陳正嬌

(文山學(xué)院辦公室,云南文山 663000)

《中國(guó)檔案主題詞表》 (為表述方便,以下簡(jiǎn)稱(chēng)《中詞表》)收錄了不同歷史時(shí)期出現(xiàn)的具有檢索意義的詞匯。在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛推廣運(yùn)用的今天,經(jīng)過(guò)改版的《中詞表》仍然未達(dá)到預(yù)期的效果。檔案檢索語(yǔ)言應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)社會(huì)的發(fā)展成為了檔案學(xué)學(xué)者研究的一個(gè)新課題。

一、《中詞表》的使用及影響

《中詞表》是中國(guó)檔案主題標(biāo)引與檢索標(biāo)準(zhǔn)化的工具書(shū),是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》的配套項(xiàng)目,于 1986年 7月由國(guó)家檔案局成立《中詞表》編委會(huì)著手編制,于 1988年 8月編成,同年 12月《中詞表》第一版由檔案出版社出版。該表由前言、說(shuō)明、主表、范疇索引組成?！吨性~表》試行本經(jīng)過(guò) 3年的試行,從 1992年 3月起開(kāi)始進(jìn)行修改,直至 1995年 12月修訂出版。再版的《中詞表》新增詞目 2134條,刪除詞目 3531條,訂正錯(cuò)誤 405處,增補(bǔ)詞間關(guān)系 (參照項(xiàng))1.5萬(wàn)余處;將主表款目排序改為依詞目音序、調(diào)序結(jié)合字型筆畫(huà)排列,訂正了詞目首字筆劃?rùn)z字表的錯(cuò)漏現(xiàn)象;調(diào)整了部分范疇類(lèi)目;編制了詞族索引和人名、機(jī)構(gòu)名兩個(gè)附表。其中人名表收錄明清以來(lái)名人 11771位,機(jī)構(gòu)名表收錄明清以來(lái)中央級(jí)黨、政、軍、社團(tuán)、企事業(yè)機(jī)構(gòu)名稱(chēng) 1900個(gè)。[1]這次修訂使《中詞表》在一定程度上得到了較大的完善與提高。

綜上所述,不難看出:《中詞表》自編制到第二次修定,歷經(jīng)兩代,耗時(shí) 9年余,幾乎處于編制修改狀態(tài)中,其使用價(jià)值體現(xiàn)甚少。盡管再版的《中詞表》有了較大的完善與提高,但是,自 20世紀(jì) 90年代中期至今,文本檢索成為檢索的主流,且結(jié)構(gòu)較為完備,詞匯比較豐富,選詞統(tǒng)一、規(guī)范,而具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的《中詞表》卻只能蒙上層層灰垢。這樣一本傾注了眾多檔案工作者大量心血的工具書(shū),不能充分發(fā)揮作用、體現(xiàn)價(jià)值,不僅違背了《中詞表》編委會(huì)的編制初衷,造成人力、財(cái)力等資源的浪費(fèi),也勢(shì)必對(duì)檔案工作者的工作積極性帶來(lái)不良影響,進(jìn)而影響我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

《中詞表》作為檔案界的第一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的主題詞表,卻不能充分發(fā)揮作用、體現(xiàn)價(jià)值,是什么阻礙了它的應(yīng)用與發(fā)展?檔案界內(nèi)人士應(yīng)如何應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn),使其價(jià)值得以充分體現(xiàn)是不可忽視的問(wèn)題。

二、《中詞表》未能廣泛使用的原因分析

20世紀(jì) 80年代以來(lái),隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛普及運(yùn)用,各行各業(yè)的管理都大踏步地向著信息化的標(biāo)準(zhǔn)邁步,我國(guó)檔案工作的重心也必須面對(duì)挑戰(zhàn):由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理?！吨性~表》的出臺(tái)無(wú)疑會(huì)受到界內(nèi)人士的關(guān)注。因此,《中詞表》頒布十幾年來(lái),在很大程度上促進(jìn)了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展,但是,我們也必須看到,很多檔案館 (室)并沒(méi)有廣泛地使用、甚至沒(méi)有使用《中詞表》對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)引,《中詞表》的檢索意義與價(jià)值不能得以體現(xiàn)。如果我們仔細(xì)推敲,并不難發(fā)現(xiàn)其中的原因:

