龐海萍

水文資料是水文、水資源、水環(huán)境觀測、測驗、預(yù)報等活動中，直接或間接形成的具有保存和利用價值的各種形式的數(shù)據(jù)、圖表、文字、聲像的歷史記錄，反映了水的數(shù)量和質(zhì)量在時間和空間上的動態(tài)變化和分布規(guī)律。水文資料是廣大水文工作者付出大量辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，不但是水文分析計算工作的重要依據(jù)和可靠憑證，而且為水利和其他國民經(jīng)濟部門提供了基礎(chǔ)性資料。因此，做好水文資料的檔案管理工作，保持水文資料的連續(xù)性、完整性十分重要。

水文資料數(shù)量大、種類多、使用廣，要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)定、統(tǒng)一管理”，將水文資料檔案管理工作同各項業(yè)務(wù)和科研服務(wù)工作緊密結(jié)合起來，使水文資料發(fā)揮最大的作用。水文資料檔案管理工作還要遵守國家有關(guān)技術(shù)檔案的保密規(guī)定，保證水文資料檔案的機密安全，同時，維護本單位技術(shù)資料的知識產(chǎn)權(quán)和專利權(quán)。

一、做好水文資料的建檔、歸檔工作

水文資料檔案管理人員要按照《水文技術(shù)檔案管理辦法》的要求，將需要歸檔的原始記錄、技術(shù)資料全面收集、分類整理，合理立卷、科學(xué)組卷，為利用者和提供者創(chuàng)造條件，節(jié)省時間，方便查找。

1.歷年資料按三孔一線裝訂成冊，封面上注明流域、年份、站名、內(nèi)容及總頁數(shù)，封二注明各項目所對應(yīng)的頁碼，保證資料檔案齊全、完整。按照水文資料形成的規(guī)律和特點及其內(nèi)在聯(lián)系，分類按時排序，編目登記，便于檢索。

2.不同類別的水文記錄資料應(yīng)分類裝訂，并采用各種專用的封面、封底。裝訂成冊的資料要放置在硬質(zhì)資料盒內(nèi)，分類按序排列于封閉鐵柜中，貼上標簽，同類記錄檔案的保管形式按序排列。做到位置合理，排列整齊，科學(xué)組柜。

3.嚴格按照歸檔管理要求進行定期或不定期歸檔。各種測驗原始記錄、整編成果在匯編后全部整理歸檔，一年一次。各種專項成果、技術(shù)材料、水文手冊等，在每項任務(wù)完成后，要不定期地進行整理歸檔。

二、做好水文資料的保存、保管工作

水文資料是重要的信息資源，是國家的寶貴財富，檔案管理人員必須認真做好水文資料的保存、保管工作。

1.根據(jù)資料的不同保管期限、保密等級、材料特性，有針對性地采取必要的避光、除塵、防火、防水、防霉、防蟲等庫房安全措施，確保水文資料完好、完整、系統(tǒng)、安全。

2.檔案資料出入庫時，必須履行完備的手續(xù)，及時登記。保持庫內(nèi)清潔、整齊，定期檢查和整理。庫內(nèi)不得帶入或存放易燃、易爆、易腐以及與保存檔案資料無關(guān)的物品。

3.指定專人負責管理，無關(guān)人員不準擅自進入庫房。水文資料的利用服務(wù)，要按照檔案有關(guān)規(guī)定，辦理登記手續(xù)，一般就地調(diào)閱，必須外借的應(yīng)限期歸還，各種技術(shù)檔案一律不準贈送、交換、外借、翻印。涉密資料必須實行嚴格管理控制，防止泄密；如有特殊需要，按有關(guān)規(guī)定登記注明用途，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可調(diào)閱。

三、做好水文資料的利用、服務(wù)工作

提供利用是水文資料檔案管理工作的最終目的。檔案管理工作人員要全力做好水文資料開發(fā)利用的各項服務(wù)工作。對本單位和本系統(tǒng)來講，要逐步從水文資料的封閉型管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，創(chuàng)造條件主動上門做好服務(wù)。按照《水文專業(yè)有償服務(wù)收費管理辦法》，對需要使用水文資料的外單位使用者，可以有選擇地進行有償服務(wù)。

目前，地表水和地下水的水量、水質(zhì)基本數(shù)據(jù)與成果數(shù)據(jù)，區(qū)域及河流水文成果、水資源分析成果、水環(huán)境質(zhì)量評價成果，雨水情信息、水文預(yù)報、冰情預(yù)報，暴雨洪水調(diào)查成果等水文資料，已向社會提供咨詢服務(wù)，需要檔案管理人員不斷改進管理方式方法。對外提供各種有償服務(wù)，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，辦理相關(guān)使用手續(xù)。對所需資料的服務(wù)項目必須認真負責，提供的資料要準確無誤。

公開向社會提供水文資料，是一項政策性強的工作，應(yīng)在不違反《檔案法》、《保密法》、《水利工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》等法律法規(guī)的前提下，根據(jù)利用者的情況確定相應(yīng)的提供方式，確保水文資料的安全、有效使用。

四、不斷提高水文資料檔案管理工作水平

首先要取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案工作，不但可以及時解決工作中存在的人力、財力等難題，而且也是對檔案人員工作的最大支持和鼓勵。二是要提高管理人員的素質(zhì)。水文資料檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對檔案工作的開展至關(guān)重要，應(yīng)當經(jīng)常性地參加培訓(xùn)和考核。三是要健全規(guī)章制度。按照《水文技術(shù)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位的實際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作正常有序地開展。四是要完善計算機檔案信息系統(tǒng)。完善檔案信息系統(tǒng)，可以將水文資料檔案信息管理與各種水文數(shù)據(jù)庫鏈接起來，提高水文資料的利用效率，而且可以將水文資料目錄、概況等有選擇地在網(wǎng)絡(luò)上展示，方便查閱利用。五是不斷創(chuàng)新服務(wù)理念。為了加強水文資料檔案的服務(wù)咨詢工作，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，不斷創(chuàng)新，深入到基層第一線，主動上門服務(wù)，積極配合提供利用■