彭敏

[摘 要] 首先分析了傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及存在的問(wèn)題，然后根據(jù)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，提出優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的整體思路及具體對(duì)策，最后對(duì)優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程過(guò)程中需要注意的問(wèn)題提出了想法。

[關(guān) 鍵 詞] 高校報(bào)銷；報(bào)銷流程；流程優(yōu)化

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）28-0048-02

隨著我國(guó)高校事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)來(lái)源逐漸多樣化，資金總量不斷增加，高校的財(cái)務(wù)工作量與日俱增，業(yè)務(wù)也日益復(fù)雜。不少高校的原有財(cái)務(wù)報(bào)銷流程遇到發(fā)展“瓶頸”，優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程迫在眉睫。本文將探究?jī)?yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的對(duì)策，力圖通過(guò)報(bào)銷模式的改變、報(bào)銷觀念的更新和報(bào)銷流程的優(yōu)化創(chuàng)新報(bào)銷流程結(jié)構(gòu)，解決報(bào)銷難問(wèn)題，進(jìn)一步提高報(bào)銷效率。

一、傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及存在問(wèn)題分析

傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程如下圖所示，普遍采用的是窗口報(bào)銷模式，以筆者所在的天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)為例（以下簡(jiǎn)稱“中德應(yīng)大”），即：報(bào)銷經(jīng)辦人將報(bào)銷單據(jù)整理粘貼在已填列好的報(bào)銷審核單上，根據(jù)報(bào)銷金額對(duì)應(yīng)權(quán)限相應(yīng)簽批至相關(guān)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人或校領(lǐng)導(dǎo)，再持簽批齊全的報(bào)銷單據(jù)至財(cái)務(wù)結(jié)算大廳辦理。財(cái)務(wù)審核人員對(duì)金額的正確性、單據(jù)的真實(shí)性、手續(xù)的齊備性及內(nèi)容的合規(guī)性進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后財(cái)務(wù)審核人員編制記賬憑證，交由財(cái)務(wù)復(fù)核人員復(fù)核后出納付款。若單據(jù)審核有誤，則告知報(bào)銷經(jīng)辦人原因并將單據(jù)退回。

傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程圖

傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷各流程存在先后順序，串行而非并行，必須依序進(jìn)行、按部就班，報(bào)銷的過(guò)程較為繁瑣，耗時(shí)長(zhǎng)且效率低，存在以下問(wèn)題：

1.報(bào)銷經(jīng)辦人如果在流程的第一步即出現(xiàn)發(fā)票開具有誤或過(guò)期、材料提供不全、手續(xù)簽批不全等問(wèn)題，至流程的財(cái)務(wù)審核階段單據(jù)會(huì)被退，則整個(gè)報(bào)銷流程都需要重來(lái)一遍。

2.目前高校的報(bào)銷審核體系較為復(fù)雜，以中德應(yīng)大為例，日常經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、跨部門經(jīng)費(fèi)報(bào)銷和橫向、縱向科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷所涉及的項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)較多，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限也不同，報(bào)銷經(jīng)辦人經(jīng)常不知道找誰(shuí)審簽以及審簽至哪一級(jí)別。即使報(bào)銷經(jīng)辦人對(duì)報(bào)銷審簽流程較為熟悉，但由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦公場(chǎng)所不統(tǒng)一，或因上課、開會(huì)、外出辦事等原因，導(dǎo)致報(bào)銷經(jīng)辦人為單據(jù)簽批疲于奔波，周轉(zhuǎn)于各職能部門，延長(zhǎng)了報(bào)銷周期，影響了報(bào)銷效率。

3.隨著高校資金總量的持續(xù)增長(zhǎng)，高校的財(cái)務(wù)核算總量大幅增加。而受制于編制等因素，財(cái)務(wù)人員的數(shù)量和經(jīng)費(fèi)的增長(zhǎng)幅度不成比例，財(cái)務(wù)人員制單任務(wù)繁重、審核人手較少、經(jīng)手資金量多的矛盾十分突出。在報(bào)銷的同時(shí)，財(cái)務(wù)人員還需要做好報(bào)銷指導(dǎo)工作，不斷接聽電話、接待隨時(shí)前來(lái)咨詢的經(jīng)辦人員，工作思路經(jīng)常被打斷，容易發(fā)生錯(cuò)誤。工作環(huán)境的嘈雜，焦急等待的報(bào)銷人員，種種氛圍也加重了財(cái)務(wù)人員的心理負(fù)擔(dān)，使得財(cái)務(wù)人員大腦超負(fù)荷工作，影響財(cái)務(wù)人員報(bào)銷的效率和服務(wù)的質(zhì)量。

