徐 玲 芳

(江蘇大學(xué)科技信息研究所 鎮(zhèn)江 202013)

·管理論壇·

高校圖書(shū)館到館用戶服務(wù)成本分析

徐 玲 芳

(江蘇大學(xué)科技信息研究所 鎮(zhèn)江 202013)

提出高校圖書(shū)館到館用戶服務(wù)成本的概念，以某高校圖書(shū)館為例，對(duì)一學(xué)年內(nèi)到館用戶服務(wù)成本進(jìn)行分析。從館舍布局、人力資源配置、資源購(gòu)置費(fèi)使用以及服務(wù)成本補(bǔ)償四個(gè)方面，對(duì)降低服務(wù)成本的措施進(jìn)行思考。

高校圖書(shū)館 到館用戶 服務(wù)成本

1 引言

隨著各項(xiàng)資源價(jià)格不斷上漲，高校圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)投入與不斷增加的用戶需求之間的矛盾越來(lái)越突出。我們有必要對(duì)每位到館用戶核算具體的服務(wù)成本，即將高校圖書(shū)館的各項(xiàng)花費(fèi)，按一定計(jì)算方法折算到每一位到館用戶，然后有針對(duì)性地提出改進(jìn)措施以強(qiáng)化內(nèi)部管理。筆者在維普和CNKI期刊數(shù)據(jù)庫(kù)中，以題名“圖書(shū)館AND成本”進(jìn)行檢索，僅得到130多篇文章。這些文章多是定性分析，對(duì)高校圖書(shū)館到館用戶服務(wù)成本的定量分析研究較少。筆者試以某高校圖書(shū)館為例，對(duì)此進(jìn)行探討。

2 高校圖書(shū)館到館用戶服務(wù)成本核算

2.1 到館用戶服務(wù)成本概念

1951年，美國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)(AAA)成本概念與標(biāo)準(zhǔn)委員會(huì)將成本定義為：“為了實(shí)現(xiàn)一定的目的而付出(或可能要付出的)、用貨幣測(cè)定的價(jià)值犧牲”[1]。1957年，美國(guó)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)(AICPA)對(duì)成本的定義為：“為獲取財(cái)物或勞務(wù)而支付的現(xiàn)金或轉(zhuǎn)移其他資產(chǎn)、發(fā)行股票、提供勞物、或發(fā)生負(fù)債，而以貨幣衡量的數(shù)額”[2]。2001年我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)制度中將成本定義為“企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務(wù)而發(fā)生的各種耗費(fèi)”[3]。更多的學(xué)者認(rèn)為成本是比產(chǎn)品成本更為廣泛的概念[4]，成本是為特定目的而發(fā)生的所有耗費(fèi)，這些特定目的既可以是一件產(chǎn)品、一項(xiàng)服務(wù)，也可以是一項(xiàng)設(shè)計(jì)、一個(gè)客戶、一項(xiàng)作業(yè)、一個(gè)部門(mén)或者一個(gè)工作計(jì)劃[5]。筆者認(rèn)為，高校圖書(shū)館到館用戶服務(wù)成本應(yīng)為：高校圖書(shū)館為服務(wù)到館用戶而發(fā)生的可以用貨幣計(jì)量的所有耗費(fèi)。

2.2 到館用戶服務(wù)成本構(gòu)成

根據(jù)成本管理的基本原理，將成本(C)劃分為固定成本(C固)和可變成本(C變)兩大類，即C= C固+ C變。圖書(shū)館固定成本是指不隨著圖書(shū)館服務(wù)水平的高低和服務(wù)用戶數(shù)目的變化而變化的可以用貨幣計(jì)量的所有耗費(fèi)，這是提供服務(wù)必備的前提條件，包括館舍、設(shè)備、館藏資料等固定資產(chǎn)的投入，即C固=C固1+C固2+C固3。可變成本是指隨著圖書(shū)館服務(wù)水平的高低和圖書(shū)館服務(wù)用戶數(shù)目變化而變化的可以用貨幣計(jì)量的所有耗費(fèi)，包括人員工資、運(yùn)轉(zhuǎn)維持費(fèi)、資源購(gòu)置費(fèi)、水電費(fèi)等，即C變=C變1+C變2+C變3+C變4。而高校圖書(shū)館面向全校教職員工及社會(huì)企事業(yè)單位提供的一些收費(fèi)服務(wù)(C收)，應(yīng)在成本分析時(shí)扣除相應(yīng)費(fèi)用。如此可得：

