汪路明 陳小君

［摘要］ 在信息化飛速發(fā)展的今天，在中小學固定資產(chǎn)管理中引入信息技術手段，對固定資產(chǎn)的實物和價值管理數(shù)據(jù)化，從固定資產(chǎn)的形成、使用和處置全過程進行跟蹤管理已是當務之急，也是信息化環(huán)境下中小學固定資產(chǎn)管理的關鍵所在。利用計算機的強大管理功能，還可以進行各管理部門之間的數(shù)據(jù)共享，大大減輕管理人員的工作強度，提高工作效率，同時為固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理提供了保障。

［關鍵詞］ 中小學固定資產(chǎn)；計算機管理；固定資產(chǎn)管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 006

［中圖分類號］F123．７［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）06- 0011- 02

固定資產(chǎn)作為中小學重要的基礎設施，是實現(xiàn)各項教育和科研計劃以及培養(yǎng)基礎人才的物質(zhì)基礎和前提條件。傳統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模式無論從質(zhì)量上還是效率上，都難以適應教育現(xiàn)代化管理新形式的需要。因此，運用現(xiàn)代信息技術，對中小學固定資產(chǎn)進行有效的管理是信息化環(huán)境下管理的必經(jīng)之路。以信息化管理為支撐，實現(xiàn)固定資產(chǎn)實物管理和財務管理真正的統(tǒng)一，對推動學校教學管理和各項教學活動都具有重要意義。下面就信息化環(huán)境下中小學固定資產(chǎn)系統(tǒng)應用及管理作一個簡要的闡述。

1傳統(tǒng)模式下固定資產(chǎn)管理的弊端

1.1 固定資產(chǎn)管理部門與財務部門信息不對稱，容易產(chǎn)生賬實不符

傳統(tǒng)模式下，一般學校的固定資產(chǎn)管理分為實物管理和財務管理，財務部門負責核算資產(chǎn)的價值，實物部門負責建立實物卡片，管理實物資產(chǎn)。實物部門側重于資產(chǎn)的運行及技術狀況管理，財務部門主要側重于資產(chǎn)的價值管理。對于報廢的固定資產(chǎn)，實物部門主要關注報廢資產(chǎn)的手續(xù)是否齊全。財務部門主要關注殘值的回收情況，等等。由于兩者管理的側重點不同，在實際工作中管理結果往往會出現(xiàn)偏差，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：固定資產(chǎn)管理部門在驗收手續(xù)完成后開具資產(chǎn)驗收入庫單，登記賬冊，開出固定資產(chǎn)卡片，使用部門投入使用。而財務部門的核算往往由于報賬人報賬時間的推遲或發(fā)票到賬的延遲而無法及時入賬，抑或由于資金緊缺未及時付款而導致會計核算的遲滯性，造成固定資產(chǎn)管理部門與財務部門的固定資產(chǎn)賬賬不符，信息不對稱。

1.2 固定資產(chǎn)信息不易溝通，容易產(chǎn)生信息失真

傳統(tǒng)模式下，學校固定資產(chǎn)管理信息由實物部門和財務部門提供。由于不同部門缺乏信息直接溝通的媒介，使其信息溝通不及時，各部門之間的信息不能充分發(fā)揮共享。尤其是不動產(chǎn)，實物部門往往在改變資產(chǎn)使用或存在狀態(tài)時，不能及時將信息傳遞至財務，造成財務未能及時反映其財務狀況。特別是隨著科學技術的迅速發(fā)展，一些電子產(chǎn)品、軟件產(chǎn)品在市場上的更新?lián)Q代較快，使用價值得不到充分體現(xiàn)，其經(jīng)濟價值一落千丈，導致可收回金額低于其賬面價值，產(chǎn)生了固定資產(chǎn)的減值，目前在高校的會計核算體系中卻未充分披露，信息可能嚴重失真。

