董沛文

中共山西省委黨校圖書館

〔山西省太原市 030006〕

自從美國(guó)科學(xué)家在20世紀(jì)90年代初提出了數(shù)字圖書館這一概念,隨著計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)圖書館的數(shù)字化越來(lái)越普遍,目前國(guó)內(nèi)許多高校都建立了數(shù)字圖書館。由于數(shù)字圖書館工程建設(shè)實(shí)際上屬于一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)建設(shè),為了提高數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程項(xiàng)目實(shí)施的成功率,確保信息化建設(shè)實(shí)效性和高投資回報(bào)率,在數(shù)字圖書館信息系統(tǒng)工程的建設(shè)中引入信息工程監(jiān)理機(jī)制將成為保證工程質(zhì)量的一種有效手段,也是信息化管理研究的一個(gè)新的領(lǐng)域。

一、信息工程監(jiān)理的背景

(一)數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程面臨的問(wèn)題

當(dāng)前,數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程建設(shè)面臨的問(wèn)題主要集中在技術(shù)和圖書館工作人員兩個(gè)層面上。技術(shù)層面上,如分布異構(gòu)海量信息環(huán)境下,向數(shù)字圖書館系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)的互操作;各種載體數(shù)字化獲取和表現(xiàn)技術(shù)(包括中文文字資料的智能標(biāo)引);各種數(shù)字化資源元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化技術(shù);提供給用戶多語(yǔ)種的多模式友好和智能的人機(jī)交互界面;全球化的圖書期刊信息資源有效收集、組織、集成和共享。還有與之相關(guān)的版權(quán)保護(hù)、信息安全和技術(shù)管理等問(wèn)題。在圖書館工作人員層面上,要求圖書館工作人員不僅能夠比較熟練地使用計(jì)算機(jī)、多媒體和其他軟件在網(wǎng)絡(luò)上幫助讀者查找到所需信息,而且還要求圖書館工作人員掌握計(jì)算機(jī)基本操作技能、了解網(wǎng)絡(luò)功能、熟悉各種網(wǎng)絡(luò)檢索工具。因此,數(shù)字圖書館的日常業(yè)務(wù)與傳統(tǒng)圖書館的業(yè)務(wù)相比,已經(jīng)發(fā)生了巨大地變化,日常業(yè)務(wù)的變化要求圖書館工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及素質(zhì)作出相應(yīng)調(diào)整和提高。

(二)信息工程監(jiān)理在數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程中應(yīng)用的必要性和可行性

根據(jù)《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》第四條規(guī)定,信息系統(tǒng)工程監(jiān)理是指依法設(shè)立且具備相應(yīng)資質(zhì)的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位(以下簡(jiǎn)稱“監(jiān)理單位”),受業(yè)主單位委托,依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同,對(duì)信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)督管理。信息系統(tǒng)工程建設(shè)是一項(xiàng)投資大、周期長(zhǎng)、知識(shí)密集、高風(fēng)險(xiǎn)的系統(tǒng)工程,一旦出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)造成大量投資的浪費(fèi)。究其原因,信息系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)發(fā)展非常快,除了技術(shù)、人才的因素外,更為重要的是在數(shù)字圖書館工程建設(shè)中缺少一套合理的工程管理運(yùn)行機(jī)制。所以,第三方監(jiān)理的參與非常重要。數(shù)字圖書館建設(shè)是個(gè)相當(dāng)艱巨、相當(dāng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,這就需要一種評(píng)價(jià)監(jiān)督的機(jī)制,引入第三方的監(jiān)理制度來(lái)組織協(xié)調(diào)、明確職責(zé),業(yè)主單位和承建單位雙方都迫切希望由專業(yè)的第三方監(jiān)理單位對(duì)數(shù)字圖書館這種信息系統(tǒng)工程建設(shè)進(jìn)行公正科學(xué)的監(jiān)理。

二、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的特點(diǎn)

數(shù)字圖書館具有有別于其他信息系統(tǒng)的特點(diǎn),而正是數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程的特點(diǎn)決定了數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的特點(diǎn)。

(一)從技術(shù)層面上分析數(shù)字圖書館監(jiān)理的特點(diǎn)