到館用戶的人均服務(wù)成本=C/到館用戶數(shù)=(C固+C變-C收)/到館用戶數(shù)= (C固1+C固2+C固3+ C變1+C變2+C變3+C變4-C收)/到館用戶數(shù)。

2.3 案例分析

某高校圖書(shū)館建筑面積4萬(wàn)多平方米，閱覽座位4 000余個(gè)，擁有豐富的印刷型和數(shù)字化文獻(xiàn)資源。

2.3.1 固定成本分析

?館舍及家具折舊成本

該館館舍建設(shè)共花費(fèi)20 218萬(wàn)元，按30年折舊年限，平均折舊成本是674萬(wàn)元/年；家具共花費(fèi)824萬(wàn)元，按10年折舊年限，平均折舊成本是82萬(wàn)元/年。館舍及家具折舊成本合計(jì)為756萬(wàn)元/年。

?儀器設(shè)備折舊成本

該館現(xiàn)有電腦692臺(tái)，價(jià)值285萬(wàn)元；打印機(jī)42臺(tái)，價(jià)值13萬(wàn)元，全部在2006年之后購(gòu)買(mǎi)，按5年折舊年限，平均折舊成本為60萬(wàn)元/年。服務(wù)器50臺(tái)，交換機(jī)21臺(tái)，價(jià)值536萬(wàn)元；空調(diào)12臺(tái) ，價(jià)值12萬(wàn)元，按10年折舊年限，平均折舊成本為55萬(wàn)元/年。由此，該館設(shè)備使用成本為115萬(wàn)元/年。

?圖書(shū)及期刊合訂本折舊成本

高校圖書(shū)館的圖書(shū)及裝訂期刊一直作為高校固定資產(chǎn)管理。2001.9.1-2011.8.31，該圖書(shū)館圖書(shū)及裝訂期刊共計(jì)1 306 807 冊(cè)，價(jià)值 5 431萬(wàn)元，按10年折舊年限，圖書(shū)資料平均折舊成本為543萬(wàn)元/年。

綜上，固定成本在核算期內(nèi)的總成本=756+115+543=1 414萬(wàn)元/年。

2.3.2 可變成本分析

?人員工資

該圖書(shū)館共有員工124人(其中分校區(qū)圖書(shū)館員工10人)，合同制用工38人。2010學(xué)年，共計(jì)發(fā)放工資746萬(wàn)元，其中包含在該樓工作的物業(yè)人員工資，分校區(qū)圖書(shū)館員工工資不包含在內(nèi)。

?運(yùn)轉(zhuǎn)維持經(jīng)費(fèi)

該費(fèi)用指的是辦公用品費(fèi)、電話費(fèi)、差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、維修材料費(fèi)等維持圖書(shū)館正常運(yùn)轉(zhuǎn)的費(fèi)用，2010學(xué)年共花費(fèi)29萬(wàn)元。

?其他文獻(xiàn)資源購(gòu)置費(fèi)

其他文獻(xiàn)資源購(gòu)置費(fèi)，是指除了計(jì)入固定資產(chǎn)的圖書(shū)及期刊合訂本之外，用于購(gòu)買(mǎi)電子書(shū)刊和不裝訂的紙質(zhì)期刊等的費(fèi)用，這些資源不作為固定資產(chǎn)處理，屬于當(dāng)期消耗。2010學(xué)年該項(xiàng)投入共計(jì)437萬(wàn)元。

?水電費(fèi)

該圖書(shū)館2010學(xué)年共耗電1 968 867度，電費(fèi)104萬(wàn)元；耗水25 496噸，水費(fèi)9萬(wàn)元，合計(jì)水電費(fèi) 113萬(wàn)元。

綜上，可變成本在核算期內(nèi)的總成本=746+29+437+113=1325萬(wàn)元/年。

由上可知，在2010學(xué)年，該圖書(shū)館為到館用戶服務(wù)共計(jì)花費(fèi) = 1 414+1 325 = 2 739萬(wàn)元。同時(shí)，該圖書(shū)館面向教職員工及企業(yè)提供科技查新服務(wù)，2010學(xué)年共計(jì)收費(fèi)105萬(wàn)元，應(yīng)在成本分析時(shí)扣除相應(yīng)費(fèi)用。

