王呈璐

ERP是EnterpriseResourcePlanning也就是企業(yè)資源計(jì)劃的縮寫(xiě)。它是一種集成了物流管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理以及信息管理于一身的可以對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)全流程進(jìn)行管理和監(jiān)控的管理軟件。Deloitte&Touche（德勤）對(duì)ERP所做出的定義是，ERP是集成的企業(yè)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)，它允許企業(yè)對(duì)于他們的絕大多數(shù)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)操作和整合，分享橫跨整個(gè)企業(yè)的共同數(shù)據(jù)和操作規(guī)范，在一個(gè)實(shí)時(shí)的環(huán)境中生成和評(píng)價(jià)信息。也就是說(shuō)，這一系統(tǒng)是幫助企業(yè)的管理者全面而綜合的掌握企業(yè)各個(gè)方面的信息，從而對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理的軟件系統(tǒng)。在這一軟件進(jìn)入國(guó)內(nèi)之后，國(guó)內(nèi)的代理公司根據(jù)中國(guó)本土的情況和企業(yè)需要做出了一些調(diào)整，其中之一就是很多國(guó)內(nèi)組織在應(yīng)用這一軟件時(shí)，將財(cái)務(wù)部分單獨(dú)提出來(lái)，用于財(cái)務(wù)管理。組織的財(cái)務(wù)管理是通過(guò)價(jià)值形態(tài)對(duì)組織資金運(yùn)動(dòng)進(jìn)行決策、計(jì)劃和控制的綜合性管理。組織財(cái)務(wù)管理目標(biāo)是組織的財(cái)務(wù)活動(dòng)、處理財(cái)務(wù)關(guān)系所要達(dá)到的根本目的，它決定著組織財(cái)務(wù)管理的基本方向，是組織財(cái)務(wù)管理工作的出發(fā)點(diǎn)。組織財(cái)務(wù)管理目標(biāo)從它的演進(jìn)過(guò)程來(lái)看，均直接反映著財(cái)務(wù)管理環(huán)境的變化，反映著組織利益集團(tuán)利益關(guān)系的均衡，是各種因素相互作用的綜合體現(xiàn)。從這一角度說(shuō)，如果能夠從一個(gè)組織的財(cái)會(huì)角度將組織的各個(gè)部分信息進(jìn)行組織和匯總，就能夠比較全面的對(duì)該組織的運(yùn)行情況進(jìn)行掌握。這也是國(guó)內(nèi)很多企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行改造的原因。

相對(duì)于經(jīng)營(yíng)性組織對(duì)于企業(yè)整體財(cái)務(wù)管理的重視，我國(guó)行政事業(yè)單位對(duì)自身的財(cái)務(wù)狀況和財(cái)會(huì)管理的重要性認(rèn)識(shí)依然不足，更不要提發(fā)掘財(cái)會(huì)在主旨管理中的中心地位和作用。

一、行政事業(yè)單位現(xiàn)行財(cái)會(huì)管理制度弊端

1.不能劃清行業(yè)內(nèi)財(cái)務(wù)管理的界限

很多行政單位依然存在著政企不分的狀況，沿用以前的財(cái)政管理方式。這就造成本應(yīng)作為公共財(cái)政管理的卻采用了企業(yè)化財(cái)務(wù)管理，而本應(yīng)作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的卻采用了公共財(cái)政管理的現(xiàn)象，使得本應(yīng)集中統(tǒng)一調(diào)度的資金，反而不能集中調(diào)度。本應(yīng)由企業(yè)負(fù)責(zé)出資養(yǎng)護(hù)的設(shè)施，由于不能及時(shí)劃分出來(lái)，最后由政府墊資養(yǎng)護(hù)，造成了行政部門(mén)的資金損失。

2.部門(mén)預(yù)算的編制缺乏組織保證

部門(mén)預(yù)算是財(cái)會(huì)工作的重要環(huán)節(jié)，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)國(guó)家財(cái)政預(yù)算管理的基本組織形式，更是國(guó)庫(kù)集中收付、政府采購(gòu)等制度的基礎(chǔ)。如果財(cái)會(huì)部門(mén)不能做出科學(xué)合理的預(yù)算，很難保證工作正常有序的進(jìn)行。

