孟良英

[摘要]檔案的價值意義只有運用檔案的時候才會真正體現(xiàn)出來，本文通過中共畢節(jié)市校黨校在進行大專體制升格評估中檔案起到的關(guān)鍵作用的實例，說明檔案在市（州、地）級黨校評估升格中的有效利用及重要價值，為其他將要進行大專體制升格評估工作的市（州、地）級黨校提供有價值的參考。

[關(guān)鍵詞]市級（州、地）黨校大專體制升格評估檔案利用檔案價值

市（州、地）級黨校在升格為大專體制評估中，需要大量的存檔文件、音頻、視頻、圖片等資料，為評審提供法定的憑證依據(jù)。為進一步明確評估升格審查內(nèi)容，2008年，中共貴州省委組織部、省編委辦、省委黨校聯(lián)合對全省各市（州、地）黨校進行大專體制規(guī)格評審檢查。檢查內(nèi)容主要為2004年以來黨校開展教學(xué)、科研、黨建、行政工作及校園環(huán)境、設(shè)備設(shè)施等情況。

黨校各項工作的開展，必須要以各種原始文件資料為依據(jù)。因此，作為留存的檔案資料就成了檢查的主要內(nèi)容。檔案的價值也在檢查中得到充分體現(xiàn)。

一、評審中檔案的利用方法

1評審檔案的類別

審委員會審查的檔案包括2004年以來的文書、教學(xué)、科研、基建、財會、聲像所有門類的相關(guān)檔案及編研資料。即．1、地委對黨校工作重視和領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)資料，包括：（1）貫徹中央、省委文件，（2）干部教育培訓(xùn)資料，（3）地委為黨校所辦實事資料，（4）黨校全面發(fā)展規(guī)劃資料；2、領(lǐng)導(dǎo)班子資料：校領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)資料；3、辦學(xué)規(guī)模資料，包括：（1）年度計劃，（2）年度班次，（3）學(xué)制設(shè)置；4、教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量資料，包括：（1）教學(xué)內(nèi)容，（2）教學(xué)方式，（3）教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量；5、隊伍建設(shè)情況資料，包括：（1）編制員額，（2）師資隊伍建設(shè)，（3）管理隊伍建設(shè)，（4）思想政治工作建設(shè)；6、科研管理和科研成果資料，包括：科研管理、科研經(jīng)費、科研參與、科研成果；7、辦學(xué)條件和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料，包括：（1）經(jīng)費保障，（2）基礎(chǔ)建設(shè)，（3）教學(xué)手段現(xiàn)代化，（4）圖書館。

2利用檔案的方法

2．1提供原始檔案資料以作憑證檢查

評估工作啟動后，檔案人員根據(jù)檢查內(nèi)容、查閱了相關(guān)的檔案目錄后進行整理，把相關(guān)的文件從不同的檔案盒內(nèi)抽出；將“案卷”內(nèi)抽出的文件在文件的空白處用鉛筆注明檔號，如：3-156（表示3號目錄的156卷）；從盒內(nèi)抽出的文件有歸檔章標注檔號，方便一邊開展業(yè)務(wù)工作一邊收集資料。

將收集的所有資料在初裝的基礎(chǔ)上一項一項地對照檢查要求進行細分。把第一大類“地委對黨校工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)”分成四小類裝為四盒，即：中央、省、地關(guān)于加強黨校工作文件，中央關(guān)于印發(fā)《干部教育工作條例（試行）》的實施辦法，貴州省委貫徹《干部教育培訓(xùn)（試行）》的實施辦法，省印發(fā)《2006-2010貴州省干部教育培訓(xùn)規(guī)劃》的通知，畢節(jié)地委《2006-2010管干部教育培訓(xùn)規(guī)劃》，畢節(jié)地委組織部、畢節(jié)地區(qū)人事局調(diào)訓(xùn)干部的通知及《培訓(xùn)干部實行申報審批制度的意見》，地委專題會議研究黨校工作，地委領(lǐng)導(dǎo)給黨校各種經(jīng)費簽字，視察黨校的新聞報道，地委各大班子領(lǐng)導(dǎo)在黨校各類會議上的講話等等。把第二大類“領(lǐng)導(dǎo)班子”分成一類，即：地委領(lǐng)導(dǎo)兼任黨校校長的文件及黨?，F(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)班子職務(wù)、職稱的任職文件等。這樣將所有檔案資料分類并裝盒。

補充相關(guān)資料。收集分散在個人手里的資料，特別是科研類資料時，檔案管理人員須走訪單位所有教師，把他（她）們獲獎的相關(guān)文件、證書、發(fā)表論文、課題中標等材料收集起來，并把發(fā)表的論文按核心刊物、公開刊物、內(nèi)部刊物及年度分別排列裝盒，把獲獎情況、課題中標情況按國家級、省級、地級分別排列裝盒。

