孫長美

在當(dāng)今信息化高速發(fā)展的時代，高科技的生產(chǎn)力在醫(yī)院占據(jù)著非常重要的位置，尤其在現(xiàn)代化管理的醫(yī)院里，記錄資料的信息載體正向高科技、多媒體的趨勢發(fā)展。臨床聲像技術(shù)資料因其圖文并茂、形象直觀、信息傳播速度快捷方便而使其在醫(yī)療、教學(xué)、科研等管理活動中的應(yīng)用日趨廣泛，醫(yī)院圖書館收藏文獻資料的載體也由原先單一的紙質(zhì)載體向磁、光、聲像介質(zhì)等多種載體發(fā)展，這些新生資料無論從數(shù)量上還是質(zhì)量上都在迅猛增加，重要的利用價值和高效的使用頻率，迫切要求醫(yī)院必須科學(xué)有效地管理好這些特殊資料。

一 、如何理解醫(yī)院聲像資料的分類及其意義

（一） 攝影資料

醫(yī)院的攝影資料是圖像資料的一種形式，由單張的或一組照片組成，將醫(yī)院在社會活動中直接形成的以靜止攝影影響為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。攝影資料除照片外，還包括幻燈片、攝影片。

醫(yī)院攝影資料的內(nèi)容往往是醫(yī)院的發(fā)展歷程、醫(yī)院的建設(shè)與規(guī)劃、衛(wèi)生改革、教學(xué)活動、科研項目、管理狀況、環(huán)境及臨床、手術(shù)、標本等的圖像記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資料和形象病案資料。例如，X射線攝影、內(nèi)窺鏡攝影、顯微攝影、心電圖示波器波形及超聲診斷顯示圖像等已成為當(dāng)今醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)，醫(yī)學(xué)攝影資料已在醫(yī)學(xué)著述、遠程會診、臨床教學(xué)、疑難病癥研究、情報刊物和學(xué)術(shù)交流中大量使用，這足以證明醫(yī)院攝影資料在醫(yī)院聲像檔案中具有非常重要的地位。

（二）錄音資料

醫(yī)院錄音資料是將記錄聲音的信號通過機械的、光學(xué)的和磁性的方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娦盘栍涗浽阡浺糨d體上而形成的檔案資料，如錄音帶、唱片等。在電話會議、健康教育、醫(yī)患溝通、專家講座等活動中錄音資料既方便又靈活，所錄制的原始聲音是信息整理的可靠依據(jù)。

醫(yī)院錄像資料是通過錄像技術(shù)將運動著的視像和聲音組成的視聽資料，如錄像片、電影片。醫(yī)院錄像資料一般記錄了院內(nèi)重大的社會活動、各類會議、文體活動和醫(yī)療、教學(xué)、科研、國內(nèi)外交流中有代表性的事件，以生動形象的視覺和聽覺效果向社會及科技人員傳遞信息。它也是醫(yī)院宣傳自己、傳遞醫(yī)療科技信息、擴大知名度的有效方法，同時可以隨時再現(xiàn)事件及活動當(dāng)時的場景，感受當(dāng)時的氣氛。所以錄像資料同樣也是醫(yī)院聲像檔案中的一大寶貴資料。

醫(yī)院計算機可讀資料是將所需信息存儲在磁盤、光盤上，通過計算機作媒介，再現(xiàn)原始的聲音、文字、圖像的資料。隨著我國計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、通訊技術(shù)水平日益提高，醫(yī)院制作、使用計算機可讀資料的數(shù)量、頻率越來越普及，其中醫(yī)院制作的許多教學(xué)用多媒體光盤，在醫(yī)療、教學(xué)、科研中發(fā)揮著重要的作用。醫(yī)院的特殊行業(yè)特點，要求醫(yī)務(wù)工作者必須不斷學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)、了解新病種，通過網(wǎng)絡(luò)定期開展繼續(xù)教育也是醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的一個有效管理模式，以至于計算機可讀資料同樣成為醫(yī)院聲像檔案中必不可缺的一大部分。

二、如何科學(xué)地管理醫(yī)院聲像資料

既然聲像資料在衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用，那么科學(xué)地管理好這些寶貴的資料成為一項非常重要的工作。從業(yè)務(wù)方面分類，醫(yī)院聲像資料包括兩方面內(nèi)容：一是醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理活動中自制的反映院內(nèi)各項活動的聲像資料；二是為傳遞文獻及其他信息由有關(guān)部門從院外采購的各種聲像資料。無論是自制的或是采購的聲像資料，都應(yīng)進行科學(xué)化、標準化、規(guī)范化的管理。

只有成立專業(yè)的管理機構(gòu)，才能有效地、科學(xué)地、標準化地、規(guī)范化地管理好聲像資料，才能最大程度地發(fā)揮好聲像資料的價值。醫(yī)院應(yīng)該成立信息管理中心（或電化教育中心），在信息管理中心設(shè)立聲像資料管理室，聲像資料檔案庫房配套，配備具有專業(yè)知識的人員進行聲像資料的收集、制作和科學(xué)管理。如果尚無設(shè)立聲像資料管理室，也可根據(jù)本醫(yī)院的實際情況由圖書館（室）負責(zé)管理此項工作。信息管理中心需及時將聲像資料送交圖書館（室），圖書館（室）應(yīng)指定專人對醫(yī)院隨時產(chǎn)生的聲像信息進行收集、制作和科學(xué)管理。

