摘 要： 隨著時代的發(fā)展與進(jìn)步，高校學(xué)籍管理工作越來越受到各國政府、主管部門和高等院校的重視和關(guān)注。尤其是我國，隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置的增多、招生人數(shù)的增加和出國留學(xué)人數(shù)的上升，原有的學(xué)籍管理辦法和制度已不能適應(yīng)新時期高等教育發(fā)展的需要與要求。將學(xué)生入學(xué)、在校學(xué)習(xí)直至畢業(yè)證發(fā)放等過程融為一體的“一條龍”式的學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，正被我國各高等學(xué)校采用與推廣，其科學(xué)化建設(shè)、有效管理等問題迫切需要深入探討和研究。
　　關(guān)鍵詞： 高校學(xué)籍檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化管理 四個方面
　　
　　學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案工作適應(yīng)信息化發(fā)展的必然趨勢，是提高檔案工作為社會服務(wù)能力的不可缺少的有力手段。近年來，隨著我國高等教育改革的不斷深入，各高校辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大、專業(yè)設(shè)置迅速增多、招生人數(shù)逐年增加，利用學(xué)籍檔案了解畢業(yè)生情況的人也越來越多。原來基于小型數(shù)據(jù)庫、半手工操作的學(xué)籍檔案管理模式已難以適應(yīng)高校發(fā)展的新需要。學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化正是適應(yīng)這一趨勢，逐漸發(fā)展擴(kuò)大起來的。學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，既是高校教學(xué)管理的發(fā)展機遇，又是對相關(guān)人員管理綜合素質(zhì)的考驗。如何提高高校學(xué)籍檔案管理的水平，使學(xué)籍檔案管理方式網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，管理內(nèi)容規(guī)范化、系統(tǒng)化，確保學(xué)籍檔案的安全性和保密性，是當(dāng)前教學(xué)管理人員需要認(rèn)真探討的重要課題。
　　一、學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的意義
　　1.相對于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理，網(wǎng)絡(luò)化管理的信息容量大，可使學(xué)生信息得到系統(tǒng)化和規(guī)范化管理。隨著學(xué)生在校信息越來越多元化，學(xué)籍檔案需要收集的信息內(nèi)容會越來越多，除了學(xué)生學(xué)習(xí)成績以外，還有各類競賽成績、各種評比表現(xiàn)、思想品德鑒定、學(xué)籍異動、考研就業(yè)等。這些信息若是依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式操作，內(nèi)容就容易出現(xiàn)差錯或遺漏，學(xué)籍管理的規(guī)范性和完整性得不到保障，降低了檔案信息的可靠性。目前我國許多高校都已逐步開始使用學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)籍管理，根據(jù)系統(tǒng)提示要求，填入內(nèi)容即可，既規(guī)范又清晰還及時。
　　2.學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的服務(wù)查詢功能可得到有效利用，隨時隨地能利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離信息求證。目前，學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的服務(wù)查詢功能主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是為學(xué)校的教育教學(xué)改革和發(fā)展提供系統(tǒng)的研究數(shù)據(jù)。學(xué)校從招生檔案中可以總結(jié)得到生源質(zhì)量信息和專業(yè)受歡迎的程度，從畢業(yè)檔案中可以分析出理論與實踐教學(xué)的成效和學(xué)校的社會信譽度等。二是為學(xué)生畢業(yè)離校后的就業(yè)、考研、出國等提供系列服務(wù)。當(dāng)用人單位需要學(xué)校提供成績、品德、綜合能力、特長愛好等方面的信息，管理人員可直接從學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中調(diào)出，方便快捷，內(nèi)容詳盡。三是為遠(yuǎn)距離的信息求證提供方便快捷的查詢功能。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，高校學(xué)歷信息與全國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)聯(lián)通，使遠(yuǎn)距離查詢就業(yè)學(xué)生的學(xué)籍信息得以實現(xiàn)，提高了信息化管理的利用率，同時嚴(yán)厲打擊了買賣假文憑活動，為用人單位招聘人才提供了極大的便利。
