鞏梅

（北京大學(xué)圖書館，北京 100871）

早在30年前，國外的大學(xué)就開始推進(jìn)校園卡的管理工作。2000年前后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和數(shù)字化校園工程的實(shí)施，國內(nèi)大學(xué)紛紛啟動(dòng)了校園卡工程。校園卡集學(xué)籍卡、門禁卡、醫(yī)療卡、考勤卡、上機(jī)卡等于一身，同時(shí)還兼有支付功能，大大方便了學(xué)生和教工的日常工作和學(xué)習(xí)。目前，各高校的校園卡工程發(fā)展并不同步，有的高校已經(jīng)真正實(shí)現(xiàn)了一卡在手，校內(nèi)到處走，但是也有的高校卻因?yàn)楦鞣N原因還不能真正實(shí)現(xiàn)這些功能。特別是在很多高校合并后，原本屬于不同高校的學(xué)生身份發(fā)生了變化，也給校園卡的管理帶來了相應(yīng)問題。同時(shí)，有的高校因?yàn)樽x者群的不同而暫時(shí)存在校園卡用戶和非校園卡用戶。也有的高校還沒有啟動(dòng)校園卡工程。因此，筆者重點(diǎn)不討論校園卡，而是“讀者卡”。即不管讀者用的是智能校園卡、條形碼卡還是IC卡，只要它具有借書的功能，筆者統(tǒng)稱“讀者卡”。筆者將探討讀者卡在互聯(lián)網(wǎng)和多館環(huán)境下的管理現(xiàn)狀并提出管理水平的幾點(diǎn)設(shè)想。

1 互聯(lián)網(wǎng)與多館環(huán)境下讀者卡的功能

讀者卡功能的實(shí)現(xiàn)首先依賴于互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境，無論是只有一個(gè)借出口的圖書館還是有多個(gè)借出口的大館和多個(gè)分館，讀者卡的所有功能需要后臺(tái)人員的持續(xù)工作。

1.1 多館環(huán)境下借閱

讀者卡首先最重要的功能是借閱。告別了紙質(zhì)卡片的借書證，利用電子化的手段發(fā)行的讀者卡很大程度上提高了圖書館借書的效率。讀者只需要一張卡片就能借10冊(cè)、20冊(cè)不等的圖書。隨著各高校合并工作的深入，圖書館分館系統(tǒng)的逐漸成熟，讀者基本上可以持一張卡就能完成多館的借閱、不同校區(qū)之間的借閱，并且可以就近還書。借閱的冊(cè)數(shù)可以通過參數(shù)系統(tǒng)調(diào)整，各高校根據(jù)讀者類型劃分不同的借閱數(shù)量與權(quán)限。

1.2 門禁通道機(jī)出入

目前，圖書館在讀者入館方面普遍采用的方法是門禁系統(tǒng)，即讀者通過用讀者卡刷卡進(jìn)館。這種方式通過門禁服務(wù)器實(shí)現(xiàn)對(duì)使用期限到期和掛失用戶的限制，保護(hù)了在校讀者的利益。但是也出現(xiàn)了個(gè)別讀者借朋友的卡刷卡進(jìn)館的現(xiàn)象。有的學(xué)校在通道機(jī)旁邊安裝服務(wù)器顯示讀者照片，保安人員對(duì)照讀者照片檢查，盡量杜絕非本人使用讀者卡的現(xiàn)象。同時(shí)，掛失、過期的讀者卡通過系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)更新，同步更新到門禁系統(tǒng)服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，不僅保護(hù)了讀者的利益也提醒讀者及時(shí)辦理延期或者離校手續(xù)。

1.3 數(shù)字圖書館門戶認(rèn)證

近幾年，各高校圖書館在門戶建設(shè)方面發(fā)展很快。統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一檢索的功能是門戶建設(shè)的亮點(diǎn)。讀者在各圖書館的門戶主頁中只需要輸入一次讀者卡的ID號(hào)和密碼，成功登錄后就可以實(shí)現(xiàn)查詢狀態(tài)、修改密碼、續(xù)借、預(yù)約等操作，并使用圖書館的電子資源。在北大圖書館等參加了CASHL文獻(xiàn)傳遞、CALIS文獻(xiàn)傳遞的成員館讀者，一次認(rèn)證就可以提交文獻(xiàn)傳遞的請(qǐng)求，不需要再申請(qǐng)賬戶。這樣不僅方便了讀者，也免去了讀者要記住多個(gè)用戶名和密碼的麻煩。密碼的修改也可以通過門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)，大大方便了讀者使用。目前的認(rèn)證系統(tǒng)登錄后還用IP地址作進(jìn)一步的限制。保證有效用戶使用圖書館資源。

