楊旭閩

(福建中醫(yī)藥大學(xué)，福州350108)

近些年來，在教育部實(shí)行的本科教學(xué)工作水平評估的推動下，為了達(dá)到評估指標(biāo)體系對圖書資料的要求，大多數(shù)高校圖書館將原來的幾萬、幾十萬的圖書購置經(jīng)費(fèi)一下子猛增到上百萬乃至千萬以上。這塊誘人的蛋糕引起了眾多圖書供應(yīng)商的強(qiáng)烈興趣和激烈競爭。為了規(guī)范圖書采購，發(fā)揮購置經(jīng)費(fèi)使用的最大效益，減少腐敗行為，越來越多的高校引入圖書采購招標(biāo)機(jī)制，這不僅推動高校圖書館的文獻(xiàn)采購工作發(fā)生了根本變化，也對編目工作產(chǎn)生了深刻影響。筆者結(jié)合近幾年來的工作實(shí)踐，就如何在招標(biāo)機(jī)制的環(huán)境下保障編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量淺述己見。

1 圖書采購招標(biāo)對提高編目質(zhì)量的積極意義

1.1 提升了工作效率

通過圖書采購招標(biāo)，能夠把貼防盜磁條、蓋館藏章、貼書標(biāo)、貼條型碼與保護(hù)膜等原先由圖書館所做的基礎(chǔ)性工作轉(zhuǎn)向?yàn)榉ǘǖ膱D書資料招標(biāo)配套服務(wù)項(xiàng)目之列，既節(jié)省了經(jīng)費(fèi)，又節(jié)約了圖書館相關(guān)工作的人力資源［1］。同時，縮短了圖書到館后物理加工的時間，減輕了分編人員的工作壓力，提高了工作效率。

1.2 促進(jìn)編目工作重心的轉(zhuǎn)變

通過圖書采購招標(biāo)，能夠要求和規(guī)范中標(biāo)書商提供高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使得專業(yè)編目員能夠從重復(fù)、繁瑣的數(shù)據(jù)錄入工作中解放出來，有更多的時間和精力專注于圖書內(nèi)容的信息析出，如檢索點(diǎn)的分析和選擇、檢索點(diǎn)的規(guī)范控制等技術(shù)性較強(qiáng)的工作，從而實(shí)現(xiàn)對圖書內(nèi)容的深層次開發(fā)，滿足讀者的信息需求。

1.3 提升編目員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

通過圖書采購招標(biāo)，能夠要求書商免費(fèi)提供編目人員的相關(guān)業(yè)務(wù)交流、培訓(xùn)活動。如定期的省級、國家級的編目業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各館編目員之間以及書商的編目員和圖書館編目員之間的業(yè)務(wù)交流會、編目業(yè)務(wù)講座等活動。通過這些活動，既有利于提高編目人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)，促進(jìn)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，也有利于書商了解各館關(guān)于編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的具體要求和特點(diǎn)，以便做出更好的改進(jìn)。

1.4 保障編目質(zhì)量

圖書采購招標(biāo)有著時效性和階段性的特點(diǎn)，就我館而言，招標(biāo)合同期為二年一訂。這打破了原來的圖書采購的“鐵飯碗”形式，使得中標(biāo)的書商有壓力和緊迫感，他們必須不斷地提高各種服務(wù)質(zhì)量，包括圖書的編目質(zhì)量，才有可能在下一輪的招標(biāo)競爭中取得圖書采購權(quán)。

2 當(dāng)前圖書采購招標(biāo)存在的不利因素

2.1 圖書招標(biāo)委員會成員的專業(yè)比例不合理

圖書招標(biāo)委員會成員的專業(yè)比例不合理，不利于選擇最佳的圖書供應(yīng)商。《中華人民共和國招標(biāo)法》及《評標(biāo)委員會和評標(biāo)方法暫行規(guī)定》要求評標(biāo)委員會由招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的代表以及有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為5人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的2/3［2］。然而縱觀當(dāng)前高校的圖書采購招標(biāo)，其招標(biāo)委員會成員大多由國資、審計、監(jiān)察、紀(jì)檢和圖書館領(lǐng)導(dǎo)組成，熟悉編目業(yè)務(wù)的專家則基本上沒有，這導(dǎo)致對圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的重視程度不夠，圖書館專業(yè)編目人員的意見被弱化甚至于忽視，編目質(zhì)量的評分占評判總分的權(quán)重比很低，導(dǎo)致具有高質(zhì)量編目水準(zhǔn)的書商中不了標(biāo)，而低劣的書商卻因圖書折扣原因中標(biāo)，其結(jié)果將會嚴(yán)重影響編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.2 圖書供應(yīng)商中標(biāo)后不兌現(xiàn)承諾

為了能在圖書招標(biāo)中獲得圖書供應(yīng)權(quán)，圖書供應(yīng)商在投標(biāo)時都會對圖書館關(guān)于編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求給予很好的承諾。然而中標(biāo)之后，在實(shí)際履行合同時，由于受到很多不可控制條件和不可抗力因素的影響而無法兌現(xiàn)。

