烏日樂 張思斯 劉超

摘要：本文從內(nèi)部會計控制的理論入手，通過對滄州中鐵裝備制造材料有限公司的實地分析調(diào)查，結(jié)合企業(yè)的特殊時期——籌建期間，不僅對籌建期企業(yè)內(nèi)部控制的成功方面進行了說明，而且，也將這一時期企業(yè)內(nèi)部控制的失敗方面進行了評價并提出相應的改進措施。通過分析我們得知：內(nèi)部控制制度的制定，首先應遵循國家有關(guān)法律、法規(guī)和行政規(guī)章制度，同時還應考慮本單位的實際情況，以及內(nèi)部控制制度之間的協(xié)調(diào)性、連續(xù)性和一致性。遵循成本效益原則，針對企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié)，制定相應的內(nèi)部控制制度作為控制企業(yè)某些環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點；選擇適當?shù)膶嵤┓椒?，以達到提高企業(yè)管理水平和增加效益的目的。

關(guān)鍵詞： 內(nèi)部控制 企業(yè)籌建 建立 評價

一、內(nèi)部控制的基本理論

內(nèi)部控制是指一單位內(nèi)部的管理控制系統(tǒng)，即為保證單位經(jīng)濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括單位最高管理當局用來授權(quán)與指揮經(jīng)濟活動的各種方式方法，也包括核算、審核、分析各種信息資料及報告的程序和步驟，還包括對單位經(jīng)濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規(guī)章制度。內(nèi)部控制的根本目標是保護單位財產(chǎn)、檢查有關(guān)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性、提高經(jīng)營效率、貫徹既定的管理方針等四個方面。就其基本結(jié)構(gòu)而言，主要包括三個方面：控制環(huán)境、會計系統(tǒng)和控制程序。為保證內(nèi)部控制的有效實施，應遵循以下六項基本原則，即合法性原則；有效性原則；全面性原則；不相容職務相互分離的原則；成本效益原則；適時行原則。

二、中鐵公司內(nèi)部控制的特點及現(xiàn)狀

1. 中鐵公司概況

滄州中鐵裝備制造材料有限公司是由北京海震鐵路裝備投資有限公司（甲方）與英屬維爾京群島中國鐵路物資控股集團有限公司（乙方）于2006年11月共同投資組建而成，主要生產(chǎn)有色金屬新型合金材料，預計年產(chǎn)量為150萬噸。

該項目總投資2980萬美元（折合人民幣23840萬元，按1：8計算，下同），其中固定資產(chǎn)投資2700萬美元，流動資金280萬美元。項目注冊資金1200萬美元（折合人民幣9600萬元），其中甲方以現(xiàn)金6912萬元人民幣（折合864萬美元）作為出資，占注冊資本的72％；乙方以現(xiàn)匯336萬美元（折合人民幣2688萬元）作為出資，占注冊資本的28％。注冊外資金由出資雙方按出資比例分別籌措。

該項目一期工程屬于籌建期，籌建期限是從2006年11月到2008年5月止。項目擬建于黃驊港開發(fā)區(qū)南疏港路以南、海防路以東，新征地350畝，新增建筑面積101214平方米。項目合資經(jīng)營期限50年，期間雙方按出資比例分享利潤并承擔風險。

2. 中鐵公司內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

關(guān)于貨幣資金收支和保管業(yè)務的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

財務主管將財務稽核的權(quán)限授予出納人員，當員工報銷費用時，先由出納員審核原始憑證的合法性及合理性，審核無誤后在報銷單的財務稽核上簽字，員工憑此報銷單找老總及財務部長簽字，再由出納員付款。

每天現(xiàn)金收付工作結(jié)束后，出納人員對庫存現(xiàn)金進行盤點，并核對庫存現(xiàn)金數(shù)與現(xiàn)金日記帳余額是否相符，經(jīng)常出現(xiàn)超出庫存限額的現(xiàn)金仍然存放于保險柜的現(xiàn)象。

銀行支票由出納員保管，印鑒由財務部長保管，做到了支票、印鑒分離保管。財務部設(shè)立專門的銀行支票以及銀行承兌匯票領(lǐng)用登記簿，每張支票及匯票的收取、領(lǐng)用都要將其票號、用途、金額、領(lǐng)用人及領(lǐng)用日期登記清楚。對于簽發(fā)有誤的支票要加蓋“作廢”章，并放入專門的作廢袋保管。

