鹿泉市農機安全監(jiān)理站 050200 侯彥琴 高建斌

做好當前農機監(jiān)理業(yè)務檔案工作

鹿泉市農機安全監(jiān)理站 050200 侯彥琴 高建斌

近年來，各級農機監(jiān)理機構認真貫徹落實農機法規(guī)，積極開展工作，取得了顯著成績。同時形成了大量業(yè)務檔案（主要由縣級農機監(jiān)理站負責），而農機監(jiān)理業(yè)務檔案管理是對農業(yè)機械及駕駛操作人員實施監(jiān)督管理的最基礎、最根本的工作，是促進農機監(jiān)理工作科學化、信息化、規(guī)范化、法制化的依據(jù)，對全面反映農業(yè)機械發(fā)展和管理現(xiàn)狀，掌握農機駕駛操作人員的業(yè)務素質，保障農機安全生產，具有十分重要的意義?？傮w來看，農機監(jiān)理牌證業(yè)務規(guī)范化建設取得明顯成效，但仍存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.不按要求使用印章。如車輛來歷證明未加蓋“已發(fā)牌照”章，表格中經辦人、檢驗員、考試員只用微機錄入不使用個人名章進行簽注，有的只有一名檢驗員簽章。

2.內容填寫不規(guī)范。

3.未按要求微機打印。如檔案袋封面、各種表格未按要求微機打印或打印不規(guī)范。

4.駕駛員考試試卷不符合要求。

5.駕駛證增駕考試中考試科目不符合業(yè)務規(guī)定要求。

6.、拖拉機辦理變更業(yè)務仍使用舊業(yè)務表格。

7.辦理換發(fā)牌證業(yè)務時業(yè)務流程單等表格不及時打印，檔案中表格為空表。

8.核發(fā)新牌證時有跳號現(xiàn)象，牌證制發(fā)工作不規(guī)范。

9.行駛證照片尺寸，拍攝角度不符合要求。

10.檔案管理設施簡陋、存放零亂，立卷歸檔不及時。

總之，與正規(guī)化、規(guī)范化管理還存在一定的差距。

對策及建議

1.加強領導，穩(wěn)定隊伍。要進一步加強對檔案管理工作的領導，落實檔案管理責任制，提高檔案管理水平。要確定一名主管領導負責檔案管理工作，實行主管領導負責制。確定1名～2名熱愛檔案管理工作、有高度事業(yè)心和責任感的專（兼）職檔案管理員，保持檔案管理人員穩(wěn)定。確需調換時，必須嚴格執(zhí)行交接手續(xù)，防止檔案丟失。要加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育和業(yè)務培訓，通過開展定期業(yè)務培訓、成人教育等方式提高檔案管理人員的業(yè)務水平和學歷水平，鼓勵檔案管理人員取得檔案專業(yè)技術職稱，造就一支既懂專業(yè)，又懂法律知識，具有良好計算機操作技能的高層次、復合型檔案管理人材。檔案管理人員要認真學習，全面領會并嚴格執(zhí)行農機監(jiān)理業(yè)務檔案規(guī)范要求，確保檔案管理工作規(guī)范有序。積極參與當?shù)貦n案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農機監(jiān)理業(yè)務檔案的優(yōu)化管理。