2 固定資產(chǎn)信息化管理的優(yōu)勢

2.1固定資產(chǎn)信息共享，便于管理與控制

信息化環(huán)境下固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應用，將傳統(tǒng)的靜態(tài)管理轉化為動態(tài)管理，體現(xiàn)實時化的信息交流，交互式的工作模式的應用，使固定資產(chǎn)管理更加人性化。以往固定資產(chǎn)傳統(tǒng)的管理是人工賬冊卡管理，固定資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)使用管理情況、變動情況缺乏信息交流，是一種單向的靜態(tài)的管理模式。而信息化管理模式具有互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)膬?yōu)勢，數(shù)據(jù)庫強大的數(shù)據(jù)處理平臺，固定資產(chǎn)信息一旦錄入系統(tǒng)，即可實時控制，事中監(jiān)督，實現(xiàn)資源共享，尤其對上級主管部門，此模式更能體現(xiàn)其優(yōu)越性該模式分工嚴密，由專門負責的固定資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一領導、統(tǒng)籌分配，二級部門即歸口管理部門分塊管理，三級部門即使用部門分散管理，具體實物管理落實到具體人員，層層把關，從采購驗收到計價調(diào)撥、報廢，每一個環(huán)節(jié)均落實責任人，透明公開地記錄在資產(chǎn)信息系統(tǒng)上，從而建立一種有效監(jiān)督的約束機制，避免了主觀因素的人為操控和管理上的推諉現(xiàn)象。

2.2 保證了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)具有完整性、唯一性、規(guī)范性、科學性

固定資產(chǎn)信息化管理模式的數(shù)據(jù)信息是數(shù)據(jù)庫技術支持的，格式統(tǒng)一，字段定義統(tǒng)一，標準統(tǒng)一。當管理員在初始錄入固定資產(chǎn)信息時，必須遵循系統(tǒng)流程的嚴格要求輸入規(guī)范化的信息記錄，系統(tǒng)即自動科學地分類整理，產(chǎn)生唯一的數(shù)據(jù)條形碼編號，有條不紊地記載和完整保存著所有固定資產(chǎn)的信息，大大提高了設備管理水平，有效地避免數(shù)據(jù)的重復、丟失和缺失，減輕工作人員的審核工作負擔，為財務部門會計核算提供客觀準確的信息做出切實的保障。信息化管理模式徹底改變了手工管理模式中存在的信息孤島、數(shù)據(jù)多樣性、信息溝通慢等問題，實現(xiàn)固定資產(chǎn)實物管理和財務管理真正的統(tǒng)一，最終達到強化管理、降低勞動強度、提高辦公效率的目的。通過流程化、效益化、信息化的資產(chǎn)管理思路，保證了固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)具有完整性、唯一性、規(guī)范性、科學性。

3信息化環(huán)境下固定資產(chǎn)管理方法

3.1 創(chuàng)建并維護完整的固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)

信息化環(huán)境下，利用固定資產(chǎn)系統(tǒng)對學校的固定資產(chǎn)進行全程管理，首先必須建立中小學的固定資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)。應用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對學校的固定資產(chǎn)進行管理，首先必須按資產(chǎn)類別和使用部門建立了資產(chǎn)類別編碼和部門設置編碼，并給每一個實物資產(chǎn)都建立一個資產(chǎn)編號，這個資產(chǎn)編號是唯一的，從資產(chǎn)構建開始到最后的報廢，會伴隨著該項資產(chǎn)經(jīng)濟全壽命周期。將設置好的編碼和固定資產(chǎn)的相關數(shù)據(jù)錄入到固定資產(chǎn)系統(tǒng)。在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入的固定資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)應包括固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量單位、所在地點、用途、技術狀態(tài)（設備運行情況）、資產(chǎn)類別、主要技術參數(shù)、使用單位、產(chǎn)權歸屬、制造商、使用年限、原值、折舊方式、折舊碼等。錄入完成基礎數(shù)據(jù)后，資產(chǎn)管理人員還應根據(jù)實時資產(chǎn)變動情況對其數(shù)據(jù)進行實時的維護，以便可以隨時查詢?nèi)抠Y產(chǎn)主數(shù)據(jù)。資產(chǎn)管理人員可以通過設置固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)查詢的關鍵字，查詢固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中資產(chǎn)的各種詳細信息，如資產(chǎn)所處的位置、資產(chǎn)的狀態(tài)、資產(chǎn)變動的情況、資產(chǎn)的運行情況等各種關聯(lián)信息，了解其設備運行狀態(tài)是完好運行還是帶病運行，待修、封存、閑置、備用、待報廢狀態(tài)，還可以對其使用效率進行分析，通過對固定資產(chǎn)的使用效率分析，能夠發(fā)現(xiàn)閑置資產(chǎn)的數(shù)量與分布，進一步促進學校固定資產(chǎn)的調(diào)劑或調(diào)配，為設備管理決策提供第一手資料，也為學校固定資產(chǎn)的使用提供有效的保障。