4.會(huì)計(jì)信息的載體為紙質(zhì)單據(jù)，會(huì)計(jì)信息的電子化始于記賬憑證的編制，當(dāng)報(bào)銷經(jīng)辦人要查閱已報(bào)銷的業(yè)務(wù)時(shí)，只能由財(cái)務(wù)人員先查詢電子記賬憑證，找到相應(yīng)單據(jù)的憑證號(hào)，再到學(xué)校檔案部門查閱原始憑證，查詢復(fù)雜，效率低下。

二、優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的整體思路及具體對(duì)策

（一）優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的整體思路

高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)面向高校師生，其流程優(yōu)化的前提是了解師生的需求，并有針對(duì)性地提供高質(zhì)高效的服務(wù)，為師生的報(bào)銷體驗(yàn)提供價(jià)值增值。因此，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化要打破原有的職能和部門之間的界限，力求師生價(jià)值的最大化[1]。

優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程非簡(jiǎn)單地對(duì)某個(gè)或某些環(huán)節(jié)的局部改造，而是應(yīng)從報(bào)銷流程的全過(guò)程進(jìn)行最優(yōu)設(shè)計(jì)，借助信息化社會(huì)的發(fā)展要求，引領(lǐng)會(huì)計(jì)工作走向信息化的路線：打造友好的流程界面，促使師生適應(yīng)新流程，使財(cái)務(wù)人員工作更加靈活，降低重復(fù)勞動(dòng)，提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

（二）高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

1.與傳統(tǒng)的窗口報(bào)銷模式并行，引入網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)。當(dāng)報(bào)銷業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，報(bào)銷經(jīng)辦人可以隨時(shí)隨地登錄網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)各類報(bào)賬模板錄入報(bào)銷相關(guān)信息（報(bào)銷事由、金額、附件張數(shù)、支付方式等），并將相關(guān)的原始單據(jù)掃描件（或掃描上傳二維碼后手機(jī)直接拍照上傳）作為電子附件上傳至報(bào)銷系統(tǒng)。

2.報(bào)銷經(jīng)辦人在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中提交業(yè)務(wù)后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)該筆業(yè)務(wù)的列支項(xiàng)目及報(bào)銷金額自動(dòng)或由報(bào)銷經(jīng)辦人主動(dòng)推送至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的自動(dòng)化辦公平臺(tái)頁(yè)面中。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公平臺(tái)共享財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，使得相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地可以使用電腦或手機(jī)進(jìn)行電子審簽審批[2]，打破時(shí)間和空間的局限。

3.報(bào)銷經(jīng)辦人可在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)中隨時(shí)跟蹤該筆業(yè)務(wù)的信息傳遞進(jìn)度，并得到相應(yīng)的信息反饋。當(dāng)該筆業(yè)務(wù)簽批完畢后，系統(tǒng)可自動(dòng)或由報(bào)銷經(jīng)辦人主動(dòng)推送至財(cái)務(wù)處預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)庫(kù)。

4.財(cái)務(wù)人員從預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)庫(kù)中調(diào)取并審核電子報(bào)賬信息，如審核有誤，財(cái)務(wù)人員在預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中向報(bào)銷經(jīng)辦人發(fā)出退單通知，并注明退單原因。如審核無(wú)誤，則發(fā)出預(yù)約報(bào)銷指令，報(bào)銷經(jīng)辦人在預(yù)約的時(shí)間內(nèi)前往財(cái)務(wù)處預(yù)約報(bào)銷專口提交原始單據(jù)（原始報(bào)銷材料及載有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電子審簽信息的審批單），財(cái)務(wù)人員核實(shí)電子信息和紙質(zhì)單據(jù)，兩者一致后編制記賬憑證，通過(guò)銀校互聯(lián)系統(tǒng)發(fā)出電子轉(zhuǎn)賬指令，并將支付信息反饋至預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)庫(kù)中。報(bào)銷經(jīng)辦人即可返回，靜待款項(xiàng)到賬，并可實(shí)現(xiàn)支付回單的自主打印，方便后續(xù)查詢。該步驟還可同時(shí)設(shè)置預(yù)約報(bào)銷投遞機(jī)，放置在報(bào)銷經(jīng)辦人方便投遞的位置，由財(cái)務(wù)處工作人員定時(shí)取件，這樣報(bào)銷經(jīng)辦人在接到財(cái)務(wù)處的預(yù)約報(bào)銷指令后，將原始單據(jù)投遞至投遞機(jī)內(nèi)，連財(cái)務(wù)結(jié)算大廳都可以不用前往。