2.2.1 編目數(shù)據(jù)無法與圖書同步到館

編目數(shù)據(jù)的編制較圖書的物理加工來說所花的精力和時間會更長，由于書商一般要同時服務(wù)于多個客戶，與之對應(yīng)的是從事編目的員工人數(shù)有限。因此，有時會導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)的完成嚴(yán)重滯后，造成完成編目數(shù)據(jù)和圖書物理加工的時間不同步，這會嚴(yán)重影響到圖書館采編部門工作的正常進(jìn)行和新書的上架周期。

2.2.2 編目數(shù)據(jù)制作不專業(yè)

編目數(shù)據(jù)制作不專業(yè)，難以滿足高校圖書館在編目質(zhì)量方面的要求。目前圖書供應(yīng)商主要是聘請編目人員對圖書館所采購的圖書進(jìn)行編目，其編目質(zhì)量是與其聘請的編目人員的編目水平密切相關(guān)的。由于編目人員的業(yè)務(wù)技能參差不齊以及經(jīng)常性地更換人員，易造成編目數(shù)據(jù)質(zhì)量良莠不齊，在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和完整性、準(zhǔn)確性方面都存在一定的問題。如分類標(biāo)引不當(dāng)、主題標(biāo)引深度不夠、著錄項(xiàng)目缺失、著錄格式不統(tǒng)一等。這些都加大了編目人員的數(shù)據(jù)審校工作量，也影響到書目數(shù)據(jù)庫的整體質(zhì)量，陡增編目質(zhì)量控制的風(fēng)險。

2.3 借圖書招標(biāo)之機(jī)將編目工作外包

把編目業(yè)務(wù)外包給圖書供應(yīng)商是一些高校圖書館慣有的做法，表面上是把編目成本轉(zhuǎn)嫁給了圖書供應(yīng)商，節(jié)約了圖書館的人力資源和經(jīng)濟(jì)成本，但從長遠(yuǎn)來看，是不利于圖書館行業(yè)的健康發(fā)展的。因?yàn)閳D書館的發(fā)展是以工作人員的業(yè)務(wù)水平為基礎(chǔ)的，而工作人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)是一項(xiàng)長期的工作，業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)的提高是以長期的實(shí)踐與不斷學(xué)習(xí)為基礎(chǔ)的。如果編目完全外包，不僅削弱了圖書館自身所固有的編目技術(shù)的優(yōu)勢，失去了與書商談判的一個籌碼，而且造成書商對此業(yè)務(wù)的壟斷，出現(xiàn)圖書館過分依賴書商的局面。同時，書商為了謀求自身利益的最大化，可能采取一些機(jī)會主義的行為，降低服務(wù)質(zhì)量，提高此項(xiàng)業(yè)務(wù)的成本，使圖書采購價格提高。這無形中也增加了圖書館潛在的成本風(fēng)險。長此以往，對于圖書館的健康發(fā)展是不利的。

3 圖書采購招標(biāo)環(huán)境下的編目質(zhì)量控制對策

編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是圖書館書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的生命線，同時它也關(guān)系到采編部門的采購和查重工作。假如數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，錯漏百出，就談不上為讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)，同時也給采編部門的工作埋下隱患［3］。因此，保障它的質(zhì)量直接關(guān)系到館藏的收集、整理、組織管理以及為用戶提供服務(wù)的效果［4］。

3.1 合理設(shè)置圖書采購評標(biāo)委員會

科學(xué)制定圖書招標(biāo)文件是保證選擇到能提供最佳編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的圖書供應(yīng)商的關(guān)鍵一環(huán)。準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地制定招標(biāo)文件、招標(biāo)程序、商家資質(zhì)預(yù)審規(guī)則、投標(biāo)商招標(biāo)書、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件［5］。將圖書供應(yīng)商的數(shù)據(jù)編目的質(zhì)量評分等級從評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)中的一般項(xiàng)目納入到重要項(xiàng)目中來，并適當(dāng)提高其在總評分值中的權(quán)重比。此外，評標(biāo)委員會應(yīng)當(dāng)吸收圖書館的編目專業(yè)人士參與評標(biāo)，以改善評標(biāo)委員會的專業(yè)構(gòu)成?？茖W(xué)的評分標(biāo)準(zhǔn)以及結(jié)構(gòu)優(yōu)良的評審團(tuán)隊，再加上招標(biāo)過程的規(guī)范性，能夠保證選擇到具有優(yōu)良編目數(shù)據(jù)制作資質(zhì)的圖書供應(yīng)商。