(一)自然語(yǔ)言對(duì)檢索語(yǔ)言的沖擊

自然語(yǔ)言,是指直接使用未經(jīng)過(guò)控制的自然語(yǔ)言中的語(yǔ)詞作為標(biāo)識(shí),進(jìn)行信息資源的標(biāo)引和檢索。使用自然語(yǔ)言標(biāo)引和檢索的實(shí)踐,可以追溯到我國(guó)唐代類(lèi)書(shū)的編制和西方 13～14世紀(jì)的圣經(jīng)語(yǔ)詞索引。作為一種標(biāo)引和檢索方法得到社會(huì)廣泛使用,則是在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)以后。[2](P287)20世紀(jì) 90年代以后發(fā)展起來(lái)的互聯(lián)網(wǎng)主要由文本組成,這進(jìn)一步擴(kuò)大了全文檢索的使用范圍。目前文本檢索實(shí)際上已經(jīng)超過(guò)受控系統(tǒng),成為檢索的主流。由此不難看出,相對(duì)于規(guī)范的人工語(yǔ)言而言,在檔案檢索中使用自然語(yǔ)言,可以取消復(fù)雜、費(fèi)時(shí)、耗力的檔案標(biāo)引工作,或至少可以降低標(biāo)引工作的難度和成本,使大多數(shù)未經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案標(biāo)引與檢索訓(xùn)練的用戶,用自己熟悉的語(yǔ)言直接查詢(xún)各種數(shù)據(jù)庫(kù),提高檢索效率。如:“雖然美國(guó)已經(jīng)出現(xiàn)了多個(gè)挑戰(zhàn) Google的自然語(yǔ)言搜索引擎,但是 Google對(duì)此的興致并不高,Google的研發(fā)負(fù)責(zé)人日前表示,網(wǎng)民太懶,他們并不愿意輸入一個(gè)完整的句子,Google更關(guān)心詞組層面上的自然語(yǔ)言搜索技術(shù)。”[3]在計(jì)算機(jī)廣泛普及運(yùn)用的今天,自然語(yǔ)言所具有的專(zhuān)指度高、詞匯更新及時(shí)以及面向用戶能力好等優(yōu)點(diǎn)使普通用戶在檔案檢索中更習(xí)慣于使用自然語(yǔ)言。這在很大程度上沖擊了檢索語(yǔ)言的使用,對(duì)《中詞表》的使用與推廣造成了障礙。

(二)《中詞表》本身的局限性

如詞表的結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)單,只有主表和范疇索引、功能略顯不足;詞間關(guān)系顯示不夠完整、嚴(yán)謹(jǐn),參照度比較低;一些同義詞、近義詞未加合并,詞匯的等同率不高;有些詞很少用,另一些常用詞又未被收錄等。[1]首先,《中詞表》主要適用于各級(jí)各類(lèi)綜合性檔案館 (室)庋藏漢文檔案的主題標(biāo)引和檢索,企事業(yè)單位的文書(shū)檔案及各級(jí)機(jī)關(guān)一般公文、資料的主題標(biāo)引和檢索亦可參照使用。但《中詞表》對(duì)科技檔案中的詞匯收錄較少,所以不能完全滿足專(zhuān)業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的需要,必要時(shí)還需采用中央專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門(mén)編制的有關(guān)專(zhuān)業(yè)詞表。[4]其次,從使用效果上來(lái)看,由于主題檢索語(yǔ)言被移植到檔案工作領(lǐng)域的時(shí)間不長(zhǎng),既缺乏成熟的理論做指導(dǎo),更沒(méi)有多少現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可資借鑒,因而使得《中詞表》的推廣與使用一直舉步維艱。最后,《中詞表》自誕生起,其標(biāo)準(zhǔn)化程度明顯不夠。檔案主題詞標(biāo)引規(guī)則方面的標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有制定出來(lái),檔案界也沒(méi)有明確指定某個(gè)規(guī)則作為本行業(yè)的參照標(biāo)準(zhǔn)。如用主題詞標(biāo)引時(shí),有的用《中詞表》,有的用《漢語(yǔ)主題詞表》,有的用專(zhuān)業(yè)敘詞表,有的用本單位、本部門(mén)、本行業(yè)的主題詞表,還有的用關(guān)鍵詞來(lái)標(biāo)引。[5]以上種種都妨礙了其推廣使用。

