摘要:從辦公室的性質和作用及主要承擔的工作內容著手，提出了做好高職院校辦公室工作的幾點看法。
　　關鍵詞：高職院校 圖書館 辦公室 管理工作
　　中圖分類號：G633.3文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2011)06(c)-0000-00
　　隨著圖書館事業(yè)的迅速發(fā)展，圖書館辦公室已成為聯系外界和館內各部門之間的橋梁，成為一個承上啟下、協調左右的立體網絡中心。做好辦公室工作有利于保障圖書館各項工作的順利開展。
　　1 辦公室工作的性質和作用
　　高職院校圖書館辦公室是圖書館的重要部門，是圖書館業(yè)務建設和讀者工作的調控中樞，在保障全館各項工作的實施中起著非常重要的作用。
　　1.1 為館領導決策服務
　　 對于全館性的中心工作，辦公室需在領導決策前提供有關信息、數據，提出可行性方案供館領導選擇，主動的為領導出對策，做好超前服務。
　　1.2 為各業(yè)務部門工作服務
　　服務是圖書館辦公室工作人員很重要的一個職責，主要體現在搞好后勤工作為各部門工作服務，創(chuàng)造良好的環(huán)境為廣大讀者服務。
　　1.3 為圖書館日常事務工作服務
　　圖書館日常事務很多，要及時處理的事情也很多。這要求館辦公室人員必須積極主動的協助館長辦事情、干實事。組織大型活動時，辦公室統一調配人力、財力、物力，合理安排工作。另外，除了處理眾多的例行性日常事務外，還要處理各種臨時性、突發(fā)性的事情。
　　2 辦公室工作的主要內容
　　2.1 日常性工作
　　日常性工作主要包括：公文處理、會議工作、信息處理、機關事務管理、印章管理、文書檔案工作等，這是辦公室的基礎工作，辦公室工作人員的基本功是具有較強處理日常事務工作的能力。
　　2.2 綜合協調性工作
　　綜合協調性工作包括工作任務的協調、日常事務的協調。辦公室一般通過協商、協助、催辦的方式進行協調工作。很多時候，館領導由于工作繁忙等主客觀原因未能及時解決、覺察到的問題，也需要辦公室人員從中疏通。
　　2.3 輔助決策工作
　　輔助決策工作主要包括協助調查研究，在收集掌握信息后，提出或協同有關職能部門提出一個或幾個決策方案，供館領導決策時參考、選擇，協助領導實施決策和檢查決策的執(zhí)行情況。
　　3 對深化辦公室工作的幾點思考
　　3.1 健全規(guī)章制度是做好辦公室工作的重要保證
　　建立健全合理的規(guī)章制度是圖書館實行科學管理的重要保證，也是圖書館改進工作作風，提高工作效率，加強職工隊伍建設的一項極其有效的措施。圖書館要進行科學規(guī)范管理，必須根據圖書館的特點制定出一套行之有效的規(guī)章制度，以限制和約束人們的行為，才能保障管理沿著科學化、規(guī)范化的方向發(fā)展，以便實現決策正確、督促有力、協調有方的管理模式，從而使圖書館的工作達到最佳狀態(tài)。高職院校圖書館完整的規(guī)章制度包括：館、部的職責，各級管理者的權利和義務，各崗位的工作細則和標準，讀者手冊、各書庫的管理制度。此外，為了充分發(fā)揮工作人員的積極性和責任感，辦公室根據每個人的特點和所屬崗位，制定個人工作職責，實行任務包干制度。這個措施既有效的調動了大家的積極性，也消除了部分員工工作不盡責的隱患。它不僅具有制約作用，而且還具有激勵作用，激勵員工努力搞好工作，使員工在工作中有章可循，也是管理的重要依據。
　　3.2 選對人是做好辦公室工作的基礎
