趙淑蘭，李廣仁

（1.東北電力大學(xué)信息化辦公室，吉林吉林132012；2.中油吉林化建工程有限公司，吉林吉林132000）

基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的二級教學(xué)管理模式研究

趙淑蘭1，李廣仁2

（1.東北電力大學(xué)信息化辦公室，吉林吉林132012；2.中油吉林化建工程有限公司，吉林吉林132000）

本文分析了基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的二級教學(xué)管理模式研究的重要性，從二級學(xué)院教學(xué)管理實際出發(fā)，對二級學(xué)院教學(xué)管理內(nèi)容和數(shù)字化教學(xué)管理模式進行深入研究，提出了一種基于辦公系統(tǒng)的二級教學(xué)管理模式，此管理模式采用定制開發(fā)方法，充分利用現(xiàn)有數(shù)字化教學(xué)資源，極大地提高了二級學(xué)院辦公效率，對二級學(xué)院及學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量的提高具有重要意義。

數(shù)字化校園；協(xié)同辦公系統(tǒng)；二級教學(xué)管理；定制開發(fā)

一、引言

隨著高等院校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴大，綜合性大學(xué)日益增多，校區(qū)數(shù)量逐年增加。教學(xué)管理工作任務(wù)重，頭緒多且復(fù)雜。原有的一級教學(xué)管理單位教務(wù)處已經(jīng)不能滿足目前教學(xué)管理的新需求。校級的教學(xué)管理系統(tǒng)尚不能解決二級學(xué)院教學(xué)管理中眾多、繁瑣、易錯的事務(wù)。二級學(xué)院教學(xué)管理和教學(xué)手段網(wǎng)絡(luò)化還未全面普及，應(yīng)用效率還不高。一些教學(xué)管理軟件往往存在重復(fù)開發(fā)、數(shù)據(jù)不能共享的問題。大量原始信息停留在電子表格和手工報表的模式上，而電子郵件等數(shù)字化信息手段沒有形成規(guī)模，緩慢、重復(fù)的信息獲取或資料統(tǒng)計往往占用了教師及管理人員大量時間。[1]

在日常的信息傳遞中，信息的發(fā)布多采用手工和電話為主的傳統(tǒng)信息傳遞方式，嚴重阻礙了教學(xué)管理水平的提高。除了占用教學(xué)人員大量時間和精力外，也不利于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益的提高。因此，實現(xiàn)二級學(xué)院教學(xué)管理數(shù)字化是高等學(xué)校開展教學(xué)活動的必然要求。不僅有利于教學(xué)管理活動的展開，而且使教學(xué)管理重心下移，提高工作效率、信息傳遞和反饋的準確性，更好地為教學(xué)服務(wù)。

二、二級教學(xué)管理數(shù)字化的目標

本課題研究的教學(xué)管理模式依托數(shù)字化校園建設(shè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺，全面實現(xiàn)二級教學(xué)管理信息化。二級學(xué)院教學(xué)管理的側(cè)重點在于有效地進行教學(xué)資源配置、教師教學(xué)研究和學(xué)生學(xué)業(yè)的引導(dǎo)。[2]實現(xiàn)二級學(xué)院教學(xué)管理數(shù)字化就是在學(xué)院范圍內(nèi)建立無紙化教學(xué)管理模式、提高教學(xué)管理效率及管理水平的一種教學(xué)資源共享和交流平臺。此種教學(xué)模式的應(yīng)用將極大方便教師使用,不僅加強教師間的溝通，而且對于完善教學(xué)質(zhì)量評價體系具有重要意義。實現(xiàn)教學(xué)管理無紙化、教學(xué)文件規(guī)范化、工作效率速度化和管理水平先進化的教學(xué)管理新模式。從此將改變以往教學(xué)管理觀念陳舊、手段落后、信息化水平低的局面。

通過數(shù)字化校園中協(xié)同辦公系統(tǒng)的二級學(xué)院教學(xué)管理信息化的研究，一方面為全院教師提供全面、不斷更新的教學(xué)相關(guān)的表格、數(shù)據(jù)及其他教學(xué)信息；另一方面充分利用數(shù)字化校園已有資源，進一步建立科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)管理模式，解決二級學(xué)院教學(xué)管理實際工作中的困難，使得在教學(xué)過程中的各環(huán)節(jié)，從文件的傳送到閱答、從教學(xué)運行到教學(xué)評估檢查、從教學(xué)計劃的執(zhí)行到考試成績分析，全方位地管理，不僅適應(yīng)高校教育教學(xué)發(fā)展趨勢，而且提供給教師、教學(xué)秘書和學(xué)生之間溝通的平臺。[3]縮短辦事周期，提高教學(xué)效率，簡化管理流程。