編研資料的利用。將“中央、省、地關(guān)于加強黨校工作的文件匯編”，“1983年以來學(xué)歷班、主體班（短期班）課程設(shè)置匯編”，“歷屆培訓(xùn)學(xué)員人數(shù)情況匯編”分在第一、第二、第六大類。

2．2探索簡單明了的檔案使用方法

為了使檢查組的領(lǐng)導(dǎo)及其人員能清楚明了地了解所提供的資料，檔案管理人員除了在每盒資料內(nèi)編有目錄外，還可在每盒資料的前制表說明，如：教職工培訓(xùn)進修情況表，教職工發(fā)表論文情況表等，并將相關(guān)資料附在表后。

2．3充分利用現(xiàn)代技術(shù)，為檔案利用提供多途徑支撐

以上所舉例的原始資料雖然分別排列裝盒，并且每盒內(nèi)編有目錄及相關(guān)列表說明，但為了給檢查組提供更清晰、更明了、更直觀、更現(xiàn)代的資料進行檢查，也為了使原始檔案得到很好的保護，可采取以下方法以便提供檢查：

2．3．1，將整理好要檢查的每盒檔案進行掃描并復(fù)制成書。主要以復(fù)制的書提供給檢查組檢查，原始檔案只作第一次初查和正式檢查的備份。

2．3．2編制電子書，利用電腦提供檢查。在掃描原始檔案的同時，就將在電腦中自然生成的資料排列編制成電子書。這樣方便檢查組的部分人員就復(fù)制的書籍檢查相關(guān)項目，也可使檢查人員從電腦中的電子書里直接提取相關(guān)資料檢查。若檢查人員對編制的書籍或電腦中提取的數(shù)據(jù)存有凝問，可隨時從原始檔案中提出相關(guān)檔案以證明。

2．3．3剪輯、串聯(lián)聲像資料、編輯光盤及展板。我校檔案中有大量的照片、錄像資料，為了使檢查組更直觀的看到我校近幾年各項工作的開展情況及發(fā)展成果，資料組將我校照片、錄像進行剪輯。把開展重大活動及教學(xué)、科研重要成果的聲像資料進行編排，加上解說編制成光盤，利用多媒體向檢查人員展示，也可把一些重大活動的照片編制成展板放在室外成列以作補充。

二、評審中檔案價值的體現(xiàn)

1為評審提供法定依據(jù)

評審中，通過我校檔案的利用，把我校近幾年來的教學(xué)、科研、黨建、行政、現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備等情況展現(xiàn)在了評審小組領(lǐng)導(dǎo)及我校領(lǐng)導(dǎo)、教職工面前，使大家清楚地了解到我校近幾年的各項工作開展情況。例如，在科研方面我校教職工發(fā)表論文300余篇，近200篇在省部級核心期刊發(fā)表，還組織撰寫公開出版專著5部，我校教師承擔市經(jīng)濟社會8個課題，均獲專家評審?fù)ㄟ^，多項科研成果分別獲國家、省、市各類獎項，教師參與科研率達100％?？蒲谐晒h遠超過評審要求的數(shù)量和質(zhì)量；在教學(xué)方面，我校主體班年平均培訓(xùn)人數(shù)在500人以上，加上與其他部門聯(lián)合辦班達1000人以上，教學(xué)方法科學(xué)新穎，有答凝式、研究式、論壇式、辯論式、抗辯式、案例式、等方法，教師上課優(yōu)良率逐年上升，并達到了90％以上，課程設(shè)置更新率達25％以上，教師采用多媒體、課件教學(xué)達100％，超過評審要求的70％，有外聘教授30人，這30人中，有清華大學(xué)博士生導(dǎo)師，有中國社科院、中國人民大學(xué)博士，有貴州社科院研究員，有貴州省委黨校教授，有地區(qū)各部門領(lǐng)導(dǎo)及知名學(xué)者；在管理方面，我們制定了黨校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，黨校隊伍建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，教學(xué)科研規(guī)劃和校園建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，還有管理制度匯編，匯編收集了1999-2007年的各種規(guī)章制度文件62份。2003和2008年分別被貴州省林業(yè)廳和全國綠化委員會授予“綠化模范單位"2006年被貴州省委、省政府授予“精神文明建設(shè)先進單位”等。

通過檔案展現(xiàn)了教學(xué)、科研及管理成果的同時，也體現(xiàn)了各級領(lǐng)導(dǎo)對黨校工作的重視和關(guān)心，展示了我校黨風廉政建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、教學(xué)手段現(xiàn)代化建設(shè)等方面的發(fā)展，充分體現(xiàn)出我校始終堅持“以教學(xué)為中心，科研為基礎(chǔ)，管理為主線”的管理理念，說明了我校的各項工作始終走在同行的前列。