金庫所在地設(shè)有防范措施和安全保障。保險柜鑰匙由財務部長保管，保險柜里存放現(xiàn)金的抽屜鑰匙由出納員保管。

企業(yè)有關(guān)部門（如工程部）和個人用款時，首先要提前向?qū)徟颂峤回泿刨Y金支付申請，注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內(nèi)容。然后審批人根據(jù)所擁有的職責、權(quán)限和相關(guān)程序?qū)ι暾堖M行審批，不符合規(guī)定的應當拒絕審批；對于批準的申請還要進行復核，復核的內(nèi)容主要有支付申請的批準程序是否正確，手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式是否妥當。最后辦理支付，由財務人員接到審核無誤的申請后按照會計核算辦法進行賬務處理，填制記帳憑證，然后根據(jù)金額大小和批準權(quán)限送交有關(guān)負責人審閱，最后交由出納人員辦理。

實物資產(chǎn)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

目前，中鐵公司正處于企業(yè)的籌建期間，其實物資產(chǎn)的購入量是相當大的。針對這一問題，公司建立了良好的實物資產(chǎn)管理制度。現(xiàn)將其低值易耗品管理現(xiàn)狀分析如下：

第一：各部門在每周五之前都要將下周所需的低值易耗品經(jīng)公司常務副總審批后報送公司的供應部門，由供應部門進行統(tǒng)計并采購。

第二：采購回來的物品要統(tǒng)一交由供應部辦公室進行入庫管理，并辦理物品領(lǐng)用及相關(guān)手續(xù)。

第三：供應部門報銷物資采購費用時，發(fā)票后必須附入庫單，對于已經(jīng)出庫的物品要后附出庫單。財務部根據(jù)這些出入庫單及出庫單建立低值易耗品臺帳。

第四：每月月末，財務部要配專門人員根據(jù)已建立的臺帳與辦公室的保管人員所建立的明細賬進行賬賬核對，做到賬賬相符；然后兩部門人員共同進行實地盤點，做到賬實相符。

采購與付款的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

采購與付款的循環(huán)是外部商品和勞務的購置及付款。目前，公司購置的商品和勞務主要包括在建工程的物料用品及固定資產(chǎn)等項目。其采購主要是計劃性采購，偶然伴有臨時性采購。

管理費用的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

籌建期的中鐵公司嚴格控制費用支出，為此，財務部在公司高層領(lǐng)導的配合下，出臺了紅頭文件《滄州中鐵裝備制造材料有限公司差旅費管理制度》，為各部門經(jīng)營業(yè)務的正常運行提供了保證。

會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

復式記帳控制

復式記帳控制要求對發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務，都要以相等的金額，在相互聯(lián)系的兩個或兩個以上的賬戶上進行平行登記。

1. 財務報告控制

在企業(yè)的籌建期間，中鐵公司的主要財務報表是資產(chǎn)負債表。為了更直觀的反映資金流向，財務部特編制資金月報表。此表從每月1日開始編制，每日終了都要將本日資金支出數(shù)及余額反映在表上。這樣，不僅滿足了整月資金動態(tài)的反映，而且也將截至每日中了時的資金流向做出反映，以便于向領(lǐng)導層及時匯報資金動態(tài)。

后附的中鐵四月份資金月報中，其他貨幣資金即指公司在月初及月末的庫存現(xiàn)金，并且也對各部門人員的個人借款作出了充分反映。

2. 籌建期關(guān)于招投標的內(nèi)部控制現(xiàn)狀

處于籌建期間的中鐵公司，各項工程項目的建設(shè)運行都要經(jīng)歷招投標環(huán)節(jié)?，F(xiàn)以軋鋼部最近發(fā)生的1250MM熱連軋工程招投標內(nèi)部控制過程敘述如下：

第一，軋鋼部會同工程部根據(jù)圖紙制定招標文件，并要經(jīng)過項目負責人和公司常務副總以及董事長的審核批準。

第二，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)表招標文件，并公布具體的投標時間以及開標時間。投標方需要在規(guī)定時限內(nèi)將投出封存的標書，并且在既定的開標日期之前，各投標方都要將投標保證金統(tǒng)一交到公司財務部門。公司財務部明確規(guī)定：投標保證金金額為5萬元，并且只收取現(xiàn)金。

第三，在開標日，軋鋼部、工程部、項目負責人以及公司常務副總一起對標書起封，（投標方的標書應由公司統(tǒng)一保管，絕對禁止提前拆封）并根據(jù)已經(jīng)計算出的可比性數(shù)據(jù)對各投標方的標書進行比較、篩選，以選擇成本費用最低并且信用度較高的公司為最佳投標方。