2.完善制度,規(guī)范管理?！锻侠瓩C登記工作規(guī)范》、《拖拉機駕駛證業(yè)務工作規(guī)范》以及《農機安全監(jiān)理機構建設規(guī)范》、《農業(yè)機械安全監(jiān)督管理條例》均對農機監(jiān)理業(yè)務檔案工作提出了明確要求。農機監(jiān)理機構應當建立每臺拖拉機的檔案，檔案按照拖拉機號牌順序排列，按照國際標準A4紙尺寸，裝訂成冊，并填寫或者打印檔案資料目錄，置于資料首頁，檔案使用規(guī)范檔案袋裝存，案卷編號為拖拉機登記編號。農機監(jiān)理機構應當建立拖拉機駕駛證檔案，一證一檔。檔案應當保存拖拉機駕駛人提交的資料，記錄拖拉機駕駛證記載、簽注的事項，并記錄拖拉機駕駛人的聯(lián)系地址。檔案應當裝訂成冊，并填寫檔案資料目錄，置于資料首頁，案卷編號為檔案編號，檔案按照檔案編號順序排列。任何單位和個人不得擅自涂改、故意損毀或者偽造拖拉機駕駛證檔案。農機監(jiān)理機構應當設置專用檔案室（庫），并在檔案室（庫）內設立檔案查閱室。檔案室（庫）應當遠離易燃、易爆和有腐蝕性氣體等場所，并配置防火、防盜、防高溫、防潮濕、防塵和防蟲鼠的設施和設備。實際工作中，檔案室要與牌證業(yè)務室連通或相鄰，要加強檔案管理設施投入，積極爭取政府財政資金支持，要配備必要的檔案柜、檔案盒、空調等設備，有條件可以配備防磁櫥柜、微機、復印機、電腦等設備。拖拉機、聯(lián)合收割機及駕駛人的檔案應專庫、專柜存放，按照檔案分類和單獨存放的要求配備檔案柜，在檔案柜門上角貼上標簽，注明檔案類別及起止序號，檔案柜內同一格內的檔案袋要在一條直線上，采用豎放式，按照檔案編號的順序由上而下、由左至右排列存放。做到各類檔案排列有序，完整規(guī)范，便于查找。要加速實現(xiàn)檔案的電子化管理，安裝全國統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案、光盤存儲等方式提高工作效率，節(jié)省時間和空問，重要電子檔案應做好備份。為檔案管理規(guī)范化建設提供各方面的支持，實現(xiàn)具有農機監(jiān)理特色的辦公自動化管理和必要的人工管理的有效結合。

3.要建立健全農機監(jiān)理檔案立卷建檔制度,歸檔制度、查借閱制度、保密制度、衛(wèi)生制度、安全管理制度、損毀補建制度、銷毀制度以及檔案人員工作職責等一系列規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行。

強化日常管理。鑒于檔案材料收集來自于不同崗位，不同人員，所要填寫的表格很多，每一名監(jiān)理人員都要嚴格履行崗位職責，按照要求填寫、打印相關表格，檔案內的表、卡、冊的填寫都要用黑墨水或藍黑墨水，便于長期保存。發(fā)動機和拖拉機機身（底盤）或者掛車架號碼的拓印膜統(tǒng)一使用藍色印油拓印，表、卡需要粘貼的要用膠水或化學漿糊，嚴禁用糧食漿糊、金屬釘裝訂。拖拉機的照片應當從拖拉機前方左側45°角拍攝，影像應占標準照片的2/3，能夠明確辨別拖拉機號牌號碼和機身顏色。駕駛人近期1寸證件照片人頭部約占照片的2/3。要認真審查各項手續(xù)，把制度建設貫穿于檔案管理工作的全過程。一是受理申請必須手續(xù)齊全；二是所有表格必須書寫或打印完整；三是所有表格必須有各崗位經辦人員的簽字；四是所有資料必須及時整理歸檔并有序排放。實行業(yè)務崗位負責制，各崗位要對所辦業(yè)務的檔案材料負責，檔案管理人員有權拒絕接收不符合要求的檔案，并責成有關人員進行整改，做到入檔資料齊全、真實、有效。

4.開展檢查驗收，形成長效機制。應堅持對檔案管理進行檢查驗收，并形成制度。為加強新業(yè)務檔案的規(guī)范化管理和糾正業(yè)務檔案存在的問題，石家莊市農機安全監(jiān)理所制定了《石家莊市農機監(jiān)理業(yè)務檔案管理規(guī)范》，對檔案材料的填寫、入檔裝訂順序進行了規(guī)范。并要求各縣市對已辦業(yè)務檔案進行了全面整理，市所對每一份檔案進行了檢查驗收，通過審核的在每份檔案中附加《石家莊市農機安全監(jiān)理所業(yè)務檔案審核表》，審核表上簽注審核意見、日期，加蓋市所業(yè)務專用章。經過整頓，該市的檔案管理規(guī)范化程度顯著提高。

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