(三)檔案標(biāo)引工作量太大

我國(guó)歷史悠久,卷帙浩繁,而檔案標(biāo)引工作起步晚,加之之前沒(méi)有統(tǒng)一的檔案標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn),所以檔案標(biāo)引工作就被擱置了。如截止 2005年底,云南省檔案館共保管檔案、資料 693069卷 (冊(cè)),其中民國(guó)檔案 299169卷。[6]按現(xiàn)有的工作效率,民國(guó)檔案光著錄標(biāo)引一項(xiàng)工作就得花費(fèi)上百年的時(shí)間。歷史檔案尚且如此,更何況現(xiàn)行檔案?檔案標(biāo)引工作量太大對(duì)檔案標(biāo)引工作帶來(lái)的難度,影響了檔案標(biāo)引的質(zhì)量,而且,長(zhǎng)期的檔案標(biāo)引工作的實(shí)踐還證明:檔案標(biāo)引工作存在容易錯(cuò)標(biāo)、漏標(biāo)、過(guò)渡標(biāo)、粗標(biāo)等諸多亟待解決的問(wèn)題。檔案標(biāo)引工作從過(guò)程上看既簡(jiǎn)單又枯燥,需要依賴(lài)人工對(duì)檔案信息進(jìn)行著錄、標(biāo)引和錄入,整個(gè)過(guò)程環(huán)環(huán)相扣,如果哪一環(huán)節(jié)出了錯(cuò)誤,整個(gè)檔案標(biāo)引工作的勞動(dòng)成果就會(huì)付諸東流。因此,在大工作量、高準(zhǔn)確度和檔案標(biāo)引專(zhuān)業(yè)人員少的狀態(tài)下,檔案標(biāo)引工作一拖再拖,工作量有增無(wú)減,給檔案標(biāo)引人員帶來(lái)巨大的壓力。

三、對(duì) 策

(一)開(kāi)發(fā)主題詞和關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換系統(tǒng)軟件,建立平行系統(tǒng)

自然語(yǔ)言雖然具有專(zhuān)指度高,能提供比較多的檢索點(diǎn),詞匯更新及時(shí)和面向用戶能力好等優(yōu)點(diǎn),但自然語(yǔ)言也有其缺點(diǎn),如詞性、詞義不規(guī)范,語(yǔ)義模糊現(xiàn)象的存在,詞匯間語(yǔ)義關(guān)系不能全面地顯示等。因此,自然語(yǔ)言不可能完全取代規(guī)范化的人工語(yǔ)言,而必須與檔案檢索語(yǔ)言結(jié)合應(yīng)用。為此,檔案人員應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)檔案檢索語(yǔ)言自然語(yǔ)言化,開(kāi)發(fā)主題詞和關(guān)鍵詞轉(zhuǎn)換系統(tǒng)軟件,同時(shí)在一個(gè)系統(tǒng)中采用主題詞和關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引和檢索。例如在檔案檢索系統(tǒng)中,可以仿照網(wǎng)絡(luò)搜索引擎同時(shí)使用分類(lèi)檢索系統(tǒng)和關(guān)鍵詞檢索系統(tǒng)的形式,同時(shí)提供《中詞表》與關(guān)鍵詞檢索途徑,用戶可以根據(jù)自己的檢索需要挑選適合的方式,或通過(guò)使用不同的系統(tǒng)改進(jìn)檢索效果。