3.資金管理缺乏系統(tǒng)性

如今的行政事業(yè)單位還沒(méi)有形成系統(tǒng)性的財(cái)會(huì)管理，所以其資金管理的效率還跟不上步驟，其資金的運(yùn)用及核算在各個(gè)部門(mén)間不能進(jìn)行很好的銜接和管理，導(dǎo)致資金管理及使用不暢，資金循環(huán)阻塞，財(cái)會(huì)管理的缺陷性充分暴露。

二、ERP系統(tǒng)與一般財(cái)務(wù)軟件的區(qū)別

首先，以前的財(cái)務(wù)軟件其工作機(jī)理與ERP系統(tǒng)有很大區(qū)別，之前的財(cái)務(wù)軟件主要是針對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)核算方面，其管理只是單純的錄入、記錄和整理，是在工作時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)憑證手工輸入、匯總、分析，個(gè)人用在財(cái)會(huì)管理方面的精力非常有限。而ERP系統(tǒng)卻不一樣，它在業(yè)務(wù)處理中以流程為向?qū)В渥詣?dòng)分錄系統(tǒng)能夠快速有效的將財(cái)務(wù)模塊的一系列流程串聯(lián)成一個(gè)系統(tǒng)，環(huán)環(huán)相接，逐一相連，遞進(jìn)完成每一階段的財(cái)務(wù)核算。針對(duì)不同的財(cái)務(wù)類(lèi)型，ERP系統(tǒng)會(huì)按照事先預(yù)定好的會(huì)計(jì)科目自動(dòng)觸發(fā)其會(huì)計(jì)事件，所以當(dāng)財(cái)務(wù)類(lèi)型產(chǎn)生時(shí)，ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，更新分類(lèi)賬目。財(cái)務(wù)人員的主要任務(wù)就是審核這些憑證，這樣就會(huì)大幅度的減少財(cái)務(wù)工作人員的工作量。大部分的時(shí)間都應(yīng)用在財(cái)務(wù)管理中，這就為公司提供更多的決策依據(jù)。

第二，從功能上來(lái)看，國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)軟件已發(fā)展的越來(lái)越成熟，可以滿(mǎn)足一般性財(cái)務(wù)核算的要求。但是從管理的角度分析，管理者所得到的財(cái)務(wù)報(bào)表就不僅僅是簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)的累積。其可以通過(guò)這些報(bào)表來(lái)分析組織的各部分運(yùn)行情況，這時(shí)，單純的財(cái)務(wù)報(bào)表就很難滿(mǎn)足要求，即便可以實(shí)現(xiàn)，也需要管理者本人有較高的財(cái)務(wù)知識(shí)，由龐雜的報(bào)表數(shù)據(jù)中分析總結(jié)，既浪費(fèi)精力，又浪費(fèi)時(shí)間。同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，當(dāng)報(bào)表數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，就很難查詢(xún)到根結(jié)，這樣就會(huì)消耗大量的時(shí)間。而ERP軟件是由業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，所以各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以和各項(xiàng)業(yè)務(wù)行為緊密聯(lián)系在一起，從財(cái)務(wù)角度或從業(yè)務(wù)角度都能夠快速進(jìn)行相互跟蹤。

三、行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)管理對(duì)ERP的安裝流程

1.分步實(shí)施

在系統(tǒng)安裝的過(guò)程中，要遵循科學(xué)的實(shí)施方法，既不能操之過(guò)急，也不能把時(shí)間拖得太久。行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)的ERP系統(tǒng)安裝是一個(gè)龐大的工程，也是有較高風(fēng)險(xiǎn)性的項(xiàng)目，為了確保項(xiàng)目的成功，借鑒國(guó)內(nèi)外行政事業(yè)單位行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)信息化實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)信息化工程要首先制訂一個(gè)合理的目標(biāo)和工作計(jì)劃。同時(shí)，實(shí)施的同時(shí)也要采取整體規(guī)劃，分步實(shí)施的策略，這樣方能確保項(xiàng)目實(shí)施工作的扎實(shí)有效。

