■王曉艷

秘書工作是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。秘書活動(dòng)產(chǎn)生的社會(huì)歷史根源包括兩個(gè)方面：其一是社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)部門的出現(xiàn)；其二是文字的產(chǎn)生和使用。秘書的主要工作內(nèi)容可以概括為“三辦”——辦文、辦會(huì)、辦事。而這“三辦”無一不與語(yǔ)文有著密切的關(guān)系。許多開設(shè)秘書專業(yè)的中高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)院或高校都把秘書放在中文系，甚至有人認(rèn)為秘書是中文的一個(gè)分支，由此可見，秘書與中文關(guān)系非常密切，秘書專業(yè)的學(xué)生也必須具備較高的語(yǔ)文素養(yǎng)。文章從秘書職業(yè)的具體工作內(nèi)容來談?wù)劽貢鴮I(yè)學(xué)生所需的語(yǔ)文素養(yǎng)以及應(yīng)如何培養(yǎng)這些素養(yǎng)。

先說辦文吧。俗話說，做一個(gè)好秘書必備的工具是一支好筆和一張好嘴。秘書又叫文秘、文員，辦文是其最普遍最常見的工作任務(wù)之一。秘書的辦文工作涉及的有行政公文、事務(wù)文書、禮儀文書、生活文書、財(cái)經(jīng)文書、法律文書等等。秘書專業(yè)的學(xué)生只要掌握一定的文字駕馭能力，具備良好的語(yǔ)言組織能力，基本的寫作基礎(chǔ)才能勝任此項(xiàng)工作。秘書的文書工作與中學(xué)時(shí)代的作文又有很大的不同，文書工作較多地屬于實(shí)用文體，寫作意圖明確，通常是領(lǐng)導(dǎo)授意寫作，語(yǔ)言明確、簡(jiǎn)潔，莊重，主旨鮮明、務(wù)實(shí)，材料真實(shí)可靠，結(jié)構(gòu)通常比較規(guī)范，故不能像寫中學(xué)生作文那樣隨意聯(lián)想，自由發(fā)揮。當(dāng)然了，如果學(xué)生連中學(xué)生的作文都很難寫好，那么寫好公文之類的實(shí)用文體可能就更難了。很多學(xué)生中學(xué)語(yǔ)文沒有掌握好，看到作文就頭疼，到了大學(xué)就所有當(dāng)然地以為終于可以逃脫了，而對(duì)于文秘專業(yè)的學(xué)生來說絕非如此。文書工作需要大量的閱讀、參考和練習(xí)。中學(xué)語(yǔ)文基礎(chǔ)較好的學(xué)生需要從另一個(gè)角度來學(xué)習(xí)寫作，學(xué)習(xí)實(shí)用文體與作文的區(qū)別；基礎(chǔ)較差的學(xué)生需要進(jìn)一步加強(qiáng)鍛煉，閱讀較多的范文，模擬范文來寫作實(shí)用文。文書工作需要學(xué)生培養(yǎng)書面語(yǔ)的寫作能力，良好的語(yǔ)言組織能力以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S能力。從另一個(gè)方面來看，文書工作也促進(jìn)學(xué)生語(yǔ)文素養(yǎng)的提高，學(xué)生在不斷練習(xí)文書、參加文書例文的時(shí)候同時(shí)也在增強(qiáng)自己運(yùn)用語(yǔ)言文字的能力。

再說辦會(huì)工作。按照會(huì)務(wù)工作的程序，可將辦會(huì)工作分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)階段。我們來逐一闡述。會(huì)前，秘書通常要準(zhǔn)備程序性文件——會(huì)議議程、會(huì)議日程安排、會(huì)議須知等，發(fā)布會(huì)議信息的會(huì)議通知，為領(lǐng)導(dǎo)起草會(huì)議講話稿。程序性文件通常有固定的規(guī)范化的格式要求，會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，通常包括開幕式、領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭、領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告、分組討論、大會(huì)發(fā)言、參觀或其他活動(dòng)、會(huì)議總結(jié)、閉幕式等。日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，一般以天為單位。會(huì)議須知通常是指對(duì)參會(huì)人員的要求、交通提示、紀(jì)律要求等。會(huì)議通知屬于文書工作中的行政公文的通知一類的告知性通知。講話稿兼有口語(yǔ)和書面語(yǔ)的特點(diǎn)，既要通俗易懂，又是寫在紙面上的。會(huì)前工作除了會(huì)場(chǎng)布置，很多工作都是與文字相關(guān)的。會(huì)中階段時(shí)，秘書可能是會(huì)議的主持人。因此秘書專業(yè)的學(xué)生要想做好會(huì)中的主持工作，就必須培養(yǎng)自己良好的語(yǔ)言表達(dá)能力，口齒清晰，音色優(yōu)美，靈活應(yīng)變，抑揚(yáng)頓挫，文學(xué)功底較好。學(xué)生平時(shí)要多閱讀書籍，積極參加活動(dòng)鍛煉自己的口才。會(huì)后階段，秘書要整理會(huì)議文件，將會(huì)議記錄整理成會(huì)議紀(jì)要，并編發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。這里就又涉及到實(shí)用文體的寫作了——會(huì)議紀(jì)要屬于行政公文，簡(jiǎn)報(bào)屬于事務(wù)文書。寫好這些文書就必須具備較好的語(yǔ)文素養(yǎng)。