(二)改進(jìn)《中詞表》,使之更適應(yīng)社會(huì)發(fā)展

再版的《中詞表》有了較大程度的完善與提高,但隨著社會(huì)的發(fā)展,筆者認(rèn)為要提高《中詞表》的科學(xué)性和實(shí)用性,還有很多工作要做。如要對(duì)主、附表的詞目以及詞間關(guān)系進(jìn)行增刪改,將詞目譯為英文,作出英譯名索引,這也是適應(yīng)改革開(kāi)放的需要,有利于我國(guó)一些歷史檔案的對(duì)外開(kāi)放。具體說(shuō)來(lái),首先,一方面要解決《中詞表》個(gè)別專(zhuān)業(yè)收詞過(guò)多,不同專(zhuān)業(yè)之間收詞數(shù)量不平衡的問(wèn)題,從實(shí)際出發(fā)對(duì)詞匯加以調(diào)整,增加科技、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和深化體制改革中出現(xiàn)的新詞目,刪除實(shí)踐證明沒(méi)有標(biāo)引和檢索意義的詞目,調(diào)整補(bǔ)充詞目間的用、代、屬、分、族、參關(guān)系,多管齊下,使之具有更廣泛的指導(dǎo)性。另一方面,要以《中詞表》為源詞庫(kù),有計(jì)劃、有規(guī)范地編制一批與之在選詞原則、詞形詞義規(guī)范以及用代關(guān)系等方面完全兼容的篇幅較小而又切合專(zhuān)業(yè)檔案部門(mén)需要的系列專(zhuān)業(yè)詞表。其次,要推進(jìn)檔案檢索語(yǔ)言的計(jì)算機(jī)化。若將計(jì)算機(jī)用于輔助編制、管理分類(lèi)表和敘詞表,則可克服手工編制、管理分類(lèi)表和敘詞表耗資、費(fèi)時(shí)、投入多、效率低、差錯(cuò)率高等缺點(diǎn)。并且要抓緊推進(jìn)實(shí)現(xiàn)詞表的機(jī)讀化,從而達(dá)到與《中詞表》的地位和使用需要相對(duì)稱(chēng)的目的。最后,要明確《中詞表》的權(quán)威地位。一個(gè)詞表能夠順利發(fā)展并得到廣泛接受,硬性的規(guī)定即標(biāo)準(zhǔn)化必不可少,而《中詞表》自誕生之日起就面臨著標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠和標(biāo)準(zhǔn)制定的系統(tǒng)性相對(duì)欠缺的尷尬境地。[5]因此,確定《中詞表》的權(quán)威地位,提高其標(biāo)準(zhǔn)化程度勢(shì)在必行。

(三)檔案檢索人員要主動(dòng)開(kāi)展檔案標(biāo)引工作,不能有“等、靠”思想

檔案人員要有高度的社會(huì)責(zé)任感和敬業(yè)精神,充分發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性來(lái)對(duì)待檔案標(biāo)引這項(xiàng)工程。在熟悉《中詞表》的基礎(chǔ)上,本著對(duì)檔案負(fù)責(zé)、對(duì)將來(lái)負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)的思想,積極主動(dòng)地標(biāo)引。檔案標(biāo)引工作人員不能抱有“等、靠”的思想,而是應(yīng)該從實(shí)踐利用的角度出發(fā),將自己的聰明才智奉獻(xiàn)給檔案事業(yè),做好檔案標(biāo)引工作,為檔案的提供利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié) 語(yǔ)

《中詞表》是我國(guó)一部大型綜合性的檔案敘詞表,其結(jié)構(gòu)較為完備,詞匯比較豐富。它作為檔案分類(lèi)標(biāo)引的主要依據(jù),極大地促進(jìn)了檔案分類(lèi)整理工作的開(kāi)展,其完善與提高對(duì)我國(guó)的檔案事業(yè)的發(fā)展有積極的促進(jìn)作用。但是,從上述我們也可以看出,《中詞表》還有很長(zhǎng)的路要走。以上是筆者對(duì)《中詞表》的一些粗淺想法,如有不當(dāng)之處,誠(chéng)請(qǐng)各位同仁批評(píng)指正。

[1] 周銘,呂榜珍.《中國(guó)檔案主題詞表》發(fā)展的歷史回顧與展望 [J].機(jī)電兵船檔案,2006,(1):28.

[2] 馬張華.信息組織[M].北京:清華大學(xué)出版社,2001.

[3] Google稱(chēng)自然語(yǔ)言搜索不關(guān)注完整句子 側(cè)重詞組[EB/OL].http://www.lanfang.net/action-viewnewsitemid-23306,2008-05-10.

[4] 李小崗.繼承與創(chuàng)新——《中國(guó)檔案主題詞表》與《漢語(yǔ)主題詞表》之比較[J].云南檔案,2008,(12):27.

[5] 李春雷.試析《中國(guó)檔案主題詞表》未能廣泛推廣使用的客觀原因[J].云南檔案,2008,(6):44.

[6] 吳強(qiáng).彩云之南的記憶寶庫(kù)——云南省檔案館[J].檔案春秋,2007,(12):57.