邵化梅

(華北電力設(shè)計院工程有限公司，北京 100120)

在20世紀80、90年代，企業(yè)檔案管理的目標是立足建立以紙介質(zhì)為代表的實體檔案管理體系，為此檔案及各級人員付出了艱辛的努力，確立了檔案管理組織保障體系；建立了“三納入四同步”等一系列行之有效的參與經(jīng)營生產(chǎn)管理的方式；規(guī)范了檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等管理過程和方法；進行了歸檔范圍、分類、編碼、標識等標準化和制度建設(shè)工作；注重實體檔案耐久性、檔案庫房和保管條件的研究；對于檔案管理人才隊伍建設(shè)提出了具體的建設(shè)目標等。經(jīng)過了幾十年的努力，實體檔案管理體系基本建成并在企業(yè)改革和發(fā)展中發(fā)揮了巨大的作用。

20世紀90年代中期，特別是近10年來，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲得了突飛猛進的發(fā)展，電子文件大量涌現(xiàn)，并逐步成為檔案產(chǎn)生的主要手段和方法；電子文件及數(shù)據(jù)信息可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速傳輸?shù)较嚓P(guān)干系人處；硬盤、光盤、服務(wù)器、磁盤陣列、光盤塔等存儲設(shè)備能輕易存儲海量的電子文件和數(shù)據(jù)信息；電子文件的復(fù)制非常簡單而且?guī)缀醪挥每紤]成本；電子文件的利用方式發(fā)生了深刻的變化，效率之高超出想象；各種軟硬件系統(tǒng)的發(fā)展支撐并加速了電子文件形成的速度，保證了電子文件形成的質(zhì)量。

檔案人面對這一巨大變革并沒有束手無策，更沒有消極抵抗，而是積極接受、認真學習和深刻研究。但這種變革是復(fù)雜的，電子文件、電子檔案、數(shù)字檔案是什么？與實體檔案有什么區(qū)別？網(wǎng)絡(luò)和軟硬件系統(tǒng)如何支撐電子文件和電子檔案產(chǎn)生和傳輸？電子簽名是怎么回事兒？電子檔案的分類與標識、載體與信息的關(guān)系是怎樣的？電子文件和元數(shù)據(jù)從源頭開始的產(chǎn)生環(huán)境、產(chǎn)生方式、流轉(zhuǎn)過程、歸檔手段、整理方法、保管方式、安全體系、利用模式和鑒定銷毀等檔案管理各環(huán)節(jié)都較實體檔案有哪些不同？總之，筆者認為傳統(tǒng)的實體檔案管理體系已無法滿足和支撐數(shù)字檔案管理的需要，基于此，提出了建立數(shù)字檔案管理體系的課題，請仁者見仁智者見智，提出批評，共同進步。

1 什么是數(shù)字檔案管理體系

數(shù)字檔案、數(shù)字化檔案、數(shù)字檔案館及數(shù)字檔案管理體系概念比較多，經(jīng)本人研究，認為如下定義較企業(yè)檔案管理更為合理。

(1)數(shù)字檔案：指運用當代信息技術(shù)，自動收集在經(jīng)營、生產(chǎn)、管理過程中產(chǎn)生的電子文件信息，并對其進行管理，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的信息系統(tǒng)。簡單地說，只有從經(jīng)營生產(chǎn)管理程序中“流”出來的電子文件信息才是數(shù)字檔案。

(2)數(shù)字化檔案：是把館藏的歷史檔案通過掃描等方法，將紙介質(zhì)檔案從傳統(tǒng)形態(tài)轉(zhuǎn)化成計算機可識別的數(shù)字形態(tài)，同時將傳統(tǒng)的檔案管理擴展到計算機檔案管理, 并對此進行科學的分類存儲，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以便能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中快速、簡便地查閱和利用的過程。

(3)數(shù)字檔案館：是檔案信息化的集中體現(xiàn)，主要是電子文件信息自動“流”進來并集中管理(與地方綜合館不同)，同時信息集中發(fā)布的載體。

(4)數(shù)字檔案管理體系：是基于電子檔案和元數(shù)據(jù)全過程管理的檔案管理體系，是區(qū)別于傳統(tǒng)實體檔案管理模式的一套數(shù)字檔案管理模式。