三、二級教學(xué)管理數(shù)字化的內(nèi)容

通過數(shù)字化校園平臺實現(xiàn)二級學(xué)院教學(xué)管理信息化，不僅能夠充分利用現(xiàn)有的信息化資源，而且大大簡化了教學(xué)管理流程。例如傳統(tǒng)的教學(xué)計劃、聽課管理、畢業(yè)論文（設(shè)計）、課時量統(tǒng)計等都需要經(jīng)過層層核對審批、處理周期長。采用二級信息化教學(xué)管理模式以后，使得管理組織規(guī)范化，大大提高工作效率。

二級學(xué)院數(shù)字化教學(xué)管理將圍繞教學(xué)活動展開，主要包括以下幾個方面：

1.日常教學(xué)管理模式的研究與探索

以往學(xué)院的日常教學(xué)管理工作是繁瑣、簡單、重復(fù)的機械勞動。從教材的征訂到教學(xué)計劃的制定，從工作量的統(tǒng)計、成績上報等到整理保管教學(xué)檔案等一系列環(huán)節(jié)都需要經(jīng)過授課教師、教研室主任、主管教學(xué)院長層層填報、審批，最后到教學(xué)秘書的回收整理。工作時效性差，又由于高校一線教師彈性工作特點，往往給教學(xué)管理帶來不便。采用基于數(shù)字化校園的二級教學(xué)管理模式將真正做到教學(xué)管理為學(xué)生服務(wù)、為教師服務(wù)。

2.二級教學(xué)管理規(guī)范化研究

二級學(xué)院教學(xué)管理工作任務(wù)多。一些表格從填寫、打印，再到系主任的確認、主管教學(xué)院長的審核，最后遞交到校級教學(xué)管理部門，少說也得花上半天時間，甚至更長。如審核發(fā)現(xiàn)有錯漏，得重新打印，從頭再來，浪費了不少的人力物力，時效性差。[4]再加上文件在共享和統(tǒng)計中，格式不統(tǒng)一，手工轉(zhuǎn)換，從而加大了工作量。因此，基于數(shù)字校園對教學(xué)管理工作進行規(guī)范化研究，建立起一套適合二級學(xué)院教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量評價體系，使二級學(xué)院教學(xué)管理涉及的文件、統(tǒng)計表格、工作計劃等都有統(tǒng)一模板，嚴格規(guī)范教學(xué)管理辦法，這將對提高教學(xué)管理效率，進而促進教學(xué)質(zhì)量的提高，具有重要意義。

3.教學(xué)管理數(shù)字化的可拓展性研究

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的發(fā)展，辦公自動化應(yīng)結(jié)合學(xué)校教學(xué)管理實際，實現(xiàn)教學(xué)管理數(shù)字化，不僅要求系統(tǒng)適應(yīng)性強，而且應(yīng)便于維護和擴充，并能與校級教學(xué)管理軟件相兼容。

在系統(tǒng)實施過程中，除了借助目前數(shù)字化校園資源，還要結(jié)合學(xué)校正在開展的數(shù)字化辦公平臺——協(xié)同辦公系統(tǒng)。開發(fā)定制教學(xué)管理中各環(huán)節(jié)的詳細流程，使二級學(xué)院的教學(xué)管理工作變得更具有條理性、更簡單化。在最短的時間和最少的人力條件下，達到最佳的工作效率。

具體實施方案采用定制法。就是將教學(xué)管理的文件實現(xiàn)院級教師共享，將分散的教學(xué)信息集中管理，統(tǒng)一發(fā)布，數(shù)據(jù)報表規(guī)范化。對教學(xué)各環(huán)節(jié)的文件及報表的填報、審批、統(tǒng)計匯總、確認工作，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。減少重復(fù)性工作，降低工作強度，提高管理質(zhì)量和管理效率，極大解決教學(xué)管理中的實際困難，方便教學(xué)秘書匯總，進一步促進教師和教學(xué)秘書間的交流和反饋。[5]