那么，該館2010學(xué)年服務(wù)到館用戶總成本=2 739-105=2 634萬(wàn)元，而同期到館用戶共計(jì)1 520 620人次，因此該館用戶服務(wù)成本= 2 634*10 000/1 520 620=17.3元/人次，即每位用戶每次到圖書(shū)館的成本耗費(fèi)是17.3元。

3 降低高校圖書(shū)館用戶服務(wù)成本的幾點(diǎn)思考

通過(guò)上述分析可以看出，該館固定成本與可變成本占總成本的比例相差不多，用戶單次服務(wù)成本耗費(fèi)高達(dá)17.3元。固定成本主要是館舍、設(shè)備和圖書(shū)期刊合訂本的折舊成本，折舊成本主要由固定資產(chǎn)的價(jià)值、折舊年限及折舊方法所決定，在圖書(shū)館的運(yùn)行過(guò)程中是無(wú)法改變的，但是可以通過(guò)提高固定資產(chǎn)的利用率和使用效率來(lái)加以改善。對(duì)于可變成本，須從管理和制度上下功夫，以起到降低服務(wù)用戶單次成本的目的。

3.1 合理布局，實(shí)行一體化服務(wù)模式

對(duì)于占固定成本比例較高的館舍資源，要以館舍效用最大化為原則。對(duì)圖書(shū)館的大廳、樓道、過(guò)道進(jìn)行合理布局，科學(xué)規(guī)劃和適當(dāng)壓縮非讀者服務(wù)用房面積，可使圖書(shū)館增加讀者活動(dòng)空間10%-20%[6]。對(duì)于圖書(shū)館利用率較低的會(huì)議室、文化沙龍等，可在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)讀者或校內(nèi)有關(guān)機(jī)構(gòu)開(kāi)放，增加讀者活動(dòng)空間，提高可服務(wù)用戶數(shù)量。

另一方面，可按學(xué)科、專業(yè)構(gòu)建多功能閱覽室，收集各種載體的文獻(xiàn)信息資源，實(shí)現(xiàn)借、閱、宣傳、導(dǎo)讀、檢索、咨詢一體化服務(wù)，從而使讀者在一個(gè)服務(wù)場(chǎng)所，能以最短的時(shí)間、最簡(jiǎn)便的手續(xù)獲取最大的收獲[7]。

3.2 優(yōu)化人力資源配置，充實(shí)學(xué)生館員隊(duì)伍

對(duì)員工而言，要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和主觀能動(dòng)性，采取競(jìng)聘上崗辦法，落實(shí)崗位責(zé)任制，強(qiáng)化考核機(jī)制，改革分配制度，賞罰分明，真正做到各盡所能，人盡其才，以館為家，愛(ài)崗敬業(yè)。

此外，還可聘用一定數(shù)量的學(xué)生志愿者或者勤工助學(xué)學(xué)生館員，節(jié)約人力使用成本。通過(guò)必要的培訓(xùn)，可以使他們擔(dān)任借閱、上架、整架等工作。如案例中的圖書(shū)館開(kāi)館時(shí)間是從早8點(diǎn)到晚10點(diǎn)，每周開(kāi)館98小時(shí)，實(shí)際上遠(yuǎn)不能滿足一些用戶的需求，可發(fā)揮學(xué)生館員的作用，對(duì)某些場(chǎng)所進(jìn)行提前或延時(shí)開(kāi)放。

3.3 優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，節(jié)約資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)

資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)在圖書(shū)館成本構(gòu)成中占有相當(dāng)?shù)谋戎兀瑢?duì)于服務(wù)成本的形成有較大的彈性空間。

筆者對(duì)案例圖書(shū)館2006.1.1-2010.12.31入藏的507 725冊(cè)圖書(shū)進(jìn)行了使用率的統(tǒng)計(jì)。最低的TV(水利工程)類的圖書(shū)借閱率僅為4.14%，最高的H(語(yǔ)言、文字)類圖書(shū)借閱率為33.06%，平均圖書(shū)借閱率為22.81%。在資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)日顯不足的情況下，購(gòu)置回來(lái)的圖書(shū)卻在書(shū)架上大量閑置。