1.4 電子資源檢索認(rèn)證

數(shù)字圖書館不斷把大量的數(shù)字資源充實(shí)到圖書館中，使得讀者到圖書館除了借書、閱覽外，對(duì)電子資源的使用量大大增加。各高校的電子資源閱覽室、多媒體閱覽室也采用自己的小管理系統(tǒng)。這些小管理系統(tǒng)與圖書館的自動(dòng)化系統(tǒng)往往相對(duì)獨(dú)立，但是讀者檢索時(shí)的認(rèn)證也是使用讀者卡完成。讀者卡通常起到認(rèn)證、計(jì)時(shí)等功能，既方便了讀者也使管理科學(xué)化。另外，作為某一圖書館的固定用戶，當(dāng)讀者在外地時(shí)如果想使用圖書館購買的電子資源，也可以通過使用讀者卡的用戶名和密碼登錄后進(jìn)行檢索。對(duì)圖書館用戶的開放使得電子資源的使用不再因?yàn)榈攸c(diǎn)的變化而受到影響，用戶至上的服務(wù)理念得到體現(xiàn)。

2 網(wǎng)絡(luò)與多館環(huán)境下讀者卡管理的現(xiàn)狀

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)與多館的環(huán)境下，讀者卡的功能范圍大大增加，讀者卡的管理也越來越依賴于電子化和網(wǎng)絡(luò)化。讀者數(shù)據(jù)的收集、更新、處理等環(huán)節(jié)需要通過網(wǎng)絡(luò)的順暢及時(shí)更新，目前各高校讀者卡的管理現(xiàn)狀大致如下：

2.1 讀者卡的辦理機(jī)構(gòu)不同

目前讀者卡的發(fā)放機(jī)構(gòu)各不相同，但是比較統(tǒng)一的做法是新生在報(bào)到當(dāng)天就可以到指定地點(diǎn)拍攝照片，幾天后就能領(lǐng)到讀者卡。發(fā)放讀者卡的機(jī)構(gòu)有圖書館、學(xué)校教務(wù)部的學(xué)籍科、還有的是專門成立的校園卡管理辦公室。招生工作相對(duì)獨(dú)立，幾個(gè)學(xué)區(qū)分散在不同地點(diǎn)，讀者卡的發(fā)放也就分在不同的校區(qū)。這樣，學(xué)生領(lǐng)到讀者卡的時(shí)間不同。并入綜合性大學(xué)的醫(yī)學(xué)院的附屬醫(yī)院和大學(xué)的性質(zhì)不同，但也開始加入統(tǒng)一的自動(dòng)化系統(tǒng)，管理方式就各有特點(diǎn)。

2.2 讀者數(shù)據(jù)的收集與更新渠道不同

由于讀者卡的管理機(jī)構(gòu)不同，讀者數(shù)據(jù)的收集渠道也就各不相同。而讀者數(shù)據(jù)收集后導(dǎo)入系統(tǒng)的工作就更加重要。目前大多數(shù)學(xué)校采用的方法是新生開學(xué)時(shí)通過系統(tǒng)整批導(dǎo)入。讀者數(shù)據(jù)不僅有姓名、號(hào)碼、身份的信息。也有讀者的院系、單位、電話、電子郵箱地址等信息。收集這些信息非常重要，這不僅關(guān)系到賦予讀者唯一的證件，也關(guān)系到讀者在使用圖書館期間是否能得到圖書館提供的很多服務(wù)。例如郵件提醒，電話聯(lián)系，短信服務(wù)等等。所以不同的管理機(jī)構(gòu)需要根據(jù)自己的特點(diǎn)來盡量收集讀者的信息。讀者的信息發(fā)生變化時(shí)，也要隨時(shí)更新，包括讀者卡丟失換卡等信息，保護(hù)讀者的利益。離校的手續(xù)也由最初發(fā)卡機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，離校后讀者數(shù)據(jù)的管理分在不同的發(fā)卡館管理。