2 實體與數(shù)字檔案管理的區(qū)別

筆者認為檔案管理的基本方法論是科學的、合理的，我們還是從檔案六個最主要的管理環(huán)節(jié)，即：檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀入手談?wù)剬嶓w檔案(我們以紙介質(zhì)檔案為代表)和數(shù)字檔案管理的區(qū)別。

2.1 收集

收集的難度與以往紙介質(zhì)完全不同，它要規(guī)范電子文件的標識、軟件環(huán)境、硬件環(huán)境、電子文件的標準化，例如：我們會關(guān)心電子文件使用什么樣的形文件、使用什么操作系統(tǒng)、什么版本的應(yīng)用軟件、電子文件的存放方式和數(shù)據(jù)格式，電子文件的命名方式，甚至我們會關(guān)心這些電子文件存放數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫類型、數(shù)據(jù)庫表字段的定義和字段長度，我們會關(guān)心電子文件在流轉(zhuǎn)到數(shù)字檔案館之前的管理權(quán)限、流轉(zhuǎn)過程、審批過程、電子簽名的實現(xiàn)方式，我們甚至會關(guān)心流轉(zhuǎn)過程的日志記錄和數(shù)據(jù)備份，我們會關(guān)心版次以及升版的過程，我們關(guān)心電子文件歸檔的數(shù)字檔案館之后的文件狀態(tài)、使用權(quán)限和元數(shù)據(jù)，它遠比紙介質(zhì)檔案管理復(fù)雜得多，難度大得多！收集范圍也需要重新界定，再加之檔案門類較多，包括圖紙檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、總承包檔案、監(jiān)理檔案等，載體格式較多，包括文本文件、圖紙文件、掃描文件、多媒體文件等多種格式多種版本文件，就顯得數(shù)字檔案的收集越發(fā)困難，管理深度越發(fā)深刻。

2.2 整理

數(shù)字檔案進館之前和之后的整理工作也有著非同以往的特點，收集工作是整理工作的基礎(chǔ)，這點要求檔案人員工作前移和廣泛。數(shù)字檔案的整理必須依賴數(shù)字檔案館軟硬件系統(tǒng)，整理的效率和質(zhì)量很大程度上取決于系統(tǒng)能力，如判定歸檔電子文件的合規(guī)性，包括電子文件命名、版次、電子文件依托工具軟件的版本、形文件、甚至電子簽名的正確性。整理的另一個重要特點在于數(shù)字檔案的分類與編碼的科學性，電子檔案管理的單位是文件，傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案通常按卷進行管理，管理顆粒度的不同使檔案的分類與編碼發(fā)生很大的變化，精細度、管理深度要求建立以“件”為單位的分類與編碼，要求打破傳統(tǒng)的檔案分類模式，建立與經(jīng)營、生產(chǎn)、管理過程匹配的、甚至是一致的分類編碼體系，這個過程需要與各級各類人員共同完成。收集范圍的擴大使整理范圍和內(nèi)容增加。

2.3 保管

數(shù)字檔案的保管是建立“電子庫房”的過程，傳統(tǒng)庫房需要賦予檔案庫管號(或稱排架號、調(diào)卷號)、電子庫房需要賦予每個電子文件數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)庫管理，每個電子文件都有自己的路徑位置，傳統(tǒng)庫房需要架位標識、架位圖，電子庫房需要服務(wù)器、磁盤陣列或光盤塔的標識和編碼；傳統(tǒng)庫房需要有防火、防盜等“八防”要求，電子庫房需要數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全，可靠的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、防病毒系統(tǒng)、文檔保護系統(tǒng)、容災(zāi)系統(tǒng)等，其安全級別明顯高于傳統(tǒng)檔案庫房的要求。雖然電子庫房占用的物理空間減少了，但它的投資規(guī)模、管理難度比傳統(tǒng)庫房更高、更大。

