張潤舒 劉金鋒

【摘 要】 在高等學(xué)校，一般都設(shè)有一個(gè)或多個(gè)報(bào)賬中心，各學(xué)校在科室掛牌上各有不同，有的直接叫報(bào)賬中心，有的叫核算科或會(huì)計(jì)科等。報(bào)賬中心的特點(diǎn)：一是外部原始單據(jù)進(jìn)入會(huì)計(jì)核算的銜接環(huán)節(jié)，對(duì)會(huì)計(jì)資料的合法合規(guī)起至關(guān)重要的把關(guān)作用；二是會(huì)計(jì)核算的第一環(huán)節(jié)，摘要、科目等的使用直接影響后續(xù)會(huì)計(jì)分析的準(zhǔn)確性及財(cái)務(wù)管理質(zhì)量；三是報(bào)賬中心同時(shí)具有對(duì)外與對(duì)內(nèi)、監(jiān)督與服務(wù)等對(duì)立統(tǒng)一的特性，在實(shí)際工作中矛盾與困難比較突出。如何解決矛盾，打造一個(gè)既能完成會(huì)計(jì)監(jiān)督管理職能、又能體現(xiàn)報(bào)賬中心為廣大教職工學(xué)生服務(wù)的窗口本質(zhì)、還要以會(huì)計(jì)人員身心健康、快樂工作為本的高效率報(bào)賬中心，是學(xué)校管理層、教職工、學(xué)生，尤其是會(huì)計(jì)人員自身所共同期望的，筆者試圖作些思考，以拋磚引玉。

【關(guān)鍵詞】 報(bào)賬中心； 高校會(huì)計(jì)； 財(cái)務(wù)管理

一、高校報(bào)賬特點(diǎn)及困難

（一）審批權(quán)級(jí)次多、人數(shù)多，審批權(quán)人專業(yè)人才多，財(cái)務(wù)知識(shí)了解少

高校行政級(jí)別層次較多，從科級(jí)到廳級(jí)甚至部級(jí)，依據(jù)財(cái)務(wù)管理要求每個(gè)級(jí)別賦予相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理權(quán)限，因此在高校擁有財(cái)務(wù)審批權(quán)的人數(shù)和級(jí)次相對(duì)較多。各級(jí)審批權(quán)人多是各學(xué)科頂尖人才，而財(cái)務(wù)管理知識(shí)相對(duì)缺乏，在審批報(bào)賬事項(xiàng)時(shí)比較難從財(cái)務(wù)管理層面審核，甚至有的見單就簽，一些不符合財(cái)務(wù)要求的簽批單據(jù)，往往被會(huì)計(jì)人員否決，矛盾較突出。

（二）報(bào)賬經(jīng)辦人范圍廣，普及報(bào)賬常識(shí)涉及面廣

在高校，基本上每一名教職工或?qū)W生都有可能作為報(bào)賬經(jīng)辦人到報(bào)賬中心辦理業(yè)務(wù)，要求每個(gè)人都能很好地理解財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)上的相關(guān)要求是不可能的，普及報(bào)賬常識(shí)不是項(xiàng)輕松工作。

（三）會(huì)計(jì)人員的專業(yè)權(quán)威難以得到真正體現(xiàn)

報(bào)賬工作從學(xué)校整體管理來看定位一般是側(cè)重服務(wù)，在報(bào)賬過程中，個(gè)別高行政職務(wù)、高職稱人員利用其手中的權(quán)力，干擾會(huì)計(jì)人員的專業(yè)權(quán)威，會(huì)計(jì)人員難以堅(jiān)持原則，工作積極性也受影響。

（四）業(yè)務(wù)量在時(shí)間分布上不均衡

在高校，廣大教師必須在非教學(xué)時(shí)間報(bào)賬，因此上課前或剛下課、放假前及剛開學(xué)等時(shí)段報(bào)銷業(yè)務(wù)集中，而在課間或?qū)W期中段報(bào)賬業(yè)務(wù)少。

