李智峰

(黑龍江科技學(xué)院安全工程學(xué)院,哈爾濱 150027)

如何做好新時(shí)期高校辦公室工作

李智峰

(黑龍江科技學(xué)院安全工程學(xué)院,哈爾濱 150027)

高校辦公室作為高等院校的綜合管理職能部門,在學(xué)校內(nèi)部及對外關(guān)系中的地位和作用日益顯現(xiàn)。根據(jù)新時(shí)期高校辦公室工作的主要特點(diǎn),應(yīng)強(qiáng)化具體服務(wù)、大局、創(chuàng)新、公關(guān)四種意識,不斷提高辦公室工作的科學(xué)化管理水平。

高校辦公室;強(qiáng)化四種意識;科學(xué)化管理

隨著國家對科教興國戰(zhàn)略的確立和教育教學(xué)體制改革的不斷深入,新時(shí)期高校工作面臨著諸多新情況、新問題。作為學(xué)校的綜合性職能部門,辦公室工作在學(xué)校內(nèi)部及對外關(guān)系中的地位和作用日益顯現(xiàn),高校辦公室發(fā)揮著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的橋梁樞紐作用。高校辦公室是綜合、協(xié)調(diào)、溝通各方關(guān)系,為學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究、黨政管理、后勤保障及師生員工服務(wù)的一個(gè)管理系統(tǒng),是領(lǐng)導(dǎo)實(shí)現(xiàn)管理職能的一個(gè)重要機(jī)構(gòu),其工作狀態(tài)、工作水平的高與低直接影響到學(xué)校辦事效率進(jìn)而影響學(xué)校整體事業(yè)的發(fā)展。

一、新時(shí)期高校辦公室工作的特點(diǎn)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的是否正確,很大因素在于辦公室的參謀作用是否充分到位。而辦公室的主要任務(wù)就是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作事務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)的決策或制定有關(guān)發(fā)展戰(zhàn)略或出臺有關(guān)政策提供具體工作的文件、資料、信息、建議的意見。辦公室由于其自身工作性質(zhì)和內(nèi)容,與其他職能部門相比具有相對特殊的地位,其地位具體體現(xiàn)在落實(shí)學(xué)校的相關(guān)政策、推動(dòng)全局性工作、實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖等方面。因此,它是其他任何一個(gè)部門都不能代替和比擬的,其重要工作特點(diǎn)有:

1.內(nèi)政外聯(lián),工作任務(wù)繁重。隨著高等教育體制改革的不斷深入,高校的定位更加明確,高校與社會(huì)、其他高校之間的交往日益頻繁,辦公室的職能也隨之進(jìn)一步強(qiáng)化,工作任務(wù)也逐步在加重。高校辦公室既是學(xué)校決策層的“外腦”,又是學(xué)校日常工作的“督促檢查中心”[1]。既是高校各項(xiàng)工作得以正確運(yùn)行的樞紐,又是高校對外聯(lián)絡(luò)及交流的“窗口”。

2.參與決策,深化管理職能。辦公室與其他部門的區(qū)別就在于,它處在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身邊的位置,可以直接為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀的助手作用。辦公室不僅要執(zhí)行有關(guān)上級文件精神和學(xué)校的相關(guān)政策,還要貫徹學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示,在制定學(xué)校中長期規(guī)劃和黨政工作要點(diǎn)、提煉辦學(xué)指導(dǎo)思想、更新管理觀念、設(shè)計(jì)學(xué)校整體形象、營造校園文化等方面提出可操作性方案。根據(jù)學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況,制定、修訂和完善相關(guān)規(guī)章制度,推行管理的規(guī)范化、科學(xué)化[2],進(jìn)而提高學(xué)校的整體管理水平。

3.上傳下達(dá),強(qiáng)化協(xié)調(diào)督辦。辦公室承擔(dān)著協(xié)調(diào)內(nèi)外、聯(lián)系左右、溝通上下的重要任務(wù)。對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)決定的事項(xiàng)和批示的文件,辦公室必須及時(shí)歸口落實(shí)經(jīng)辦單位及經(jīng)辦人;對二級學(xué)院和教職工的請示、報(bào)告和信件等,辦公室要及時(shí)提交到領(lǐng)導(dǎo)手中,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示交由相關(guān)部門進(jìn)行處理,并及時(shí)反饋處理結(jié)果。此外,辦公室還要定期匯總領(lǐng)導(dǎo)批示文件的辦理情況,督辦未完成的事宜。要做好協(xié)調(diào)工作,保證信息傳遞暢通無阻,上下、左右關(guān)系融洽,就必須做到協(xié)調(diào)部斜調(diào)、幫忙不幫亂、解難不增難、成事不誤事。