　　3.通過網(wǎng)絡(luò)化手段進(jìn)行信息的遠(yuǎn)距離檢索，為教師和學(xué)生提供隨時查找資料的平臺，為管理人員進(jìn)行規(guī)范化管理給予指導(dǎo)。不但節(jié)省了管理人員、教師和學(xué)生們的精力、經(jīng)費和時間，而且使學(xué)校的管理進(jìn)入高效、高質(zhì)的良性發(fā)展軌道，大大提升了學(xué)校的管理水平。
　　二、加強學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的主要途徑和方法
　　為了推進(jìn)高校學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作的順利進(jìn)行，應(yīng)從以下四個方面加大力度。
　　1.大力建立和完善學(xué)籍管理制度，樹立現(xiàn)代教育觀，依法進(jìn)行學(xué)籍管理。對學(xué)校來說，要組織師生認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于學(xué)籍管理規(guī)定的文件，統(tǒng)一教育思想，轉(zhuǎn)變教育觀念，牢固樹立依法管理、以人為本、以學(xué)生為主體的教育理念。應(yīng)該清楚地認(rèn)識到實行學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是一種必然的趨勢。
　　2.提高學(xué)籍管理人員的信息化意識，建設(shè)一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊伍。學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，對檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)技術(shù)知識、相關(guān)學(xué)科知識及管理水平和能力等多方面都提出了新的更高的要求。學(xué)籍檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識外，還應(yīng)熟悉并掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等專業(yè)知識。隨著電子文件等多種新型載體的大量出現(xiàn)，要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的管理手段，使學(xué)籍檔案管理從經(jīng)驗管理、科學(xué)管理過渡到現(xiàn)代化管理，因而學(xué)籍管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際，創(chuàng)造性地開展實驗和研究。
　　3.建立院系二級學(xué)籍管理體制，適應(yīng)學(xué)生動態(tài)學(xué)籍管理的需要。設(shè)立院、系兩級學(xué)籍管理體系，其宗旨是方便學(xué)生，服務(wù)學(xué)生。隨著各高校學(xué)分制的實施，學(xué)籍管理工作必須提高網(wǎng)絡(luò)化程度，重視信息的流通和交換，特別是要實行彈性學(xué)分制。要充分發(fā)揮系一級在學(xué)籍管理中的主體作用，調(diào)動系教學(xué)秘書的積極性。學(xué)籍管理中的分支工作應(yīng)該在系一級完成，如成績錄入、學(xué)生的注冊、考勤登記、選課等。教務(wù)部門應(yīng)在學(xué)籍管理中主要發(fā)揮指導(dǎo)作用。
　　4.加強制度化、強化管理人員的責(zé)任意識。在學(xué)籍管理信息系統(tǒng)中，院、系管理系統(tǒng)之間相互共享數(shù)據(jù)，而分管各系統(tǒng)的工作人員又相對獨立，甚至分屬于不同的行政部門，而任何一個環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)錯誤都會影響到學(xué)籍管理其他環(huán)節(jié)的正常工作。這種特性要求管理人員具有高度的責(zé)任心，嚴(yán)格保證自己錄入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與時效性。因此，必須有相應(yīng)的制度來保證，教務(wù)處是統(tǒng)籌教學(xué)管理的職能部門，必須制定相應(yīng)的關(guān)于教學(xué)運行管理的工作細(xì)則及懲罰規(guī)定，從制度上約束教務(wù)處本部門工作人員，使各系部教學(xué)管理人員樹立質(zhì)量意識。只有這樣，才能更有效地增強教務(wù)管理人員的責(zé)任心，降低差錯率。
　　總之，高校學(xué)生檔案是高校的寶貴財富，是學(xué)生管理工作不可缺少的重要信息資源，起到了不可代替的作用。高校要重視學(xué)籍檔案管理工作，優(yōu)化學(xué)籍檔案管理，在實踐中要不斷摸索，加快檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，積累高校學(xué)生檔案管理工作經(jīng)驗，讓檔案信息真正能及時有效地為社會提供服務(wù)，使學(xué)籍檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的道路。
　　
　　項目來源：湘南學(xué)院科學(xué)研究課題（2011YY16）