■李芳

人事檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是組織人事工作的重要組成部分，充分發(fā)揮干部檔案的作用，對(duì)于培養(yǎng)人才、選拔人才、使用人才具有十分重要的作用。特別是通過(guò)研究干部人事檔案記載的各種信息，可以掌握人才隊(duì)伍現(xiàn)狀，為研究制定人才發(fā)展規(guī)劃和人才政策，提高人才工作宏觀管理水平提供信息支持，無(wú)論是國(guó)家機(jī)關(guān)還是企業(yè)、事業(yè)單位信息化的技術(shù)水平越來(lái)越高，許多數(shù)據(jù)資源都依靠網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程存取，網(wǎng)絡(luò)已成為大家的公告平臺(tái)。

隨著辦公自動(dòng)化以及互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)在組織工作中發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用。已有越來(lái)越多的單位將信息管理的概念滲入到干部檔案工作中，開(kāi)始運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部檔案日常管理。將檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能，是需要運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門(mén)協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，根據(jù)實(shí)際情況在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。

一、檔案信息化管理的必要措施

“所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)?！?/p>

眾所周知，檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。此外，檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。其運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)。

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)，因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，利用多種信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案并且運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

二、檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態(tài)的檔案文獻(xiàn)作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。目前，很多檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保障。檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息化建設(shè)的所有方面，包括電子文件歸檔和數(shù)字檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。很多檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標(biāo)依然是最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的根本目標(biāo)。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，促成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

三、培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門(mén)的單一工作，也不能僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強(qiáng)，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護(hù)檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。

人才是信息化建設(shè)的成功之本，重視信息化人才的培養(yǎng)，造就一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的人才隊(duì)伍，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案信息化人才形勢(shì)比較嚴(yán)峻，人才資源緊缺嚴(yán)重制約著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。以人為本，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)已成檔案信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急

檔案信息化是在國(guó)家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織之下，采用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求的建設(shè)過(guò)程。檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合，是傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)向網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的遷移。

[1]楊公之.檔案信息化導(dǎo)論[M].中國(guó)檔案出版社,2001.