針對(duì)這種情況，圖書(shū)館首先應(yīng)充分掌握讀者的閱讀傾向，加強(qiáng)館藏文獻(xiàn)的宣傳推薦工作和讀者培訓(xùn)工作，同時(shí)積極開(kāi)展圖書(shū)協(xié)作采購(gòu)和館際互借，降低圖書(shū)購(gòu)置成本。其次，可建立自己的數(shù)字館藏核心期刊數(shù)據(jù)庫(kù)[8]，在法律和技術(shù)條件許可的情況下，將符合讀者群專業(yè)需要的、圖書(shū)館認(rèn)為重要而入藏的核心期刊進(jìn)行數(shù)字化典藏來(lái)進(jìn)行收藏，以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、減少重復(fù)、降低成本、提高文獻(xiàn)資源利用率。

3.4 建立服務(wù)成本補(bǔ)償機(jī)制

圖書(shū)館服務(wù)成本補(bǔ)償，指的是用戶接受圖書(shū)館服務(wù)而交納相應(yīng)的費(fèi)用，從而對(duì)于服務(wù)成本加以補(bǔ)償。這種成本補(bǔ)償機(jī)制已在許多圖書(shū)館試行。如華東師范大學(xué)圖書(shū)館安排專人專職開(kāi)展的基礎(chǔ)教育情報(bào)有償服務(wù)既重社會(huì)效益，滿足了廣大中小學(xué)教師對(duì)教育信息的需求，又實(shí)現(xiàn)了服務(wù)成本的合理補(bǔ)償[9]。2005年武漢圖書(shū)館進(jìn)行了改革，開(kāi)展了期刊外借有償服務(wù)，制定了任務(wù)指標(biāo)和激勵(lì)措施，提供場(chǎng)地、承擔(dān)1個(gè)正式工和兩個(gè)臨時(shí)工工資(約32000元)、每投入8萬(wàn)元文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)回收6萬(wàn)元成本，超出部分可按比例提成。此措施一出，工資成本降低了約50%，期刊購(gòu)置成本降低了20%，期刊使用率大為提高[10]，成本補(bǔ)償?shù)男Ч芍^立竿見(jiàn)影。

4 結(jié)語(yǔ)

高校圖書(shū)館實(shí)行成本管理十分必要，在降低服務(wù)成本方面存在著較大潛力。高校圖書(shū)館只有重視成本管理，采取各種科學(xué)、有效的改進(jìn)措施，才能進(jìn)一步提高辦館效益，從而更好地為教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)，促進(jìn)高校圖書(shū)館事業(yè)不斷向前發(fā)展。

[1] Committee on Cost Concepts and Standards. “Report of theCommittee on Cost Concepts and Standards”，The Accounting Review, 1952.

[2] AICPA．Accounting Term inology Bulletin NO．4:Cost，Expense and Lose,1957.

[3] 中華人民共和國(guó)財(cái)政部．企業(yè)會(huì)計(jì)制度[M].北京:經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,2001:52.

[4] 焦躍華．成本會(huì)計(jì)學(xué)[M].北京:中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2001:26-27.

[5] 樂(lè)艷芬．成本會(huì)計(jì) [M].上海:上海財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,2002:4-6.

[6] 呂維平.從服務(wù)成本視角看圖書(shū)館建筑設(shè)計(jì)[J].圖書(shū)情報(bào)工作,2005(3):123-125.

[7] 張 彬.提高高校圖書(shū)館服務(wù)效益的探索[J].成都大學(xué)學(xué)報(bào)(社科版),2007(5):120-122.

[8] 袁 潤(rùn).數(shù)字館藏核心期刊與數(shù)字典藏初探[J].圖書(shū)館雜志,2009(6):30-34.

[9] 張紅亞.談高校圖書(shū)館社會(huì)化信息服務(wù)成本補(bǔ)償[J].圖書(shū)館建設(shè),2004(3):5-6.

[10] 熊小明.公共圖書(shū)館服務(wù)成本補(bǔ)償機(jī)制探討[J].圖書(shū)館建設(shè),2006(4):6-8.

AnAnalysisoftheCostoftheServiceRenderedtotheUsersattheAcademicLibrary

Xu Lingfang

Institute of Science and Technology Information, Jiangsu University, Zhenjiang 212013, China

The present paper advances the concept of the cost of the service rendered to the users at the academic library and analyzes the cost by taking the case of a university library. Finally it makes suggestions concerning distribution of the service areas, allocation of the human resources, use of the funds for resources, and compensation for the service cost in order to help reduce the cost.

academic library; reached users at the library; cost of service

G258

徐玲芳，女，1971年生，館員，碩士，發(fā)表論文5篇，參編教材一部。