要檢查的每一項內(nèi)容，都能在我校檔案中找到，例子中的紙質(zhì)檔案及聲像檔案，充分見證了我校近幾年的各項發(fā)展成果，反映出我校檔案工作與其他工作并肩前行，任重道遠。

2檔案在評審中的社會效效益

2．1有效提升了我校的社會形象及地位

評審工作的每項活動開展，都是以檔案資料為依據(jù)。例如這次評審，我校各項量化指標綜合得分為571．9分，平均得分97．5分，排在全省第一位，并與遵義市委黨校一道在2009年中升為地廳級黨校。

2．2給各兄弟黨校的大專體制規(guī)格評審起到了良好的示范作用

我校資料組采取多途徑的方法為檢查提供詳實有序的評審資料，使檢查組的同志感到非常直觀、方便、快捷，富有極強的創(chuàng)新性。我校在評估升格檢查中和評估升格檢查后，先后有遵義、安順、銅仁等黨校來我校參觀考察。他們觀看了我們的原始資料和根據(jù)原始資料復(fù)制的書籍，電子書，光盤。同時也了解了我校宣傳組、接待組等的工作情況，并帶走了我?？啼浀墓獗P，為自己學(xué)校的大專體制規(guī)格評審汲取好的經(jīng)驗，作好充分準備。

3檔案工作在評審中得到提升

3．1通過電腦掃描制成書籍與電子書的利用，使檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)得以提升

由于我校到2007年才給檔案人員配備電腦，檔案人員離熟練操作電腦辦公還有很大的距離。通過這次評審，尤其是將原始檔案資料掃描復(fù)制成書和電子書的提供檢查的過程，我校檔案人員電腦水平取得了顯著的提高。

3．2為我省市（州、地）級黨校檔案現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)

目前我省大部分機關(guān)、事業(yè)單位電腦管理檔案還處于初級階段，有的單位雖然推行電腦管理檔案，但各單位之間的管理是彼此孤立的，有的是自己編制的管理軟件，有的是網(wǎng)絡(luò)版，有的是單機版，數(shù)據(jù)格式各不相同，不能達到資源共享的目的，各市（州、地）黨校檔案管理現(xiàn)代化還有距離，通過這次評審檢查，各兄弟黨校相互交流，便于制定出更好、更新、更科學(xué)的方法，從而推動檔案工作向現(xiàn)代化管理前進。

3．3聲像檔案利用有助于加強了以紙質(zhì)為載體外的其他檔案類型的重視

我校廣大干部職工檔案意識較強，開展各項工作形成的文件資料都會即時交到檔案室存檔，但對錄音帶、錄像帶、光盤、電子文件的檔案意識就要差一些。有的錄像帶、光盤要過幾年才交到檔案室，又未在相應(yīng)實物上注明內(nèi)容和時間，使檔案人員無法鑒別他們的價值，對他們難以進行相應(yīng)的保管，這次檢查評審，通過電子書，光盤多媒體播放，使大家對以紙質(zhì)為載體外的其他檔案產(chǎn)生了重視，攝影人員能將所攝內(nèi)容即時刻錄，并注明內(nèi)容、時間、地點等相關(guān)信息，在電腦中生成的文件也能即時刻錄轉(zhuǎn)為電子檔案保管。

3．4彌補了檔案工作的不足

我校的教職工外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，大部分時間安排在假期，并且大部分的外出培訓(xùn)是口頭安排的，沒有形成文件資料，通過這次評審檢查，檔案室注意了學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料的搜集，并要求各處（室）派教工學(xué)習(xí)培訓(xùn)需有文字依據(jù)交檔案室存檔。其次，加強了教職工論文、專著、參與科研課題的資料搜集，并按年度、刊物級別、作者編排存檔。為今后的檔案的提供利用打下基礎(chǔ)。

檔案工作的重要性在平常工作中很難體現(xiàn)，只有當它有特殊用途的時候才充分顯現(xiàn)出來。很多情況下是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，檔案管理人平常也無人問津，默默無聞地工作，他們的長期奉獻只有在急用檔案的時候才被發(fā)現(xiàn)和認可，不重視檔案就是不重視歷史，不重視歷史就難以正視未來，一個有遠見的人必定是重視檔案的人，以一次檔案的特殊利用或許不足以說明檔案工作的重要性，但足以鼓勵檔案戰(zhàn)線上的全體同仁樹立信心，足以說明無論怎么平凡的崗位，只要用心去做，甘于奉獻，雖然未必取得驚天動地的業(yè)績，但是同樣大有作為。（工作感想及匯報）