鐘衛(wèi)國

畢業(yè)生檔案是人才信息的重要載體，是個人經(jīng)歷的全部記錄，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、政治表現(xiàn)及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學(xué)生家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟狀況的主要原始材料，更是將來走上社會用人單位審核工齡、審核個人政治思想表現(xiàn)等的重要依據(jù)。新單位入職審查，公務(wù)員、事業(yè)單位招考政審，流動人員計劃生育相關(guān)事宜，以及婚姻狀況證明等也都會用到人事檔案。在社會主義市場經(jīng)濟對人才需求加速的今天，規(guī)范管理大中專畢業(yè)生人事檔案，對促進人才交流，發(fā)現(xiàn)、推薦、使用好人才尤為重要。

一、目前大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1.畢業(yè)生對人事檔案不夠重視。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，就業(yè)方式的多樣化，檔案的作用相對降低。一些畢業(yè)生對檔案不了解，也不關(guān)心。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有60%的學(xué)生認為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學(xué)生認為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據(jù)調(diào)查，大中專畢業(yè)生最容易出現(xiàn)三種檔案問題:一是畢業(yè)時未通過正常渠道辦理就業(yè)手續(xù)，以工人招工手續(xù)入職，重新建立職工檔案，放棄學(xué)生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業(yè)生在完成向人才流動服務(wù)機構(gòu)存檔手續(xù)后就失去了蹤影，長年不見蹤影，成為名副其實的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因為缺乏對人事檔案重要性的認識，不知道將來政審、調(diào)資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據(jù)。

2.檔案管理不夠規(guī)范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不夠嚴格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅僅充當了檔案“保管員”的角色。每年對接收到畢業(yè)生檔案，只是按畢業(yè)院校、接收時間、所學(xué)專業(yè)、生源、學(xué)歷等進行登記、編號、錄入，沒有嚴格按照管理檔案的程序操作，這些不規(guī)范的操作直接導(dǎo)致檔案材料的不完整。加上無法與畢業(yè)生取得聯(lián)系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發(fā)利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。

3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續(xù)繁瑣復(fù)雜?！陡刹繖n案整理工作細則》要求對檔案材料進行技術(shù)加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，要進行技術(shù)加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識和具有較強的業(yè)務(wù)能力，但目前真正能夠達到要求的寥寥無幾。

二、提高對畢業(yè)生檔案工作重要性的認識

1.對畢業(yè)生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務(wù)工作，讓廣大的畢業(yè)生充分認識到，在新的形勢下，無論從事什么樣的工作，畢業(yè)生人事檔案都不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要載體，是企事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，更是公務(wù)員招考和升學(xué)考試中政審、考察的重要材料，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。

2.提高檔案管理者自身素質(zhì)。隨著大中專畢業(yè)生由人才資源向人力資源轉(zhuǎn)化的這個過程不斷深入，畢業(yè)生檔案管理和企事業(yè)單位工人檔案管理出現(xiàn)融合趨勢，部分單位存在一個弱化現(xiàn)象，這就給我們的畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，要牢固樹立科學(xué)的人才觀，重視畢業(yè)生資源的開發(fā)，打破以往舊的管理模式，學(xué)習(xí)運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法基本技能，不斷改進工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源，高標準的做好服務(wù)工作。

3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實地記載著一個人的成長過程，它反映了一個人的真實面目。畢業(yè)生的檔案材料雖然少，但材料的內(nèi)容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據(jù)，是畢業(yè)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。因此，用人單位在使用人的同時，必須全面掌握一個人的信息，這樣才能根據(jù)需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發(fā)揮特長，為社會創(chuàng)造財富。

三、加強對畢業(yè)生檔案的管理

1.建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫。畢業(yè)生檔案要集中統(tǒng)一管理，特別是大型國有企業(yè)，要將畢業(yè)生檔案和工人檔案分開管理；畢業(yè)生就業(yè)管理部門要對接收到的派遣期內(nèi)的畢業(yè)生檔案要重新核對、整理，根據(jù)畢業(yè)生的基本情況，分門別類，按姓名、專業(yè)、學(xué)歷等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。對超出派遣期的畢業(yè)生檔案要及時移交人才交流部門管理，盡可能地聯(lián)系畢業(yè)生到相關(guān)部門辦理人事代理業(yè)務(wù)。

2.加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。檔案工作者要有高度的責(zé)任感，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合工作實際，制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別要注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，還有參加學(xué)習(xí)、科研成果、論文發(fā)表等情況，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。為了獲取大量有用的檔案信息，必須廣開信息渠道，拓寬信息來源，進一步提高人事檔案的自身價值，使檔案內(nèi)容不僅反映一個人的過去和現(xiàn)狀，而且能根據(jù)檔案信息預(yù)測一個人未來的發(fā)展趨勢，以達到歷史、全面、系統(tǒng)、預(yù)見性地展示一個人的目的，從而使人才管理部門依據(jù)大量的定量分析、實績考核和綜合評價，公正、客觀地選拔有用人才。

3.全面清查案卷，重新整理歸檔。由于畢業(yè)生檔案數(shù)量多，又從未整理過，這就要求檔案管理人員發(fā)揚樂于奉獻的精神，對接收到的畢業(yè)生檔案重新整理，剔除無用的材料，對所保留的案卷資料重新組卷，按照人事檔案整理規(guī)定進行分類、排列、編寫頁碼、標題、裝訂成冊，這樣要查找的檔案一目了然，既能規(guī)范管理，又能為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.增強創(chuàng)新意識，實行檔案管理現(xiàn)代化。檔案工作者要結(jié)合自己崗位工作和實際情況，注重計算機知識、信息文化、網(wǎng)絡(luò)文化的學(xué)習(xí)掌握，提高綜合素質(zhì)，為畢業(yè)生及用人單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。目前，利用計算機管理人事檔案已經(jīng)基本普及，但多數(shù)僅限于運用最基本應(yīng)用程序，進行各類檔案目錄的輸入與檢索，并沒有真正發(fā)揮計算機的作用。下一步可以考慮利用掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備將畢業(yè)生檔案中的重要材料掃描變?yōu)閿?shù)據(jù)材料，更方便地進行歸檔管理。所以人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識和具有較強的業(yè)務(wù)能力，積極研究和開發(fā)檔案信息資源，把檔案實體中的原始資料內(nèi)容轉(zhuǎn)化為“活”信息，使“死”檔案成為“活”檔案，把畢業(yè)生檔案庫轉(zhuǎn)化為內(nèi)容豐富、信息浩瀚的人員信息數(shù)據(jù)庫，對檔案信息系統(tǒng)提供的豐富、準確的數(shù)據(jù)與資料進行深層次的分析和預(yù)測。只有這樣才能適應(yīng)日新月異的人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的需要，使畢業(yè)生檔案工作更具生機和活力。