唐怡風（無錫市精神衛(wèi)生中心，江蘇無錫，214151）

醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及對策

唐怡風（無錫市精神衛(wèi)生中心，江蘇無錫，214151）

醫(yī)院科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是醫(yī)學研究和醫(yī)療實踐的真實記錄，是深入進行醫(yī)學科學研究的必要條件及依據(jù)，是醫(yī)學科技知識的載體。我院是集醫(yī)療、臨床、教學于一體的大型三級甲等醫(yī)院，筆者從事醫(yī)院科研檔案管理多年，結(jié)合對多家市級大醫(yī)院的調(diào)研情況，對做好醫(yī)院科研檔案管理，提高其利用效率方面作了一點思考。

一、醫(yī)學科研檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理機制不健全

醫(yī)學科研材料產(chǎn)生于科研活動的整個過程，貫穿于每項科研活動的始終，任何一項科研活動的每一個工作程序都會產(chǎn)生反映和記錄其過程或成果的科研材料，經(jīng)過收集、積累和整理，到該項科研活動結(jié)束，全部科研材料應(yīng)齊全無缺，經(jīng)過審查后及時整理歸檔。但目前由于醫(yī)院領(lǐng)導對科研檔案重要性認識不足，沒有制定完善的、切實可行的規(guī)章制度，涉及檔案管理的制度、職責、考核標準較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式?？蒲泄芾砣藛T缺乏醫(yī)學科研檔案管理意識，或制度的執(zhí)行和落實力度不足，在某些科研活動中所產(chǎn)生的許多寶貴資料，從項目計劃、項目報告、原始記錄、實驗數(shù)據(jù)等缺乏跟蹤性紀實的材料積累，也沒有監(jiān)督措施，致使很多醫(yī)院的科研管理始終處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)，從而造成科研檔案文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)、歸檔率低，不能及時、有效地為科研活動服務(wù)。并且，醫(yī)院人才的流動性頻繁，一些成果往往會被帶走，大量的資料流失，對醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和研究工作造成一定損失。

（二）醫(yī)院檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高

從目前醫(yī)院檔案工作隊伍現(xiàn)狀來看，不少檔案管理人員知識面狹窄、缺乏檔案管理及檔案開發(fā)建設(shè)的基本理念、基本知識，基礎(chǔ)工作不扎實，標準化、系統(tǒng)化程度低，以及人員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能都不理想。嚴重影響了醫(yī)學科研檔案的開發(fā)。

（三）科研人員歸檔意識淡薄

不少醫(yī)學科研工作者對科研檔案工作的重要性認識不足，科研人員歸檔意識淡薄，對《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》的法律法規(guī)不甚了解，把收集、整理、歸檔工作當作研究之外的事，對科研檔案的歸檔范圍、歸檔要求等不甚了解，缺乏歸檔的主動性和自覺性。不愿意將自己的科研檔案資料完整地移交檔案部門。還有部分科研人員對醫(yī)學科研檔案工作促進醫(yī)學科研事業(yè)發(fā)展的認識不夠，受市場經(jīng)濟利益的驅(qū)動，重經(jīng)濟效益輕社會效益，不愿讓人共享，或認為科研資料是自己的心血，應(yīng)該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內(nèi)容資料完整地、系統(tǒng)地移交檔案部門。

（四）歸檔科研材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性較差

一套完整齊全的科研項目檔案應(yīng)包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務(wù)書、開題報告和相關(guān)協(xié)議等文件材料,研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料,總結(jié)鑒定驗收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。然而,在醫(yī)院科研檔案的實際歸檔中，醫(yī)院歸檔的科研檔案缺乏詳細的科研背景交代、實驗記錄等原始信息，特別是研究階段形成的各種原始實驗記錄、數(shù)據(jù)記載等能反映復(fù)雜的醫(yī)學科研過程的系統(tǒng)性材料，造成歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少；文字材料多,磁盤、光盤、照片、實物少；復(fù)印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性，既不利于發(fā)現(xiàn)科研活動中的不端行為，也影響到科研成果檔案潛在價值的全面開發(fā)與利用。

（五）科研檔案載體材料單一、管理手段與方法落后

由于歸檔材料以紙質(zhì)材料為主，其它載體形式的材料很少，缺乏相關(guān)的技術(shù)設(shè)備，在科研活動中形成了大量的非紙質(zhì)載體形式的材料如圖像、音頻視頻材料不能有效歸檔，造成歸檔材料載體形式單一與檔案資料不全，不能完整全面反映科學研究實際情況。在一些基層醫(yī)院，科研檔案管理還基本上是手工操作，科研檔案管理現(xiàn)代化水平不高。

（六）醫(yī)學科研檔案開發(fā)利用少

檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后，造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。長期以來，檔案人員僅起一個收集管理的作用，不主動為醫(yī)院各科室服務(wù)，導致醫(yī)院某些部門和人員不知道檔案室的職能，檔案工作得不到理解和支持，影響了檔案開發(fā)利用工作的推進。

二、加強醫(yī)院科研檔案管理的幾點對策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

結(jié)合實際制定檔案管理一系列制度辦法，內(nèi)容應(yīng)包括三個方面：（1）制定醫(yī)院領(lǐng)導和檔案工作人員的職能，確?？蒲袡n案的落實；（2） 規(guī)定科研資料的收集、編制的范圍，以保證科研檔案歸檔率、完整率和準確率達到規(guī)定要求；（3） 制定科研檔案管理工作的考核內(nèi)容及考核辦法?？己说膬?nèi)容主要是資料收集、案卷整理是否做到完整、齊全、準確和規(guī)范，質(zhì)量是否滿足規(guī)定要求，責任是否落到實處以及檔案管理制度的執(zhí)行情況等。

