王 喆

首都醫(yī)科大學(xué) 北京 100069

高校的物資管理部門在學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面承擔(dān)著重要的資源保障作用。作為物資管理的主要組成部分，低值物資的管理對(duì)學(xué)校的教學(xué)科研工作都有著直接的影響。面對(duì)高校培養(yǎng)創(chuàng)新型人才的重要責(zé)任和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展所帶來(lái)的各種機(jī)遇，進(jìn)一步加強(qiáng)試劑耗材的規(guī)范化管理，探索更加科學(xué)的管理方式，是新形勢(shì)下高校物資管理部門面臨的重要課題。在此背景下，我校設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處對(duì)低值物資管理工作的運(yùn)行機(jī)制、管理模式、管理手段等方面進(jìn)行了縱深的探索與實(shí)踐。

1 轉(zhuǎn)變觀念，建立新形勢(shì)下低值物資的現(xiàn)代化管理理念

1.1 重新認(rèn)識(shí)低值易耗品管理工作

低值物資的管理工作是部門服務(wù)職能的重要體現(xiàn)，與教師的教學(xué)、科研和行政辦公等各項(xiàng)工作都有著密切的聯(lián)系，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。除了器件和配件、五金機(jī)電、日常辦公用品等，我校的低值物資中實(shí)驗(yàn)試劑耗材占了很大的比例，截至目前，庫(kù)存種類將近3 000種，現(xiàn)有庫(kù)存約10萬(wàn)余件，每周售出的物品種類800余種，低值物資的價(jià)格和種類從幾元錢的電子元件到上萬(wàn)元的實(shí)驗(yàn)試劑，品種繁多，數(shù)量龐大。

為教學(xué)科研提供技術(shù)服務(wù)，讓一線教學(xué)科研工作者專心致志地從事教學(xué)科研工作[1]，始終是我校物資管理部門的工作目標(biāo)。學(xué)校發(fā)展的步伐不斷前進(jìn)，給部門的工作提出了更高的要求，因此低值物資的管理僅僅注重“保質(zhì)保量，及時(shí)供應(yīng)”的原則是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足今后各項(xiàng)工作的發(fā)展要求的。結(jié)合實(shí)際工作和目標(biāo)，我處確立了 “服務(wù)和創(chuàng)新，效率和效益”的低值物資現(xiàn)代化管理理念，以便更好地發(fā)揮資源職能部門的特點(diǎn)，有效地推動(dòng)學(xué)科發(fā)展建設(shè)。

1.2 重新定位低值物資管理職能

根據(jù)以往的管理模式，高校的低值物資是由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理。在我校計(jì)劃建設(shè)低值物資新型的運(yùn)行模式之后，為了更好地開(kāi)展工作，設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處對(duì)部門內(nèi)部框架做了相應(yīng)的調(diào)整，將供應(yīng)中心與設(shè)備采購(gòu)管理、實(shí)驗(yàn)室管理和資產(chǎn)管理并列成為4個(gè)辦公室分別負(fù)責(zé)不同的工作，供應(yīng)中心負(fù)責(zé)全校低值物資的保障供應(yīng)，人數(shù)由原來(lái)的9人增至15人，約占全處人數(shù)的50%。

與處里其他幾個(gè)辦公室的工作性質(zhì)略有不同，供應(yīng)中心的管理人員每天都要通過(guò)和全校的一線教師、研究生、行政管理人員接觸來(lái)開(kāi)展工作，通過(guò)這個(gè)過(guò)程了解各類教師的需求，幫助教師解決問(wèn)題，并且通過(guò)切實(shí)的行動(dòng)向大家傳達(dá)我們的工作理念，因此低值物資的管理重在服務(wù)。作為和一線教師相互溝通和了解的渠道，供應(yīng)中心是設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處面向?qū)W校的重要服務(wù)窗口，體現(xiàn)的是全處的工作質(zhì)量和精神面貌。

2 確立“服務(wù)一線”的核心管理理念，優(yōu)化管理方式

按照我?！笆濉卑l(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中的工作要求，即進(jìn)一步加強(qiáng)藥品試劑和器皿耗材等消耗性物資供應(yīng)平臺(tái)的建設(shè)，完善采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用等各環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督機(jī)制，創(chuàng)造可持續(xù)的資源保障環(huán)境。結(jié)合工作實(shí)際，我處確立了“以服務(wù)于教學(xué)科研一線理念為指導(dǎo)，通過(guò)科學(xué)化的管理，體現(xiàn)效益和效能，實(shí)現(xiàn)規(guī)范和安全，建設(shè)學(xué)習(xí)型的優(yōu)質(zhì)服務(wù)團(tuán)隊(duì)，促進(jìn)部門職能的有效發(fā)揮”的核心管理理念，尤其注重由經(jīng)驗(yàn)事務(wù)型管理向研究創(chuàng)新型管理的轉(zhuǎn)變。在此基礎(chǔ)上，貫徹科學(xué)管理的原則，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的系統(tǒng)論、控制論、信息論等理論進(jìn)行科學(xué)管理，以計(jì)算機(jī)手段進(jìn)行系統(tǒng)管理[2]，實(shí)現(xiàn)管理思想和現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)融合。

