yīng)多一些。 另外，中西部地區(qū)和中小城市還可以借鑒東南沿海和一些大城市檔案網(wǎng)站建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，以達(dá)到真正的共享的目的。 例如浙江檔案信息網(wǎng)的內(nèi)容就比較豐富，不僅有“網(wǎng)上展覽”、“站內(nèi)檢索”，還有“專家答疑”欄目，用戶可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行咨詢，也可以通過電子郵件將有關(guān)問題發(fā)送到電子信箱，由業(yè)務(wù)部門或相關(guān)部門針對咨詢問題進(jìn)行較全面的解答。 這樣，就有效地提高了檔案的利用率，使檔案信息資源真正成為大眾共享的資源。

3.4 加強(qiáng)存量檔案的數(shù)字化和電子文件的收集

“從長遠(yuǎn)來看，檔案網(wǎng)站最重要也是最有價(jià)值的服務(wù)，是在網(wǎng)絡(luò)上盡可能多地提供館藏檔案資源——數(shù)字化的檔案資料信息”[6]。 目前，我國的存量檔案很豐富，但是大多為紙質(zhì)載體。 為保證檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容更全面、更豐富，必須加強(qiáng)存量檔案的數(shù)字化。 存量檔案數(shù)字化，是利用檔案數(shù)字化技術(shù)手段，解決各級綜合檔案館、專業(yè)檔案館、立檔單位所保存的不同傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化問題，從而建立起分布式、規(guī)范化、可共享的各類檔案信息資源庫。

隨著辦公自動化的普及，各種類型的電子文件的數(shù)量也越來越大。 如能將有保存價(jià)值的電子文件按照規(guī)范格式及時(shí)收集到檔案室（館），則能夠?yàn)闄n案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供豐富的資源。 為此，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度，“明確電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤”[7]。 各地還要根據(jù)情況，建立電子檔案數(shù)據(jù)接收保管中心，做好電子檔案接收的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，確保電子檔案在線、離線形式的順利移交和接收，從而確保有關(guān)部門和人員能夠持續(xù)不斷地為檔案信息數(shù)據(jù)庫提供各種檔案信息資源。

3.5 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理,做好維護(hù)和更新

網(wǎng)絡(luò)安全問題是檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化的一個(gè)巨大障礙，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的建設(shè)也是不可或缺的。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化，就必須消除不安全因素。 消除不安全因素，首先要堅(jiān)持防管并舉的方針，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡(luò)安全連接和信息安全傳輸， 確保檔案信息、數(shù)據(jù)庫安全。 其次應(yīng)建設(shè)檔案信息災(zāi)害恢復(fù)備份系統(tǒng)。 為應(yīng)付突發(fā)事件，應(yīng)建立檔案信息資源災(zāi)害恢復(fù)備份系統(tǒng)，提供可靠的系統(tǒng)備份、應(yīng)用備份、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)恢復(fù)能力，保證檔案網(wǎng)絡(luò)工作不間斷地運(yùn)行。 再次，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全技術(shù)防范管理，檔案館（室）應(yīng)安裝入侵報(bào)警、電視監(jiān)控、防盜屏障、周界報(bào)警等設(shè)備、設(shè)施，確保檔案及檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施的安全。 此外，還應(yīng)及時(shí)做好網(wǎng)站的維護(hù)和更新工作，定期對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)站進(jìn)行檢查維護(hù)，適時(shí)升級防病毒軟件、更新網(wǎng)頁內(nèi)容等。

4 結(jié)語

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化是大勢所趨，也是我國檔案部門現(xiàn)在和未來的一段時(shí)間內(nèi)的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。 對于檔案部門來說，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一個(gè)漫長的過程，在這個(gè)過程中肯定會出現(xiàn)一些問題。 隨著各級政府的重視和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題也會得到妥善的解決。 以此為基礎(chǔ)，我國的檔案事業(yè)定會得到長足的發(fā)展，并給社會和人民提供更加優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)。

[1] 佚名. 如何提高人們的檔案意識[EB/OL]. [2009-2-21].http://www.danganj.net/bbs.

[2] qwertyuiop. 檔案信息化真有必要嗎?[J]. 檔案管理，2008(2)：65-66.

[3] 張銳. 檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用[J]. 中國檔案，2007(10)：21-22.

[4] 陸大鉞.勇于創(chuàng)新 扎實(shí)工作 把我市檔案信息化建設(shè)推向一個(gè)新階段[EB/OL]. [2009-2-18]. http://jda.cq.gov.cn/templet/default/ShowArticle.jsp?id=8990.

[5] 周曉英.檔案信息論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2000：211-213.

[6] 馬長林，宗培嶺. 檔案館信息化建設(shè)探論[M]. 上海：上海社會科學(xué)院出版社，2006：116-118.

[7] 陳煒. 檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源的開發(fā)利用[J].科技進(jìn)步與對策，2006（2）：101-102.