最后是辦事工作。秘書工作的特點(diǎn)之一就是繁雜性，事務(wù)性。秘書的事務(wù)工作除了辦公室日常事務(wù)，如接打電話，收發(fā)郵件，開具證明介紹信等，還有信息工作、信訪工作、接待工作、督查工作、溝通協(xié)調(diào)等等。這里基本每一項(xiàng)都涉及到語(yǔ)言交際能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力等口語(yǔ)表達(dá)理解的能力。秘書處于組織結(jié)構(gòu)中的中心樞紐位置，處理好上通下達(dá)的工作，必須要有良好的交際能力。正如前所述，當(dāng)秘書要有一支好筆和一張好嘴，處理與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，與同事之間的關(guān)系，與其他部門之間的關(guān)系還有與客戶之間的關(guān)系。

那么在高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院中，我們應(yīng)該如何培養(yǎng)秘書專業(yè)學(xué)生的語(yǔ)文素養(yǎng)呢？

首先是設(shè)置相關(guān)語(yǔ)文課程，主要有《現(xiàn)代漢語(yǔ)》、《大學(xué)語(yǔ)文》、《寫作與口才》、《經(jīng)典名著欣賞與導(dǎo)讀》、《演講與口才》等，很多學(xué)校也把這些課程中的一兩門作為全校學(xué)生的公共必修課。根據(jù)我校的教學(xué)實(shí)踐反饋，這些課程一般都在新生入校的第一個(gè)學(xué)期開設(shè)，他們學(xué)習(xí)的積極性很高，也很有興趣，因?yàn)檫@些課程跟高中銜接緊密，但又不同于高中時(shí)期的純理論教學(xué)。第二，開展各種課內(nèi)外活動(dòng)。比如結(jié)合在《演講與口才》課程內(nèi)，可結(jié)合教學(xué)內(nèi)容，在班內(nèi)組織演講比賽、朗誦會(huì)、辯論賽等。除此之外，在秘書專業(yè)的核心課程如《現(xiàn)代秘書理論與實(shí)務(wù)》中也可以開展類似的活動(dòng)，當(dāng)講到秘書的溝通協(xié)調(diào)時(shí)，教師可選擇相關(guān)案例要求學(xué)生進(jìn)行分析討論，或者設(shè)置情景請(qǐng)學(xué)生在特定的情境中進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)的實(shí)訓(xùn)，鍛煉他們的口語(yǔ)能力。還可以采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)教學(xué)法，給定一個(gè)特定的任務(wù)，將學(xué)生分組通過完成這個(gè)任務(wù)來鍛煉他們的口語(yǔ)表達(dá)能力、交際能力。課外活動(dòng)，比如讀書會(huì)、文化節(jié)、話劇表演等，通過開展這些活動(dòng)，鼓勵(lì)學(xué)生去學(xué)習(xí)，閱讀經(jīng)典名著，思考，再表達(dá)。這不僅豐富了學(xué)生的課余生活，還提高了他們學(xué)習(xí)的興趣。第三，成立各種興趣小組，如寫作協(xié)會(huì)、書法協(xié)會(huì)、口才協(xié)會(huì)、演講協(xié)會(huì)等，有相關(guān)任課教師或較專業(yè)的人士擔(dān)任協(xié)會(huì)的指導(dǎo)老師。協(xié)會(huì)定期舉辦不同規(guī)模的活動(dòng)。通過活動(dòng)讓學(xué)生們?cè)趭蕵分袑W(xué)習(xí)，在娛樂中提高，相互學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步。第四、運(yùn)用多媒體教學(xué)。教師選取口才類的節(jié)目，比如歷屆大學(xué)生辯論賽，組織學(xué)生觀看，然后分析討論。教師還可以找些詩(shī)歌朗誦的磁帶或CD來播放給學(xué)生聽，啟發(fā)他們。理論教學(xué)時(shí)，教師扮演著教官的角色，實(shí)踐教學(xué)時(shí)，教師則扮演著導(dǎo)演的角色。

[1]中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心組織編寫.秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程基礎(chǔ)知識(shí) [M].中央廣播電視大學(xué)出版社,2006（8）.