張 瑩

(天津市河?xùn)|區(qū)職工大學(xué),天津市 300160)

高校圖書館協(xié)同管理平臺建設(shè)探究

張 瑩

(天津市河?xùn)|區(qū)職工大學(xué),天津市 300160)

隨著信息技術(shù)和信息化管理的高速發(fā)展,高校圖書館的管理也面臨著新的管理模式、管理方法和管理手段。文章結(jié)合當(dāng)前技術(shù)發(fā)展和圖書館管理,探討了高校圖書館在協(xié)同管理平臺建設(shè)的目標(biāo)、原則、內(nèi)容,以及安全管理和控制。

協(xié)同管理;圖書館;信息化

“圖書館乃大學(xué)之心臟,在現(xiàn)代大學(xué)尤為如此?！薄@是已故的張維教授為清華大學(xué)圖書館的題詞,點出了大學(xué)圖書館的重要性。在國際教育行業(yè),圖書館的管理水平,是衡量圖書館發(fā)展水平的一個重要指標(biāo)。從宏觀上來講,提高圖書館管理水平,關(guān)系到我國圖書館事業(yè)的總體發(fā)展和信息資源的合理布局;從微觀上來講,提高圖書館管理水平,對于圖書館的持續(xù)發(fā)展乃至其存亡都具有重要意義。

隨著信息技術(shù)和信息化管理的高速發(fā)展,為高校圖書館的管理方式和管理手段提供了新的模式。因此,圖書館必須面對全球性信息網(wǎng)絡(luò)化的挑戰(zhàn),加速自身的信息化建設(shè),以適應(yīng)現(xiàn)代科技的發(fā)展,實現(xiàn)圖書館全方位的現(xiàn)代化。

一、圖書館管理現(xiàn)狀分析

作為非營利單位的圖書館,采用的是層層授權(quán)的金字塔式的管理模式,從控制論的角度看,這種模式的好處是容易控制全局,但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不通暢,高層了解底層的信息除了通過直接下屬(中層管理者)外,就是親自了解,這個過程往往很累,而且效果不好,效率不高,成本也高。

1.我國傳統(tǒng)的圖書館在信息資源建設(shè)上還存在以下問題:

首先,是“大而全”、“小而全”的特點。這種建設(shè)思想導(dǎo)致各圖書館數(shù)據(jù)庫互相攀比,造成重復(fù)建設(shè)等等,在管理中“固步自封”、“孤芳自賞”。

其次,層次管理遞減。在管理過程中,由于圖書館的管理模式采取的是層級型的,雖然圖書館的管理戰(zhàn)略沒有象企業(yè)那樣要求那么即時、迅速,但是由于層級的管理往往會使上級管理者的信息在不斷傳遞的過程中信息不斷篩減。

2.在圖書館的工作方式上也存在著不少的弊端:

首先,原先圖書館的很多工作還是沿襲傳統(tǒng)的手工作坊式溝通,如電話、傳真、郵件等。電話雖然便捷,但費用昂貴,信息傳遞不夠量化,由于缺乏成文規(guī)范,工作一旦出現(xiàn)差錯,無法明確責(zé)權(quán),久而久之就造成內(nèi)部的互相推諉埋怨的現(xiàn)象;郵件、傳真雖然能夠保留信息痕跡,但傳輸速度慢、安全性也不夠保證,給工作效率和工作質(zhì)量都帶來了影響。

其次,圖書館的分館的區(qū)域分布,分支繁雜,人員龐大,缺乏實時統(tǒng)一的管理。多層分支機構(gòu)造成文件收發(fā)過程冗繁,審批復(fù)雜,常常是文件到了執(zhí)行部門,時間已經(jīng)拖延了好幾天,延誤的事務(wù)的處理;數(shù)據(jù)分散,無統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn),為信息的整合共享帶來很大的障礙,尤其對于圖書館這個特殊行業(yè)來說,圖書的存儲信息、瀏覽信息都將影響著下一步的資金投入;流程不夠規(guī)范,職責(zé)不夠明晰,同時各部門之間的銜接緊密度不夠高,造成協(xié)同能力差。

二、信息化平臺目標(biāo)

數(shù)字化是未來圖書館的發(fā)展方向,網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品與技術(shù)、存儲產(chǎn)品與技術(shù)是推進圖書館數(shù)字化進程的主要IT動因。協(xié)同管理平臺的目的就是讓數(shù)據(jù)資源共享,讓圖書館的整體管理“更規(guī)范,更契合”。

1.建立網(wǎng)絡(luò)溝通平臺,減少人工傳遞,降低紙張打印成本

協(xié)同管理平臺利用信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)溝通平臺,實現(xiàn)圖書館內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)審批流轉(zhuǎn),電子化傳遞,極大減少了日常文件打印后再修改、審批、傳閱帶來的紙張浪費,降低圖書館管理成本。

