陳 晟

一、傳統(tǒng)模式下高校財務管理的現(xiàn)狀和風險

（一）項目管理

項目管理的初衷是為了方便部門負責人及時了解本部門各預算項目的經(jīng)費分配執(zhí)行情況，并嚴格控制各類費用項目的使用，嚴禁預算經(jīng)費超支。目前，傳統(tǒng)的財務流程還局限于由會計人員人為判斷費用開支是否符合預算項目的列支要求，復核項目金額是否與原始單據(jù)一致，以及是否超支。這對于每天需要處理大量單據(jù)的會計人員來說，是一件繁瑣的工作，且難免有疏忽之處，造成預算超支的風險。例如科研經(jīng)費的分配，教職工可能存在對多個不同額度或不同級別的課題經(jīng)費同時使用的情況。然而，科技處并不能做到對每個課題經(jīng)費限額單獨管理，因此就造成課題經(jīng)費間的串用。

（二）業(yè)務流程

1.經(jīng)辦人發(fā)起。當經(jīng)辦人辦理業(yè)務報銷時，需要手工填寫報銷申請單，在申請單中需詳細列明經(jīng)費支出預算項目代碼和名稱、摘要、金額、證明人等信息。但在填寫過程中難免出現(xiàn)不清楚預算項目名稱或預算項目名稱填寫不完整、項目代碼填寫不正確、報銷金額與實際附件票據(jù)不相符等問題。而這些問題會計人員在見票審核時才會發(fā)現(xiàn)，無意中加大了會計人員工作量。

2.負責人審核。當業(yè)務經(jīng)辦人填寫完報銷申請單后，需要送至部門負責人、分管領(lǐng)導、校級領(lǐng)導等不同層級進行簽批。通常情況下領(lǐng)導公務繁忙，經(jīng)辦人并不能順利找到相關(guān)領(lǐng)導，以致多次跑了冤枉路。

3.會計人員入賬。會計人員受理單據(jù)后，需要如實錄入每筆經(jīng)濟業(yè)務，在錄入會計憑證時，需準確選擇所對應的預算項目、會計科目、經(jīng)濟項目、資金來源、摘要、收款人信息、經(jīng)辦人信息等。與企業(yè)做賬相比，高校的做賬流程需要同時錄入財務會計分錄和預算會計分錄，且不同的費用性質(zhì)要對應不同的會計科目，會計人員要準確區(qū)分“業(yè)務活動費用”和“單位管理費用”，再根據(jù)不同業(yè)務的發(fā)生部門選用“教育費用”、“科研費用”、“行政管理費用”或“后勤保障費用”。這里每一項信息都需要會計手工錄入，不僅工作量大，而且效率慢。在日常工作中，經(jīng)常發(fā)生會計人員選錯預算項目、科目或經(jīng)費類型，造成“張冠李戴”的現(xiàn)象。

（三）票據(jù)管理

1.票據(jù)真實性。隨著電子票據(jù)的普及和推廣，越來越多的單位選擇開具電子發(fā)票，與原始的紙質(zhì)發(fā)票相比，可以簡化部分開票工作量。但凡事都有兩面性，由于電子發(fā)票都是采用PDF或圖片的形式，因此可能發(fā)生通過圖像處理軟件涂改金額、日期等違法行為。且電子發(fā)票均為紙質(zhì)打印，受理時僅靠會計人員肉眼極難分辨，存在著虛假票據(jù)入賬的風險。

2.票據(jù)唯一性。手工開具的紙質(zhì)發(fā)票存在唯一性，或許不會出現(xiàn)重復報銷、重復入賬的現(xiàn)象。但由于電子票據(jù)是線上自動開具，且可無限次打印，這就對票據(jù)的唯一性極難控制。而目前高校對于這類發(fā)票的受理僅僅由業(yè)務經(jīng)辦人簽字承諾首次報銷，并無實質(zhì)性校驗，經(jīng)辦人重復打印報銷的風險無法從嚴管控。

