張含卓 歐雪梅

加快高校教學檔案信息化建設的思考

張含卓 歐雪梅

(中國礦業(yè)大學材料學院 江蘇徐州 221116)

高校 教學檔案 信息化

高校教學檔案是指在教學活動和教學管理過程中形成的對學校和社會具有保存價值的各種歷史記錄,包括文字、圖表、聲像等多種類型和格式,對高校教學評估和教學管理工作具有重要意義和作用。2008年教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《高等學校檔案管理辦法》中明確提出:高校應加快數(shù)字檔案館建設,保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行。然而時至今日,很多高校的教學檔案信息化建設還停留在起步階段,對檔案信息化的理解和重視程度不夠,水平參差不齊,在檔案的收集、保管和利用等方面都存在一些問題。如何加快高校教學檔案的信息化建設,充分挖掘教學檔案的價值,更好地為高校教育教學工作服務,是高校檔案管理部門急需探討的課題。

1 全面收集教學檔案,為信息化建設提供數(shù)據(jù)基礎

檔案收集是開展高校教學檔案信息化建設的基礎。只有系統(tǒng)完整地收集教學檔案材料,才能如實反映教學情況,保證信息化建設后續(xù)工作的質(zhì)量。當前我國高校教學檔案歸檔范圍的依據(jù)為 1993年原國家教委制定的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》。在信息時代背景下,高校教學檔案除了原有的來源分散、內(nèi)容繁多等特點外,還有以下一些新特點:一是檔案載體多元化。紙質(zhì)檔案不再是高校教學檔案的唯一載體,以磁帶、磁盤、光盤等載體歸檔的電子教學檔案已成為檔案收集的重要內(nèi)容。二是檔案形式數(shù)字化。多媒體技術(shù)在教學活動中的應用以及高校教務系統(tǒng)的普及,使大量教學檔案以電子文件的形式產(chǎn)生,如電子文本、圖片、視頻等。三是檔案傳遞網(wǎng)絡化。辦公自動化的出現(xiàn)推動了無紙化辦公的開展,使大量教學檔案以電子文件的形式通過網(wǎng)絡進行流轉(zhuǎn)和使用。

高校教學檔案的上述新特點給其收集工作帶來了一些新問題:一是思想觀念落后,電子檔案收集不及時。許多高校長期采用傳統(tǒng)的檔案管理手段和流程,對紙質(zhì)檔案的收集得心應手,但對電子檔案的收集效率低下,導致電子檔案大量積壓,不能及時歸檔。有的高校甚至耗費人力財力先將電子文件全部轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件,再按照舊的操作程序進行歸檔,嚴重阻礙了檔案信息化建設的開展。二是制度標準不健全,電子檔案收集不規(guī)范。當前高校教學檔案的信息化建設尚處于起步階段,沒有完善的管理制度和統(tǒng)一的技術(shù)標準,收集工作分散混亂。有的檔案長期滯留在學院系部,容易造成資料丟失;有的檔案收集不完整,無法準確反映教學情況;有的檔案數(shù)字化處理形式各異,影響信息交換和資源共享。三是管理系統(tǒng)不兼容,造成電子檔案收集不便。

對此,高校應充分認識教學檔案信息化建設的重要作用,積極采取措施做好教學檔案的收集工作,為高校教學檔案的信息化建設做好資源積累。首先,加強重視,明確責任。在思想上高度重視檔案收集工作,從教學管理部門到各學院系所落實專門人員負責教學檔案的收集,定期匯總歸檔。其次,完善制度,統(tǒng)一標準。針對教學檔案來源分散、內(nèi)容繁多等特點,出臺相關(guān)文件制度,明確教學檔案的收集范圍、期限、程序等。制定統(tǒng)一標準,要求基層負責人按照規(guī)定的數(shù)據(jù)格式進行檔案收集和數(shù)字化處理,形成完整的電子檔案來源。最后,系統(tǒng)對接,優(yōu)化整合。聘用專業(yè)技術(shù)人員對教務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化整合,形成相互聯(lián)系的接口,實現(xiàn)教學檔案在教務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的上傳和下載,提高電子檔案的收集效率。

2 完善保管教學檔案,為信息化建設提供管理保證

檔案保管是開展高校教學檔案信息化建設的重心。根據(jù)電子檔案的特性,科學合理地做好檔案保管工作是信息化建設的重要任務。當前高校電子教學檔案的保管主要存在以下問題:一是經(jīng)費投入不足,基礎設施簡陋。高校教學檔案的信息化建設需要一定的經(jīng)費支持來搭建軟硬件平臺,而不少高校缺乏必要的財力物力投入,導致設備不全,無法滿足信息化建設的需求。二是技術(shù)支撐落后,數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善。檔案信息化建設是一項技術(shù)密集型工程,需要先進的計算機技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息資源的分類、著錄、檢索等操作,這也是檔案信息能夠被充分開發(fā)和利用的前提。然而大多數(shù)高校目前的檔案信息化程度不高,許多檔案工作人員對數(shù)據(jù)存儲、壓縮、傳輸、檢索等技術(shù)知之甚少。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)往往規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡化水平低。三是保障體系不健全,數(shù)據(jù)安全性差。檔案信息化安全包括設備物理安全、數(shù)據(jù)管理安全和信息網(wǎng)絡安全等方面。由于檔案信息安全保障體系不完善,極易出現(xiàn)設備故障、病毒危害、惡意攻擊和入侵等現(xiàn)象,嚴重危害高校電子教學檔案的信息安全。

