何 蔚

(安徽大學(xué)財(cái)務(wù)處,安徽合肥 230601)

談建設(shè)單位基建項(xiàng)目合同臺(tái)賬管理

何 蔚

(安徽大學(xué)財(cái)務(wù)處,安徽合肥 230601)

為了更加準(zhǔn)確地核算建設(shè)單位基建項(xiàng)目的工程成本,僅僅依靠財(cái)務(wù)軟件是不像的,在實(shí)際工作中應(yīng)建立及使用“基建合同臺(tái)賬”,力求以完善的“三維”賬務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全方位、高效率的基建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理。

建設(shè)單位;基建;合同臺(tái)賬

隨著電算化在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及,財(cái)務(wù)軟件日益健全和規(guī)范,包括各種針對(duì)基本建設(shè)的財(cái)務(wù)軟件層出不窮,基本滿(mǎn)足了建設(shè)單位對(duì)各種數(shù)據(jù)采集的需要。但是,基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、賬務(wù)核算復(fù)雜、數(shù)據(jù)信息的需求量大。因此,建設(shè)單位不僅要選擇適合的財(cái)務(wù)軟件,建立和管理基建項(xiàng)目合同臺(tái)賬同樣不可或缺。

一、為何要建立基建項(xiàng)目合同臺(tái)賬

1.完善“三維”賬務(wù)系統(tǒng)。有的基建財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)只是將縱向會(huì)計(jì)科目和橫向建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的“二維”賬務(wù)系統(tǒng),即將支出科目中的建安投資、設(shè)備投資和待攤投資等基本科目列掛相應(yīng)的工程建設(shè)項(xiàng)目。但是,建設(shè)項(xiàng)目中的建安和設(shè)備投資又包括總包合同、甩項(xiàng)合同等若干子項(xiàng)目。建立基建項(xiàng)目合同臺(tái)賬,縱深地將每個(gè)子合同的數(shù)據(jù)信息細(xì)化,杜絕各類(lèi)支出在項(xiàng)目?jī)?nèi)“一鍋匯”,形成包括會(huì)計(jì)科目、建設(shè)項(xiàng)目以及合同臺(tái)賬在內(nèi)的“三維”賬務(wù)系統(tǒng),就可以實(shí)現(xiàn)全方位、高效率的基建賬務(wù)數(shù)據(jù)管理。

2.防范付款差錯(cuò),降低風(fēng)險(xiǎn)。建立合同臺(tái)賬,能夠?qū)⒚總€(gè)合同信息單獨(dú)管理,包括合同總金額、付款進(jìn)度、欠付款、履約和質(zhì)保金留存情況以及審計(jì)定案情況等,為基建資金的階段籌集提供依據(jù),最重要的是能夠根據(jù)合同明確控制總包及各個(gè)甩項(xiàng)合同的付款進(jìn)度和比例,杜絕“冒付”等差錯(cuò)情況的發(fā)生,降低付款風(fēng)險(xiǎn)。

3.快速、準(zhǔn)確地采集數(shù)據(jù)信息?；窘ㄔO(shè)會(huì)計(jì)要隨時(shí)應(yīng)對(duì)各方對(duì)數(shù)據(jù)信息的需要,包括種類(lèi)繁多的報(bào)表等。日常工作中,基建會(huì)計(jì)人員不可能在需要某個(gè)合同的數(shù)據(jù)時(shí)臨時(shí)在賬務(wù)系統(tǒng)中篩選,再加以計(jì)算,這樣不僅工作量大,還容易造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的遺漏和重復(fù)。利用基建合同臺(tái)賬,就能夠在最快的速度內(nèi)隨時(shí)提供各個(gè)合同的相關(guān)數(shù)據(jù)信息,提高工作效率。

4.能夠加強(qiáng)對(duì)施工單位的往來(lái)款和發(fā)票的管理。利用合同臺(tái)賬,可以將每個(gè)合同的預(yù)付備料款和欠付施工單位的應(yīng)付工程款情況登記反映其中,并根據(jù)施工單位的發(fā)票數(shù)額及時(shí)準(zhǔn)確地清理往來(lái)款項(xiàng)。

5.為工程項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。基建合同臺(tái)賬從單個(gè)合同管理的角度縱伸記錄了項(xiàng)目?jī)?nèi)部每個(gè)子合同的執(zhí)行情況,這和審計(jì)部門(mén)或機(jī)構(gòu)依據(jù)合同逐個(gè)驗(yàn)收審計(jì)的口徑是一致的。審計(jì)部門(mén)或機(jī)構(gòu)將每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)的子合同逐一定案后,基建會(huì)計(jì)人員就可以依據(jù)合同臺(tái)賬將每個(gè)合同的定案數(shù)額累計(jì),確定工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)總造價(jià)和欠付工程款,依此辦理竣工財(cái)務(wù)決算,同時(shí)與施工單位結(jié)算尾款。