數(shù)字圖書館是一個(gè)海量的數(shù)字信息資源庫(kù),圍繞這一特點(diǎn)產(chǎn)生了在數(shù)字資源建設(shè)、信息存儲(chǔ)、分類、檢索、表現(xiàn)和安全等方面的特點(diǎn)。海量數(shù)字資源建設(shè)問(wèn)題是數(shù)字圖書館建設(shè)的核心問(wèn)題。作為數(shù)字圖書館的數(shù)字資源庫(kù),應(yīng)該包括各種數(shù)字化的資料,如歷史資料、網(wǎng)上資料、媒體資料、聲像、錄像等,但這些資源由誰(shuí)來(lái)建設(shè),是當(dāng)前面臨的問(wèn)題,需考慮館藏特色、社會(huì)要求和市場(chǎng)需求,協(xié)調(diào)不好,會(huì)出現(xiàn)重復(fù)館藏建設(shè)和漏建的現(xiàn)象,造成人力、物力、財(cái)力的極大浪費(fèi)。

數(shù)字圖書館對(duì)信息的需求是巨大和多樣的,所涉及的數(shù)據(jù)類型有文本、聲音、圖像、動(dòng)畫、圖形等,并且信息的生產(chǎn)和存儲(chǔ)量在飛速增長(zhǎng),所面臨的是大量信息需要大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)和處理這些數(shù)據(jù)。這種超大容量的數(shù)據(jù),應(yīng)該用何種存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)存儲(chǔ)、在日常應(yīng)用過(guò)程中怎樣來(lái)管理,以及怎樣長(zhǎng)期保存這些數(shù)據(jù)?因此,保存和管理海量數(shù)據(jù)是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心任務(wù)之一。

分類與索引是檢索的基礎(chǔ)。如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和索引方法,將來(lái)開發(fā)計(jì)算機(jī)的搜索工具就會(huì)非常困難,勢(shì)必出現(xiàn)針對(duì)不同的分類方法制作不同的搜索工具的混亂局面。另外,數(shù)據(jù)類型也不同,如文本信息、圖像信息及視頻、音頻、音樂(lè)等信息,對(duì)不同的內(nèi)容,需要不同的分類體系和索引機(jī)制。因此,必須制定一個(gè)比較好的分類方法、建立一個(gè)比較好的索引機(jī)制,做一個(gè)比較規(guī)范的檢索工具,使得信息能快速、高效、準(zhǔn)確地提供給用戶。

信息的輸出和表現(xiàn)是數(shù)字圖書館的重要環(huán)節(jié),更重要的是,通過(guò)對(duì)數(shù)字圖書館的研究,使得人類對(duì)信息的發(fā)現(xiàn)、信息的利用更上一個(gè)檔次,將現(xiàn)有的多媒體圖形的展現(xiàn)能夠進(jìn)一步細(xì)化,使不同的展現(xiàn)之間可以相互轉(zhuǎn)化,再利用信息可視化技術(shù)將其表現(xiàn)出來(lái)。根據(jù)用戶的需要,利用圖像、圖形、語(yǔ)音等對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行多種語(yǔ)言、多種形式的顯示、表達(dá)、演示,使其更加直覺化。

從以上的分析可以看出:在整個(gè)數(shù)字圖書館資源的建設(shè)、存儲(chǔ)、分類、檢索和表現(xiàn)等問(wèn)題上,都需要信息工程監(jiān)理發(fā)揮作用。首先做到統(tǒng)一,即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一運(yùn)行規(guī)則,需要在一套較為完整的數(shù)字圖書館規(guī)劃方案指導(dǎo)下,依照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化,這是信息資源共建共享的基礎(chǔ)。其次要聯(lián)合,聯(lián)合是共享的基礎(chǔ),把所有擁有文化信息資源的單位都視為數(shù)字圖書館的一個(gè)有機(jī)組成部分,在突出各資源庫(kù)建設(shè)的特色基礎(chǔ)上,統(tǒng)一規(guī)劃、分散建設(shè),防止重復(fù)建設(shè)造成的巨大浪費(fèi),達(dá)到共享、共建與共利。

(二)從數(shù)字圖書館的工作人員層次上分析數(shù)字圖書館監(jiān)理的特點(diǎn)