2.嚴(yán)格控制信息質(zhì)量

在行政單位的管理中，財(cái)會(huì)信息的正確性是非常重要的的問(wèn)題。一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)了錯(cuò)誤，將影響之后包括匯總、總結(jié)等等所有環(huán)節(jié)，最終影響到?jīng)Q策的準(zhǔn)確性，所以在ERP系統(tǒng)傳遞財(cái)會(huì)信息時(shí)一定要確保其準(zhǔn)確性，這就要求行政事業(yè)單位必須能夠采取有效措施進(jìn)行調(diào)控。若行政事業(yè)單位在ERP系統(tǒng)中填制單據(jù)之前，仍然有紙質(zhì)單據(jù)存在，在單據(jù)審核過(guò)程中，就要加強(qiáng)核對(duì)紙質(zhì)單據(jù)和系統(tǒng)單據(jù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)。

3.試運(yùn)行

ERP系統(tǒng)安裝后的試運(yùn)行是系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵之處，所以在試運(yùn)行時(shí)必須要保證系統(tǒng)切換的準(zhǔn)確和完整，對(duì)信息系統(tǒng)的模擬運(yùn)行以及試銷(xiāo)售必須進(jìn)行嚴(yán)格測(cè)試和把關(guān)，排除任何可能出現(xiàn)的誤差，確保信息切換的成功。試運(yùn)行其實(shí)就是模擬運(yùn)行，而模擬運(yùn)行值是由系統(tǒng)的各個(gè)組成部分及其軟件功能的測(cè)試所得，即是通過(guò)測(cè)試更深一步的了解軟件系統(tǒng)的各種功能，核對(duì)其是否符合行政事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)行需求以及存在的差異，然后據(jù)其檢測(cè)結(jié)果進(jìn)行對(duì)癥處理，然后擬定合適的解決方案。根據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行情況挖掘軟件可能開(kāi)發(fā)的其他潛在功能，針對(duì)特定客戶(hù)給予一些合適的設(shè)置，對(duì)其現(xiàn)有功能進(jìn)一步修改、補(bǔ)充、調(diào)整和完善，使其達(dá)到客戶(hù)的需求。

4.加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員管理

在行政事業(yè)單位中，必須要專(zhuān)門(mén)的財(cái)會(huì)信息管理人員，這樣才能更好的進(jìn)行財(cái)會(huì)管理工作。這些人員必須要熟悉行政事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理模式，有必須有新信息的接受和學(xué)習(xí)能力，才能更好的完成財(cái)會(huì)管理工作。財(cái)會(huì)管理人員必須要負(fù)責(zé)任，在財(cái)會(huì)信息管理中，能夠明確項(xiàng)目實(shí)施中的單位分工情況，定期給予總結(jié)和交流，確保實(shí)施項(xiàng)目的組織性和系統(tǒng)性。

四、ERP系統(tǒng)在行政事業(yè)單位的具體應(yīng)用

1.預(yù)算管理

ERP新系統(tǒng)在工作時(shí)需要安排新的工作流程和步驟，建立新的工作機(jī)構(gòu)，進(jìn)行新的管理和控制，其中預(yù)算管理部門(mén)就是一個(gè)非常重要的機(jī)構(gòu)。其專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)單位的預(yù)算策劃，對(duì)上級(jí)所擬定的預(yù)算額進(jìn)行審核和修訂，對(duì)建立的預(yù)算方案進(jìn)行評(píng)估和編制，對(duì)大量的非貿(mào)易、非經(jīng)營(yíng)購(gòu)匯人民幣進(jìn)行限額預(yù)算等等。預(yù)算管理部門(mén)還要負(fù)責(zé)建立和管理預(yù)算項(xiàng)目庫(kù)的組織研究，并且為其擬定合適的行業(yè)融資政策等，同時(shí)單位內(nèi)部的財(cái)會(huì)體制等都需要預(yù)算部門(mén)的管理和配合。政府預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表格式是比較常用的行政事業(yè)單位的預(yù)算編制格式，其雖有銜接性強(qiáng)等不少優(yōu)點(diǎn)，但是不足之處也很明顯，歷史收支反映不夠明確、預(yù)算收支經(jīng)濟(jì)性質(zhì)反映不便等等。但是，ERP系統(tǒng)本身的集成性特點(diǎn)卻正好彌補(bǔ)了其諸多的缺陷，因此在預(yù)算編制格式時(shí)，單位預(yù)算收支可以采用政府預(yù)算報(bào)表格式，其他的諸如反映單位資產(chǎn)以及資金積累等情況，則可以用行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)報(bào)表，并且可以在報(bào)表后面運(yùn)用附表方式，更清楚的注明單位的資金使用具體情況。