4.迅速反應(yīng),增強(qiáng)效能意識。辦公室在日常工作過程中,不論是處理上行文件、下行文件還是信息反饋等方面,都要講求時(shí)效性,否則就會(huì)影響學(xué)校工作的正常工作秩序,甚至?xí)斐晒ぷ魃系闹卮笫д`。高校辦公室遇到的突發(fā)事件相對比較多,這些突發(fā)事件的處理工作具有時(shí)間緊、節(jié)奏行快的特點(diǎn),這就要求辦公室工作人員必須做到快速反應(yīng)、急事急辦、特事特辦不能有推諉現(xiàn)象。

二、新時(shí)期高校辦公室工作的思路

為了適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展和需要,高校辦公室必須深化改革,銳意創(chuàng)新,按照多元化、綜合化和系統(tǒng)化的原則來確定辦公室的管理幅度、職能范圍、工作程序和工作標(biāo)準(zhǔn),并進(jìn)行調(diào)整、歸并和理順,進(jìn)而充分發(fā)揮高校辦公室的綜合服務(wù)效能。

(一)轉(zhuǎn)變觀念,樹立服務(wù)、大局、創(chuàng)新、公關(guān)意識

1.強(qiáng)化服務(wù)意識。“管理就是服務(wù)”,高校辦公室要努力為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),為教學(xué)一線、科研和社會(huì)服務(wù),為廣大師生服務(wù)。在服務(wù)的方位、范圍、方式和方法等方面不斷提高認(rèn)識,拓展領(lǐng)域,強(qiáng)化“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”、“全程服務(wù)”和“超前服務(wù)”。在服務(wù)中提高辦事效率,正確樹立和維護(hù)學(xué)校的權(quán)威和形象。

2.樹立大局意識。辦公室的工作必須從學(xué)校的事業(yè)發(fā)展的大局為出發(fā)點(diǎn),緊密圍繞學(xué)校各個(gè)時(shí)期的中心工作,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓實(shí)事、抓大事。辦公室的日常工作具體、煩瑣,易陷于事務(wù)性工作而忽略大局。因此,必須善于從事務(wù)性工作的困擾中超脫出來,不斷調(diào)整工作重心,站在總攬學(xué)校發(fā)展全局的高度,而不是從部門利益出發(fā)來考慮問題,使辦公室的工作重心始終與學(xué)校的中心工作任務(wù)保持一致。只有這樣,辦公室工作才能有較高的出發(fā)點(diǎn)和定位。

3.突出創(chuàng)新意識。在我國高等教育快速發(fā)展的新時(shí)期,高校面臨的形勢、任務(wù)也發(fā)生了很大的變化。辦公室工作的內(nèi)涵也隨之不斷豐富,外延不斷擴(kuò)大,不斷涌現(xiàn)的新生事物和新問題使以往的習(xí)慣做法、工作經(jīng)驗(yàn)和程序規(guī)范已經(jīng)不能完全適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展,解放思想,實(shí)事求是,在觀念、思路上有所更新,在方法和措施上有所創(chuàng)新,在機(jī)制和運(yùn)行上有所改進(jìn)。

4.深化公關(guān)意識。隨著我國高校內(nèi)部體制的改革與深化,辦學(xué)自主權(quán)和辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,高等院校與國內(nèi)外,社會(huì)和地方的聯(lián)系也更加密切,“外事”活動(dòng)日益頻繁,這就要求辦公室人員一定要深化公關(guān)意識。在于主管部門、相關(guān)廳局、地方政府、兄弟院校、科研院所、企事業(yè)單位以及國外高校和科研機(jī)構(gòu)工作聯(lián)系的過程中,主動(dòng)宣傳學(xué)校的優(yōu)勢特色,樹立學(xué)校良好整體形象,維護(hù)學(xué)校合法利益,通過細(xì)致、周到、得體的外事活動(dòng),加強(qiáng)學(xué)校與外界的聯(lián)系,不斷改善學(xué)校與社會(huì)各界之間的關(guān)系。

(二)不斷加強(qiáng)高校辦公室工作科學(xué)化程度

實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化是提高學(xué)校辦公室工作效率的重中之重。而現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn),也使實(shí)現(xiàn)管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化成為現(xiàn)實(shí)。實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理工作科學(xué)化應(yīng)著重在三個(gè)方面進(jìn)行探索和實(shí)踐。