著名科學(xué)家錢學(xué)森指出:“現(xiàn)在的圖書館、檔案館、情報(bào)系統(tǒng)人員,應(yīng)該是信息專家或信息工程師,是信息系統(tǒng)的建設(shè)者,也是使用的向?qū)Ш皖檰?wèn)?！庇械膱D書情報(bào)專家指出,圖書館工作人員可以重新定義為網(wǎng)絡(luò)專家、信息中間人和系統(tǒng)設(shè)計(jì)員。這就是說(shuō),未來(lái)的數(shù)字圖書館工作人員,不僅應(yīng)該像“中介人”那樣幫助用戶與信息資源建立起聯(lián)系、指導(dǎo)用戶查詢和篩選信息,而且更應(yīng)該像導(dǎo)航員一樣引導(dǎo)用戶在網(wǎng)上航行,協(xié)助用戶在盡量短的時(shí)間里獲取盡量多的信息。

數(shù)字圖書館要求圖書館工作人員有廣博的學(xué)科背景知識(shí),較強(qiáng)的分析、判斷和批判能力,以及較強(qiáng)的文字寫作能力;借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子信息資源的采集、存儲(chǔ)、組織、控制和提供利用的技能,具有對(duì)各種形式和各類型的數(shù)字信息資源進(jìn)行技術(shù)適應(yīng)性評(píng)價(jià)和價(jià)值判斷的能力;跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,掌握多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。這是信息時(shí)代對(duì)圖書館工作人員素質(zhì)提出的嚴(yán)峻挑戰(zhàn),這就需要對(duì)圖書館工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育,同樣需要信息工程監(jiān)理發(fā)揮作用。

三、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的內(nèi)容

信息工程建設(shè)監(jiān)理是一種特殊的咨詢服務(wù),即受業(yè)主單位委托,依法對(duì)信息工程項(xiàng)目的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督管理,并站在第三方的立場(chǎng)上,公正地對(duì)待承建單位,協(xié)調(diào)業(yè)主單位和建設(shè)單位的關(guān)系,按質(zhì)量、按進(jìn)度完成信息工程的建設(shè)。信息系統(tǒng)工程建設(shè)監(jiān)理內(nèi)容可以概括為三監(jiān)理(事前監(jiān)理、事中監(jiān)理、事后監(jiān)理)、三控制(質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制)、二管理(合同管理和信息管理)和一協(xié)調(diào)(全面組織協(xié)調(diào))。

(一)三控制

信息工程監(jiān)理的控制職能主要是通過(guò)計(jì)劃、實(shí)施、檢查、評(píng)審、反饋和調(diào)整來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用三大目標(biāo)進(jìn)行控制。

1.質(zhì)量控制。信息系統(tǒng)工程質(zhì)量控制是極其重要的,它關(guān)系著整個(gè)系統(tǒng)工程的成敗。監(jiān)理方一般根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用、業(yè)主整體投資概況等編制監(jiān)理大綱或監(jiān)理計(jì)劃,檢查采購(gòu)的應(yīng)用服務(wù)器、設(shè)備及數(shù)量等,同時(shí)采用功能測(cè)試、性能測(cè)試和系統(tǒng)驗(yàn)收等方法控制信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

2.進(jìn)度控制。進(jìn)度控制是保證完成工程建設(shè)的重要手段,必須按合同規(guī)定的時(shí)間完成。監(jiān)理人員將幫助業(yè)主掌握工程進(jìn)度,按期分階段地對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收,從而保證工程按期、高質(zhì)量地完成。

3.投資控制。投資控制也稱費(fèi)用控制,它貫串于整個(gè)工程建設(shè)的每一個(gè)環(huán)節(jié),是工程建設(shè)監(jiān)理的重要組成部分,首先根據(jù)監(jiān)理大綱或監(jiān)理計(jì)劃編制費(fèi)用控制監(jiān)理細(xì)則,確定費(fèi)用控制要點(diǎn),努力實(shí)現(xiàn)最大的費(fèi)用控制效果。

(二)二管理

1.合同管理。合同是委托和被委托方共同利益的體現(xiàn),對(duì)雙方都具有法律約束力,也是監(jiān)理工作中最重要的依據(jù)之一,依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)合同雙方當(dāng)事人從合同訂立到履行的全過(guò)程進(jìn)行組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促,處理好合同糾紛,保護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)利,保障合同順利實(shí)施。