2.3 讀者卡的樣式不統(tǒng)一

盡管使用同一個(gè)系統(tǒng)，服務(wù)方式相同，但讀者卡卻不同。以北京大學(xué)圖書館為例，讀者卡就有三種。一種是智能校園卡，讀者數(shù)據(jù)通過卡內(nèi)的智能芯片記錄，并用讀卡器讀取數(shù)據(jù)和照片。校本部的老師和全日制有學(xué)籍的同學(xué)使用。一種是PVC卡，用紅外掃描卡片上的條形碼讀取數(shù)據(jù)，主要用于校外的館際互借讀者和校內(nèi)進(jìn)修生和訪問學(xué)者。同時(shí)醫(yī)學(xué)部和各附屬醫(yī)院也頒發(fā)一種PVC的卡，功能與前一種卡相同，但是卡的外觀和信息等項(xiàng)不同。為了解決不同的卡都能實(shí)現(xiàn)同樣的功能，圖書館在解決這些問題的過程中，多次研究和測試，力求達(dá)到最佳效果?，F(xiàn)在讀者在借書時(shí)工作人員按照不同的讀者卡使用不同的讀卡設(shè)備。門禁通道機(jī)也選擇了兩種卡片都可以讀取的雙讀取設(shè)備。這些工作的實(shí)施，大大方便了讀者的使用。

2.4 讀者卡各類用戶的權(quán)限不同

盡管不同類型的讀者卡可以在同一個(gè)系統(tǒng)中使用，但是各類用戶的權(quán)限各不相同。主要包括以下方面：各類讀者的借閱量不同；可借閱圖書的文種有限制；預(yù)約量和預(yù)約等級(jí)有區(qū)別；因圖書過期而停借的規(guī)定也不同等等。所有這些功能的實(shí)現(xiàn)都是通過系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置實(shí)現(xiàn)的。工作人員在具體操作時(shí)又有一定的靈活性，當(dāng)讀者有特殊需求時(shí)工作人員可以通過越權(quán)密碼來進(jìn)行操作，方便讀者。

3 進(jìn)一步提升證卡管理水平的幾點(diǎn)設(shè)想

在多館和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，讀者使用圖書館的資源范圍擴(kuò)大，空間變化。這就要求圖書館的服務(wù)也要隨之改變，以適應(yīng)這種發(fā)展和變化。在實(shí)際工作中，讀者卡管理工作人員要在熟悉工作流程和規(guī)定外，多進(jìn)行不同校區(qū)、機(jī)構(gòu)之間的溝通，多對(duì)讀者進(jìn)行輔導(dǎo)和培訓(xùn)。

3.1 加強(qiáng)多館之間的聯(lián)系與溝通

不同的高校之間互相交流和學(xué)習(xí)將有助于提高整體的管理水平。一個(gè)學(xué)校中的聯(lián)系與溝通也非常必要。特別是發(fā)卡機(jī)構(gòu)不同但共用一個(gè)系統(tǒng)的學(xué)校。這些聯(lián)系不僅僅限于領(lǐng)導(dǎo)和自動(dòng)化系統(tǒng)部門，關(guān)鍵是具體負(fù)責(zé)讀者卡管理的部門。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通與處理，方便讀者。這些問題主要有讀者在不同圖書館借書產(chǎn)生了過期、權(quán)限到期等問題，原則上需要到發(fā)卡館處理，但是讓讀者跑來跑去的確影響他們的借閱。工作人員之間電話溝通，既很快解決問題，又方便讀者。在實(shí)踐中，類似的問題解決好了，將提升圖書館的服務(wù)水平，也做到了以讀者為本。只要工作人員樹立服務(wù)的思想和意識(shí)，平時(shí)遇到問題時(shí)能夠多分析原因，發(fā)現(xiàn)了問題，遇到新情況都按照統(tǒng)一的原則處理。

3.2 制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

網(wǎng)絡(luò)和多館環(huán)境為讀者卡的使用提供了很多方便。每位讀者一個(gè)卡，讀者數(shù)據(jù)的唯一性等特點(diǎn)要求讀者卡的管理更加規(guī)范。因此比以往更需要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范包括：工作人員操作規(guī)范，讀者證編碼規(guī)則，掛失、補(bǔ)卡、離校等操作的規(guī)范。因讀者卡啟用了多項(xiàng)功能，而每項(xiàng)功能的完成依賴讀者卡管理人員及時(shí)提供最準(zhǔn)確的讀者數(shù)據(jù)和信息。這些操作規(guī)范也要根據(jù)不斷變化的情況及時(shí)修改，并對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。在實(shí)際工作中，由于有的讀者有兩種身份，出現(xiàn)了一人多張讀者卡的現(xiàn)象，是否對(duì)這樣的現(xiàn)象進(jìn)行限制和管理，也需要根據(jù)實(shí)際情況討論問題并解決問題。