1.分工明確、結(jié)構(gòu)合理,實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)科學(xué)化。機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員安排是影響辦公室工作效率的一個(gè)重要因素。目前,高校基本上都已經(jīng)進(jìn)行了內(nèi)部管理體制改革,實(shí)行了崗位聘任制,改變了過去人浮于事、效率低下的行政管理模式。同時(shí),也打破了傳統(tǒng)的用人模式,充分調(diào)動(dòng)了工作人員的責(zé)任心和潛能,但也不同程度地存在職責(zé)分工不完善、人員機(jī)構(gòu)不合理和科室之間往來較少等問題。為了實(shí)現(xiàn)辦公室組織機(jī)構(gòu)的科學(xué)化,必須做到兩點(diǎn):一是人員機(jī)構(gòu)要合理。應(yīng)努力改變學(xué)政治和中文等文史類人員比重過高的人員結(jié)構(gòu),引進(jìn)一些專業(yè)性較強(qiáng)的工作人員,從而使辦公室工作人員文化結(jié)構(gòu)和層次多元化,形成能力互補(bǔ)的知識結(jié)構(gòu);二是按照精簡、高效的原則,調(diào)整科室布局 (將原有辦公室、教務(wù)科、科研科三個(gè)科室統(tǒng)一合并為綜合管理辦公室)。理順結(jié)構(gòu)關(guān)系,明確職責(zé)分工,從分調(diào)動(dòng)個(gè)人積極性,各得其所,各盡所長,各盡其能。同時(shí),也應(yīng)注意辦公室是一個(gè)綜合性機(jī)構(gòu),要做到分工不分家,互相協(xié)調(diào),互相幫助,密切配合。

2.建立健全規(guī)章制度,促進(jìn)管理工作的規(guī)范化。規(guī)范化、程序化是指辦公室工作人員的主要工作,要按照指定的原則和標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行,將一些常規(guī)性工作,按緩急輕重固定起來,從而提高工作辦事效率。高校辦公室工作涉及面廣、頭緒多,如果沒有一整套健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序,就容易造成管理上的混亂和無序[3]。因此,應(yīng)先建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,把辦公室工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道上來,就是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。然后,對一些常規(guī)工作還應(yīng)實(shí)現(xiàn)程序化,即明確規(guī)定辦事的先后次序,具體辦事流程及要求。常規(guī)性工作的固定化,有利于減少工作中因忙碌和疏忽產(chǎn)生的差錯(cuò),還可以使剛剛從事該項(xiàng)工作的人員能盡快熟悉工作,達(dá)到提高管理效率的目的。

3.加強(qiáng)辦公手段,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化[4],計(jì)算機(jī)及辦公自動(dòng)化技術(shù)在不斷地運(yùn)用到辦公室工作中來,這也是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),使辦公部分工作逐步物化于各種現(xiàn)代化設(shè)備中,有辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)的構(gòu)建過程。其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源,提高工作效率和工作質(zhì)量,輔助決策,以取得更好的辦公效果。因此,高校辦公室要積極創(chuàng)造條件,通過建立高速、高效運(yùn)行的校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),實(shí)行網(wǎng)上辦公、辦文,提高工作效率,提升服務(wù)質(zhì)量。

[1]田義,王繼成.如何做好新形勢下高校辦公室工作[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(9):71.

[2]高紅琴.提高高校辦公室工作效率的若干對策[J].安徽工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版,2003,(7):145.

[3]孔曉虹.關(guān)于改進(jìn)和創(chuàng)新高校辦公室工作的幾點(diǎn)思考[J].寧波高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào),2002,(1):23.

[4]王洪強(qiáng).新時(shí)期辦公室人員的素質(zhì)要求淺析[J].山東青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2002,(1):78.

How toW ellDo Un iversity OfficeW ork in New Period

L I Zhi2feng
(School of Safety Engineering,HeilongjiangUniversity of Science and Technology,Harbin 150027,China)

Universityoffice,whose status and role is becoming increasingly important in universityπs internal and external relations,has been the comprehensive management depart ment of university.Four kinds of consciousness including specific service,the overall situation,innovation and public relations should be strengthened based on themain features of university officework in the new period.Only in thisway can the scientific management level of office work be constantly i mproved.

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G647

A

1001-7836(2011)05-0197-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.05.076

2010-10-12

李智峰 (1972-),男,遼寧彰武人,政工師,從事教育管理研究。