徐 敏

(中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院，528436)

為便于讀者獲取所需圖書(shū)，圖書(shū)館會(huì)按照一定的順序?qū)︷^藏紙質(zhì)圖書(shū)進(jìn)行組織排架。目前圖書(shū)館最常用的排架方法為分類(lèi)排架法，這種方法是將圖書(shū)按其所屬的學(xué)科體系進(jìn)行排架。因?yàn)槭前搭?lèi)別進(jìn)行集中，為了滿(mǎn)足新進(jìn)圖書(shū)上架需求，排架時(shí)各類(lèi)圖書(shū)都要預(yù)留一定的架位，預(yù)留架位是否合理將直接影響今后的上架工作。如果預(yù)留不合理，以后就會(huì)面臨頻繁的倒架，不僅工作量大，還影響讀者閱讀。到底要預(yù)留多少架位成為擺在圖書(shū)館面前的一個(gè)大問(wèn)題，特別是在倒架、書(shū)庫(kù)搬遷時(shí)，這個(gè)問(wèn)題尤其突出。為了科學(xué)地預(yù)留架位，就要綜合考慮目前館藏圖書(shū)情況及未來(lái)進(jìn)書(shū)情況，在倒架、搬遷前對(duì)架位進(jìn)行科學(xué)測(cè)算。在實(shí)際工作中，我館也面臨了同樣的問(wèn)題。2008年，中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館新館建成，圖書(shū)館所有藏書(shū)都要搬遷到新館重新上架，于是如何在搬遷前確定所有圖書(shū)架位成了搬遷工作中最重要的問(wèn)題，這關(guān)系到整個(gè)搬遷及重新上架工作的組織。為此，我館利用館藏?cái)?shù)據(jù)，認(rèn)真分析、科學(xué)測(cè)算、合理布局，完成了新館所有架位的預(yù)先安排，為圖書(shū)館整體搬遷及搬遷后圖書(shū)上架工作的順利進(jìn)行打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

測(cè)算工作的基本流程分為數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析三個(gè)階段。測(cè)算工作的基本思想就是利用館藏?cái)?shù)據(jù)，按照排架順序?qū)^藏圖書(shū)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，結(jié)合書(shū)架數(shù)量等信息，計(jì)算得到上架后各書(shū)架圖書(shū)信息，從而在搬遷前獲得所有圖書(shū)位置信息。

1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

架位的測(cè)算需要兩方面的數(shù)據(jù):一是館藏圖書(shū)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，二是書(shū)架架位數(shù)據(jù)。其中館藏圖書(shū)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需要得到每種圖書(shū)的索取號(hào)及相應(yīng)冊(cè)數(shù)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)需要從圖書(shū)管理系統(tǒng)中提取，并做相應(yīng)處理;書(shū)架架位數(shù)據(jù)包括各個(gè)書(shū)庫(kù)書(shū)架架位數(shù)量，這部分?jǐn)?shù)據(jù)比較容易獲取，只需到新館書(shū)庫(kù)清點(diǎn)即可。

1.1 清點(diǎn)各藏書(shū)點(diǎn)可用書(shū)架數(shù)量

新館共規(guī)劃了四個(gè)藏書(shū)點(diǎn)，包括工具書(shū)閱覽室42架，第一書(shū)庫(kù)107架，第二書(shū)庫(kù)133架，第三書(shū)庫(kù)133架。其中工具書(shū)收藏在工具書(shū)閱覽室，其他圖書(shū)按中圖法分類(lèi)，并按照同種圖書(shū)不分散的原則分別收藏在其他三個(gè)書(shū)庫(kù)。

1.2 獲取館藏圖書(shū)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

本館使用深圳圖書(shū)館開(kāi)發(fā)的Ilas II圖書(shū)館管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能，并可以根據(jù)不同需求自行設(shè)置統(tǒng)計(jì)格式，不足之處就是統(tǒng)計(jì)速度很慢，特別是數(shù)據(jù)量大時(shí)，甚至要等數(shù)小時(shí)，還可能會(huì)因?yàn)閿?shù)據(jù)過(guò)于龐大或者網(wǎng)絡(luò)故障而引起統(tǒng)計(jì)中斷。當(dāng)時(shí)我館館藏紙質(zhì)圖書(shū)共計(jì)5萬(wàn)余種15萬(wàn)余冊(cè)，為保證快速準(zhǔn)確地獲取所需數(shù)據(jù)，我館采用先導(dǎo)出所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，再利用工具對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理的方法來(lái)獲取所需結(jié)果。

1.2.1 從中央館藏庫(kù)中導(dǎo)出所有紙質(zhì)圖書(shū)館藏?cái)?shù)據(jù)，包括條碼號(hào)、書(shū)目記錄號(hào)、館藏狀態(tài)、圖書(shū)類(lèi)型等字段;從中央書(shū)目庫(kù)中導(dǎo)出所有marc數(shù)據(jù)，利用工具提取書(shū)目記錄號(hào)、索取號(hào)兩個(gè)字段。