2.建立統(tǒng)一工作平臺,提升員工辦公效率

協(xié)同管理平臺能幫助圖書館建立一個統(tǒng)一整合的工作平臺,可以打破時間、空間的限制,讓企業(yè)的所有員工可以在世界的任何地方、任何時間都能夠在一個統(tǒng)一的工作平臺完成日常的工作,大大地提高了辦公效率。

3.優(yōu)化工作流程,提升企業(yè)反應(yīng)速度

通過工作流作紐帶,能將各個組織部門連成一個整體,責(zé)權(quán)分明,大大提高了工作效率和服務(wù)效率。而且協(xié)同管理平臺工作流系統(tǒng)可以幫助圖書館對流程進行不斷的優(yōu)化改造,找出流程中的瓶頸,避免人為因素的干擾,提升管理水平。

4.協(xié)同能力增強,提升企業(yè)執(zhí)行力

在傳統(tǒng)的管理模式下,團隊協(xié)作不好,領(lǐng)導(dǎo)不知道下邊在干什么,成員不知道其他人在做什么。有了協(xié)同管理平臺以后,領(lǐng)導(dǎo)可以非常清楚的知道員工的工作情況,可以根據(jù)具體情況知道工作,團隊成員之間協(xié)作也可以更加緊密,大大提升了企業(yè)的執(zhí)行力。

協(xié)同管理平臺實現(xiàn)所有的流程信息都具有可追溯性,每個管理者可以方便地查看其他人員的處理痕跡;領(lǐng)導(dǎo)可以全程監(jiān)控任務(wù)的執(zhí)行情況;同時領(lǐng)導(dǎo)可以全程監(jiān)控任務(wù)的執(zhí)行情況。

三、平臺建設(shè)原則

在平臺建設(shè)中要遵循以下原則:

1.實用性原則

結(jié)合目前通用技術(shù)公司的信息化應(yīng)用現(xiàn)狀,根據(jù)公司人力資源服務(wù)的業(yè)務(wù)需求,立足于現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備資源,有針對性的滿足實際工作的要求;

2.安全性原則

系統(tǒng)安全性直接牽涉到信息管理的各個方面,因此系統(tǒng)應(yīng)由多層次的安全保護措施,信息的共享具有嚴(yán)格的保密級別和用戶權(quán)限。通過提供用戶名/口令、權(quán)限控制、備份等安全對策,以滿足系統(tǒng)身份鑒別、訪問控制、保密性等安全服務(wù)要求。

3.先進性原則

在保證成熟可靠的前提下,系統(tǒng)要達到設(shè)計思想的先進性和應(yīng)用技術(shù)的先進性,采用成熟的、流行的設(shè)計與開發(fā)的平臺和工具,保證一定程度的技術(shù)前瞻性,適應(yīng)未來2—3年內(nèi)的信息化發(fā)展;

4.易用性原則

充分人力資源人員的應(yīng)用能力和計算機操作水平,系統(tǒng)設(shè)計要做到界面友好、操作簡潔,提供豐富翔實、通俗易懂的在線幫助,根據(jù)應(yīng)用慣例整理、提取、預(yù)置大量的常用的操作模板;

5.擴展性原則

隨著公司信息化的發(fā)展和人力資源部門服務(wù)業(yè)務(wù)的增加,要求系統(tǒng)能夠具有通過部署達到支持大量并發(fā)訪問的能力,能夠通過掛接的方式,根據(jù)需要方便的定義、增加新的信息服務(wù)類型;

6.集成性原則

根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系,將孤立的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)經(jīng)整合、集成后,形成綜合數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)倉庫,使各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)做到有機集成和關(guān)聯(lián)存儲,做到綜合信息的查詢、統(tǒng)計、分析可直接在集成后的綜合數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)倉庫進行。

7.完整性原則

完整性包括數(shù)據(jù)完整性和約束完整性兩方面,集成后的數(shù)據(jù)要保證數(shù)據(jù)本身和數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)關(guān)系的完整,保證數(shù)據(jù)間邏輯關(guān)系的一致。

8.一致性原則

不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間存在著語義上的區(qū)別。整合、集成后的數(shù)據(jù)要根據(jù)一定的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模式和商業(yè)規(guī)則進行統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和字段語義編碼轉(zhuǎn)換。

9.組件化原則

整個系統(tǒng)開發(fā)需要多個模塊協(xié)同工作,在設(shè)計時堅持組件化設(shè)計的原則,提高系統(tǒng)的易維護性和可擴充性,同時避免因一部分程序的修改影響到其他部分,利用組件化開發(fā)技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)的快速開發(fā)、部署和維護。