3 構(gòu)建科學(xué)的管理運(yùn)行機(jī)制

相關(guān)的工作從以下四方面逐步深入開(kāi)展：

3.1 梳理工作環(huán)節(jié)，完善工作流程

從細(xì)節(jié)入手，對(duì)低值物資管理過(guò)程中的具體步驟進(jìn)行重新的分析和整理，著重加強(qiáng)購(gòu)置、驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，根據(jù)低值、易耗品管理工作的性質(zhì)，健全實(shí)驗(yàn)室和物資管理工作體系，理順采購(gòu)、供應(yīng)、保管、使用之間的關(guān)系[3]。

調(diào)整后，工作流程更加科學(xué)化和規(guī)范化，形成系統(tǒng)性、連貫性比較強(qiáng)的管理鏈條。

3.2 完成崗位設(shè)置，明確職責(zé)分工

根據(jù)供應(yīng)中心今后發(fā)展的設(shè)想和規(guī)劃以及自身職能，完成供應(yīng)中心的全部崗位設(shè)置，并根據(jù)工作性質(zhì)搭建了以小組為單位的崗位框架，同時(shí)明確每個(gè)具體崗位的職責(zé)分工，為今后供應(yīng)中心的穩(wěn)步運(yùn)行奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提升團(tuán)隊(duì)實(shí)力

所有的管理歸根結(jié)底都是人的管理。人員既是管理的主體，同時(shí)也是管理的客觀對(duì)象[4]，因此在補(bǔ)充新的管理人員的時(shí)候，要從年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)到工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷、人員特點(diǎn)等方面考慮，同時(shí)要結(jié)合崗位設(shè)置進(jìn)行多方面考量。在實(shí)際工作中，對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，強(qiáng)化其服務(wù)意識(shí)，提升管理水平，努力創(chuàng)造以人為本的發(fā)展空間以及和諧的工作氛圍，使他們盡快適應(yīng)學(xué)校新的形勢(shì)和各項(xiàng)工作要求，這些工作為新型管理模式的順利運(yùn)行提供了有力的保障。

3.4 健全制度體系，搭建服務(wù)平臺(tái)

科學(xué)的運(yùn)行模式要靠完善的管理機(jī)制去保障，完善的管理制度是高校生存和發(fā)展的保障。在量多、分散、瑣碎的低值易耗品管理方面，完善的制度顯得尤為重要[5]。因此，相關(guān)制度的完善首先根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)充分考慮教學(xué)科研及其他工作方面的需求，體現(xiàn)部門的管理和服務(wù)職能，明確各崗位的職責(zé)和要求，確保各項(xiàng)措施的有效性。根據(jù)新的運(yùn)行模式，經(jīng)過(guò)多次研討，對(duì)低值物資購(gòu)置、驗(yàn)收、使用等一系列管理辦法進(jìn)行了全面的修訂，形成了一套完整的試劑耗材供應(yīng)管理體系；建立了低值物資庫(kù)房管理、特殊藥品購(gòu)置等工作的各項(xiàng)管理規(guī)定；為了更好地發(fā)揮部門職能，通過(guò)制定“優(yōu)質(zhì)服務(wù)公約”，對(duì)管理人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量都做了詳細(xì)的規(guī)定。通過(guò)這些工作，努力搭建系統(tǒng)性和科學(xué)性的優(yōu)質(zhì)服務(wù)框架。

4 建設(shè)開(kāi)放式的實(shí)體選購(gòu)平臺(tái)

充分利用學(xué)校的條件強(qiáng)化資源建設(shè)的合理性，增強(qiáng)對(duì)學(xué)校發(fā)展和學(xué)科建設(shè)資源的支持力度，對(duì)我校南校園供應(yīng)中心1 000平方米空間的結(jié)構(gòu)布局進(jìn)行相應(yīng)的配套條件建設(shè)，在保留了供應(yīng)中心原有功能的基礎(chǔ)上，為數(shù)十家試劑、耗材及小型設(shè)備的定點(diǎn)供應(yīng)商提供特色展位，最終形成涵蓋試劑展區(qū)、設(shè)備展區(qū)和低值物資展區(qū)三大功能區(qū)域的超市化運(yùn)行環(huán)境。更好地體現(xiàn)了方便自主、服務(wù)周到的特點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)集實(shí)體儲(chǔ)存庫(kù)、實(shí)體展示供銷庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)虛擬庫(kù)“三位一體”式物資供應(yīng)運(yùn)行模式，其功能的設(shè)計(jì)理念在于集中優(yōu)勢(shì)資源、挖掘使用效益，將最新研發(fā)的科研設(shè)備直觀及時(shí)地送到一線教師面前。