1.2.2 將導(dǎo)出的館藏?cái)?shù)據(jù)、提取的書(shū)目數(shù)據(jù)分別導(dǎo)入access表中。刪除館藏?cái)?shù)據(jù)表中館藏狀態(tài)為丟失、剔除狀態(tài)的數(shù)據(jù)。

1.2.3 用sql語(yǔ)句從兩數(shù)據(jù)表中查詢(xún)出所需要的結(jié)果，即包含現(xiàn)有館藏紙質(zhì)圖書(shū)索取號(hào)和對(duì)應(yīng)數(shù)量的結(jié)果，其結(jié)果的生成格式固定為索取號(hào)、對(duì)應(yīng)復(fù)本。其中普通圖書(shū)與工具書(shū)分開(kāi)處理。

經(jīng)過(guò)以上工作，得到測(cè)算架位所需要的基本數(shù)據(jù)，如表1所示。

表1 所有有效館藏索取號(hào)及對(duì)應(yīng)冊(cè)數(shù)(普通圖書(shū)與工具書(shū)分開(kāi)處理)

2 數(shù)據(jù)整理

得到基本數(shù)據(jù)后，還需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的分類(lèi)整理，整理的基本流程就是按照新館的書(shū)庫(kù)規(guī)劃，將屬于各書(shū)庫(kù)數(shù)據(jù)按上架順序進(jìn)行排序，以得到各個(gè)藏書(shū)點(diǎn)的基本排架數(shù)據(jù)及架上圖書(shū)排列基本狀態(tài)。

我館圖書(shū)按索取號(hào)順序進(jìn)行排架，索取號(hào)由“中圖法分類(lèi)號(hào)+種次號(hào)+其他區(qū)分號(hào)組成”，其中中圖法分類(lèi)號(hào)按字符順序排序、種次號(hào)按數(shù)字大小排序、區(qū)分號(hào)按字符順序排序，并且先按中圖法分類(lèi)號(hào)排，再按種次號(hào)排，再按區(qū)分號(hào)排。因?yàn)椴煌糠职床煌绞脚判?，所以需要先?duì)索取號(hào)進(jìn)行分解，然后再進(jìn)行排序處理。

將包含有索取號(hào)和對(duì)應(yīng)數(shù)量的數(shù)據(jù)復(fù)制到excel表格中，再將索取號(hào)復(fù)制一列，并對(duì)該列進(jìn)行分列處理，使其分成分類(lèi)號(hào)、種次號(hào)、區(qū)分號(hào)三列。然后將分類(lèi)號(hào)作為主要關(guān)鍵字按字符升序，將種次號(hào)作為次要關(guān)鍵字，按數(shù)字升序，將區(qū)分號(hào)作為第三關(guān)鍵字，按字符升序，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序處理。為保證排序的準(zhǔn)確性，需將分類(lèi)號(hào)中的復(fù)分符號(hào)替換成空格;另外，因一個(gè)excel表中只能容納6萬(wàn)多條數(shù)據(jù)，對(duì)于數(shù)據(jù)量超過(guò)的，需分開(kāi)進(jìn)行處理，或用其他方法。我館當(dāng)時(shí)只有5萬(wàn)余種圖書(shū)，因此可在一個(gè)excel表中一次處理完成。經(jīng)排序處理后，就得到了圖書(shū)在書(shū)架上的排架順序，如表2所示:

表2 排序后的有效館藏索取號(hào)及對(duì)應(yīng)冊(cè)數(shù)(普通圖書(shū)與工具書(shū)分開(kāi)處理)

3 數(shù)據(jù)分析

經(jīng)過(guò)前面的工作，已經(jīng)得到了各類(lèi)圖書(shū)排序數(shù)據(jù)、書(shū)架數(shù)量等數(shù)據(jù)，還需要進(jìn)一步的計(jì)算分析，將圖書(shū)合理分配到各個(gè)書(shū)架?；舅悸肥鞘紫雀鶕?jù)各類(lèi)圖書(shū)數(shù)量及各書(shū)庫(kù)書(shū)架數(shù)量，安排各書(shū)庫(kù)收藏圖書(shū)類(lèi)別;其次，計(jì)算各類(lèi)圖書(shū)在書(shū)架的上架冊(cè)數(shù);最后，獲取各面書(shū)架起始索書(shū)號(hào)。3.1根據(jù)各類(lèi)圖書(shū)數(shù)量及各藏書(shū)點(diǎn)書(shū)架數(shù)量總體安排各處收藏圖書(shū)類(lèi)別