四、二級學(xué)院數(shù)字化教學(xué)管理的實施方法

隨著高校教學(xué)改革的不斷深化，實現(xiàn)二級教學(xué)管理體制改革勢在必行。對于二級學(xué)院充分利用數(shù)字化校園的建設(shè)平臺，運用數(shù)字化的辦公條件開發(fā)新的管理模式，探索適合二級學(xué)院教學(xué)管理的新方法，實現(xiàn)定制開發(fā)。

1.以教學(xué)管理文件為參考，梳理并優(yōu)化教學(xué)管理流程

根據(jù)校級教學(xué)管理文件，對日常教學(xué)管理工作進行梳理，優(yōu)化教學(xué)管理流程，為下一步工作提供制度保障。例如以教學(xué)管理實際工作中工作計劃制定，如學(xué)期教學(xué)工作計劃、學(xué)期教學(xué)檢查工作計劃、學(xué)期擬解決突出問題及解決措施、課堂質(zhì)量評比計劃等進行流程的梳理和優(yōu)化工作。

2.進行教學(xué)管理表單的定制開發(fā)

教學(xué)管理中，要經(jīng)常進行表單的填報、審核、確認工作，內(nèi)容多且審批流程復(fù)雜，借助數(shù)字化校園協(xié)同辦公系統(tǒng)，將二級教學(xué)管理所用的各種表單或各個環(huán)節(jié)進行定制開發(fā)。主要的表單有如下幾種類型：

（1）授課計劃標準格式;

（2）教學(xué)工作量統(tǒng)計表;

（3）教材征訂的標準格式;

（4）實驗教學(xué)任務(wù)書的模板;

（5）重修課的安排表單;

（6）實驗課表的模板;

（7）實驗教師工作量統(tǒng)計表模板;

（8）理論課教師工作量統(tǒng)計表模板;

（9）畢業(yè)設(shè)計選題表。

3.進行系統(tǒng)集成開發(fā)

通過以上步驟的實施，可以減輕學(xué)院教學(xué)管理工作強度，提高工作效率，進一步協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生三者之間的關(guān)系。

五、結(jié)束語

本課題的研究在實用性、通用性和可擴展性等方面具有顯著特點。系統(tǒng)的實現(xiàn)在實時地處理和監(jiān)督日常的工作情況方面取得很大效果。進一步加強了外部的溝通與聯(lián)系，讓時間和空間的差異不再成為工作中的障礙。方便靈活的使用模式使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨時隨地處理業(yè)務(wù)，可操作性和實用性強。同時系統(tǒng)的各種功能都能根據(jù)業(yè)務(wù)需求進行定制開發(fā)，系統(tǒng)功能具備通用性和可擴展性。業(yè)務(wù)參與者根據(jù)權(quán)限進行教學(xué)業(yè)務(wù)管理，所有人員協(xié)同處理工作事務(wù)，隨時隨地進行在線業(yè)務(wù)交流和溝通，形成真正快捷、安全、有效的辦公模式。系統(tǒng)不僅能隨著用戶規(guī)模的擴大進行擴展，而且能夠滿足日益增長的業(yè)務(wù)需求。

所以，實現(xiàn)基于協(xié)同辦公系統(tǒng)的二級學(xué)院教學(xué)管理，只有認識充分，才能有效地推行、健康地實施，才能真正做到提高高校教學(xué)管理質(zhì)量和水平。☉

[1]王瑞萍.二級學(xué)院教育管理的科學(xué)化運作[J].重慶教育學(xué)院學(xué)報,2010,23（5）：21-22.

[2]朱磊.二級學(xué)院教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)化的研究與實踐[J].紹興文理學(xué)院學(xué)報,2007,27（12）：104-106.

[3]李山.二級學(xué)院教學(xué)管理研究與實踐[J].重慶工學(xué)學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)）,2008,22（12）：156-158.

[4]梁天權(quán).高校二級學(xué)院教學(xué)管理信息化初探[J].科技咨詢導(dǎo)報,2007(2)：247.

[5]張林.基于服務(wù)導(dǎo)向的高校二級學(xué)院教學(xué)管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)研究[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報,2010,26（4）：21-22.

（編輯：楊馥紅）

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