【摘要】 財務(wù)軟件經(jīng)過三十多年的發(fā)展，由核算型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇拖到y(tǒng)，但是其較為完善的功能仍然是財務(wù)會計模塊，其中賬務(wù)處理模塊為財務(wù)會計軟件體系的核心。當(dāng)前中小企業(yè)應(yīng)用主要以核算系統(tǒng)為主，而賬務(wù)初始功能又是進行賬務(wù)處理的前提和基礎(chǔ)，賬務(wù)初始設(shè)計的好壞直接關(guān)系到賬務(wù)處理的合理應(yīng)用。文章認(rèn)為軟件的賬務(wù)初始主要包括賬套管理及系統(tǒng)初始化兩個工作，并通過當(dāng)前不同財務(wù)軟件的比較分析，總結(jié)其中存在的問題，提出完善設(shè)計的意見，以期對軟件設(shè)計開發(fā)提供參考，使得賬務(wù)初始功能更適合實務(wù)應(yīng)用。
　　【關(guān)鍵詞】 財務(wù)軟件；賬務(wù)初始；功能設(shè)計
　　
　　通用財務(wù)軟件有單業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)，賬務(wù)處理系統(tǒng)是核心模塊，是信息處理和披露的中心。嚴(yán)格意義上講，賬務(wù)處理系統(tǒng)主要完成賬憑證處理、記賬結(jié)賬、賬簿管理、銀行對賬及自動轉(zhuǎn)賬等核算和管理工作。為了保證賬務(wù)處理系統(tǒng)功能的正常使用，需要有一個完整合理的賬務(wù)初始化過程，本文認(rèn)為賬務(wù)初始是進行賬務(wù)處理工作前的準(zhǔn)備工作，是賬務(wù)處理功能模塊發(fā)揮功能的前提和基礎(chǔ)，主要包括賬套管理和系統(tǒng)初始化兩項功能。
　　
　　一、財務(wù)軟件賬套管理模塊設(shè)計分析
　　
　?。ㄒ唬┈F(xiàn)有財務(wù)軟件賬套管理功能模塊設(shè)計
　　一般通用財務(wù)軟件賬套管理主要功能有賬套建立、修改、刪除，財務(wù)分工，數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，年度賬管理等；主要使用該模塊的人員為系統(tǒng)管理員（Admin）及財務(wù)主管。
　?。ǘ┵~套管理模塊存在的問題及建議
　　當(dāng)前通用財務(wù)軟件賬套管理功能設(shè)計存在很多問題，主要有：一是思路有很大差異。在賬套建立、修改及刪除功能應(yīng)用上，有的軟件設(shè)計由系統(tǒng)管理員進行，如金蝶KIS；有的軟件劃分過細，即建立與刪除由系統(tǒng)管理員進行，修改由財務(wù)主管進行。在財務(wù)分工中，所有通用財務(wù)軟件都具備兩個功能：增加修改刪除用戶工作、授權(quán)工作。區(qū)別在于由哪個人員來進行這些工作，金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版要求由系統(tǒng)管理員進行人員（包括財務(wù)主管）的設(shè)置和授權(quán)工作；用友U8由系統(tǒng)管理員進行人員設(shè)置與授權(quán)工作，財務(wù)主管可以進行授權(quán)，不能進行人員增減；新中大財務(wù)管理軟件由系統(tǒng)管理員增加財務(wù)主管和財務(wù)人員，并賦予財務(wù)主管權(quán)限，然后再由財務(wù)主管賦予普通操作員權(quán)限；高信財務(wù)軟件為系統(tǒng)管理員增加財務(wù)主管，由財務(wù)主管增加操作人員及賦予權(quán)限。二是設(shè)計內(nèi)容上存在很多冗余功能，如行業(yè)性質(zhì)及角色功能。
　　筆者認(rèn)為，如果企業(yè)設(shè)置系統(tǒng)管理員崗位，則對于賬套的建立修改與刪除工作既可以由系統(tǒng)管理員進行，也可以由財務(wù)主管進行，此功能沒有必要劃分太細，造成操作混亂，增加賬套管理日志記錄功能，用以保留操作痕跡；對于財務(wù)分工而言，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)主管進行人員增加及權(quán)限授予更符合企業(yè)工作需要；對于備份恢復(fù)功能應(yīng)該對于給予權(quán)限的人都可操作此功能更為合理。關(guān)于建立賬套過程中行業(yè)性質(zhì)的選擇問題，行業(yè)性質(zhì)功能僅僅是確定引入的科目表內(nèi)容，當(dāng)前按照統(tǒng)一會計準(zhǔn)則進行賬務(wù)處理，一級科目是一致的，對于不滿足需要的一級科目或者需要的明細科目，可以通過科目增減來進行處理，因此財務(wù)軟件沒有必要設(shè)置該功能。從實務(wù)工作中來看，基于角色的權(quán)限控制是管理多部門、崗位、大量用戶所必需的便利功能，這種方式可以顯著減少用戶權(quán)限管理的工作量，也能靈活適應(yīng)用戶崗位職責(zé)的調(diào)整，設(shè)置該功能具有一定的意義，已經(jīng)為國內(nèi)外管理軟件普遍采用。
　　
　　二、財務(wù)軟件賬務(wù)處理系統(tǒng)系統(tǒng)初始化模塊設(shè)計分析
　　
　　（一）現(xiàn)有財務(wù)軟件系統(tǒng)初始化功能模塊設(shè)計