經(jīng)過(guò)分類(lèi)匯總后，得出館藏?cái)?shù)據(jù)中各個(gè)大類(lèi)的圖書(shū)數(shù)量(如表3所示)。經(jīng)過(guò)初步測(cè)算，我館確定第一書(shū)庫(kù)收藏A－G類(lèi)普通圖書(shū)，第二書(shū)庫(kù)收藏H－K類(lèi)普通圖書(shū)，第三書(shū)庫(kù)收藏N－Z類(lèi)普通圖書(shū)，工具書(shū)閱覽室收藏工具書(shū)。

表3 各類(lèi)圖書(shū)數(shù)量

3.2 確定每個(gè)書(shū)庫(kù)及書(shū)架上入藏圖書(shū)的數(shù)量

我們按照平均分配的辦法，并綜合考慮不同類(lèi)別圖書(shū)的不同情況合理分配架位，如有些類(lèi)別圖書(shū)比較厚、有些類(lèi)圖書(shū)今后會(huì)重點(diǎn)發(fā)展，就要適當(dāng)多分配架位，并計(jì)算各類(lèi)圖書(shū)在每面書(shū)架上的平均冊(cè)數(shù)。因我院馬上要新增制藥類(lèi)專(zhuān)業(yè)，原來(lái)該類(lèi)圖書(shū)采購(gòu)量少，今后要重點(diǎn)進(jìn)行采購(gòu)，因此要給本類(lèi)圖書(shū)多預(yù)留架位，主要集中在R類(lèi)，預(yù)留5面;另外TP類(lèi)圖書(shū)厚度較大，數(shù)量也多，也需要多分配架位，以保證今后的發(fā)展，預(yù)留5面。預(yù)留后可分配的書(shū)架數(shù)按各類(lèi)圖書(shū)現(xiàn)有數(shù)量比例分配，最后得到各類(lèi)圖書(shū)架上平均冊(cè)數(shù)。結(jié)果如表4所示:

表4 各類(lèi)圖書(shū)書(shū)架分配及平均冊(cè)數(shù)

由上表可以看出，各個(gè)書(shū)庫(kù)所入藏圖書(shū)的基本大類(lèi)和數(shù)量已經(jīng)確定，而每架能容納圖書(shū)的數(shù)量也已經(jīng)確定，按照這個(gè)測(cè)算實(shí)施圖書(shū)上架工作，就會(huì)避免由于目測(cè)或者簡(jiǎn)單推測(cè)而導(dǎo)致大倒架的發(fā)生，提高了工作效率。

3.3 從已排序的種次號(hào)表中按各類(lèi)對(duì)應(yīng)的平均冊(cè)數(shù)提取各面書(shū)架的起始索取號(hào)，打印后貼在書(shū)架上，便于對(duì)照進(jìn)行上架。該過(guò)程我館采用自編小程序的方法來(lái)解決，程序流程圖如圖1所示(見(jiàn)下頁(yè))。

3.4 每個(gè)書(shū)架的圖書(shū)起始索取號(hào)確定后，經(jīng)過(guò)打印粘貼在對(duì)應(yīng)書(shū)架上，在上架的過(guò)程中起到了簡(jiǎn)明扼要的導(dǎo)向作用，可以把打包的圖書(shū)搬到要上架的書(shū)架附近，甚至可以直接上架。上架完成后，一般不需要再進(jìn)行調(diào)整。

圖1 提取各面書(shū)架起始索取號(hào)程序流程圖

通過(guò)以上實(shí)踐可以看出，館藏紙質(zhì)圖書(shū)架位合理測(cè)算在圖書(shū)館搬遷及搬遷后的上架工作中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用:(1)架位合理測(cè)算法很好地解決了圖書(shū)館在搬遷前新館架位測(cè)算工作。由于考慮周全，程序合理科學(xué)，且經(jīng)過(guò)精確的計(jì)算，包括已借出圖書(shū)、剔舊圖書(shū)、丟失圖書(shū)等微小細(xì)節(jié)都進(jìn)行了考慮，精確地進(jìn)行了架上定位，基本沒(méi)出現(xiàn)漏洞，大大提高了圖書(shū)館搬遷后的圖書(shū)上架工作效率。(2)圖書(shū)館搬遷是圖書(shū)館重塑形象的契機(jī)，利用架位合理測(cè)算法科學(xué)推算出新館整體布局是優(yōu)化館藏圖書(shū)不可多得的機(jī)會(huì)，搬遷后的圖書(shū)上架也可以說(shuō)是圖書(shū)館一次前所未有的大調(diào)整。通過(guò)這種科學(xué)精確的調(diào)整，使得圖書(shū)的入藏地點(diǎn)更加精確，方便了讀者更快查找所需圖書(shū)，提高了圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量。

［1］郝朝軍.架位預(yù)留技術(shù)是圖書(shū)館藏書(shū)搬遷的核心技術(shù)［J］.圖書(shū)館建設(shè)，2007，(6):125 －126.

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