第四，選出的最佳投標方為中標方，中標方開始承攬1250MM熱連軋工程。公司財務部向未中標的公司退還投標保證金。

三、中鐵公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀評價

1. 中鐵公司關(guān)于貨幣資金收付和保管業(yè)務的內(nèi)部控制評價

首先，通過分析中鐵公司貨幣資金收支過程，我們可以看出：在轉(zhuǎn)賬支票付款的過程中，簽發(fā)支票以及加蓋印鑒是由同一個人進行的。對已簽發(fā)支票加蓋印鑒的過程，也是對該票據(jù)的審核過程。籌建期的中鐵，由于內(nèi)部財務人員的不足，這兩項連續(xù)的業(yè)務過程通常是由出納一人完成的，這樣就很容易使貨幣資金的支出環(huán)節(jié)失去控制，容易出現(xiàn)付款時的舞弊行為，造成公司財產(chǎn)的損失。

公司以減少財務人員數(shù)量來節(jié)約成本。但是，像以上這種由于一人兼任多崗的現(xiàn)象就嚴重違反了內(nèi)部牽制原則，一旦發(fā)生舞弊行為，其造成的經(jīng)濟損失遠遠會高于節(jié)約的成本。這就出現(xiàn)了分工和制衡的成本與效益相比較的問題，基于成本效益原則，公司財務部組織機構(gòu)的設(shè)置亟待改進。

其次，公司的財務稽核與出納員是同一人，違反了不相容職務應相互分離的原則。當初，中鐵公司基于批地皮的需要，同時注冊了包括中鐵在內(nèi)的14個公司。目前，這些公司尚未注銷，仍在運行之中。財務部現(xiàn)有四名財務人員，財務部長負責總體工作安排，一名記帳員，一名出納員，另有一名審計人員。而審計人員又負責稅務、銀行等對外業(yè)務，經(jīng)常跑外，而審核工作也因此耽擱，人員相當緊缺。此時，財務部長就把稽核權(quán)限授予出納員，便出現(xiàn)了我們所看到的現(xiàn)狀。出納員不能兼任稽核，會計檔案的保管以及收入、支出、費用、債權(quán)、債務帳簿的登記工作，這是最基本的內(nèi)部控制制度。尤其在企業(yè)的籌建時期，貨幣資金業(yè)務的發(fā)生更為普遍、頻繁，也是最容易出現(xiàn)問題的業(yè)務，因此，公司建立健全良好的貨幣資金內(nèi)部控制制度是十分必要的。

2. 采購與付款的內(nèi)部控制評價

通過分析采購與付款流程圖，我們可以看到：在采購申請得到審批后，采購部門就直接聯(lián)系供應商，而缺少了“貨比三家”選擇供應商的環(huán)節(jié)；這樣極容易造成采購的物資成本偏高的現(xiàn)象；另外，我們又可以看到，公司的對外采購業(yè)務，幾乎完全由供應部門聯(lián)絡(luò)，而缺少其他部門的制約，這就極容易出現(xiàn)損公肥私、撈取回扣的現(xiàn)象；我們還可以看到，在合同簽訂后，白灰就直接入庫，更缺少了驗收白灰質(zhì)量的環(huán)節(jié)，對于已購進工程物資的質(zhì)量監(jiān)測，公司沒有設(shè)立嚴格的把關(guān)環(huán)節(jié)，所購物資質(zhì)次價高的現(xiàn)象更是無法杜絕。

3. 籌建期間關(guān)于招投標內(nèi)部控制的評價

通過分析熱連軋工程的招投標過程，我們得知，中鐵公司在以下兩個方面的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)做的比較出色：

首先，公司收取投標保證金只以現(xiàn)金方式收取，這就避免了投標方以空頭轉(zhuǎn)賬支票抵交保證金的現(xiàn)象，保障了公司的資金安全，減少了財務風險。

4. 結(jié)論

通過上述分析，我們得知：盡管企業(yè)為了嚴格控制籌建期間成本費用支出而制定了費用報銷制度等一系列內(nèi)部控制制度，并且根據(jù)企業(yè)在這一特殊時期工程設(shè)備、材料大量購進的特點進行了完善的會計系統(tǒng)控制，這些舉措對完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)、節(jié)約成本起到了一定的積極作用。但是，我們也清楚的看到了企業(yè)在貨幣資金以及采購與付款方面內(nèi)控的薄弱性。根據(jù)這些薄弱環(huán)節(jié)。本文通過選擇各項業(yè)務內(nèi)部控制的關(guān)鍵點，以這些關(guān)鍵點為切入點，重新設(shè)計內(nèi)部控制的業(yè)務流程，對其已有內(nèi)控制度加以改進，為強化企業(yè)內(nèi)部控制，進一步完善企業(yè)管理制度，增加企業(yè)效益提供了重要保障。

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