5 搭建優(yōu)質(zhì)信息化服務(wù)平臺(tái)

資產(chǎn)的信息化管理是現(xiàn)代管理的先進(jìn)性標(biāo)志，高校應(yīng)利用校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化管理，通過(guò)科學(xué)的管理方式與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，建立規(guī)范的網(wǎng)上系統(tǒng)管理流程，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息滿足各類管理人員的需要，為實(shí)施資產(chǎn)的內(nèi)部控制創(chuàng)造條件[6]。

為此，我處自行設(shè)計(jì)并研發(fā)了信息管理軟件—首都醫(yī)科大學(xué)低值易耗物資供應(yīng)管理信息平臺(tái)(http://dzyh.ccmu.edu.cn)，該系統(tǒng)是一個(gè)集產(chǎn)品購(gòu)置、管理于一體的綜合性服務(wù)平臺(tái)，架構(gòu)設(shè)計(jì)突出規(guī)范與服務(wù)的理念，內(nèi)容涵蓋了低值物資管理工作的重要環(huán)節(jié)，全權(quán)應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)低值物資的采購(gòu)、儲(chǔ)備、資金等實(shí)行全方位管理，具有高效、便捷、公開(kāi)、規(guī)范等特點(diǎn)，旨在通過(guò)科學(xué)透明的管理手段，健全本部門的內(nèi)控機(jī)制，同時(shí)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)低值易耗品的宏觀調(diào)控管理。功能模塊具有以下特點(diǎn)：

項(xiàng)目授權(quán)管理：幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行項(xiàng)目管理；基礎(chǔ)資料管理：年度內(nèi)所有定點(diǎn)供應(yīng)商相關(guān)信息和約120萬(wàn)條產(chǎn)品信息的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)；

合同管理：訂單的自動(dòng)拆分功能可使用戶通過(guò)最少的點(diǎn)擊完成對(duì)多個(gè)供應(yīng)商的一次性定購(gòu)，并且根據(jù)訂單的不同狀態(tài)跟蹤購(gòu)置進(jìn)度；

統(tǒng)計(jì)匯總管理：實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容和執(zhí)行進(jìn)度的及時(shí)、完全掌握；

在線聯(lián)絡(luò)：搭建用戶與部門的無(wú)障礙溝通，系統(tǒng)采用全B/S架構(gòu)，方便學(xué)校教師、各臨床醫(yī)院以及定點(diǎn)供應(yīng)商使用和管理；

分級(jí)授權(quán)管理模式：可同時(shí)滿足各級(jí)用戶的不同使用需求。

現(xiàn)代信息技術(shù)為高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作插上有力的翅膀，為實(shí)現(xiàn)“管理出效益”拓展出廣闊的空間[7]。

6 結(jié)束語(yǔ)

2012年6月，我校低值易耗品實(shí)施了新型的管理運(yùn)行模式，經(jīng)過(guò)幾個(gè)月的實(shí)踐，至今穩(wěn)步運(yùn)行并得到了學(xué)校一線教師的普遍認(rèn)可。這項(xiàng)工作是以實(shí)際行動(dòng)踐行效能工程，推動(dòng)低值易耗品管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化的有力探索，為高校低值易耗品的管理提供了具有現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義的創(chuàng)新思路。

[1]劉玲,趙健勇,鮑松林.做好化學(xué)試劑供應(yīng),為教學(xué)科研服務(wù)[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理,2006,23(9):146-149.

[2]董大為.淺析高等學(xué)校低值易耗品的科學(xué)管理[J].綏化學(xué)院學(xué)報(bào),2010,30(3):152-153.

[3]楊毅萍.談高校化學(xué)實(shí)驗(yàn)室低值易耗品的管理[J].太原師范學(xué)院學(xué)報(bào):自然科學(xué)版,2007,6(4):96-98.

[4]馬文權(quán),劉晶晶,張旭.實(shí)驗(yàn)教學(xué)用低值易耗品供應(yīng)量化管理的思考[J].天津中醫(yī)藥大學(xué)學(xué)報(bào),2006(4):244-245.

[5]江小琴.規(guī)范高校低值易耗品管理的思考[J].現(xiàn)代商業(yè),2009(14):128-129.

[6]孫玉霞.淺談高等學(xué)校固定資產(chǎn)與低值易耗品的區(qū)別與管理[J].經(jīng)濟(jì)師,2007(1):129-130.

[7]馬駿.論高校國(guó)有資產(chǎn)管理信息化[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技,2010(15):36-37.