2.4 利用

企業(yè)檔案管理逐步向其價值本源回歸，從“整理檔案”、“保管檔案”，更多地向“利用檔案”過渡。數(shù)字檔案的利用比傳統(tǒng)檔案利用有著無與倫比的優(yōu)勢，但利用的前提是數(shù)字檔案與紙介質(zhì)檔案的一致性。因此，為了解決這個問題，不少企業(yè)采取掃描的方式保證紙電一致，掃描文件的穩(wěn)定性、標準的通用和完整性是選擇這種方式的原因，但這種方式無疑會增加資源投入，但現(xiàn)階段未嘗不是一個較好的過渡方案。

原來只是借紙介質(zhì)檔案參考，現(xiàn)在是直接在電子檔案上修改、創(chuàng)作，形成新的產(chǎn)品。

紙介質(zhì)檔案存儲的必要性體現(xiàn)出來了，信息與載體的不可分離性使紙介質(zhì)檔案長久保存后信息可讀、易讀性不會產(chǎn)生很大差異，但電子文件則不同，它的讀取必須基于一定的軟硬件環(huán)境，如：15年前DOC操作系統(tǒng)下的文檔現(xiàn)在幾乎沒有辦法讀出來，5年前的3寸、5寸軟盤還在通行，而當下，要找到能識別軟盤的軟驅(qū)都非常困難。無疑，企業(yè)不可能把所有系統(tǒng)軟件和硬件保管起來，不可能定期將海量的電子文件轉(zhuǎn)換成新的版本，因為這樣，即投入大量的人力、物力，又無法保證轉(zhuǎn)換后的電子文件可用、可讀，信息完整。

數(shù)字檔案利用便利性也在很大程度上取決于數(shù)字檔案館系統(tǒng)的能力，檢索查詢的速度、搜索引擎的能力、數(shù)據(jù)庫規(guī)劃的科學性、人機交互界面的友好性、標準化程度、甚至權(quán)限設(shè)置的合理性、報表設(shè)計的靈活性、網(wǎng)絡(luò)速度等都直接影響用戶的利用效率和接受度，再加之資源的數(shù)量和質(zhì)量也是保證數(shù)字檔案利用的重要原因。

編研是檔案深化利用的體現(xiàn)，歷來被視為檔案工作努力的方向，數(shù)字檔案的建立使編研工作效果更加突出。

2.5 統(tǒng)計

數(shù)字檔案管理體系建立使統(tǒng)計工作變得簡單而準確，使工作更量化、可測量。

2.6 鑒定銷毀

有些人認為電子檔案只是占一點硬盤空間而異，多多益善，但筆者認為，電子檔案的鑒定銷毀工作不僅應(yīng)該做而且應(yīng)成為更為常規(guī)的一種行為，因為，電子文件的質(zhì)量直接影響使用者的利用，原來只是借檔案看看，現(xiàn)在是直接在檔案上修改、創(chuàng)作，形成新的產(chǎn)品，對原文的依賴性更高，因此要求電子垃圾或作廢檔案及時清理，避免誤用。

3 如何建立數(shù)字檔案管理體系

3.1 制定規(guī)劃

數(shù)字檔案管理體系建設(shè)需要系統(tǒng)地研究和規(guī)劃，企業(yè)應(yīng)組織專門的人員，如生產(chǎn)管理人員、信息技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、檔案人員共同策劃，結(jié)合本單位實際情況，分門別類地研究各類電子文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、歸檔過程，研究數(shù)字檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等各環(huán)節(jié)管理過程，研究歷史檔案資源的電子化方式，數(shù)字檔案館的架構(gòu)，數(shù)字檔案館與其它應(yīng)用系統(tǒng)的接口關(guān)系，信息系統(tǒng)及文檔安全等。

數(shù)字檔案管理體系規(guī)劃還包括實施方案，提出系統(tǒng)建設(shè)組織體系、責任部門和責任人、進度、階段目標、實施策略、資金投入等，保證規(guī)劃落地。

數(shù)字檔案管理體系規(guī)劃應(yīng)通過公司評審，得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的認同和支持，規(guī)劃須按年度進行滾動修改，持續(xù)不斷地完善和豐富規(guī)劃內(nèi)容，使規(guī)劃可行、有效。

