侯琳琳，李玉斌

(遼寧師范大學(xué) 計算機與信息技術(shù)學(xué)院，遼寧 大連 116081)

OneNote 2010在個人知識管理中的應(yīng)用研究

侯琳琳，李玉斌

(遼寧師范大學(xué) 計算機與信息技術(shù)學(xué)院，遼寧 大連 116081)

要解決信息超載的問題，提高工作效率，必須對個人的知識進行有效的管理，以適應(yīng)社會飛速發(fā)展，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，進行知識更新，使積累的知識資源效用最大化，實現(xiàn)知識增值和創(chuàng)新。OneNote 2010在這種情況下應(yīng)運而生，為人們的個人知識管理提供了新的方式和方法。

OneNote 2010；信息超載；知識管理

一、個人知識管理概述

個人知識管理可以理解為在個人需要的基礎(chǔ)上有目的和有意識地利用具備搜索、存儲和交流等相應(yīng)功能的知識管理工具，對知識進行獲取、組織、交流、共享和創(chuàng)新的綜合管理活動，從而整合與補充自己的信息資源，逐步建立與完善個人的知識體系，提高個人的適應(yīng)性、生存能力和知識競爭能力。個人知識管理包括以下幾個關(guān)鍵步驟：

（1）知識需求分析：個人應(yīng)該根據(jù)自身工作學(xué)習(xí)的需要以及個人現(xiàn)有知識，有針對性地選擇知識；

（2）知識獲?。菏莻€人根據(jù)自身的需要，利用知識獲取工具選擇、提取知識的過程；

（3）知識儲存與組織：把個人獲取到的知識進行分類，并按類存儲；

（4）知識表達(dá)與交流：是促進隱性知識與顯性知識之間轉(zhuǎn)換的必要過程，是獲得靈感、進行知識創(chuàng)新所不可缺少條件，也是驗證知識與思想是否正確、合理的一個過程；

（5）知識共享：是知識管理重要環(huán)節(jié)之一，是個人知識管理的必要前提，我們獲取知識，進行知識的交流都是依托在知識共享的前提之下實現(xiàn)的；

（6）知識創(chuàng)新：是個人知識管理的最終目標(biāo)，是在前人知識的基礎(chǔ)上，通過自身總結(jié)、思考與實踐，促使隱性知識化和編碼化，發(fā)現(xiàn)知識新內(nèi)涵和新作用的活動。

二、OneNote的主要功能與特點

OneNote 2010是Office 2010辦公套件中自帶的一個筆記本組件，它具有強大的文件管理功能和人性化的讀寫界面，功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了記筆記這一項，越來越被人們賦予個人知識管理的意義。

1.記錄信息

記錄信息內(nèi)容形式豐富，包括：文本、圖形圖像、表格、數(shù)學(xué)公式、音頻、視頻等。在記錄信息的過程中，OneNote提供很多有趣的功能：

（1）隨心閱讀和輸入信息，就像在紙上書寫一樣，用戶可以從空白頁的任意位置開始記錄，但與紙不同的是如果需要可以將筆記隨處移動。

（2）在應(yīng)用程序之間無縫工作，采用?？抗δ軐neNote置于屏幕一側(cè)，便于在Web上搜索信息、審閱Word中的文檔或制作PowerPoint幻燈片時，隨時都可用于記筆記或撰寫便簽，同時如果使用“鏈接筆記”功能可以跟蹤信息的來源。

（3）屏幕截圖，這是Office 2010套件中幾乎每款軟件增加的功能，可將截圖直接插入到頁面中，且自動鏈接信息來源。

（4）在線會議記錄，軟件內(nèi)部自帶視頻音頻同步記錄的功能，方便會議記錄使用。

2.組織管理與搜集信息

（1）它的核心功能是分類體系。每個筆記本都是一組頁面的容器，每個筆記本劃分為幾個分區(qū)，每個分區(qū)中有若干個頁。大家都用過有不同彩色標(biāo)簽的紙質(zhì)筆記本，OneNote就是仿照這種筆記本的分類方式：最大的單位是筆記本，一個筆記本內(nèi)可以有多個標(biāo)簽（OneNote中叫做分區(qū)），同類的標(biāo)簽還可以組合在一起形成分區(qū)組，每個分區(qū)中有若干個子頁。通過這些分類體系，可使知識呈現(xiàn)樹狀結(jié)構(gòu)，形成知識體系結(jié)構(gòu)。同時它具有強大的標(biāo)記功能，可以按重要程度為不同的信息做不同的標(biāo)記。

（2）全文搜索功能，快速定位到自己的文件。筆者認(rèn)為良好的分類加上OneNote強大的搜索完全可以勝出Tag的管理形式，尤其是當(dāng)用戶安裝了Windows桌面搜索之后，在OneNote中進行全范圍搜索只是眨眼之間的事。不僅可以搜索文字信息，還能搜索圖片上的文字信息，按標(biāo)記搜索。

3.協(xié)作與共享信息

可以采用如下幾種方式實現(xiàn)共享:電子郵件發(fā)送；發(fā)送到博客；共享文件夾，可以在局域網(wǎng)、SharePoint、Internet上建立共享筆記本。在用戶編輯筆記的同時，用戶同事可以在共享位置同時打開此筆記本進行編輯 ,默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶編輯的內(nèi)容正常顯示，其他作者編輯的內(nèi)容旁邊將顯示作者的姓名。

