邱毅偉

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財務工作中EXCEL的應用

邱毅偉

福建省龍巖市疾病預防控制中心

Excel是Office辦公軟件中一款用于處理數據的軟件，它提供大量定義好的基本運算函數、統(tǒng)計函數和財務函數，能滿足大部分財務管理工作需要的同時，它獨具特色的數據、函數、圖表分析系統(tǒng)，更為財務管理提供了最直觀、最便捷的工具。該文介紹Excel軟件的工作原理以及財務工作中常用的Excel數據分析處理工具，以利于財務人員在日常財務管理中掌握運用，提高工作效率和工作能力。

Excel 數據透視表 應用

1 Excel軟件的工作原理

首先明確Excel模型需要完成什么工作任務，確定完成任務采用的方法如何實現(xiàn)，然后運用Excel工具建立工作模型，該模型應包括原始數據、業(yè)務處理的計算公式、模型約束條件三部分自動完成，最后計算機按數學公式和約束條件自動完成模型求解，并用適當形式表示結果，進而分析得出結論。

2 財務工作中常用的Excel數據分析處理功能

2.1 函數應用

在財務管理中使用最多的是財務函數、數學函數和統(tǒng)計函數，Excel函數庫提供的函數能夠滿足簡單的財務分析和管理。如果需要進行某種特殊復雜分析計算，則可以通過自定義函數公式來實現(xiàn)。例如：一般的匯總統(tǒng)計使用SUM求和函數，如果是分類統(tǒng)計，則使用分類匯總命令，而條件求和函數的功能是在滿足指定的統(tǒng)計條件下，對給定數據區(qū)域中的某一指定范圍進行累計求和，其他簡單統(tǒng)計指標的計算，則可以調用函數庫中的其他函數。

2.2 圖表分析

圖表和數據透視表是Excel的兩個強大數據分析工具。在利用Excel進行數據處理與分析時，有時既要使用函數和公式解決數據處理，還要制作各種各樣的統(tǒng)計分析報表，使用函數和公式，就必須一個函數套用一個函數，公式又非常長，一般人別說創(chuàng)建這樣的公式了，就連看看也覺得非常難以理解。這時使用圖表和數據透視表就可以從創(chuàng)建復雜公式、使用各種函數的工作中解脫出來，迅速而準確地對數據進行處理分析，制作出漂亮的報告和圖表。

2.2.1圖表使用

用圖形和圖表表示數據，可以直觀地提示數據之間的變化趨勢、變化周期、變化速度和變化幅度。Excel提供了14種內置的圖表類型，不同的圖表類型反映的數據特性側重點不同，應用時根據實際需要選用不同特性的圖表類型。最常用的是直方圖、餅圖、雷達圖、散點圖和帶有折線或曲線的散點圖。Excel中可以建立嵌入式圖表和圖表工作表。嵌入式圖表是把圖表直接繪制在原始數據所在的數據表中，而圖表工作表則是把圖表繪制在一個獨立的工作表中。無論哪種圖表都與原始數據緊密相關，任何數據變化都可以立即反映到圖表中。

2.2.2數據透視表

數據透視表的功能在于幫助用戶分析、統(tǒng)計數據，利用它可以快速分類匯總多種來源的數據，可以隨時選擇其中頁、行和列中的不同元素，以達到快速查看數據的不同統(tǒng)計結果，可以隨意顯示和打印出所需區(qū)域的明細數據，特別可以很快地從不同角度對數據進行分類統(tǒng)計分析，是財務工作中數據分析必不可少的工具。

數據透視表由頁字段、行字段、列字段、數據項構成。例如我們要將以下一張疫苗的調撥統(tǒng)計表（表1），通過數據透視表進行快速分類匯總分析。

表1 2011年疫苗調撥表

（1）將光標移入需建立數據透視表的工作表中，然后單擊“數據”菜單“數據透視表和數據透視圖”子菜單。

（2）“數據透視表和數據透視圖向導－3步驟之一”對話框上，選用默認選項，“Microsoft Excel數據清單或數據庫”,單擊“下一步”。

（3）在“數據透視表和數據透視圖向導－3步驟之二”對話框上，在“選定區(qū)域”框中，已經自動選定工作表的（整個）數據區(qū)域，單擊“下一步”。

（4）在“數據透視表和數據透視圖向導－3步驟之三”對話框上設置報表布局，單擊“布局”，將“單位”拖動到“頁字段”區(qū)域，“時間”拖動到“行字段”區(qū)域，“疫苗”拖動到“列字段”區(qū)域，對于要匯總數據的“數量”和“金額”拖動到“數據項”區(qū)域，見圖1。

圖1

（5）布局完后，在“數據透視表和數據透視圖向導－3步驟之三”對話框上，選用默認選項：“新建工作表”，在當前工作的左側創(chuàng)建一個新工作表。這樣做，可以保證原始數據的安全以及可利用性。單擊“完成”后，一張新工作表（見表2）即出現(xiàn)在當前工作的左側。

表2

舉一反三，在調撥單中增加疫苗的“規(guī)格”、“廠家”、“供應商”等信息，只要在“數據透視表和數據透視圖向導－3步驟之三”中將“規(guī)格”、“廠家”、“供應商”拖動到“列字段”區(qū)域，其余操作都是一樣的。

（6）透視表的更新。在原工作表的數據更改后，在透視表中單擊“數據透視表”工具欄上的“更新數據”按鈕即可。

3 結語

本文只介紹了數據透視表的一個簡單運用，數據透視表的運用是Excel軟件的一大精華，它匯集了Excel的“COUNTIF”、“SUMIF”函數、“分類匯總”、“自動篩選”等多種功能，是高效辦公、分析數據必不可少的利器。熟練掌握Excel的圖表、函數和數據分析等工具的綜合應用，可以高效、準確地幫助財務管理人員進行預測和決策，起到事半功倍的效果。

[1] Excel Home.Excel 2007實戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2010.

[2] 鄧斌.Excel在企業(yè)財務管理的應用[J]. 西部科教論壇,2010(10):12-14.