阮麗敏

摘要：隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各個省市的工業(yè)化進(jìn)程逐步加快，工廠的數(shù)量也大幅度提高，因此電力的需求量迅速增大，這就要求供電局能夠提高工作效率，把握工作進(jìn)度，將辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用到供電局的日常工作中，為供電局的工作提供強有力的幫助。

關(guān)鍵詞：供電局；辦公自動化系統(tǒng)；功能設(shè)計；系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

中圖分類號：TP317文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-2374（2012）13-0106-02

21世紀(jì)是信息化的時代，在信息高速發(fā)展的今天，廣泛的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)不僅僅應(yīng)用于IT行業(yè)，而深入到日常生活中的各行各業(yè)，同時在行業(yè)間的交流也起到至關(guān)重要的作用。作為供電局，肩負(fù)著整個城市的電力供應(yīng)，不僅要充分調(diào)研各個地方的用電量，還要對各個地段的用電峰值有準(zhǔn)確的把握。而這些如果只依靠人力，會浪費大量的人力資源而且要求極高的經(jīng)費。因此辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)運而生，如果供電局協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)，就會大大降低工作需要的人力物力，減少勞動時間，提高工作效率，從根本上提高公司的運營能力。

1辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計

由于供電局每日的工作量相對較大，而且處理的數(shù)據(jù)繁雜，因此供電局采用的系統(tǒng)為IE瀏覽器與Lotus Domino的組合形式，Lotus Domino的工作流技術(shù)較為成熟，而且操作方便，對于復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫可以進(jìn)行有效的整合和梳理。公司的用戶在平時工作中，可以用IE瀏覽器對WEB網(wǎng)頁進(jìn)行瀏覽，瀏覽器的操作頁面也非常方便用戶進(jìn)行信息的提取。而此系統(tǒng)共分為兩部分，第一部分為用戶操作界面，在使用之初，使用者可以通過管理員的幫助注冊屬于自己的用戶，并由管理員給予用戶權(quán)限，通過這樣的步驟之后，用戶就可以使用操作界面了。同時與傳統(tǒng)的服務(wù)器系統(tǒng)不同的是，該系統(tǒng)的客戶端不儲存任何數(shù)據(jù)和程序，使用者可以通過客戶端直接訪問數(shù)據(jù)，這樣的系統(tǒng)運行方式大大降低了維護(hù)系統(tǒng)所需的成本，同時也降低了不必要的維護(hù)時間。系統(tǒng)的第二層是管理員操作界面，使用該系統(tǒng)的供電局在使用之初會設(shè)定相應(yīng)的管理員，便于對系統(tǒng)的維護(hù)與規(guī)范基本的操作流程。一般情況下，由于系統(tǒng)并不儲存數(shù)據(jù)和程序，因此系統(tǒng)的安全性較強，并不需要太多的精力進(jìn)行管理和維護(hù)。

2辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)要求

針對供電局部門工作性質(zhì)的特殊性，因此對于系統(tǒng)的要求相對也比較嚴(yán)格。一方面，要求系統(tǒng)必須完整，無漏洞。在供電局正常運營中，有高端的決策層，有中端的管理層，還有低端的操作層，這就要求系統(tǒng)能夠針對不同的層面有不同功能性。能夠完全涵蓋公司工作的各個方面，方便各個階層進(jìn)行有效管理和實施計劃，由此成為工作人員的有效的工具。另一方面，由于供電局在平時工作中要處理大量枯燥的數(shù)據(jù)，這就要求系統(tǒng)要具有較強的操作性能，同時還要能夠直觀的表達(dá)一系列數(shù)據(jù)的特點。從而起到對工作人員的指引作用，節(jié)省工作時間，提高工作效率。

3系統(tǒng)的功能設(shè)計

對于龐大而復(fù)雜的供電局來說，它的系統(tǒng)構(gòu)成也同樣復(fù)雜，其中包括公司人員都可以瀏覽的公司主頁，針對不同部門的個人事務(wù)、公司高層的公文管理，事務(wù)員需要辦理的日常事務(wù)，管理員負(fù)責(zé)的資源管理，保密級別較高的檔案管理，同時還有必要的系統(tǒng)維護(hù)管理等。在此不能對于系統(tǒng)功能的各個方面均做一一介紹，只針對要求較高的公文管理以及比較普遍實用的個人事務(wù)做簡單的說明。

公文管理是整個辦公自動化系統(tǒng)的核心，同時也是公司高層使用該系統(tǒng)的主要原因。在運用時，系統(tǒng)可以通過客戶端自動進(jìn)行收文，并提示高層對其進(jìn)行辦理，在審批的過程中，高層可以自定義工作流程，并要求系統(tǒng)自動跟蹤批辦公文的具體流程并做詳細(xì)的記錄進(jìn)行反饋。在辦理過程中，系統(tǒng)可以實現(xiàn)方便靈活的查閱相關(guān)文件內(nèi)容，并提供相關(guān)人員的信息交流平臺，有效地節(jié)省了辦理公文程序的時間。