（五）多人同崗，相同業(yè)務(wù)不同會(huì)計(jì)人員辦理結(jié)果容易造成不同

因報(bào)賬業(yè)務(wù)多，報(bào)賬中心在崗位設(shè)置上采用多人同崗，因各會(huì)計(jì)人員對(duì)業(yè)務(wù)處理細(xì)節(jié)不同或與報(bào)賬經(jīng)辦人員溝通方式不同，相同的業(yè)務(wù)不同會(huì)計(jì)人員辦理結(jié)果可能有差異。既影響會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，也可能造成報(bào)賬經(jīng)辦人員選擇固定會(huì)計(jì)人員，造成業(yè)務(wù)量不均等現(xiàn)象。

二、針對(duì)高校報(bào)賬業(yè)務(wù)特點(diǎn)，打造報(bào)賬中心工作的高效率

（一）監(jiān)督與服務(wù)并重，實(shí)現(xiàn)與外部人員良好互動(dòng)

1.在審批權(quán)人及報(bào)賬經(jīng)辦人中進(jìn)行必要的報(bào)賬知識(shí)普及

（1）建立審批權(quán)人培訓(xùn)制度

財(cái)務(wù)管理需要一定的專業(yè)知識(shí)，為了使高校干部上崗后能更好地行使其所在崗位的財(cái)務(wù)審批職能，進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)很有必要。通過培訓(xùn)，讓“一支筆”承擔(dān)起相應(yīng)的監(jiān)控責(zé)任，避免因?qū)徟缓弦?guī)，增加報(bào)賬工作的難度。

（2）報(bào)賬經(jīng)辦人員培訓(xùn)

實(shí)際工作中，一些部門的報(bào)賬工作由相對(duì)固定人員承擔(dān)，可能的情況下安排這些人員進(jìn)行審批程序、票據(jù)整理技巧等必要知識(shí)的培訓(xùn)，將會(huì)對(duì)報(bào)賬效率的提高起到事半功倍的作用。

（3）加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)宣傳

對(duì)于不可能組織大規(guī)模財(cái)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)的人群，有意識(shí)地利用校園網(wǎng)、校報(bào)等宣傳媒體，廣泛宣傳報(bào)賬程序及各步驟要求，條件容許的情況下，建立校園網(wǎng)報(bào)賬咨詢系統(tǒng)，及時(shí)解答報(bào)賬相關(guān)疑問，讓廣大報(bào)賬經(jīng)辦人員事先了解并完成前期步驟，從而減少補(bǔ)辦手續(xù)等不必要的事情發(fā)生。

2.增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員服務(wù)意識(shí)

（1）增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員服務(wù)意識(shí)的重要意義

會(huì)計(jì)人員常常從會(huì)計(jì)監(jiān)督管理的角度出發(fā)，追求一種對(duì)事不對(duì)人的純專業(yè)境界，而對(duì)高校財(cái)務(wù)工作為教學(xué)服務(wù)的特性理解往往不深。然而高校與企業(yè)不同，不能從純經(jīng)濟(jì)角度衡量事件的得失，一些學(xué)術(shù)造詣高的專家教授在學(xué)校的地位比較特殊，不太容易接受與自己想法相左的做法，高校學(xué)生是一群非常敏感而易沖動(dòng)人群，當(dāng)這些特殊群體在報(bào)賬過程中因一兩句話產(chǎn)生誤會(huì)，都極易引起一些不愉快的事件發(fā)生。因此在高校報(bào)賬中心強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)可以說是維護(hù)學(xué)校正常秩序的要求。

（2）運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼泻粽Z和必要的工作引導(dǎo)語，指引報(bào)賬程序

會(huì)計(jì)人員的微笑和簡單的招呼語（避免與相熟之人陷入閑聊），可拉近和報(bào)賬經(jīng)辦人員的心理距離，在完成每個(gè)環(huán)節(jié)后，用簡明語言引導(dǎo)下個(gè)環(huán)節(jié)：“請去xx崗位辦理xxx”，可使整個(gè)報(bào)賬程序更快捷完成。