（三）信息發(fā)布

1.預算經(jīng)費使用。在預算執(zhí)行過程中，各部門負責人需要實時了解本部門預算經(jīng)費使用明細和進度，以便合理管控本部門的預算執(zhí)行情況。在傳統(tǒng)財務管理模式下，部門負責人往往不能隨時掌控部門的經(jīng)費使用，如部門各項經(jīng)費剩余金額、列支明細、年初預算下達、預算追加等資金變動情況，都需要向財務部門問詢，由會計人員核查后反饋。這樣查詢的過程非常繁瑣，會計人員不能做到經(jīng)費使用的及時控制，部門負責人亦不能隨時掌握預算的動態(tài)變化。

2.個人薪酬情況。事業(yè)單位薪酬體系下，教職工的工資由多個工資明細項目組成，且隨著職稱、崗位調(diào)整在不斷變化，通常教職工不能隨時知曉自己的工資明細項目變動情況。除工資外，教職工個人收入中還包含校內(nèi)的各類勞務費發(fā)放，如監(jiān)考費、課時費等。很多時候，由于業(yè)務辦理時間跨度長，他們并不知道到賬的是哪筆勞務費，需要向財務處咨詢后才知道是何發(fā)放名目。因此，為簡化會計人員查詢工作量，方便教職工查詢個人收入明細情況，建立財務查詢系統(tǒng)十分必要。

二、財務信息化下高校財務管理問題的改善——以使用復翼財務軟件為例

（一）項目授權(quán)管理

啟用復翼財務綜合門戶中的項目授權(quán)管理模塊。為了方便部門領(lǐng)導管理本部門的預算經(jīng)費，防止預算項目超標列支，啟用項目授權(quán)管理模塊是非常重要的。在項目授權(quán)管理中，部門領(lǐng)導可以向經(jīng)辦人進行項目授權(quán)，只有經(jīng)過授權(quán)，經(jīng)辦人才能使用本部門的預算經(jīng)費，這樣就可避免預算項目隨意使用以及使用錯誤。部門領(lǐng)導在授權(quán)時，可以選擇限額經(jīng)辦人、無限額經(jīng)辦人、經(jīng)費管理員三種不同的授權(quán)類型：①限額經(jīng)辦人：在授權(quán)預算項目時，同時限制金額范圍；②無限額經(jīng)辦人：授權(quán)預算項目時，不設金額限制；③經(jīng)費管理員：可替代部門負責人管理經(jīng)費授權(quán)。

通過項目授權(quán)，經(jīng)辦人使用經(jīng)費時會十分規(guī)范，沒有被授權(quán)的項目就不能使用。因此不會出現(xiàn)預算項目被亂用，也不會發(fā)生超額報銷的現(xiàn)象，減少了預算超支風險。

（二）網(wǎng)上預約報賬

啟用復翼財務綜合門戶中的網(wǎng)上預約報賬模塊。經(jīng)辦人被授予使用預算經(jīng)費后，可進入系統(tǒng)按日常報銷、國內(nèi)差旅、暫借款、酬金勞務等業(yè)務類型在網(wǎng)上填寫報銷信息并上傳相關(guān)佐證材料。隨著網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)投入使用，規(guī)避了可能出現(xiàn)的財務風險。例如，差旅費中住宿費有嚴格的控制標準，嚴禁超標，以往需要會計人員手工復核，而在網(wǎng)上預約時，當經(jīng)辦人輸入出差天數(shù)、目的地和住宿費金額后，系統(tǒng)會自動評判出住宿費是否超標，如果超標則不能提交該筆報銷數(shù)據(jù)，這便從源頭上規(guī)避了住宿費超標的風險。