4.保護敏感信息

可方便地為自己的個人隱私內(nèi)容設(shè)置密碼，以保護信息的安全性。

三、利用OneNote進行個人知識管理

1.知識的獲取

個人知識的獲取，其實是個人學(xué)習(xí)知識、積累經(jīng)驗的過程。個人知識的獲取主要是知識的學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)可以幫助個人系統(tǒng)掌握一些顯性知識，然后利用這些知識指導(dǎo)實踐。

在OneNote中使用鍵盤、手寫、屏幕截圖或錄音錄像的功能，您可以快速捕獲會議筆記、靈感觸發(fā)筆記、創(chuàng)意和想法、討論會錄音、訪談錄像、圖示等。通過與Web瀏覽器以及Office系統(tǒng)特別是Outlook的方便集成，您還可以收集來自網(wǎng)站的剪輯，收集電子郵件，與項目、客戶、課程相關(guān)的各種材料，以及文件和圖片等。并且跟蹤顯示信息的來源，方便日后再次查看詳細(xì)的信息。

2.知識的存儲與組織

日常生活中我們所接觸到的信息往往是雜亂無章的，這些雜亂無章的信息充斥在我們的頭腦中，要么轉(zhuǎn)瞬即逝，要么無法提取應(yīng)用，使人往往產(chǎn)生“書到用時方恨少”的感慨，為了有效避免這一遺憾的發(fā)生，就需要我們養(yǎng)成勤于整理、勤于積累的好習(xí)慣。尤其是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會，每天我們都生活在信息的海洋中，為了使這些信息為我所用就更需要做到及時的梳理和積累。

個人知識管理的途徑很多，我們可以分門別類地把自己積累的知識存儲在一系列的文件夾中，也可以利用軟件技術(shù)進行個性化地管理。OneNote 2010就是對知識進行分類管理的一種軟件，OneNote通過筆記本、分區(qū)、頁、子頁四個等級來管理知識,使凌亂的知識形成錯落有致的樹狀系統(tǒng)，對于個人的知識管理十分有效。

3.知識的共享

新時代更加崇尚個體之間的交流與協(xié)作，只有這樣技能與知識才能得到最大程度的共享，個人和團體的創(chuàng)造力才能得到最大的發(fā)揮，復(fù)雜的問題才能得到解決。知識的共享與交流是個人知識獲得的一個重要途徑，通過與他人溝通，可以審視自己的觀點、解答別人的問題、激發(fā)瞬間的靈感、創(chuàng)新個人知識。

OneNote 2010可通過發(fā)送電子郵件，發(fā)送到博客，共享筆記本等實現(xiàn)知識的共享和協(xié)作編輯。這可消除因信息單獨存儲在書面筆記、文件夾或用戶個人計算機上而產(chǎn)生的不便，有助于用戶更有效地協(xié)同工作。工作組可以輕松地共享信息、提高工作效率，并對項目、事件和目標(biāo)進行更加有效的跟蹤。與共享筆記本上的多個用戶一起工作時，新內(nèi)容將突出顯示，突出顯示使用戶可以清楚地看出自上次打開共享筆記本以來的新變化；版本控制功能提供了按日期和作者的版本歷史記錄，如果有人無意中刪除或移動了內(nèi)容，您可以隨時查看修訂記錄和撤消更改；此外處于聯(lián)機狀態(tài)時將自動合并和同步更改。對小組其他成員的注釋和評論進行分析、總結(jié)，提取其中的精髓，彌補自身思維和知識的缺陷，不斷加工和深化自己原有的知識結(jié)構(gòu)，并激發(fā)產(chǎn)生新知識，即實現(xiàn)知識的利用和創(chuàng)造。您還可與您的整個小組協(xié)作在共享筆記本中，即使未與網(wǎng)絡(luò)連接，所有人也可同時進行編輯和查看。每次有人更新筆記本時，OneNote都可無縫合并發(fā)生的更改。共享筆記本是一種極好的協(xié)作方式，可以查看小組收集了哪些信息、哪些文件和筆記可用作源，甚至還可以查看小組未完成的擬辦事項。

4.知識的利用

與其他同步或者異步交流工具相比較,OneNote的查找定位功能是它們無法企及的,它既可以使用復(fù)雜的語法結(jié)構(gòu)作為搜索關(guān)鍵字,如對準(zhǔn)確的詞組或短句加上引號、使用AND、OR和NEAR運算符完成復(fù)雜的搜索,也可根據(jù)書寫筆記的時間或頁面的標(biāo)題來搜索筆記,還可以針對搜索范圍進行設(shè)定,所有工作區(qū)進行檢索,并對選定的工作區(qū)進行檢索。這樣參與者在協(xié)作討論的過程中,面對眾多的討論記錄可以通過關(guān)鍵詞或者時間定位自己想要了解的內(nèi)容。OneNote會將搜索結(jié)果顯示出來,便于參與者清晰地了解到這些內(nèi)容都分布在工作區(qū)的什么位置,更快捷地幫助參與者熟悉、梳理討論內(nèi)容,以便于提出自己的看法。

[1]宮云鳳，戴心來等.基于網(wǎng)絡(luò)書簽的個人知識管理研究[J].中小學(xué)電教，2010（10）.

[2]梁文鑫，張生.OneNote讓網(wǎng)上協(xié)作討論更有效[J].中國遠(yuǎn)程教育，2005（12）.

[3]管玨琪.基于Diigo平臺實現(xiàn)研究生個人知識管理[J].軟件導(dǎo)刊﹒教育技術(shù)，2009（6）.

[4]Jiahou.新浪博客http://blog.sina.com.cn/s/articlelist_1649275132_0_1.html.

（編輯：楊馥紅）

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