（二）加強業(yè)務(wù)培訓，切實提高檔案管理人員素質(zhì)

要提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學知識和專業(yè)技能的人才。加強對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓，聘請高校中的檔案學專家、學者或本系統(tǒng)中有豐富實踐經(jīng)驗的專業(yè)人員授課，定期實行嚴格的專業(yè)理論與實踐測驗。同時，作為檔案管理工作者應(yīng)注意從自身做起，掌握好醫(yī)院科研檔案管理業(yè)務(wù)的原則和方法，不斷優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，在鉆研科研檔案理論的同時，認真學習和運用信息技術(shù)，對科研檔案進行現(xiàn)代化管理，安心、熱愛本職工作，做有志于獻身檔案事業(yè)的專業(yè)人才。

（三）加強領(lǐng)導，依法治檔，增強全員檔案意識

領(lǐng)導重視是做好檔案管理工作的重要保證。院領(lǐng)導要把檔案管理納入醫(yī)院工作計劃，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)學習，真正做到依法治檔。要增強全員檔案意識，進一步加強三級醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理，廣泛宣傳醫(yī)學科研檔案存檔的意義和作用，使科研人員認識到，及時將研究資料歸檔是自己的責任和義務(wù)。

（四）嚴把歸檔關(guān)，提升科研檔案的質(zhì)量管理

一項科研成果檔案一旦形成，它的完整、準確、系統(tǒng)性就已經(jīng)客觀存在了，如果需補救是很困難的，所以對于檔案材料的形成和積累必須實行超前控制與全程管理。檔案人員要樹立超前意識，課題立項時，科教管理部門兼職檔案員提前介入課題組、實驗室，指定課題組一名人員負責資料收集、保管、整理工作，建立專人負責制。理順科教管理部門、課題組、檔案人員關(guān)系，采用雙向把關(guān)、雙向監(jiān)督、同步進行的管理方法協(xié)調(diào)和指導科研人員的歸檔工作。建立課題歸檔資料袋，隨袋發(fā)放“醫(yī)學科研檔案歸檔范圍和歸檔說明書、檔案移交清單”等表格及實驗記錄統(tǒng)一用紙，將立題論證到成果鑒定進行詳細記載及時整理歸袋，做好檔案形成前的前序階段、研制階段和后期階段的案卷資料收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的管理工作。檔案管理部門要對科研項目形成資料實行全程跟蹤，定期進行督查，若發(fā)現(xiàn)研究實施的原始資料、實驗記載形成及管理情況、驗收研究材料形成的質(zhì)量不符合檔案要求的科研項目，提出整改意見，否則不予結(jié)題驗收?？蒲许椖拷Y(jié)題后，科教部門兼職檔案員會同課題組負責人、課題組檔案員將檔案移交到檔案部門，由醫(yī)院專職檔案員按照國家標準《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822-2000），結(jié)合醫(yī)學科研檔案的歸檔要求對項目的檔案材料進行審核鑒定后，集中歸入醫(yī)院檔案部門。

檔案部門的工作人員也要增強工作主動性，平時做到“三勤”:腿勤、口勤、手勤，有事沒事多跑基層業(yè)務(wù)科室，加強聯(lián)系，溝通信息，廣泛收集?？蒲形募牧现饕獊碓从谂R床科室和專家教授、科研組和專業(yè)技術(shù)人員。檔案人員要主動及時地深入科室及課題組，要積極幫助他們將科研資料全面完整地收集、分類、整理，直至歸檔。

（五）運用現(xiàn)代化技術(shù)，提高科研檔案管理水平

檔案管理現(xiàn)代化，是提升醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要內(nèi)容。逐步實現(xiàn)以計算機等現(xiàn)代化科研檔案管理，加強電子文件歸檔和電子檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，提高科研檔案質(zhì)量和管理效率。要進一步改進檔案存儲和檢索方式，提供高質(zhì)量、高效率的科研檔案檢索，更好地滿足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。

（六）強化服務(wù)意識，提高工作效率

檔案工作者要不斷增強服務(wù)意識，樹立高度責任心，克服“重管輕用”的觀念，及時做好解密工作，適時開發(fā)利用科研檔案信息資源；做好科研檔案的編研工作，編制各種形式的參考資料——科研項目基本情況匯編、研究論文匯編、項目簡介、科研成果匯總等；通過制作多媒體或網(wǎng)頁，宣傳醫(yī)院科研新成果，推廣新技術(shù)，使患者直接受益，充分實現(xiàn)檔案信息資源的社會效益和經(jīng)濟效益。

總之，科研檔案是醫(yī)學科技知識的重要載體，它包含著大量的科研成果、高新技術(shù)等科技信息，是實施醫(yī)療、教學、科研工作的重要依據(jù)。對醫(yī)院科研檔案進行規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化管理，是提高醫(yī)療、科研整體水平，完善科研管理工作的必要條件。因此，加強醫(yī)院科研檔案的管理，充分發(fā)揮科研檔案的作用，是建設(shè)現(xiàn)代化國際化醫(yī)院的內(nèi)在要求。