（三）網(wǎng)上簽批管理

啟用復翼財務綜合門戶中的網(wǎng)上簽批模塊。當經(jīng)辦人按要求錄入預約信息后，系統(tǒng)可根據(jù)經(jīng)費性質(zhì)和金額審批權(quán)限的不同，將預約信息傳送到不同層級領(lǐng)導簽批環(huán)節(jié)。領(lǐng)導可隨時通過電腦端或手機端查看經(jīng)辦人提交的相關(guān)預約信息及報銷附件，隨時審批。這樣不僅使報銷審批不再受時間地點的限制，也節(jié)省了經(jīng)辦人來回找領(lǐng)導簽字的時間，提高了辦事效率。

（四）票據(jù)查驗

啟用復翼財務綜合門戶中的增值稅發(fā)票查驗平臺。查驗平臺與網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)結(jié)合，依托國家稅務平臺，可查詢各類電子票據(jù)信息的真?zhèn)?。業(yè)務經(jīng)辦人在填寫報銷單據(jù)前，需要先在發(fā)票查詢平臺上驗證電子發(fā)票，待填寫票據(jù)相關(guān)信息后，系統(tǒng)可識別出電子發(fā)票的具體內(nèi)容，并對發(fā)票真?zhèn)巫龀雠袛?。隨后經(jīng)辦人在填寫預約單據(jù)時，直接選擇已認證的發(fā)票，認證完成且首次報銷的電子發(fā)票就會直接顯示出“已認證”的字樣。如果電子發(fā)票認證不成功，選擇發(fā)票時就會顯示“未認證”字樣，會計人員在受理業(yè)務時只受理“已認證”的票據(jù)。與以往相比，這樣不僅可以防止電子發(fā)票重復入賬，也能大大降低會計人員工作量。由各經(jīng)辦人對經(jīng)辦的電子發(fā)票進行查驗，落實了責任制。

（五）個人薪酬查詢

復翼財務綜合門戶中設有個人收入查詢功能，細分為個人工資查詢和個人酬金查詢。通過工資查詢模塊，教職工可查詢往年或當年各月的工資明細項，以及獎勵性績效工資數(shù)據(jù)；通過個人酬金模塊，教職工可查詢到校內(nèi)發(fā)放的監(jiān)考費等所有勞務酬金發(fā)放細目、金額及個稅承擔情況。

（六）財務處業(yè)務處理

當經(jīng)辦人走完全部審批流程后，就可以打印出預約報銷單，隨同附件材料一并送至財務處辦理入賬。由于經(jīng)辦人在填寫報銷單時已經(jīng)如實錄入了辦公費、維修費等相關(guān)費用項，復翼財務系統(tǒng)可根據(jù)經(jīng)辦人填寫的預算項目、費用項名稱，匹配出對應的會計科目。因此，會計人員接到單據(jù)后，可直接在財務系統(tǒng)中輸入預約報銷單上的預約號，會計憑證即可自動生成。相較以往傳統(tǒng)手工錄入會計科目，不僅需要錄入財務會計分錄，還要錄入預算會計分錄，工作量巨大，而復翼財務系統(tǒng)的自動生成憑證功能，可以提高會計制單效率。例如：某學院購買辦公用品，經(jīng)過領(lǐng)導授權(quán)后，經(jīng)辦人在預約報銷時選擇某學院“日常辦公經(jīng)費”這個項目，費用項填列“辦公費”，會計人員拿到預約單并輸入預約號后，復翼財務系統(tǒng)便自動生成借方“業(yè)務活動費用—教育費用—辦公費”，貸方“銀行存款”這筆會計分錄，點擊保存后預算會計分錄也會自動生成，十分便捷。

三、結(jié)語

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，財務信息化是高校提升財務管理的必要舉措，財務信息化建設可以有效規(guī)避財務風險，極大簡化會計人員工作量。但是財務信息化建設是一個漫長的過程，需要在實踐中不斷優(yōu)化和改進，這就需要學校各個部門及教職員工密切合作，學校領(lǐng)導也要大力支持。對于會計人員來說，除了掌握扎實的會計基本技能外，還要熟練運用信息化手段。只有這樣，才能促進高校財務信息化向更高水平發(fā)展。