（三）優(yōu)化后的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)點(diǎn)

1.報(bào)銷經(jīng)辦人全程無(wú)需至財(cái)務(wù)結(jié)算大廳，除最后提交原始單據(jù)需至投遞機(jī)或財(cái)務(wù)處，其他報(bào)銷相關(guān)環(huán)節(jié)均可隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成及跟蹤，使得報(bào)銷經(jīng)辦人能有更多的精力投入教學(xué)、科研和管理工作中，減少了報(bào)銷經(jīng)辦人的等待時(shí)間。

2.縮短報(bào)銷審核周期，提高報(bào)銷工作效率。報(bào)銷單據(jù)的領(lǐng)導(dǎo)簽批環(huán)節(jié)可以通過(guò)電腦或手機(jī)集中實(shí)現(xiàn)，即使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出差也不會(huì)影響單據(jù)的審簽，大大縮短報(bào)銷經(jīng)辦人單據(jù)審批的時(shí)間。

3.電子報(bào)賬信息經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的層層審核及財(cái)務(wù)人員的預(yù)審，提高了報(bào)賬的通過(guò)率，即使出現(xiàn)退單，報(bào)銷經(jīng)辦人也可以通過(guò)線上補(bǔ)充、更正后重新提交，不用來(lái)回往返于各個(gè)職能部門，大大減輕了報(bào)銷經(jīng)辦人的急躁情緒。

4.報(bào)銷單據(jù)的相關(guān)信息由報(bào)銷經(jīng)辦人錄入系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)人員在審核單據(jù)時(shí)可自動(dòng)生成相關(guān)摘要、直接調(diào)入相關(guān)項(xiàng)目編號(hào)、金額等信息，減少重復(fù)工作，提高記賬憑證的正確性，節(jié)省財(cái)務(wù)人員的工作時(shí)間。

5.報(bào)銷經(jīng)辦人成功處理的單據(jù)，其業(yè)務(wù)的原始電子數(shù)據(jù)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的電子審簽數(shù)據(jù)和銀行支付數(shù)據(jù)可隨時(shí)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上查詢保存，后續(xù)憑證查詢時(shí)直接將電子數(shù)據(jù)調(diào)出，無(wú)需經(jīng)過(guò)繁瑣的程序查詢紙質(zhì)單據(jù)。

6.報(bào)銷經(jīng)辦人可在相應(yīng)系統(tǒng)中隨時(shí)查看報(bào)銷單據(jù)的領(lǐng)導(dǎo)審批進(jìn)度和財(cái)務(wù)審核狀態(tài)，使報(bào)銷工作逐步透明化；各平臺(tái)的打通使各職能和部門之間加強(qiáng)了信息交流，目的都是為提高師生的報(bào)銷體驗(yàn)價(jià)值；報(bào)銷周期的縮短，銀行支付數(shù)據(jù)的及時(shí)反饋也加強(qiáng)了報(bào)銷經(jīng)辦人對(duì)財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督，使得會(huì)計(jì)信息更具時(shí)效性，有利于財(cái)務(wù)工作的內(nèi)部控制。

三、優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的注意問(wèn)題

1.高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化工作，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。對(duì)該流程的改造不是對(duì)傳統(tǒng)流程的簡(jiǎn)單修補(bǔ)，而是借助信息化之風(fēng)，將原有思維方式打破，因此會(huì)遇到部門協(xié)調(diào)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等各方面的困難，在實(shí)踐中還需要不斷完善改進(jìn)，必然會(huì)遇到來(lái)自多方面的阻力。

2.依靠信息技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的電子審簽和銀行支付數(shù)據(jù)的發(fā)送，數(shù)據(jù)的安全性必須得到保證。而目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并非理想，各種黑客攻擊、木馬病毒等對(duì)數(shù)據(jù)的完全、網(wǎng)絡(luò)的安全帶來(lái)了不少的隱患，財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)據(jù)涉及高校的核心財(cái)務(wù)信息，一旦出現(xiàn)信息泄露或信息被篡改等問(wèn)題，會(huì)對(duì)高校的正常辦公秩序產(chǎn)生重大影響[3]。

3.在利用信息化工具的同時(shí)，也要考慮到高校中有一部分教職員工并不熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，且電子簽批的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的接受度不一，因此，傳統(tǒng)的窗口報(bào)銷模式和網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式還需要雙軌并行。隨著信息化和數(shù)字化水平的不斷提升，無(wú)紙化的財(cái)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)必是發(fā)展趨勢(shì)之一。

參考文獻(xiàn)：

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