2.信息管理。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的基礎(chǔ)和依據(jù)是信息,可靠、及時(shí)和廣泛的信息,又是監(jiān)理決策的依據(jù)和協(xié)調(diào)合同各方關(guān)系的重要媒介,同時(shí)也是搞好監(jiān)理工作的有力保證,而信息管理正是這個(gè)有力保證的前提。

所以,合同管理、信息管理工作的優(yōu)劣將直接影響信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的成敗。

(三)一協(xié)調(diào)

監(jiān)理受業(yè)主方委托,站在第三方的立場(chǎng)上對(duì)工程的不同階段進(jìn)行監(jiān)督和管理。在監(jiān)督和管理的過(guò)程中按照法律、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)驗(yàn)以及技術(shù)來(lái)辦事,實(shí)施業(yè)主、承建方和監(jiān)理三方的協(xié)調(diào)制度,公正地對(duì)待承建方,協(xié)調(diào)業(yè)主方和承建方的關(guān)系,以圓滿地完成信息系統(tǒng)工程項(xiàng)目。

四、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的實(shí)施步驟

(一)事前監(jiān)理

●協(xié)助業(yè)主開展需求分析。參與項(xiàng)目的可行性研究,深入了解業(yè)主的各方面需求,與業(yè)主的各級(jí)人員共同探討,進(jìn)行投資、進(jìn)度、質(zhì)量和技術(shù)的綜合分析,幫助業(yè)主提出可行的系統(tǒng)需求,做好需求分析。

●協(xié)助業(yè)主完成招投標(biāo)工作,確定承建商。協(xié)助業(yè)主方組織有關(guān)領(lǐng)域的專家評(píng)審?fù)稑?biāo)單位的資格、企業(yè)資質(zhì)和設(shè)計(jì)方案,挑選優(yōu)秀的承包單位。審查內(nèi)容包括企業(yè)注冊(cè)資金、技術(shù)人員實(shí)力、各種資質(zhì)證書的屬實(shí)情況等。

●制定和熟悉項(xiàng)目監(jiān)理大綱。監(jiān)理工程師接受業(yè)主委托,雙方簽訂監(jiān)理委托合同后,仔細(xì)審閱客戶提交的文檔,根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施方案,擬定系統(tǒng)監(jiān)理大綱。

(二)事中監(jiān)理

●檢查施工準(zhǔn)備情況。確認(rèn)承包單位選擇的分包單位,審查承包單位的質(zhì)量控制體系和措施。

●對(duì)工程實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。制定監(jiān)理實(shí)施細(xì)則,確定監(jiān)理工作的內(nèi)容和責(zé)任;審查批準(zhǔn)承包單位提出的施工進(jìn)度計(jì)劃。

●協(xié)助業(yè)主方對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度進(jìn)行控制。監(jiān)督承包單位按相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范實(shí)施,督促承包單位采取措施實(shí)現(xiàn)合同目標(biāo)要求;核實(shí)質(zhì)量文件,對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、評(píng)價(jià),必要時(shí)通知承包單位返工或停工。

●主持協(xié)商信息系統(tǒng)工程設(shè)計(jì)變更,調(diào)解合同雙方爭(zhēng)議,必要時(shí)處理索賠事項(xiàng)。

(三)事后控制

●協(xié)助業(yè)主組織工程竣工驗(yàn)收。審核與信息系統(tǒng)工程的技術(shù)文檔是否齊全并滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的要求;驗(yàn)證系統(tǒng)功能性能與合同的符合性,出具竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

●幫助業(yè)主制定系統(tǒng)運(yùn)行管理規(guī)章制度。

●系統(tǒng)維護(hù)階段。定期走訪用戶,檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀況;對(duì)出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題,確定責(zé)任方,敦促解決完成。

數(shù)字圖書館工程第三方服務(wù)的模型如“圖1”所示。

圖1 數(shù)字圖書館中第三方服務(wù)簡(jiǎn)要參考模型

五、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)行信息工程建設(shè)監(jiān)理制度是我國(guó)信息工程建設(shè)領(lǐng)域管理體制的重大變革,它能為信息工程建設(shè)保駕護(hù)航。實(shí)踐證明,在構(gòu)建數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程中通過(guò)第三方信息工程監(jiān)理的專業(yè)服務(wù),對(duì)業(yè)主方和承建方都作出約束,并有效地幫助業(yè)主方對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制,為數(shù)字圖書館工程建設(shè)的順利實(shí)施提供了保證。

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