劉藝琴

(云南廣播電視大學(xué)傳謀與信息工程學(xué)院，云南昆明650223)

辦公自動(dòng)化作為一個(gè)術(shù)語(yǔ)是由D·S哈特于1936年首先提出的，在我國(guó)，辦公自動(dòng)化OA這一術(shù)語(yǔ)是在1985年首次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出的。辦公自動(dòng)化是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)以及管理科學(xué)為支柱的一門綜合性技術(shù)，體現(xiàn)了多學(xué)科相互交叉、相互滲透性。它將現(xiàn)代化辦公工具和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來(lái)，充分提高了生產(chǎn)效率、工作效率、管理效能、并能輔助決策的信息化系統(tǒng)，它使得辦公業(yè)務(wù)更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)的快速普及以及硬件價(jià)格的不斷下降，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為人們工作和生活的必需品，人們已經(jīng)習(xí)慣利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常事務(wù)處理，在這種條件下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也得到了快速的發(fā)展，經(jīng)歷了第一代以公文處理、檔案管理為中心，第二代以工作流模式為中心，第三代實(shí)現(xiàn)淺層次的、局部的協(xié)同的過程。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在很大程度上充分提高了生產(chǎn)效率、工作效率、工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙辦公。但在發(fā)展的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)其存在著不少問題。

(一)安全性差。當(dāng)今的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般是利用操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)提供的安全機(jī)制對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行控制和管理;在網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻和隔離設(shè)備，對(duì)重要的數(shù)據(jù)采用加密技術(shù);在用戶桌面安裝防病毒軟件。對(duì)于處理秘密、機(jī)密甚至絕密信息的辦公系統(tǒng)而言，這些安全措施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，系統(tǒng)還很容易遭到黑客和病毒的人侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改。

(二)工作流定義不靈活。工作流是OA最核心的功能，也是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的一種挑戰(zhàn)。工作流是指將文件或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行自動(dòng)化處理，它能夠使多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)先定義的規(guī)則進(jìn)行任務(wù)的執(zhí)行。例如擬辦人的文件需要經(jīng)過科長(zhǎng)—＞處長(zhǎng)—＞校長(zhǎng)三層審批，只需定義好工作流后，擬辦人點(diǎn)擊發(fā)送，文件自動(dòng)流轉(zhuǎn)到科長(zhǎng)審批，科長(zhǎng)審批之后自動(dòng)流轉(zhuǎn)到處長(zhǎng)審批，處長(zhǎng)審批后又自動(dòng)流轉(zhuǎn)到校長(zhǎng)審批，校長(zhǎng)審批完成后又自動(dòng)流轉(zhuǎn)到發(fā)文者手里，這樣不僅加快了公文的流轉(zhuǎn)速度，同時(shí)還可以減少經(jīng)辦人來(lái)回奔波尋找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的苦惱。目前很多辦公自動(dòng)化軟件的工作流模塊不能由用戶自行定義，這樣工作流就無(wú)法適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化。

(三)信息孤島、應(yīng)用孤島。當(dāng)前，大型、中型的企事業(yè)單位或者商業(yè)單位都擁有多套信息管理系統(tǒng)，比如高校一般會(huì)有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)以及OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)往往各自為政，系統(tǒng)之間無(wú)法相互銜接、系統(tǒng)中的資源無(wú)法共享，隨著人與人之間、部門與部門之間的業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，孤立的系統(tǒng)使得信息的更新變得非常復(fù)雜，甚至?xí)?dǎo)致不同系統(tǒng)上信息的不一致性。

(四)系統(tǒng)設(shè)計(jì)華而不實(shí)。目前很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)追求多功能化，將所有功能模塊集中在一起，希望能夠解決任何企業(yè)、事業(yè)以及商業(yè)單位的所有問題。這樣做往往導(dǎo)致系統(tǒng)非常復(fù)雜，用戶學(xué)習(xí)困難、使用不便，并且系統(tǒng)實(shí)用性差，最后的結(jié)果是大部分功能閑置不用。

(五)C/S結(jié)構(gòu)導(dǎo)致維護(hù)成本的提高。目前很多OA系統(tǒng)仍然采用C/S結(jié)構(gòu)，C/S結(jié)構(gòu)要求用戶安裝客戶端軟件，一旦客戶端軟件中病毒或者軟件升級(jí)，每一位用戶都需要重新安裝客戶端軟件，導(dǎo)致維護(hù)成本的提升?，F(xiàn)在的OA系統(tǒng)正在由C/S結(jié)構(gòu)向B/S結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變，B/S構(gòu)架使得用戶界面完全通過WWW瀏覽器實(shí)現(xiàn)，一部分事務(wù)邏輯在前端實(shí)現(xiàn)，但是主要事務(wù)邏輯在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)。形成使用者、WWW服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的三層結(jié)構(gòu)。B/S結(jié)構(gòu)利用不斷成熟和普及的瀏覽器技術(shù)實(shí)現(xiàn)了原來(lái)需要復(fù)雜專用軟件才能實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)大功能，方便了使用，節(jié)約了開發(fā)維護(hù)成本，是一種全新的軟件系統(tǒng)構(gòu)造技術(shù)。B/S模式突破了傳統(tǒng)的文件共享及C/S模式的限制，實(shí)現(xiàn)了更大程度的信息共享，任何用戶只要通過瀏覽器即可訪問數(shù)據(jù)庫(kù)，從而克服了時(shí)間和空間的限制。B/S架構(gòu)不僅在操作易用性方面表現(xiàn)出色，而且使軟件的維護(hù)和更新也變得異常輕松簡(jiǎn)單，當(dāng)軟件需要維護(hù)升級(jí)的時(shí)候，只需要對(duì)服務(wù)器作相應(yīng)的維護(hù)升級(jí)就可以了，客戶端不需要做任何工作，就可以使用升級(jí)后的系統(tǒng)，因而能節(jié)省開支，提高效率。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及管理科學(xué)的發(fā)展，OA也要不斷的發(fā)展以適應(yīng)業(yè)務(wù)以及技術(shù)發(fā)展的需求。最終OA系統(tǒng)將會(huì)脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來(lái)的發(fā)展方向，OA將更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。