3.2 固定資產(chǎn)管理與會計核算管理的數(shù)據(jù)自動集成

在會計信息系統(tǒng)中使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進行管理，系統(tǒng)自動將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)無縫集成一體，達到了物流信息與資金流信息的集成，使得各項資產(chǎn)的財務信息能及時準確地得到反饋。實時處理固定資產(chǎn)管理信息，不僅減少了財務人員的工作量，大大減少了人為的錯誤和遺漏，還能對固定資產(chǎn)資金的來龍去脈進行掌握、追蹤。固定資產(chǎn)管理人員在創(chuàng)建資產(chǎn)基礎數(shù)據(jù)時，選擇不同的資產(chǎn)分類時，系統(tǒng)將自動通過配置的科目定位碼將不同類別的資產(chǎn)定義到相應的原值、累計折舊和折舊費用等總賬科目。會計人員通過對明細資產(chǎn)編號的購置、報廢、計提折舊、轉移等操作就能輕松實現(xiàn)總賬科目金額的實時更新，真正實現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與會計總賬的自動集成。通過學校信息化平臺，管理人員可以根據(jù)自己的權限查詢到各種所需信息，實現(xiàn)了各種數(shù)據(jù)信息的共享，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總可以直接在系統(tǒng)中完成。信息化管理不僅加快了各種數(shù)據(jù)信息的處理速度，而且加快了信息傳輸速度，以前一個資產(chǎn)信息需要經(jīng)過幾個環(huán)節(jié)匯總，最后才到達財務人員手中，在多個環(huán)節(jié)的匯總過程中，往往會產(chǎn)生數(shù)據(jù)出錯。推進信息化管理后，財務人員可以隨時在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中查詢各項信息，為財務臺賬和實物臺賬保持一致提供了便利條件。

信息化環(huán)境下，使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對固定資產(chǎn)進行管理，加快各部門間固定資產(chǎn)管理信息的溝通，共享數(shù)據(jù)資源，為實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理規(guī)范化、程序化和統(tǒng)一化創(chuàng)造了條件，同時也為各學校與教育主管部門建立信息溝通的接口，為實現(xiàn)中小學校與教育局管理信息化奠定了技術基礎。我們應該清楚地認識到中小學固定資產(chǎn)管理是一項長期而復雜的工作，信息化管理解決了長期以來固定資產(chǎn)賬實不符的現(xiàn)象，減輕了大量的記錄與核對的工作量。但隨著中小學教育的不斷發(fā)展，對中小學固定資產(chǎn)管理的要求也會越來越高，比如對固定資產(chǎn)產(chǎn)權的管理，固定資產(chǎn)投資及后續(xù)支出經(jīng)濟性評價的管理，固定資產(chǎn)經(jīng)濟使用壽命的管理等等，這一切都要求在固定資產(chǎn)信息化管理的基礎上進一步深化，管理應該是一個創(chuàng)新的過程，只有不斷進行總結、探索，才能讓現(xiàn)代化的管理水平不斷地躍上新的臺階，才能滿足學?，F(xiàn)代化管理未來的發(fā)展需要。