3.3 定期對(duì)讀者數(shù)據(jù)進(jìn)行更新

讀者卡是讀者每天進(jìn)出圖書館和在圖書館進(jìn)行活動(dòng)的證件。如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，將影響到讀者的各項(xiàng)活動(dòng)。及時(shí)同步更新數(shù)據(jù)非常重要。讀者數(shù)據(jù)的變化每天都在發(fā)生，工作人員的任務(wù)也就非常復(fù)雜，要通過各種渠道收集讀者信息的變化，及時(shí)更新。每天的數(shù)據(jù)更新的工作要及時(shí)進(jìn)行。這些工作包括對(duì)門禁系統(tǒng)服務(wù)器的更新、對(duì)門戶統(tǒng)一認(rèn)證系統(tǒng)的更新等等。數(shù)據(jù)的更新主要依靠服務(wù)系統(tǒng)報(bào)表人工上載數(shù)據(jù)門戶服務(wù)器定時(shí)完成。遇到服務(wù)器出現(xiàn)特殊情況時(shí)數(shù)據(jù)更新必須人工干預(yù)。由于存在數(shù)據(jù)更新的人工和系統(tǒng)更新兩種機(jī)制，系統(tǒng)中的讀者數(shù)據(jù)就要進(jìn)行定期更新和管理。同時(shí)，workflow系統(tǒng)的報(bào)表功能為系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新提供了統(tǒng)計(jì)功能，根據(jù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)結(jié)果對(duì)某類用戶進(jìn)行分析，利用分析的結(jié)果進(jìn)行無用數(shù)據(jù)的刪除，也將保證用戶數(shù)據(jù)完善。

3.4 做好讀者的輔導(dǎo)和培訓(xùn)工作

讀者在還沒有用到圖書館的文獻(xiàn)和服務(wù)之前，首先接觸到的是讀者卡的管理與服務(wù)。由于在互聯(lián)網(wǎng)和一校多館的環(huán)境下讀者卡的功能增多，讀者在使用中就會(huì)出現(xiàn)各類問題：讀者因所借圖書過期或者讀者卡權(quán)限到期等原因不能正常借書；忘記了密碼不能完成登錄和續(xù)借、預(yù)約等操作；個(gè)人信息變化了不知如何到圖書館修改；不清楚丟失后讀者卡的掛失、補(bǔ)辦手續(xù)等等。這些問題雖然很小，但是對(duì)于急需圖書館服務(wù)的讀者來講又非常迫切。把原來在圖書館坐等讀者上門的被動(dòng)服務(wù)變成主動(dòng)服務(wù)是證卡管理人員面臨的新挑戰(zhàn)。利用網(wǎng)絡(luò)和其他途徑加強(qiáng)宣傳輔導(dǎo)、培訓(xùn)是越來越多的圖書館證卡服務(wù)的新舉措。在新生入學(xué)時(shí)發(fā)放讀者手冊(cè)講解各種問題，在圖書館比較醒目的位置張貼說明和提醒。在門戶主頁的宣傳中不斷增加新的內(nèi)容。在常見問答（FAQ）中更新內(nèi)容等等。對(duì)于隨時(shí)有問題的讀者，增加對(duì)他們的輔導(dǎo)和培訓(xùn)操作，而不是簡單地把宣傳材料發(fā)給他們，將有利于讀者更好地使用圖書館。

圖書館讀者卡的管理工作是讀者接觸圖書館的“第一站”，讀者的很多需求和想法都首先反映到這里。而讀者卡管理工作的水平直接反映圖書館服務(wù)水平。同時(shí)，讀者個(gè)人信息的收集不僅關(guān)系到將來對(duì)讀者的深層次服務(wù)，也關(guān)系到讀者的利益和圖書館長期發(fā)展。因此，提升圖書館讀者證的管理水平與提升整個(gè)圖書館的服務(wù)水平相輔相成。

［1］ 翟春紅，張富英.利用UNICORN系統(tǒng)進(jìn)行讀者證卡管理的方法［J］.山東圖書館季刊，2002(3).

［2］ 黃雪梅.機(jī)讀借書證的管理方法［J］.津圖學(xué)刊，2000(1).

［3］ 李振國.高校圖書館讀者借書證的發(fā)放與管理［J］.河北科技圖苑，1999(2).

［4］ 黃詠梅.淺談圖書館借書證的管理方法［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006(17).