(一)協(xié)同化。隨著各企事業(yè)單位信息化的發(fā)展，單位的獨(dú)立信息管理系統(tǒng)越來(lái)越多，信息的頻繁更新會(huì)導(dǎo)致多系統(tǒng)的同步更新越來(lái)越難，信息的共享要求越來(lái)越高，所以多系統(tǒng)的協(xié)同集成化勢(shì)在必行。

(二)平臺(tái)化。開放、易用的平臺(tái)使用戶可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求將不同的功能模塊組合起來(lái)，搭建最適合自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的使用離不開軟件廠商的技術(shù)支持和服務(wù)，特別是定制開發(fā)的OA項(xiàng)目后期系統(tǒng)維護(hù)工作量大，往往需要專人在場(chǎng)，大大增加了維護(hù)的成本，最終用戶和軟件廠商都難以長(zhǎng)期承受，而平臺(tái)化的OA系統(tǒng)在穩(wěn)定性、性能、安全性、擴(kuò)展性等方面比傳統(tǒng)OA都有很大的提高，其維護(hù)簡(jiǎn)單、便捷，由于使用了標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)特定技術(shù)人員的依賴程度低，特別是平臺(tái)可以進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)支持，響應(yīng)速度快，大大的降低了維護(hù)的成本。因此平臺(tái)化是OA發(fā)展的必然趨勢(shì)。

(三)移動(dòng)化。通過MAS服務(wù)器的方式與客戶的原OA系統(tǒng)進(jìn)行耦合，為客戶提供基于無(wú)線網(wǎng)絡(luò)的訪問。隨著網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)用戶的增多，要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以在任何時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行公文處理、郵件提醒、信息查詢、日程管理、審批文件、上傳下載、安排日程等操作，這樣可以有效地改善辦公環(huán)境、簡(jiǎn)化機(jī)構(gòu)之間的溝通方式、實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程移動(dòng)辦公，可以在很大程度上提高辦事效率。

(四)業(yè)務(wù)化。OA系統(tǒng)將不再是一個(gè)純粹用于行政辦公的軟件，而是越來(lái)越多的和客戶的業(yè)務(wù)管理相結(jié)合。例如通過對(duì)綜合數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行分析、比較、處理，從這些數(shù)據(jù)中挖掘出潛在的知識(shí)信息，為用戶提供決策支持和商業(yè)智能分析。

(五)云安全。通過大量客戶端對(duì)網(wǎng)絡(luò)中軟件的異常行為進(jìn)行檢測(cè)，獲取互聯(lián)網(wǎng)中木馬、惡意程序的最新信息，推送到服務(wù)器端進(jìn)行自動(dòng)分析和處理，再把病毒和木馬的解決方案分發(fā)到每一個(gè)客戶端。云安全的策略是：使用者越多，每個(gè)使用者就越安全，因?yàn)榇罅康氖褂谜呖梢愿采w互聯(lián)網(wǎng)的每個(gè)角落，只要某個(gè)網(wǎng)站出現(xiàn)新木馬病毒，就會(huì)立刻被截獲。

(六)知識(shí)驅(qū)動(dòng)。以知識(shí)管理為核心理念，建立知識(shí)和角色的關(guān)聯(lián)通道，讓合適的角色在合適的場(chǎng)景、合適的時(shí)間里獲取合適的知識(shí)，充分發(fā)掘和釋放人的潛能，并真正讓企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N能指導(dǎo)人行為的能力。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在我國(guó)經(jīng)歷了30年的發(fā)展，其性能得到了極大提升，功能得到不斷完善，操作性越來(lái)越簡(jiǎn)便易用，用戶數(shù)量也在呈數(shù)量級(jí)增長(zhǎng)。但在發(fā)展的同時(shí)也存在著不少問題，其安全性、信息孤島、應(yīng)用孤島等問題仍待解決。OA的發(fā)展不僅需要IT工作人員的不斷努力，同時(shí)也需要管理人員的支持和使用者的努力，徹底改變?cè)械墓ぷ鞣绞?，完全使用?jì)算機(jī)進(jìn)行文件審批等操作，確實(shí)會(huì)在一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員之間產(chǎn)生疑問和抵觸情情緒，因此OA的發(fā)展也需要大家思想觀念的轉(zhuǎn)變。OA不僅能簡(jiǎn)化繁雜的工作流程，提高工作效率，降低管理成本，提高管理效能，還能使單位管理工作在科學(xué)性、規(guī)范性、民主性等方面提升到更高層次。

［1］徐軼．辦公自動(dòng)化的發(fā)展［J］．赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，(9)．

［2］張衛(wèi)．企業(yè)OA建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)［J］．辦公自動(dòng)化(綜合月刊)，2008，(9)．

［3］段立，劉藝，尹迪，王昕曄．辦公自動(dòng)化解決方案及應(yīng)用剖析［M］．北京:二機(jī)械工業(yè)出版社，2003．1－69．