馮秀儀

（珠海市供水機(jī)械工程公司，廣東 珠海 519002）

淺談建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)與管理

馮秀儀

（珠海市供水機(jī)械工程公司，廣東 珠海 519002）

本文以房屋建筑工程電子檔案管理為實(shí)例，通過闡述建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)，探研建設(shè)工程電子檔案的保管方法，并對管理現(xiàn)狀提出建議，以提高檔案管理水平。

建設(shè)工程；電子檔案；管理

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展信息時代的到來，現(xiàn)代通訊技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已滲透到各個領(lǐng)域，建設(shè)工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實(shí)際工作中，運(yùn)用現(xiàn)代電子技術(shù)能大大提高人們的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實(shí)際工作中建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，充分認(rèn)識工程電子文件的特點(diǎn)對于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護(hù)工程電子檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

1 建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)

建設(shè)工程電子文件是指在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子檔案是指按照規(guī)程編制、經(jīng)過驗(yàn)收合格并歸檔的電子文件的集合。建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同于其他檔案的特性，即專業(yè)性、成套性等，根據(jù)房屋建筑工程電子檔案的特點(diǎn)，歸納起來有“七性”。

1.1 專業(yè)性

任何一項(xiàng)科技生產(chǎn)活動都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行的，建設(shè)工程檔案涉及的專業(yè)技術(shù)活動包括了工程勘察、設(shè)計(jì)、施工等專業(yè)，涉及到工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探、測繪、水文、土建施工、設(shè)備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設(shè)備管理等。房屋建筑工程竣工電子檔案也涉及多個專業(yè)，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設(shè)備安裝等專業(yè)。每個專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術(shù)活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。由于CAD設(shè)計(jì)軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時應(yīng)同時考慮各專業(yè)的特點(diǎn)。

1.2 成套性

建設(shè)工程檔案形成于整個建設(shè)項(xiàng)目，貫穿從設(shè)計(jì)、施工到竣工的所有專業(yè)技術(shù)活動，反映了建設(shè)項(xiàng)目從調(diào)研、可行性評估、審批、計(jì)劃、勘測、施工、竣工等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設(shè)項(xiàng)目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程電子檔案是按照獨(dú)立工程項(xiàng)目組成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的電子檔案，它包括建設(shè)項(xiàng)目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。

1.3 階段性

以工程建設(shè)項(xiàng)目為單位進(jìn)行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點(diǎn)要求歸檔時必須與紙質(zhì)檔案一樣進(jìn)行整理分類。

1.4 動態(tài)性

工程從開工、建設(shè)、驗(yàn)收，一直處于動態(tài)之中。在施工過程中經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求。這種修改的動態(tài)性要求紙質(zhì)文件與電子文件的修改同時進(jìn)行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。

1.5 依賴性

建設(shè)項(xiàng)目電子文件與其他電子文件一樣是計(jì)算機(jī)生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進(jìn)行傳遞和管理。

1.6 分離性

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性使得對信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的顯著特點(diǎn)是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復(fù)制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術(shù)處理，以確保其憑證效力。

1.7 壽命的不確定性

與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的載體脆弱、不穩(wěn)定，信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術(shù)，一旦該技術(shù)過時，數(shù)字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護(hù)技術(shù)和措施尤為重要，檔案人員應(yīng)針對其特點(diǎn)，結(jié)合紙質(zhì)檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護(hù)措施。

2 工程電子檔案的歸檔要求

2.1 歸檔時間

建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收備案后三個月內(nèi)，將竣工紙質(zhì)文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明。

2.2 歸檔范圍

建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設(shè)計(jì)、沉降評估咨詢報告、竣工驗(yàn)收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計(jì)圖紙文件、變更設(shè)計(jì)、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測文件，包括產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，原材料、質(zhì)檢站的各項(xiàng)檢驗(yàn)檢測報告等；四是各類表格文件，包括分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、隱蔽工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收報告等。

2.3 歸檔方式

可分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交給檔案部門。

3 工程電子檔案的管理

建設(shè)工程電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴(yán)格，為此應(yīng)注意以下六點(diǎn)：

3.1 電子檔案的介質(zhì)要求

電子檔案應(yīng)使用較高質(zhì)量的光盤作為存儲介質(zhì)，質(zhì)量不好的存儲介質(zhì)可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長期保存的工程項(xiàng)目電子檔案的存貯介質(zhì)應(yīng)選擇高質(zhì)量的CD銅質(zhì)光盤。銅質(zhì)光盤的保存期為80 a以上，一般光盤的保存期僅為7 a左右。銅質(zhì)CD盤可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費(fèi)用低、容量大、壽命長、讀取速度快。

3.2 控制好溫濕度

不要讓光盤接觸熱源，光盤的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會同塑料一樣發(fā)生變形。為防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害，一般要求環(huán)境溫度在17～20 °C左右，濕度在 35%～45%左右。高溫、潮濕的環(huán)境會影響光盤的性能和壽命。

3.3 防止光盤損傷

要對光盤的反射層加強(qiáng)保護(hù)，如果反射層損傷，激光無法反射到光驅(qū)的光敏探頭，信息也就無法讀入計(jì)算機(jī)。

3.4 專柜保管

光盤裸露在空氣中或陽光，會導(dǎo)致光盤逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光盤的使用壽命。因此，光盤片應(yīng)存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。

3.5 日常管理要注意操作方法

管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質(zhì)，應(yīng)戴手套操作，輕拿輕放。

3.6 信息安全至關(guān)重要

信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強(qiáng)對電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統(tǒng)的絕對安全。

4 需要注意的幾點(diǎn)問題

（1）對建設(shè)工程竣工電子文件進(jìn)行歸檔管理是當(dāng)務(wù)之急，各勘察、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)單位應(yīng)將電子版工程文件及時保存下來，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。

（2）檔案部門應(yīng)提高檔案數(shù)字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久保存的紙質(zhì)工程項(xiàng)目竣工檔案，有選擇地進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換為電子文件。

（3）針對建設(shè)工程電子文件多種來源的現(xiàn)狀，要統(tǒng)一歸檔渠道，利用建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)對建設(shè)工程電子文件的前端控制和全程管理，保證建設(shè)工程電子文件的真實(shí)性、完整性與長期可讀性。

（4）在把握證實(shí)電子文件的憑證之前，計(jì)算機(jī)生成的電子文件要及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機(jī)保存，防止機(jī)型變化后不能使用的后顧之憂。實(shí)行“雙軌制”，紙質(zhì)檔案和電子檔案必須同時并存。

（5）電子檔案最終保存在光盤中，所有電子文件必須刻盤保存（一次寫入型光盤 CD－R），檔案人員需對其編號、排列加以整理。

（6）各級檔案部門的職能應(yīng)從重保管輕利用的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曢_發(fā)利用信息上來，工作重點(diǎn)是將檔案中的信息通過檔案人員開發(fā)挖掘出來，及時在網(wǎng)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價值。

5 結(jié)束語

當(dāng)前，我國也存在建筑市場面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建設(shè)工程電子檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存在較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)的建設(shè)工程電子檔案的經(jīng)驗(yàn)，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，重視加強(qiáng)建設(shè)工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機(jī)制的完善，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使建設(shè)項(xiàng)目檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

Discussion on the Characteristics and Management of Electronic Files in the Construction Project

Feng Xiuyi

This paper takes electronic files management of housing construction project as an example, through describing the characteristics of construction project electronic files, discusses the custody methods of construction project electronic files probe into construction, and proposes some recommendations of management status to improve the files management standard.

construction project; electronic files; management

G271

A

1000－8136（2011）06－0100－02