隨著信息化的深化，新技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展必將沖擊甚至取代傳統(tǒng)的信息載體和管理方式。當(dāng)前，電子文件已被越來越多的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位甚至個(gè)人廣泛應(yīng)用，由此轉(zhuǎn)化而來的電子檔案數(shù)量也越來越多。因此，加快圖書館網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的建設(shè)已成為公共圖書事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。
　　一、圖書檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的需要
　　1.圖書檔案數(shù)字化是圖書管理的要求。
　　與傳統(tǒng)的檔案載體相比，數(shù)字化的載體檔案（數(shù)字化錄音、錄像、照片等）在形成、保管、利用上具有明顯的優(yōu)勢。首先，在形成過程中不產(chǎn)生額外的購置費(fèi)用。用于形成數(shù)字化特殊載體檔案的數(shù)碼設(shè)備，在使用中不需購置如錄音帶、錄像帶、膠卷等耗材，所有的數(shù)據(jù)全都存儲于可重復(fù)使用的存儲設(shè)備上，日常使用費(fèi)用只是用于購置電池或給可充電電池充電的費(fèi)用。其次，在保管條件上沒有太多特殊要求。最后，查閱方便，不挑設(shè)備，所有操作在一臺計(jì)算機(jī)中即可完成，而且攜帶、交換方便。
　　2.圖書檔案數(shù)字化是圖書事業(yè)發(fā)展的需要。
　　圖書數(shù)字化對現(xiàn)代公共圖書事業(yè)發(fā)展的推進(jìn)作用是無與倫比的。首先是存儲量的改變。一張光盤可以容納3.4 億個(gè)字，相當(dāng)于1700 本、每本20 萬字的文件，能給社會節(jié)省大量筆墨紙張、人力物力，也減少了館藏圖書的存儲空間。二是信息獨(dú)立于載體之外。它不但可以依附于不同的載體，而且可以脫離載體，快速、安全、真實(shí)地傳遞到地球上任何一個(gè)有網(wǎng)絡(luò)或接收裝置的地方。三是電子圖書管理中“序”是任意排列、任意組合的。對傳統(tǒng)的圖書管理要求，重要的一條是圖書有序：有序地排列、有序地?cái)[放、有序地編碼，等等。電子圖書中的一切信息都可以根據(jù)人的要求存放，只需輕輕一點(diǎn)鼠標(biāo)和鍵盤即可完成。四是電子圖書的檢索極其簡便。由于圖書信息中的每一個(gè)文件、每一個(gè)字在存儲器中都有一個(gè)確定的地址，利用者想用到它們時(shí)可以隨手拈來。
　　二、圖書檔案數(shù)字化具有可行性
　　由區(qū)域性檔案館直接形成數(shù)字化特殊載體檔案，一般要承受兩方面的費(fèi)用：一是設(shè)備的購置費(fèi)用，二是日常使用費(fèi)用。普通設(shè)備主要有。
　　1.數(shù)碼錄音筆等錄制設(shè)備。
　　數(shù)碼錄音筆用于制作錄音檔案，它是一種采用先進(jìn)的音頻壓縮技術(shù)，直接將聲音信號錄制為數(shù)字信號的工具。它采用內(nèi)存或移動(dòng)存儲卡為存儲載體，因其外觀大多類似筆形，故稱之為“筆”。其優(yōu)點(diǎn)是音質(zhì)好，反復(fù)復(fù)制不會損害數(shù)字信號，不損音質(zhì)，便于攜帶，體積比一支筆稍大，重量一般不超過100 克，錄制時(shí)間長。錄制完畢后，通過連接線就可快速地傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，而錄音筆中的存儲空間則可再次重復(fù)使用。錄音設(shè)備發(fā)展速度極快，錄音質(zhì)量和錄音時(shí)長、存儲量都在不斷提高。
　　2.數(shù)碼攝像機(jī)等攝像設(shè)備。
　　形成錄像檔案需要使用數(shù)碼攝像機(jī)。數(shù)碼攝像機(jī)能將外界的信號通過光電傳感元件CCD 轉(zhuǎn)化成數(shù)字信號，存儲在錄像帶中。目前，數(shù)碼攝像機(jī)分為D8和DV 兩類，DV 數(shù)碼攝像機(jī)體積更小，是當(dāng)前主流產(chǎn)品。數(shù)碼攝像機(jī)的信號通過IEEE1394 接口傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，即可進(jìn)行后期制作。與傳統(tǒng)的模擬制攝像機(jī)相比，數(shù)碼攝像機(jī)畫面質(zhì)量高，信號可多次復(fù)制且不影響畫質(zhì)和音質(zhì)，而且能與計(jì)算機(jī)方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，便于后期處理。數(shù)碼攝像機(jī)兼有數(shù)碼相機(jī)功能，亦可用于形成照片檔案。
　　3.掃描成像設(shè)備。
　　掃描設(shè)備是用來將圖形文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號的工具。掃描設(shè)備將圖形文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信號傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，在相關(guān)軟件的支持下即可進(jìn)行后期編輯，而且形成數(shù)字信號后可多次復(fù)制，不影響畫質(zhì)。
　　4.多媒體計(jì)算機(jī)。
　　通過數(shù)碼錄音筆、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼相機(jī)形成的特殊載體檔案，最終都要傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中進(jìn)行編輯和存儲。所以，一臺多媒體計(jì)算機(jī)是必不可少的。
　　5.刻錄設(shè)備。
　　由于計(jì)算機(jī)的存儲空間有限，而且將所有重要數(shù)據(jù)全部存儲于一臺計(jì)算機(jī)中也不安全，這就需要在計(jì)算機(jī)上加接一臺刻錄機(jī)，將檔案數(shù)據(jù)分期分批地刻寫到刻錄光盤上，這樣就可無限制地?cái)U(kuò)充計(jì)算機(jī)的存儲能力。
　　三、圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的舉措
　　1.提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。
　　目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。我認(rèn)為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
　　2.著眼于提高系統(tǒng)的整體水平。
　　檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
　　3.加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。
　　從電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的出現(xiàn)，到20世紀(jì)80年代后期，由于采用通信標(biāo)準(zhǔn)，成千上萬個(gè)局域網(wǎng)連成一個(gè)地區(qū)網(wǎng)絡(luò)，乃至形成全球性的網(wǎng)絡(luò)。在80年代后期，“電子文件”概念逐漸出現(xiàn)，并由此得到國際檔案界的廣泛認(rèn)同和采納。隨著人類進(jìn)入信息社會及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展，由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會的作用與意義越來越大，數(shù)字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用。
　　4.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
　　目前，檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。
　　5.注重檔案信息的安全建設(shè)。
　　檔案信息數(shù)字化建設(shè)必須采取一系列的措施保證檔案信息的保密和安全，采取的措施為制度管理和技術(shù)保證，在數(shù)字化建設(shè)過程中對此應(yīng)形成一套嚴(yán)格的管理制度體系，并有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更加嚴(yán)密。
　　檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)該是國家綜合檔案館與時(shí)俱進(jìn)、轉(zhuǎn)變職能、堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，在信息時(shí)代對傳統(tǒng)載體檔案管理功能的繼承、延伸和發(fā)展。檔案信息數(shù)字化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。