（3）暫停報(bào)賬需技巧處理

對(duì)于需要集中精力完成復(fù)雜工作，確需停止對(duì)外報(bào)賬的會(huì)計(jì)人員，避免使用“我很忙，你找別的人吧”等語言，經(jīng)主管同意或主管不在的情況下經(jīng)同崗位人員同意，在顯著位置放置“暫停服務(wù)”標(biāo)識(shí)，以免讓報(bào)賬經(jīng)辦人員產(chǎn)生會(huì)計(jì)人員不理人的誤會(huì)。

3.爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層高度重視

報(bào)賬工作的實(shí)質(zhì)是替學(xué)校管理層行使監(jiān)督權(quán)。在個(gè)人的職稱職位相對(duì)較低的情況下，會(huì)計(jì)人員專業(yè)權(quán)威容易受干擾，監(jiān)督職能的發(fā)揮容易受弱化影響。只有得到來自學(xué)校高層的支持，才能摒棄干擾，堅(jiān)持原則，真正行使監(jiān)督職能。

（二）靈活設(shè)計(jì)科學(xué)快捷的報(bào)賬形式

１.設(shè)立報(bào)賬快速通道

為了讓簡單報(bào)賬業(yè)務(wù)得到快速辦理，減少報(bào)賬經(jīng)辦人員等待時(shí)間，單獨(dú)設(shè)立快速報(bào)賬崗位。為保證快速通道通暢，此崗位一般不接復(fù)雜業(yè)務(wù)，其他崗位空閑時(shí)幫著辦理符合快速通道的業(yè)務(wù)。為了平衡工作量，更為了保證會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)能力的不退化，快速通道由會(huì)計(jì)人員輪流承擔(dān)。

快速通道辦理的報(bào)賬單據(jù)必須符合以下條件：一是簽批手續(xù)完備；二是單據(jù)數(shù)量三張以下或三張以上但票據(jù)為單一種類（比如10張電話費(fèi)單）；三是附件張數(shù)、金額合計(jì)數(shù)填寫齊全。三條件缺一不可，否則轉(zhuǎn)其他崗位。此條件應(yīng)在顯著位置明示，由報(bào)賬經(jīng)辦人員根據(jù)自己的情況選擇使用。

為了使報(bào)賬經(jīng)辦人員能快速找到適合自己的報(bào)賬位置，可利用一些彩色標(biāo)示牌，比如：綠色“快速”牌；藍(lán)色“審核”牌；黃色“復(fù)核”牌。

2.設(shè)立專項(xiàng)業(yè)務(wù)報(bào)賬日

專項(xiàng)報(bào)賬日的設(shè)立是為了高效辦理某些較集中發(fā)生的報(bào)賬業(yè)務(wù)，設(shè)一天或一周為某項(xiàng)業(yè)務(wù)的專項(xiàng)報(bào)賬日。比如在開學(xué)后，設(shè)立探親旅費(fèi)報(bào)賬日，又比如，為配合學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職能部門某類報(bào)銷單據(jù)的集中簽批，設(shè)立某類業(yè)務(wù)的專項(xiàng)報(bào)賬日。

為發(fā)揮專項(xiàng)報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)，在專項(xiàng)報(bào)賬前，可事先組織會(huì)計(jì)人員對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行統(tǒng)一再學(xué)習(xí)，以保證報(bào)賬工作準(zhǔn)確高效。

專項(xiàng)報(bào)賬日的報(bào)賬方式，需要做好宣傳，得到廣大需要報(bào)賬的教職工的理解和配合，專項(xiàng)報(bào)賬日設(shè)定后，還需事先做好通知工作，讓廣大教職工據(jù)此安排自己前來辦理報(bào)賬業(yè)務(wù)的時(shí)間。

3.預(yù)約報(bào)賬

預(yù)約報(bào)賬即由報(bào)賬經(jīng)辦人員與會(huì)計(jì)人員預(yù)約前往報(bào)賬時(shí)間。這個(gè)辦法的優(yōu)點(diǎn)是可減少報(bào)賬經(jīng)辦人員現(xiàn)場等待時(shí)間，缺點(diǎn)是要求報(bào)賬經(jīng)辦人員與會(huì)計(jì)人員雙方都必須嚴(yán)格遵守時(shí)間約定，否則預(yù)約報(bào)賬成為空談，靈活性低。