對此,高校應克服困難,勇于開拓,尋求各方支持,提高自身技術(shù)水平,扎實做好教學檔案信息化建設的保管工作。首先,應加強基礎設施建設。高校應投入專項資金進行檔案信息化建設,配置必要的儀器設備,如進行信息處理的計算機設備、進行數(shù)據(jù)傳輸?shù)木W(wǎng)絡通訊設備、進行數(shù)據(jù)保存的存儲器設備等。定期對設備進行檢測維護,對老化和損壞的設備進行及時更換。其次,應加強數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設。利用現(xiàn)代科技手段,建立通用性強、內(nèi)容豐富、操作方便的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅應具有良好的人機交互界面,方便用戶將各類教學檔案信息導入和導出,還應具有實用化的修改、檢索、統(tǒng)計等功能。只有建立了功能強大的教學檔案數(shù)據(jù)庫,才能對教學檔案信息進一步開發(fā)利用。最后,應加強安全體系建設。一方面應建立制度保障體系,明確檔案數(shù)據(jù)的安全保密職責、檔案使用范圍和管理權(quán)限,確保檔案信息規(guī)范管理。另一方面應建立技術(shù)保障體系,通過密碼設置、訪問控制、防火墻、入侵檢測等信息安全技術(shù)對非法操作進行防御,通過數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級、更新補丁、病毒庫檢測等措施對數(shù)據(jù)安全進行維護,切實有效地保障高校教學檔案信息化建設的安全。

3 充分利用教學檔案,為信息化建設提供服務平臺

當前高校教學檔案的開發(fā)利用程度較低,主要存在以下制約因素:一是工作積極性不高,服務意識不強。很多檔案工作人員并未認真思考教學檔案的開發(fā)利用,工作僅局限于檔案的接收和保管,往往是等待利用者上門查閱,而不會主動提供信息服務。二是業(yè)務能力有限,開發(fā)利用層次低。檔案工作人員大多還停留在提供原始紙質(zhì)檔案的層面,缺乏對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理和加工開發(fā)的能力。隨著高校近年來的快速發(fā)展,教學檔案數(shù)量急劇增加,內(nèi)容龐雜,查閱起來費時費力,導致大量有價值的檔案信息長期無人問津。三是網(wǎng)絡化水平低,信息共享差。大多數(shù)高校的檔案管理系統(tǒng)為單機版,無法通過網(wǎng)絡提供信息服務。由于不能進行遠程操作,信息資源共享困難,給檔案工作人員和利用者都帶來不便。四是管理模式封閉,利用范圍狹窄。很多高校的檔案管理系統(tǒng)只為本校內(nèi)部利用,而不對外校和社會開放。這種內(nèi)向型、封閉式的管理模式不利于教育教學信息傳播,也阻礙了高校與外界的交流合作。

對此,高校應解放思想,積極創(chuàng)新,利用檔案信息化建設的契機,開發(fā)教學檔案的價值,擴大教學檔案的用武之地。首先,樹立服務思想,主動提供咨詢。高校應通過加強宣傳、提高待遇等手段激發(fā)檔案工作人員的事業(yè)心和使命感,主動研究教學檔案信息化建設的新情況和新問題,開拓研究思路,創(chuàng)新服務渠道,更好地解決檔案利用者的需求。針對檔案利用者在檢索、比較、使用過程中可能遇到的問題,提供便捷詳細的咨詢服務,使其能夠快速查閱和使用檔案信息資源。其次,加強業(yè)務培訓,提升服務質(zhì)量。高校應定期對檔案工作人員進行專業(yè)培訓,提升其業(yè)務能力和服務質(zhì)量。檔案工作人員應掌握一定的計算機和網(wǎng)絡技術(shù),熟練進行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理和電子檔案的分類、著錄、檢索、傳輸?shù)炔僮鳌Ｉ钊腴_發(fā)檔案信息資源,通過檔案信息的篩選、整理和優(yōu)化形成有針對性的報表,及時反映教育教學工作的成績和問題,為高校發(fā)展和領(lǐng)導決策提供依據(jù)。第三,加強網(wǎng)絡建設,實現(xiàn)資源共享。將檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)絡相結(jié)合,在保障檔案信息安全的前提下提供網(wǎng)絡服務,可以使檔案的查閱和使用不再局限于原始紙質(zhì)檔案,既提高了管理和利用的效率,又避免了原始紙質(zhì)檔案的損壞。最后,加大公開力度,拓寬服務領(lǐng)域。在政策允許范圍內(nèi)提高教學檔案信息的公開力度,打造具有高校自身特色的信息平臺,展示其教學實踐活動、教學成果、學生成績和就業(yè)情況等,發(fā)揮教學檔案對高校發(fā)展和社會進步的推動作用。這樣既有利于提升高校的知名度和社會影響,也可以贏得主管部門和社會各界對教學檔案信息化建設的支持。

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(2011-02-08 收稿)(王一伊 編輯)