四、平臺建設(shè)內(nèi)容

1.辦公平臺

通過辦公平臺,館內(nèi)的相關(guān)新聞、通知、待辦事項、計劃總結(jié)等都清晰地展現(xiàn)到每一個人的工作平臺中,與圖書館的相關(guān)工作都可以從這一平臺進入開展,包括讀者管理、著者管理、出版社管理、書商管理、訂單管理等都可以實現(xiàn)系統(tǒng)集成,進而提高圖書館的工作效率;

2.在線交流

在圖書館工作,建立網(wǎng)絡(luò)溝通交流記錄,使溝通更加方便快捷。規(guī)范的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng),包括內(nèi)部論壇、網(wǎng)絡(luò)會議、個人建議和網(wǎng)上調(diào)查,使內(nèi)部通信和信息交流通暢便捷。

3.個人辦公

實現(xiàn)圖書館日常辦公的信息化協(xié)同運轉(zhuǎn)。包括工作日記,日程安排,計劃總結(jié),任務(wù)等功能。4.公文管理

建立適合圖書館內(nèi)公文流轉(zhuǎn),規(guī)范公文辦理,內(nèi)外部的收發(fā)文、請示簽報、文件審批、報表傳遞、會議紀(jì)要以及檔案管理,實現(xiàn)電子化流轉(zhuǎn)方式,支持WORD/EXCEL格式,真正實現(xiàn)無紙化辦公。

5.行政辦公

對圖書館館內(nèi)資源進行有效的管理,檢測使用沖突,合理調(diào)控。包括:資產(chǎn)管理、用品管理、車輛管理、會議管理等。

6.工作流程

系統(tǒng)所有工作流程統(tǒng)一入口,靈活、高效地完成各項工作。快速簡單的流程設(shè)置和編輯方法,系統(tǒng)管理員無需掌握專門技術(shù)即可迅速定義各種工作流程。

7.系統(tǒng)管理

人性化的系統(tǒng)設(shè)置向?qū)Чδ?系統(tǒng)管理員在一個頁面上便可以簡單、快速的進行系統(tǒng)初始化,提高系統(tǒng)上線速度。

五、平臺安全

目前網(wǎng)絡(luò)中一般存在著非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、破壞數(shù)據(jù)安全性和拒絕服務(wù)攻擊等多種威脅,影響到用戶的使用,導(dǎo)致數(shù)據(jù)的泄漏或丟失,更甚者導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。協(xié)同管理平臺建設(shè)要進行全面的安全考慮,包括系統(tǒng)安全和安全管理體系。

1.系統(tǒng)安全

系統(tǒng)安全包括身份認證和授權(quán)訪問控制。身份認證一般可以考慮多種認證方式,包括普通口令認證、AD認證、身份認證卡等。授權(quán)訪問控制不僅控制應(yīng)用或用戶訪問哪些信息,而且控制應(yīng)用或用戶有權(quán)執(zhí)行哪些操作。

2.安全管理體系

任何網(wǎng)絡(luò)僅在技術(shù)上是做不到完整的安全的,還需要建立一套科學(xué)、嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系,提供制度上的保證,將由于內(nèi)、外部的非法訪問或惡意攻擊造成的損失減少到最小。

網(wǎng)絡(luò)安全管理目標(biāo):采取集中控制、分級管理的模式,建立由專人負責(zé)安全事件定期報告和檢查制度,從而在管理上確保全方位、多層次、快速有效的網(wǎng)絡(luò)安全防護。

建立包括技術(shù)、人員與組織結(jié)構(gòu)、應(yīng)急事件、安全響應(yīng)服務(wù)、安全培訓(xùn)等5個方面的安全管理規(guī)范和組織。

六、結(jié)束語

隨著現(xiàn)代管理的發(fā)展,以高校圖書館的職能管理發(fā)展,信息平臺建設(shè)將成為高校圖書館提高管理水平和服務(wù)水平的一個重要手段。高校圖書館通過信息化建設(shè)為信息化人才甚至創(chuàng)新型人才培養(yǎng)提供信息服務(wù)和教育,從而幫助克服教學(xué)科研中阻隔信息的“壁壘”和制約創(chuàng)新的“障礙”。

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The Research on Building L ib raries’Collabo rative Platform in Higher Education Institutions

ZHANG Ying
(Tianjin Hedong D istrict Staff and Workers University,Tianjin 300160 China)

W ith the rapid development of the information technology and computerized manage2 ment,the management of libraries in universities and colleges also faces the challenge on the manage2 ment mode and methods.This articlemakes some researches on the target,p rincip les,contents,security management and control of the collaborative p latform in higher education institutions.

collaborative management;library;informatization

TP399

A

1673-582X(2011)08-0050-04

2010-10-10

張瑩(1978-),女,天津市人,任教于天津市河?xùn)|區(qū)職工大學(xué)計算機系,工學(xué)碩士,講師,主要從事計算機應(yīng)用研究。