醫(yī)院聲像資料的管理制度參照檔案管理制度執(zhí)行。自制的各種聲像資料應(yīng)由相關(guān)科室或人員填寫申請單，經(jīng)管理部門核準后分配給制作人員制作。所有制作成品均應(yīng)建立登記制度，由聲像資料管理室統(tǒng)一入庫歸檔保管。院外采購的聲像資料也應(yīng)交由聲像資料管理室統(tǒng)一管理。所有聲像資料必須備份后歸檔。

聲像資料的價值還體現(xiàn)在它的再利用上，因此只把資料入庫還不行，還需建立完善的借閱制度?？剖液蛡€人需借閱館藏的聲像資料時應(yīng)認真閱讀冊內(nèi)備考表或資料情況說明，填寫借閱單，用畢及時歸還，以保證聲像資料的系統(tǒng)性、完整性和再使用性?？剖一騻€人借閱聲像資料需嚴格根據(jù)文獻保密等級來操作。

由于信息產(chǎn)業(yè)化的飛速發(fā)展，從事醫(yī)院聲像資料管理的工作人員必須緊跟時代的步伐，以應(yīng)對瞬息萬變的信息化發(fā)展，做到科學(xué)有效地收集、制作、管理和利用聲像資料，這就要求從事醫(yī)院聲像資料管理的工作人員要定期培訓(xùn)， 以期隨時了解信息產(chǎn)業(yè)的新動態(tài)、獲取信息產(chǎn)業(yè)的新知識、掌握處理聲像資料的新技能。

只有對聲像資料建立起一整套完善的管理程序，才能談得上是對醫(yī)院聲像資料的科學(xué)管理，才能更好地發(fā)揮醫(yī)院聲像資料的科學(xué)作業(yè)。醫(yī)院聲像資料管理程序可以借鑒圖書檔案的管理，包括：分類、編目、館內(nèi)閱覽和外借等工作程序。

對屬于收集與歸檔范圍的聲像資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定定期向醫(yī)院聲像管理室移交，集中整理歸檔，一般不跨年度，任何科室或個人不得據(jù)為己有；對存有疑義的資料應(yīng)采取必要措施進行鑒定；對反映同一內(nèi)容的若干聲像資料，應(yīng)選擇主題鮮明、影像與聲音清晰、畫面完整；對照片資料應(yīng)底片照片一致、說明齊全。

由于聲像資料記錄信息的方式和介質(zhì)不同于一般的印刷型資料，所以它的分類首先應(yīng)按載體類型及規(guī)格分類。對同一類型與規(guī)格的載體再參照《中圖法》按學(xué)科內(nèi)容分類。在對聲像資料分類整理的同時確定保管期限、密級。

對聲像資料的著錄應(yīng)依據(jù)《非書資料著錄規(guī)則》（GB3792.4-85）進行，也可參照《中國編目規(guī)則》中“錄音資料”、“影像資料”、“靜畫資料”的著錄項目與格式揭示各文獻載體的外表特征和內(nèi)容特征，并根據(jù)檢索需要建立相應(yīng)的目錄或索引。

借閱分館內(nèi)閱覽和外借兩種形式。有條件的醫(yī)院可在圖書館（室）內(nèi)建立聲像資料視聽室，配備相應(yīng)的視聽設(shè)備，供讀者在館內(nèi)視聽。外借聲像資料應(yīng)該像圖書外借一樣根據(jù)外借制度辦理，在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過渡幾個小時。

三、醫(yī)院聲像資料的保管要求

聲像資料的保管不同于普通紙質(zhì)圖書、檔案的保管要求，由于其載體由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管聲像資料就比紙質(zhì)文獻更為講究，要求更嚴格。諸如對溫度、濕度、包裝、存放等方面均有嚴格要求，否則，將造成聲像資料的過早退化和損壞，影響清晰度，給使用帶來困難。如果保管不善將會給醫(yī)院造成不可估量的損失。

膠片要有獨立包裝、手指不能接觸表面。存放的環(huán)境溫度在15℃～20℃，相對濕度為60%～70%，要防霉、防干燥、防曬和防塵。長期儲存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2°C，相對濕度變化不應(yīng)大于±5%。中期儲存環(huán)境，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5°C，相對濕度變化不應(yīng)大于±10%。為保證儲存庫的溫度溫、濕度條件，應(yīng)配備獨立的調(diào)節(jié)系統(tǒng)。

使用和保管錄音帶的所在處，其外部磁場強度應(yīng)低于50奧斯特，錄音磁帶應(yīng)保存在抗磁盤內(nèi)，避免激烈的碰撞和高溫，取拿磁帶應(yīng)拿其邊沿部分。要使磁帶上的信息長期保存，必須定期地進行轉(zhuǎn)錄。保存環(huán)境溫度應(yīng)低于20℃，相對濕度為45%～50%。