4.叫號(hào)排隊(duì)

利用叫號(hào)機(jī)給每個(gè)報(bào)賬經(jīng)辦人一個(gè)編號(hào)，排隊(duì)等候報(bào)賬。優(yōu)點(diǎn)是可公平實(shí)現(xiàn)先到先報(bào)，缺點(diǎn)是因各項(xiàng)報(bào)賬業(yè)務(wù)辦理時(shí)間差異較大，無法確定每個(gè)工作日叫號(hào)限額，易造成拿號(hào)后并不能真正報(bào)賬，也不能很好解決部分報(bào)賬經(jīng)辦人員取號(hào)離開后過了叫號(hào)才返回帶來的問題。如果返回人員插隊(duì)，會(huì)給后面等待人員造成增加了等待時(shí)間的心理落差甚至無時(shí)間辦理報(bào)賬；如果重新排號(hào)，則是變相要求報(bào)賬經(jīng)辦人員必須現(xiàn)場等待，造成報(bào)賬經(jīng)辦人員時(shí)間上的浪費(fèi)。

5.留單報(bào)賬

在報(bào)賬業(yè)務(wù)量多不能隨到隨報(bào)的情況下，報(bào)賬經(jīng)辦人員將報(bào)賬單據(jù)、聯(lián)系電話留給會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)人員根據(jù)留單順序依次報(bào)賬。優(yōu)點(diǎn)是報(bào)賬經(jīng)辦人員無需等候，并有效均衡會(huì)計(jì)人員各時(shí)段工作量，缺點(diǎn)是會(huì)計(jì)人員承擔(dān)的單據(jù)安全性責(zé)任加大，報(bào)賬時(shí)經(jīng)辦人員不在場，有些信息的詢問由會(huì)計(jì)人員電話完成，加大了工作難度。

6.利用“Dead line效應(yīng)”

在報(bào)賬業(yè)務(wù)相對(duì)少的學(xué)期中段，將報(bào)賬時(shí)間分成小段比如一周，制造出更多的“最后期限”，并把每周設(shè)置為專項(xiàng)報(bào)賬期，分配給各個(gè)單位（部門），讓習(xí)慣在“最后期限”報(bào)賬的人員將學(xué)期末的報(bào)賬業(yè)務(wù)均衡到學(xué)期中。

上述方法，各有優(yōu)缺點(diǎn)，可根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用單一或組合方式，以提高報(bào)賬工作效率。

三、以人為本，建立報(bào)賬相關(guān)人員之間的和諧關(guān)系

（一）規(guī)范日常操作，減少會(huì)計(jì)人員不必要的工作壓力

一是建立標(biāo)準(zhǔn)工作流程，分段內(nèi)控，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，各負(fù)其責(zé)，既要避免重復(fù)勞動(dòng)更要防止推諉現(xiàn)象。

二是將現(xiàn)行執(zhí)行文件的相關(guān)內(nèi)容，整合為內(nèi)部業(yè)務(wù)操作手冊，減少會(huì)計(jì)人員間的業(yè)務(wù)分歧，實(shí)現(xiàn)相同業(yè)務(wù)不同會(huì)計(jì)人員辦理結(jié)果一致。

三是規(guī)范操作及業(yè)務(wù)摘要用語，方便下一環(huán)節(jié)同事辦理業(yè)務(wù)，便于會(huì)計(jì)電算化管理。

四是會(huì)計(jì)人員間交換專業(yè)信息以低聲交談為妥，避免給人爭吵的印象，盡量避免隔著別的同事座位大聲爭論。強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，避免有個(gè)別人夸大他人錯(cuò)誤或誤導(dǎo)報(bào)賬經(jīng)辦人員打擊同事抬高自己，減少內(nèi)耗，營造和諧工作氛圍。

（二）推廣先進(jìn)的工作方法，減輕會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度

1.優(yōu)化核算手段，提高核算速度

算盤、計(jì)算器、電腦，在核算功能上，各有優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流，合理利用各種核算工具的優(yōu)勢，提高核算速度。

