郭 芳

（中海福建天然氣有限責任公司，福建 莆田 351158）

0 引言

商務檔案是企業(yè)在招標采辦等商務活動過程中直接形成的具有保存價值的各種形式的原始記錄，是企業(yè)商務活動的基礎信息資源。商務檔案管理是指根據(jù)合同的分類對商務檔案進行收集、歸檔整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的一種管理活動。

目前，在企業(yè)各項管理日益規(guī)范的背景下，商務檔案管理也越來越規(guī)范，但實際工作中仍然存在不少的問題與薄弱之處。根據(jù)中海福建天然氣公司商務檔案管理實際，采取相應措施加強商務檔案管理，做好商務檔案的利用服務工作，對于保障公司商務信息的真實性與依法維護公司合法權益具有重要意義。

1 商務檔案管理的難點

1.1 檔案收集不完整

1）經(jīng)辦人移交不及時，檔案數(shù)量收集不齊。有時經(jīng)辦人由于某段時間工作量大，沒有及時移交合同，或者積壓很多后一次性移交，這對檔案管理都是很不利的，會導致利用時無法及時提供相關資料以供查閱。同時，移交時間拖太長，也會有丟失商務檔案的風險。

2）檔案員由于沒有招標采辦工作經(jīng)驗，不能準確掌握移交資料的完整度和準確性，檔案質(zhì)量把關難。如果一旦經(jīng)辦人移交的采辦文件及合同不完整，歸檔后等上級部門審計時發(fā)現(xiàn)缺資料，而此時所缺資料大部分已無法彌補，無疑會對企業(yè)造成不好的影響。

1.2 商務檔案內(nèi)部移交缺乏相關手續(xù)

合同經(jīng)辦人移交文件給檔案員時大多沒有辦理移交手續(xù)，一般是合同簽署完畢后就直接將相關文件遞交給檔案員，由檔案員來做移交目錄轉(zhuǎn)給公司檔案室。這樣雖然在一個部門大家能夠憑著相互間的信任完成工作，但是一旦某份文件在上級部門需要審查時才發(fā)現(xiàn)缺失，由于商務檔案人員和經(jīng)辦人之間沒有辦理移交手續(xù)，就難以確定是否真的已經(jīng)移交，這時就很難分清責任，這對經(jīng)辦人和檔案員都是不利的。

1.3 商務檔案利用服務效率不高

在日常工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)公司同一個部門、不同的人需要利用商務檔案的情況，這其中會存在重復提供利用（同一個部門、同一份合同）的情況，無形中增加了商務檔案人員的工作量，降低了檔案管理的效率，也浪費了檔案利用者辦理借閱手續(xù)的時間。

2 優(yōu)化商務檔案管理的對策

2.1 提高領導的重視程度

領導重視是做好一切工作的前提。專職的商務檔案員的配置以及檔案接收移交制度的建立健全，都需要在領導的支持下解決；筆者所在的中海福建天然氣公司近年新增的LNG 項目較多，由此所導致的人事變動頻繁以及可能造成的檔案資料丟失、遺漏甚至移交工作的停滯，更需要領導的監(jiān)督。事實上，在日常的檔案管理中，只有領導重視，相關經(jīng)辦人也才會更加配合，檔案管理工作才更富有成效。

2.2 嚴格規(guī)定檔案移交時間

根據(jù)《合同與采辦管理規(guī)定》，要求經(jīng)辦人在合同簽署后7日內(nèi)整理出相關文件清單并將相關文件收集移交檔案員存檔，檔案員要嚴格按照移交時間定期催促與協(xié)助經(jīng)辦人及時移交。如客觀條件允許，建議可以讓檔案員參與較為簡單但流程性強的招標采辦工作，這有利于檔案員積累招標采辦工作經(jīng)驗以更好地完成檔案管理工作。

2.3 完善內(nèi)部移交手續(xù)

提倡經(jīng)辦人向檔案員提交移交清單。這樣做的好處之一是有利于經(jīng)辦人通過整理清單，審查檔案文件有沒有遺漏；好處之二是移交清單可以作為經(jīng)辦人自己的移交憑證，萬一檔案有遺失，可以分得清責任。

2.4 多渠道提供商務檔案借閱服務

應為公司員工借閱商務檔案開辟多種渠道?？梢岳锰m臺軟件這個平臺提供商務檔案借用服務。這樣就不需要公司各部門員工都去找檔案部門借用，而且在部門內(nèi)部還可以指定專人登記與保管本部門已擁有的合同文檔，這樣就給借用人員和檔案部門都帶來方便，并且避免重復借用。

2.5 嚴格招標采辦臺賬表制度

平時檔案員應該加強催促，定期要求經(jīng)辦人填寫采辦臺賬表格。檔案移交時要檢查臺賬表，如果沒有填寫完整，需填寫完整后才能移交。

2.6 督促供應商提供資質(zhì)文件電子版

在經(jīng)辦人和供應商聯(lián)系的過程中會進行資格審查，提倡經(jīng)辦人在要求供應商提供資質(zhì)文件時盡量提供電子版，然后交給檔案員登記。

2.7 加強檔案人員培訓

積極參加各種類型的檔案人員培訓班，多學習，多取證，讓檔案管理人員成為合格的優(yōu)秀的檔案工作者。

2.8 加強檔案法宣傳

建議在一定范圍內(nèi)加強檔案法律法規(guī)及管理方面的宣傳，使員工增加對檔案管理工作的認識和重視程度，使檔案員與公司員工之間建立更加良好的合作關系。

3 結束語

隨著我國LNG 行業(yè)的飛速發(fā)展，LNG 接收站將不斷增加。確保LNG 項目商務檔案收集完整并為今后LNG 的發(fā)展提供參考資料愈顯重要。如何做好LNG 項目商務檔案的管理值得我們檔案管理人員深入思考。本文從實際工作出發(fā)，探討了目前LNG 項目商務檔案工作中所遇到的難點及應對之策，通過本文希望能為國內(nèi)LNG 同類項目商務檔案管理提供一些借鑒和參考。

［1］柳建新.重點工程項目檔案管理的實踐與體會［J］.福建檔案，2006（4）.

［2］圣才學習網(wǎng).國際貿(mào)易商務檔案管理［EB／OL］.（2010-05-22）[2011-09-30].http：//waimao.100xuexi.com／HP／20100522／DetailD1070333.shtml.