二、如何建立基建合同臺(tái)賬

基建合同臺(tái)賬可以采用一般紙質(zhì)和電子表格兩種形式。

1.一般的紙質(zhì)手工臺(tái)賬,是采用傳統(tǒng)的手工記賬的方式登記臺(tái)賬的方法。該方法適合工程項(xiàng)目甩項(xiàng)合同相對(duì)較少,工程量小,工程款結(jié)算方式單一的建設(shè)單位。建議做法是:第一步,復(fù)印某工程項(xiàng)目的總包合同和各個(gè)甩項(xiàng)合同等,注意將合同中的付款方式、違約處理、施工單位賬號(hào)等和財(cái)務(wù)相關(guān)的條款復(fù)印在內(nèi),并以活頁(yè)形式排序裝訂成冊(cè),每個(gè)工程項(xiàng)目單獨(dú)作為一冊(cè)并以工程名稱(chēng)命名;第二步,另紙或直接在每個(gè)復(fù)印合同的反面,將工程形象進(jìn)度、施工單位發(fā)票開(kāi)具數(shù)額、代扣款項(xiàng)、實(shí)付數(shù)等列項(xiàng)制表(“樣表1”以備參考)。第三步,每次付款后,按照付款或記賬日期,在其相應(yīng)的工程臺(tái)賬冊(cè)中的該合同臺(tái)賬表格中登記。第四步,逐次或定期計(jì)算更新每個(gè)合同的累計(jì)付款額、付款比例等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。此種方式的優(yōu)點(diǎn):①操作簡(jiǎn)單易行;②便于直接查閱跟財(cái)務(wù)相關(guān)的合同條款和付款情況等。缺點(diǎn):付款累計(jì)數(shù)等信息要手工計(jì)算更新,比較繁瑣。

2.電子表格臺(tái)賬,是利用Microsoft Office Excel軟件直接在計(jì)算機(jī)中編輯和登記的表格形式的臺(tái)賬。電子表格臺(tái)賬適合工程項(xiàng)目的甩項(xiàng)合同數(shù)量多、付款次數(shù)和施工供貨單位多,工程量大,工程款結(jié)算方式多樣,比如采用總包委托支付材料款等結(jié)算方式的建設(shè)單位。建議做法:第一步,在計(jì)算機(jī)中制作一張Excel電子表格,以某工程名稱(chēng)命名表頁(yè),將工程項(xiàng)目的各類(lèi)工程款項(xiàng)明細(xì)付款情況,如總包合同、委托付款、甩項(xiàng)合同、待攤投資等作為表格項(xiàng)目列示制表,并設(shè)定相應(yīng)的自動(dòng)計(jì)算公式,如“自動(dòng)求和”等(“樣表2”以備參考)。第二步,根據(jù)不同的工程項(xiàng)目名稱(chēng)逐張?jiān)黾庸ぷ鞅眄?yè),并在表頁(yè)內(nèi)以同樣的方式制表。第三步,每次付款后,按照付款或記賬日期,在其相應(yīng)的工程名工作表頁(yè)內(nèi),根據(jù)該合同項(xiàng)目的列項(xiàng),逐次登記錄入相關(guān)數(shù)據(jù)等信息。此種方式的優(yōu)點(diǎn):①表格直觀、信息明了;②隨著每一次新數(shù)據(jù)的錄入,能夠自動(dòng)計(jì)算更新累計(jì)付款數(shù)和付款比例等。缺點(diǎn):①無(wú)合同復(fù)印件,不能隨時(shí)查閱合同條款,需要查閱時(shí)只能調(diào)閱原始憑證。②EXCEL電子表格只適合列示有限的數(shù)據(jù)信息,一些需要文字表述的內(nèi)容,受表格限制而不能完整反映。

樣表1(手工合同臺(tái)賬)

樣表2以“總包委托材料”為例:(電子表格臺(tái)賬)

基建項(xiàng)目合同臺(tái)賬,貫穿工程建設(shè)始末,是能夠隨時(shí)為建設(shè)單位提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息的重要的輔助賬務(wù)系統(tǒng)。雖然增加了日?；〞?huì)計(jì)人員的記賬工作量,卻能夠?yàn)榉爆嵉暮罄m(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),同時(shí)也為基建資金的安全運(yùn)作提供了保障,事半功倍。

F213.4

A

1671-8275(2010)04-0030-02

2010-03-20

何蔚(1975-),女,安徽蚌埠人,安徽大學(xué)財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)師。

責(zé)任編輯:何玉付