2.資產(chǎn)管理

由于ERP系統(tǒng)的流程指向性，使得行政事業(yè)單位可以根據(jù)自己部門(mén)ERP系統(tǒng)的具體特點(diǎn)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的資產(chǎn)管理中心，其工作主要是通過(guò)系統(tǒng)所傳來(lái)的各類(lèi)數(shù)據(jù)信息，對(duì)部門(mén)管理之下的資產(chǎn)的配置、使用、處置、資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、界定、變動(dòng)和糾紛調(diào)處、資產(chǎn)保全、使用效益考核評(píng)價(jià)、資產(chǎn)的清查、監(jiān)管、政府采購(gòu)、非經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)監(jiān)督和管理等；制定政府采購(gòu)實(shí)施辦法，編制政府采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃；組織實(shí)施部門(mén)集中采購(gòu)項(xiàng)目，并對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施管理；政府采購(gòu)有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作；以及對(duì)進(jìn)行股份制改造的資產(chǎn)重組、股權(quán)設(shè)置、資產(chǎn)處置等工作；清產(chǎn)核資、產(chǎn)權(quán)管理、國(guó)有資本金統(tǒng)計(jì)分析和產(chǎn)權(quán)糾紛調(diào)處、資產(chǎn)處置及使用管理工作；組織實(shí)施有關(guān)資產(chǎn)的評(píng)估工作；規(guī)費(fèi)使用及預(yù)算內(nèi)外建設(shè)資金的監(jiān)督檢查工作。

3.財(cái)會(huì)操作自動(dòng)化

在行政事業(yè)部門(mén)應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，很多以前需要由財(cái)會(huì)部門(mén)人員手工操作的記賬報(bào)賬等財(cái)會(huì)操作都可以統(tǒng)一地在ERP系統(tǒng)中直接進(jìn)行，甚至可以由各個(gè)部門(mén)直接將數(shù)據(jù)匯總后報(bào)到財(cái)務(wù)部門(mén)，對(duì)于數(shù)據(jù)的審核和校對(duì)也可以直接在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行。這樣既節(jié)省了人工精力，又節(jié)省了時(shí)間。例如，很多部門(mén)現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，其優(yōu)點(diǎn)包括：數(shù)據(jù)簽名，報(bào)銷(xiāo)憑單采用電子簽名，可以有效避免偽造簽名的風(fēng)險(xiǎn)。多級(jí)復(fù)核，憑證和付款均實(shí)行二級(jí)復(fù)核出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。自動(dòng)計(jì)算，憑單和補(bǔ)助等由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算減少差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。信息記錄，系統(tǒng)記錄核算操作流程利于明確工作責(zé)任。數(shù)據(jù)一致，信息數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)后，非經(jīng)批準(zhǔn)不得修改。

總而言之，應(yīng)用ERP系統(tǒng)是一個(gè)加快行政事業(yè)部門(mén)財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)規(guī)范化和信息化的有效途徑，在充分的了解該系統(tǒng)的特點(diǎn)并對(duì)部門(mén)自身進(jìn)行清晰有效的分析后行政管理部門(mén)可以通過(guò)該系統(tǒng)切實(shí)提高財(cái)會(huì)管理的效率并擴(kuò)大其功效