3.2 組織保障

數(shù)字檔案管理體系建立需要有一定的組織保障，數(shù)字檔案管理體系絕不是檔案管理部門一家的事情，需要動用各方力量共同完成，領(lǐng)導(dǎo)作用固然重要，更重要的是各級責任部門和責任人，如在通過信息系統(tǒng)收集檔案的過程中，在推行標準化過程中會涉及所有經(jīng)營、生產(chǎn)、管理人員，會涉及各級領(lǐng)導(dǎo)和員工，難度很大、周期較長，必須由各級責任人各負其責，全力以赴，共同推進，才能把這項工作做好。

檔案部門是其中最重要的部門之一，檔案人員要努力學習、認真研究、善于溝通、專業(yè)指導(dǎo)，按照規(guī)劃不折不扣地貫徹實施下去，通過歸檔率等控制措施保證體系建設(shè)的落地。

3.3 配備資源

數(shù)字檔案管理體系建立需要較大資源配置，網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)、數(shù)字資源的積累，尤其是歷史檔案的電子化、外購數(shù)字資源、數(shù)字檔案系統(tǒng)安全保證體系建設(shè)，甚至出版設(shè)備、遠程及移動應(yīng)用設(shè)備、影像設(shè)備等都是不小的開支。

另外，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)要配備高素質(zhì)的人員，主要包括信息技術(shù)人員、生產(chǎn)人員、檔案人員等。要增加數(shù)字加工人員、掃描人員等階段性人員投入。

3.4 組織實施

數(shù)字檔案管理體系建立是一個長期的工作，需要分階段有步驟地進行實施。主營業(yè)務(wù)產(chǎn)品(根據(jù)企業(yè)不同有所不同，如設(shè)計檔案、項目管理檔案、監(jiān)理檔案、施工檔案、采購檔案、設(shè)備檔案等)的數(shù)字化是企業(yè)首先解決的問題，在這個過程中，數(shù)字檔案館的建立也應(yīng)該同步進行，使檔案的接收、整理能及時進行，數(shù)字檔案的利用有渠道，方便易行。

數(shù)字檔案的資源建設(shè)也需要按照規(guī)劃逐步增加，歷史檔案的數(shù)字化是較好、較快地解決方案，應(yīng)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立初期進行。文書檔案、會計檔案、榮譽檔案、聲像檔案、合同檔案、招投標檔案等應(yīng)按規(guī)劃逐步實現(xiàn)數(shù)字歸檔。

數(shù)字檔案管理體系實施應(yīng)按階段進行驗收和評審，提出修改意見和建議，供相關(guān)方持續(xù)改進。

3.5 標準化建設(shè)

數(shù)字檔案管理體系對標準化的依賴尤為明顯，前文對此已多次闡述，傳統(tǒng)紙介質(zhì)檔案的產(chǎn)生主要是個體行為更突出些，文件產(chǎn)品質(zhì)量很大程度上取決于個體的責任心和熟練程度，而電子檔案的產(chǎn)生更多依賴系統(tǒng)軟硬件環(huán)境、信息環(huán)境下管理過程的受控和標準化。

數(shù)字檔案管理不同于紙介質(zhì)檔案管理，需要以新的視角和管理模式審視和梳理管理過程和方法，標準化和制度建設(shè)是保證數(shù)字檔案管理體系建立和實施的保障，應(yīng)引起重視。

這些標準化包括：信息結(jié)構(gòu)標準化、電子文件命名、版次、電子文件依托工具軟件的版本、形文件、數(shù)字檔案的分類與編碼的科學性等。

3.6 持續(xù)改進

持續(xù)改進是做好工作的一種有效的方法論，數(shù)字檔案管理體系建立亦應(yīng)如此，雖然任務(wù)很艱巨，難度很大，但有了堅強的組織體系保證，合理的資源配備，系統(tǒng)的較為完善的規(guī)劃及好的實施方法論，再加上我們的信念和堅持不懈，數(shù)字檔案管理體系建設(shè)一定能實現(xiàn)，一定能見到好的效果。

4 幾點看法

4.1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的定位

現(xiàn)在信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使有些人員認為：所有過程的文檔和交付產(chǎn)品文檔都能夠通過各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集和管理，沒有必要再建立檔案系統(tǒng)，沒有必要再存儲一套數(shù)字資源，認為這是一種浪費。