　　做好辦公室工作的關鍵在人。辦公室工作人員的思想修養(yǎng)、精神狀態(tài)、待人接物的方式、處理問題的態(tài)度、工作作風及辦事效率等直接影響著本部門的形象。辦公室人員既具備奉獻精神，忠誠可靠，謹于行事，慎于做人，有一定的文化修養(yǎng)，還要是知識面要廣，既要懂得行政管理的相關知識，又要熟悉圖書館業(yè)務。同時要有大局觀念，站在一定的高度分析和處理問題，做到到位不越位。
　　3.3溝通協調是做好辦公室工作的關鍵。
　　溝通指信息的溝通，即是信息交換，指各種可理解的信息在兩個或兩個以上的人群中傳遞或交換的過程，簡單的說，信息溝通就是信息交流、聯系和傳遞。信息溝通在圖書館管理活動中起著關鍵的作用，是實現個體之間、群體之間、部門之間協同工作的主要手段。搞好信息溝通，要注重溝通的細節(jié)，主要有把握以下幾個要點：
　?。?）工作要及時
　　圖書館辦公室集行政、后勤、管理于一身，事務比較繁雜，不及時完成工作，就會引起工作堆積，從而延遲信息溝通。所以辦公室工作人員必須養(yǎng)成“今日事，今日畢”的習慣，同時要擺正自己的位置，認識到辦公室工作就是為其他各業(yè)務部門工作服務的。
　?。?）勤溝通、善溝通
　　辦公室除了肩負“上令下達”的使命，還是“下令上傳”通道，平時應與各業(yè)務部門多聯系，了解第一線工作的情況，及時向領導匯報，供領導決策。此外，要注意溝通的方式和技巧，利用現代通訊技術，不但要勤于溝通，而且要善于溝通。
　　3.4勤于學習敢于創(chuàng)新是做好辦公室工作的根本方法
　　在傳統的觀念里，辦公室工作被片面的理解為辦雜事的機構，或者是館領導意志的體現者，辦公室工作事無巨細都依賴于館領導的調動和指揮，工作缺乏主動性。身為辦公室工作人員，要跳出傳統思維模式和工作定式，面對不斷出現的新事物、新方法、新經驗，要在總結經驗的基礎上，圖書館辦公室工作人員應不斷提高管理能力及協調能力，敢于創(chuàng)新，創(chuàng)造性地完成工作。
　?。?）提高管理能力
　　辦公室工作人員要在工作中不斷總結以往經驗，善于找出工作規(guī)律，理順關系，統籌兼顧，建立科學的管理機制。另外，要多看管理學方面的書籍，并在實際工作中應用，善于總結，形成經驗，高效的完成工作。
　?。?）提高協調能力
　　辦公室處于聯系上下的樞紐地位，協調工作是辦公室的中心工作之一，協調工作不僅是工作能力的體現，更是一門藝術。提高協調能力有利于解決問題。作為辦公室是館領導的“參謀”“助手”，又是組織實施者、執(zhí)行者，工作中經常會碰到各種困難矛盾，比如大集體和小集體的矛盾、主動性和被動性的矛盾、服務性和監(jiān)督性的矛盾、經常性和突擊性的矛盾。因此，辦公室工作人員要廣泛調查，聽取各方意見，區(qū)分主要矛盾和次要矛盾及問題的主要方面和次要方面，學會辯證的看待問題，顧全大局化解矛盾，善于做群眾的思想工作，為領導排憂解難，真正成為館領導的助手，為同事辦實事。
　　
　　參考文獻
　　[1]許白婷 . 公共圖書館辦公室工作探析〔J〕.圖書館論壇，2007（增刊），140-141.
　　[2]陳繼蘭.圖書館辦公室行政管理〔J〕.高校圖書館工作，2006，（6），59-60.
　　[3]金曉.試論高校圖書館辦公室工作〔J〕.內蒙古圖書館工作，2006，（6），91-92.
　　[4]蘇斌.高校圖書館行政管理之我見〔J〕.圖書館界，2003，（3），50-54.
　　[5]戚紅梅.以創(chuàng)新意識促進高校圖書館辦公室管理工作.科技文獻信息管理，2007，（3），26-87.
　　
　　〔作者簡介〕羅梅鳳，女，1984年生，初級，發(fā)表論文2篇。