3.2 制定科學(xué)合理的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系

3.2.1 針對書商制定具體的著錄細(xì)則

著錄細(xì)則的制定和實(shí)施，能夠保證書商所提供的編目數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，最大程度地避免出現(xiàn)隨意性和兼容性問題。我館具體做法是:(1)規(guī)定了必備字段，即書商所提供的編目數(shù)據(jù)必須具備題名與責(zé)任者說明項(xiàng)(200字段)、出版發(fā)行項(xiàng)(210字段)、載體形態(tài)項(xiàng)(215字段)、叢編項(xiàng)(225字段)、提要項(xiàng)(330字段)、學(xué)科名稱主題項(xiàng)(606字段)和人物名稱主題項(xiàng)(701、702字段)等8個必備字段;(2)規(guī)定了分類參考依據(jù)，即以《中圖法》第5版為分類的主要參考依據(jù);(3)規(guī)定了編目數(shù)據(jù)下載來源，即盡可能從國家圖書館聯(lián)合編目中心下載數(shù)據(jù)。通過上述著錄細(xì)則的制定，我館在實(shí)踐中得了較好的效果，在最大程度上保證了中標(biāo)書商所提供的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.2.2 嚴(yán)格審校編目數(shù)據(jù)

編目的對象不是數(shù)據(jù)本身，而是與之對應(yīng)的圖書，如果對書商所提供的編目數(shù)據(jù)不加分析就拿來套用，將會導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)的錯漏百出。因此，編目人員要對編目數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的審核校對。一方面，審校編目數(shù)據(jù)是否存在基本性、常識性的錯誤;另一方面，根據(jù)本館制定的分類編目細(xì)則和館藏體系的特點(diǎn)對編目數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，使之轉(zhuǎn)化成適合本館的館藏書目數(shù)據(jù)。

3.2.3 建立科學(xué)合理的書商編目質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)

構(gòu)建一個科學(xué)有效、客觀公正的編目質(zhì)量評價體系與標(biāo)準(zhǔn)，將考核情況分為“優(yōu)秀”、“良好”、“合格”和“不合格”幾個等次，各等次采取不同的激勵或懲罰措施。具體做法是:編目員在每完成一批次圖書的編目工作后，要在編目數(shù)據(jù)質(zhì)量表格中統(tǒng)計書商編目數(shù)據(jù)的錯誤，當(dāng)錯誤數(shù)據(jù)的統(tǒng)計量超過雙方約定的“出錯率上限”時，則根據(jù)約定做出相應(yīng)的處理決定。這樣能夠推動書商加強(qiáng)對編目業(yè)務(wù)的管理，提高其競爭力。同時，編目員在完成年度編目工作任務(wù)后，要對本年度內(nèi)各圖書供應(yīng)商所提供的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量分析，撰寫分析報告，交給上一級主管和館領(lǐng)導(dǎo)，為下一輪的圖書采購招標(biāo)提供參考依據(jù)。

3.3 重視圖書本身的物理質(zhì)量問題

編目員在對每一種圖書進(jìn)行編目的時候，除了重視編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量外，也要認(rèn)直檢查圖書本身和附件的物理質(zhì)量。對于圖書缺頁或破損、圖書分包單中標(biāo)注圖書有附件而實(shí)際上沒有配齊、附件有損壞等情況，編目員要及時反饋給采訪人員，要求書商予以調(diào)換或配齊。這可以說是對采購人員監(jiān)控圖書質(zhì)量的有力補(bǔ)充。

3.4 抓好編目專業(yè)隊伍建設(shè)

要擁有優(yōu)質(zhì)的編目數(shù)據(jù)，關(guān)鍵在于編目人員的業(yè)務(wù)技能和素養(yǎng)。因此，一支結(jié)構(gòu)合理、知識全面、素質(zhì)優(yōu)良的編目專業(yè)隊伍對于實(shí)現(xiàn)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的長遠(yuǎn)良性發(fā)展是至關(guān)重要的。好的編目專業(yè)隊伍建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，要靠編目員長期的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)的累積，以及對本專業(yè)內(nèi)前沿理論、知識、技術(shù)的學(xué)習(xí)。除此之外，編目員還應(yīng)具有廣博的學(xué)科知識、敏銳的信息意識和較強(qiáng)的信息技能。只有這樣，才能建立起優(yōu)質(zhì)的編目專業(yè)隊伍，從根本上提高編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

綜上所述，在圖書采購招標(biāo)的大環(huán)境下，作為圖書館文獻(xiàn)資源保障的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)，編目工作不僅不應(yīng)削弱，而是要進(jìn)一步加強(qiáng)，采編部門要從多個環(huán)節(jié)上對書商的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行有效控制，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化和統(tǒng)一化，從根本上提高編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，從而保障書目數(shù)據(jù)庫健康、有序的發(fā)展，滿足圖書館館藏建設(shè)的要求。

［1］張炳娥.高校圖書館圖書采購招標(biāo)利弊淺析［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006，16，(14):55 －56.

［2］丁金龍.高校圖書采購招標(biāo)的質(zhì)量控制研究［J］.圖書館，2009，(5):128 －129.

［3］溫 泉.論編目數(shù)據(jù)質(zhì)量［J］.圖書館界，2005，(4):51－53.

［4］張少華.套錄中文圖書書目數(shù)據(jù)出現(xiàn)的問題及解決方法［J］.科技文獻(xiàn)信息管理，2007，(1):41－44.

［5］張雪梅.高校圖書館圖書招標(biāo)采購質(zhì)量控制策略分析［J］.價值工程，2010，(9):179 －180.