筆者認為，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)存儲的是企業(yè)運行過程信息和產(chǎn)品信息，檔案系統(tǒng)存儲的是經(jīng)過篩選的，有查考利用價值的檔案信息，因此，業(yè)務(wù)系統(tǒng)存儲信息量大，檔案系統(tǒng)存儲信息是企業(yè)精華；業(yè)務(wù)系統(tǒng)存儲各版本信息，檔案系統(tǒng)存儲最終版成果；企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)較多，信息分散、管理模式不統(tǒng)一，檔案系統(tǒng)信息集中，管理模式統(tǒng)一；業(yè)務(wù)系統(tǒng)更關(guān)注過程，檔案系統(tǒng)更關(guān)注結(jié)果；此外，檔案系統(tǒng)可以將不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔內(nèi)容整合，綜合顯示在統(tǒng)一的主題下。如：我們可以將某個工程不同期數(shù)、不同階段的工程概況、前期文件、設(shè)計圖紙、采購檔案、施工檔案、工程管理檔案、工程照片、聲像、報優(yōu)成果等等內(nèi)容集中展示出來，這在某個業(yè)務(wù)系統(tǒng)是無法做到的。

4.2 實體檔案與電子檔案的關(guān)系

有些人認為有了比較完整齊全的電子文件、電子檔案就可以取消紙介質(zhì)檔案了。筆者認為，這種思路未嘗不是今后發(fā)展的方向，但就目前的管理水平和技術(shù)能力看，這種做法還不成熟，有待商榷。

正如前文所說，信息與載體的分離性是電子檔案區(qū)別于紙介質(zhì)檔案的最重要地方，電子文件長久保存后信息的完整性、可讀性、易讀性都沒有得到很好地解決，5年后、10年后、20年后這些電子文件或許全部變成了不可讀、不可用的電子垃圾。

另一方面，電子檔案的法律效力問題雖然在局部有一些突破，但沒有普遍性和廣泛性，企業(yè)檔案管理難于操作，以電子簽名為例，數(shù)字認證、指紋認證等多種技術(shù)均缺乏經(jīng)過長期考量的成熟產(chǎn)品，認證平臺不斷升級，誰對平臺的長期有效負責？在管理上同樣也缺乏充分的方法加以約束和規(guī)范。

因此，紙介質(zhì)檔案在一定時期內(nèi)依然需要，企業(yè)可根據(jù)需要將之封存不借，存檔備查，尤其是重要檔案更是不能輕易取消紙介質(zhì)存儲，但可以減少存檔份數(shù)和使用方法。另一方面，大力建設(shè)數(shù)字檔案管理體系，充分利用數(shù)字檔案便于利用的特點為經(jīng)營、生產(chǎn)、管理人員提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4.3 數(shù)字檔案與知識管理的關(guān)系

知識管理體系建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的核心能力建設(shè)之一，值得我們深刻地思考和勇敢地實踐，由于各企業(yè)情況不同，什么是知識的界定就存在很大差異，知識管理體系建立存在著各種不同定位。知識的分類、編碼、篩選、確認、推送、更新，知識管理組織體系、知識積分、測量體系、考核評價體系等需要建立，這更是一項長期而艱巨的任務(wù)。

數(shù)字檔案是知識數(shù)據(jù)信息的重要組成部分，但不是所有的數(shù)字檔案都是知識，數(shù)字檔案館更不是知識管理系統(tǒng)的替代物。數(shù)字檔案館的建立是現(xiàn)階段數(shù)字檔案管理體系建設(shè)的需要，是為企業(yè)積累知識的一個渠道，與知識管理體系建設(shè)沒有矛盾，也沒有必然聯(lián)系，如：財務(wù)系統(tǒng)、標準系統(tǒng)、公文系統(tǒng)等形成的數(shù)據(jù)信息都是知識數(shù)據(jù)信息的一部分。

5 結(jié)語

數(shù)字檔案管理體系建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的需要，是信息技術(shù)發(fā)展的必然，筆者只是從體系建設(shè)角度談了些粗淺的看法，此外政策、技術(shù)、管理、社會認知等各方面都存在大量深刻的內(nèi)容需要學習和探討，這將是我們檔案人員努力的方向，前進的動力和進步的平臺。

[1]蔣國勇.從數(shù)字檔案館建設(shè)看我國檔案管理體制[J].檔案學研究，2010，(4).