個人事務(wù)的應(yīng)用范圍比較廣，而且針對不同的工作人員，個人事務(wù)的內(nèi)容也不盡相同。但是大體上總共包含以下幾項內(nèi)容：待辦事項、已辦理事項、個人工作安排、密碼管理和公司公告。在每天的休息時間，系統(tǒng)會自動更新公司的相關(guān)公告以及不同人的待辦事項。每個人也可以在早上的時候通過瀏覽個人事務(wù)來了解自己需要辦理的事項以及公司未來的規(guī)劃，從而減少因為傳達(dá)事項所浪費的不必要時間。

4系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

由于供電部門在平時的工作中要面對大量的數(shù)據(jù)并要對其進(jìn)行分析，所以系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫必須符合這種復(fù)雜非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲的功能的特點。該系統(tǒng)所有的功能都必須圍繞數(shù)據(jù)庫的處理進(jìn)行運作，通常情況的工作流程大致如下，首先由技術(shù)部門的工作人員按照供電局的部門結(jié)構(gòu)組成對系統(tǒng)進(jìn)行分層，其中包括文件夾、基本操作、數(shù)據(jù)分析、表單等，然后工作人員根據(jù)自己的職位在已經(jīng)規(guī)劃的系統(tǒng)進(jìn)行選擇操作使用。

對于公司高層，一般只涉及到對于下屬文件的簽字和蓋章，這些工作在系統(tǒng)中一般很難進(jìn)行處理，雖然系統(tǒng)也準(zhǔn)備了例如相應(yīng)的文本文件，鏈接相應(yīng)網(wǎng)頁或者多媒體的信息等，但是這種特殊非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)一般就只能通過系統(tǒng)存儲在系統(tǒng)文檔中。而對于數(shù)據(jù)庫來說，不僅僅要處理工作人員上傳的數(shù)據(jù)，同時還要對數(shù)據(jù)庫已存的數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的整理，從而方便工作人員在以后的工作中對其進(jìn)行搜索和索引。這就要求在系統(tǒng)內(nèi)要有完備的全文搜索引擎。一般情況下用戶只需要登錄IE瀏覽器并直接在客戶端就可以運用搜索引擎來提取所需要的文檔數(shù)據(jù)資料，同時系統(tǒng)還會根據(jù)上傳數(shù)據(jù)的時間先后順序進(jìn)行分門別類，以便節(jié)省用戶的搜索時間。

對于日積月累的上傳的數(shù)據(jù)，建立龐大的數(shù)據(jù)庫是必然的。而且由于數(shù)據(jù)的種類眾多，除了對于各個層面的工作人員進(jìn)行檢索數(shù)據(jù)，同時還要針對個別數(shù)據(jù)操作較為繁重的工作人員建立專門的郵件數(shù)據(jù)庫。這種數(shù)據(jù)庫要根據(jù)不同人的不同需要而分為不同的容量，不同的安全級別。用戶的個人郵件數(shù)據(jù)庫會存放在服務(wù)器的固定位置，而且不會輕易變動位置，這樣就方便了用戶在使用時可以直接通過登錄自己的用戶名對自己的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行調(diào)取。當(dāng)然，如果是需要共享的數(shù)據(jù)，可以通過客戶端進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。

5系統(tǒng)的安全性

供電局的一些情況屬于國家機密，不能輕易滲透，因此系統(tǒng)的安全性要求也十分嚴(yán)格。通過管理員定期對系統(tǒng)的安全檢查以及對工作人員的授權(quán)訪問限制，是完全可以建立系統(tǒng)的保密性，嚴(yán)格科學(xué)的保密措施，權(quán)限的有效設(shè)立是實現(xiàn)系統(tǒng)安全性的基礎(chǔ)保障。公司要通過定期與不定期的安全檢查，保證系統(tǒng)的安全性，阻止無關(guān)人員的非法訪問，保證系統(tǒng)安全健康運行。

6結(jié)語

供電局在工作過程當(dāng)中應(yīng)用現(xiàn)代化手段辦理日常業(yè)務(wù)，不僅大大縮減了勞動時間，而且能夠?qū)Ψ爆嵉臄?shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的整理以及相應(yīng)的分析，在系統(tǒng)能夠正常運行的情況下公司還會擴大規(guī)模，對其下屬公司也將實行辦公自動化系統(tǒng)的運營方式，屆時上下級就可以通過網(wǎng)絡(luò)的交流處理各種突發(fā)情況，并第一時間了解相應(yīng)的工作進(jìn)展，全面掌握各地各個部門的實際情況，從而使供電局真正成為一個集體健康快速發(fā)展。

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（責(zé)任編輯：劉艷）