　　當(dāng)前通用財務(wù)軟件賬務(wù)處理功能系統(tǒng)初始化模塊功能設(shè)計主要包括以下幾項：憑證類型功能、會計科目及輔助核算功能、外幣設(shè)置功能及初始余額錄入功能。另外，各個軟件還設(shè)計了一些賬套參數(shù)補充功能，這部分功能不同軟件明細程度不同，筆者不再詳細討論。
　?。ǘ┈F(xiàn)有財務(wù)軟件系統(tǒng)初始化設(shè)計中存在的問題及完善思路
　　綜合各個軟件初始化設(shè)計的內(nèi)容，主要分析如下：一是憑證類型功能。主要解決不同規(guī)模及業(yè)務(wù)的企業(yè)進行會計核算時選擇會計憑證種類的功能，所有軟件都給定了該功能，并同時給定了各種不同類型軟件的運用條件，比如轉(zhuǎn)賬憑證的限制條件是“借貸必?zé)o現(xiàn)金或者銀行存款科目”。有些軟件在條件設(shè)定時功能設(shè)計的不完整，如用友軟件定義收款憑證時有一定缺陷，一般而言，收款憑證要求“借方必有現(xiàn)金或銀行存款”同時“貸方必?zé)o現(xiàn)金或銀行存款”。用友軟件僅能實現(xiàn)設(shè)定“借方必有現(xiàn)金或銀行存款”，不能同時設(shè)定“貸方必?zé)o現(xiàn)金或銀行存款”。二是會計科目及輔助核算功能。該功能實現(xiàn)對會計科目的增減變動、輔助核算類型增減變動以及科目與輔助核算連接的功能。當(dāng)前通用財務(wù)軟件對該功能的設(shè)計較為統(tǒng)一，基本符合實務(wù)要求，但有一項功能存在問題：增加會計科目時，對已經(jīng)存在余額和發(fā)生額的會計科目增加下級明細科目時，各個軟件規(guī)定不一致，如金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版允許增加，并且把余額與發(fā)生額轉(zhuǎn)移到第一個增加的明細科目中，而用友軟件則不允許增加。三是外幣設(shè)置功能。本功能只適用于有外幣業(yè)務(wù)的單位，在設(shè)計思路和設(shè)計功能中各個軟件基本一致，并符合實務(wù)應(yīng)用要求。四是初始余額錄入功能。錄入初始余額功能是手工處理和計算機處理的銜接點，一個單位使用財務(wù)軟件進行會計處理時，需要把使用財務(wù)軟件進行賬務(wù)處理期間之前的各會計科目的發(fā)生額和余額輸入到系統(tǒng)中，保證會計軟件數(shù)據(jù)的完整性和正確性。各軟件在設(shè)計該模塊時都考慮了年初余額、本年借方發(fā)生額、本年貸方發(fā)生額及當(dāng)前余額，也考慮了有明細科目的科目、有輔助核算的科目的錄入方式，設(shè)計較為完整合理，要求：沒有任何設(shè)置的科目可直接錄入數(shù)據(jù)；有明細科目的需要錄入明細科目數(shù)據(jù)；外幣與數(shù)量的科目需要在指定地方錄入外幣、數(shù)量數(shù)據(jù)和本位幣金額數(shù)據(jù)；有輔助核算的科目雙擊進入輸入輔助項目金額。
　　筆者以為，對于系統(tǒng)初始化工作是正常賬務(wù)處理的前期準(zhǔn)備工作，需要仔細認(rèn)真，模塊設(shè)計的好壞直接決定軟件的應(yīng)用。對于外幣設(shè)置和初始余額設(shè)置，當(dāng)前通用財務(wù)軟件完整合理，對于憑證類型設(shè)計，在手工操作下，由于單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)紛繁復(fù)雜，在崗位分工的基礎(chǔ)上，為了減少會計人員填制憑證的工作量和減少誤差，對會計憑證進行了分類。在計算機軟件核算下，記賬過程實現(xiàn)了自動化，不會產(chǎn)生工作量過大或者錯誤登賬的問題；如果要得到現(xiàn)金及銀行存款的憑證或者是憑證清單（或匯總表），可以隨時通過查詢功能獲得。因此憑證類型功能模塊沒有存在的必要。對已經(jīng)存在余額和發(fā)生額的會計科目增加下級明細科目的問題，筆者認(rèn)為上述兩種軟件的安排都不合理。按照現(xiàn)實實務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)開始科目不分類，后期分類的情況，比如業(yè)務(wù)規(guī)模擴大，原材料由不分類的一種變?yōu)槿N，為了解決這個問題，在會計年度中期的某一期間開始，軟件應(yīng)當(dāng)允許在一級科目的基礎(chǔ)上增加明細科目，但是增加的方式應(yīng)當(dāng)為：對于已有發(fā)生額或余額的科目增加下級科目時，系統(tǒng)應(yīng)提示增加第一個科目的代碼、名稱及需要分配的數(shù)額，比如原材料有余額1 000元，第一次增加原材料——A材料，代碼名稱完畢后應(yīng)當(dāng)提示輸入該材料數(shù)額。剩余數(shù)額系統(tǒng)自動生成科目“原材料——其他”，并把金額分配進去，操作人員可以把該“原材料——其他”修改成“原材料——B材料”并重新更改金額，如還有剩余，則繼續(xù)類推，直至追加完所有明細科目金額合計正好等于原材料一級科目總額。同時增加科目完畢后系統(tǒng)應(yīng)自動在該期間建立相應(yīng)明細賬，并把所增加的明細科目余額作為本期初始余額，登記入賬。
　　以上是筆者對財務(wù)軟件賬務(wù)初始工作的簡單理解和存在問題分析，最終目的是為了更好地完善軟件相應(yīng)功能，使得財務(wù)軟件更靈活、更簡化地運用到實務(wù)中，更貼近現(xiàn)實實務(wù)。
　　
　　【參考文獻】
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