2.設(shè)置學(xué)生實(shí)習(xí)崗位

有效利用會(huì)計(jì)專業(yè)或相關(guān)專業(yè)學(xué)生的實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，讓實(shí)習(xí)學(xué)生承擔(dān)一些輔助工作，既減輕會(huì)計(jì)人員工作量，又增長學(xué)生實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)工作與教學(xué)實(shí)習(xí)雙贏。

3.開展業(yè)務(wù)交流與鼓勵(lì)新技術(shù)應(yīng)用

定期舉行會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)交流會(huì)，解決各崗位日常疑難問題。不定期到其他高校或單位進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研，借用別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率。通過交流學(xué)習(xí)達(dá)到一個(gè)崗位有一人以上可上崗人員，每人可熟練操作兩個(gè)以上崗位，以滿足會(huì)計(jì)人員輪崗要求和臨時(shí)應(yīng)急工作安排。改變現(xiàn)在某些會(huì)計(jì)人員生病還必須上崗的不科學(xué)做法，逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員按規(guī)定輪崗。鼓勵(lì)會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方法，適當(dāng)時(shí)可給予精神與物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)。

（三）優(yōu)化報(bào)賬等待環(huán)境，爭取報(bào)賬經(jīng)辦人員的理解和支持

因?yàn)閳?bào)賬業(yè)務(wù)量在時(shí)間分布上不均衡等原因，高校報(bào)賬中心難以做到隨到隨報(bào)，排隊(duì)等待往往不可避免，但樹立“外來是客”的理念，盡可能給予報(bào)賬經(jīng)辦人等待報(bào)賬期間的人文關(guān)懷，可爭取報(bào)賬經(jīng)辦人員的理解與支持。

1.創(chuàng)造舒適報(bào)賬等待環(huán)境

有條件的學(xué)?？稍O(shè)立獨(dú)立的報(bào)賬等候室。北方冬天供暖南方夏天冷氣充足，避免報(bào)賬經(jīng)辦人員將對(duì)氣溫的怨氣帶入報(bào)賬過程中，引起不必要的煩躁。等候室可擺放一些報(bào)賬知識(shí)小冊子和一些與財(cái)會(huì)專業(yè)相關(guān)的時(shí)尚理財(cái)雜志，既可供報(bào)賬經(jīng)辦人員打發(fā)時(shí)間，又同時(shí)宣傳報(bào)賬知識(shí)。還可提供飲用水、播放舒適音樂，緩解等待帶來的焦躁情緒，有條件的學(xué)校甚至可以播放視頻等。

2.報(bào)賬期間的人文關(guān)懷

報(bào)賬大廳提供足夠的凳子供報(bào)賬經(jīng)辦人員使用。報(bào)賬經(jīng)辦人員坐下來有幾方面的好處：一是避免讓報(bào)賬經(jīng)辦人員產(chǎn)生罰站的感覺；二是避免報(bào)賬經(jīng)辦人員站得高，給會(huì)計(jì)人員造成壓迫感影響工作效率。

3.辦公室文化建設(shè)

在特殊日子，比如重大傳統(tǒng)節(jié)日、國慶節(jié)、校慶期間、教師節(jié)等，作些適當(dāng)裝飾，營造會(huì)計(jì)人員與報(bào)賬經(jīng)辦人員是同一種心情的氛圍，爭取報(bào)賬經(jīng)辦人員對(duì)會(huì)計(jì)人員的心理認(rèn)同，達(dá)到和諧雙方關(guān)系的目的。

報(bào)賬活動(dòng)能否順利進(jìn)行，除報(bào)賬程序明確、方法靈活先進(jìn)外，受會(huì)計(jì)人員及報(bào)賬經(jīng)辦人員的心理因素影響很大。如果能做到讓會(huì)計(jì)人員“忙也開心”，讓報(bào)賬經(jīng)辦人員“等也理解”，高校報(bào)賬中心就可以成為一個(gè)高效和諧的服務(wù)工作窗口。

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