黃寶春

（浙江師范大學(xué) 浙江 金華 321004）

隨著我國(guó)政治體制改革和經(jīng)濟(jì)體制改革的推進(jìn)，出現(xiàn)了新的工作領(lǐng)域和工作方式，人們對(duì)檔案信息的需求發(fā)生了變化。開放、自由的信息化社會(huì)需要開放、便捷的檔案信息服務(wù)，這就對(duì)數(shù)字檔案的服務(wù)工作提出了更高的要求。檔案工作來源于社會(huì)需求，服務(wù)于社會(huì)需求。如何做好數(shù)字檔案服務(wù)工作，更好地服務(wù)于社會(huì)，已成為檔案工作人員當(dāng)前需要思考的重要問題。

一、數(shù)字檔案服務(wù)工作存在的問題

數(shù)字檔案館要求檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作到應(yīng)用現(xiàn)代新技術(shù)的轉(zhuǎn)變，服務(wù)方式要求由以本館（室）為基礎(chǔ)的有限被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無限主動(dòng)服務(wù)；由以傳統(tǒng)的靜態(tài)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)向以提供參考咨詢和開展編研工作等多種服務(wù)方式為主的動(dòng)態(tài)、直接、快捷的高層次服務(wù)。但是目前數(shù)字檔案服務(wù)工作還存在諸多問題：

（一）檔案利用主體需求的提高與數(shù)字檔案服務(wù)內(nèi)容貧乏之間的矛盾

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)發(fā)展日益多元化與個(gè)性化，檔案利用主體日益龐大起來。從之前的黨政機(jī)關(guān)及其工作人員，逐步擴(kuò)展到教育與科研工作者、各類經(jīng)營(yíng)者和普通居民。信息化社會(huì)環(huán)境下，公眾對(duì)信息需求的加大，對(duì)自由、平等的利用檔案信息的要求的迫切。人與人之間信息交流也更為頻繁，對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化信息的了解、知情的渴望也更強(qiáng)烈，公眾對(duì)信息需求面越來越廣，需求點(diǎn)越來越深。在網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的時(shí)代，人們開始享受高科技帶來的便利，效率、便捷、公眾滿意度成為衡量服務(wù)行業(yè)成功與否的重要指標(biāo)。數(shù)字檔案館是為社會(huì)公眾提供普遍信息憑證與傳遞的服務(wù)的中介，人們希望在此能夠很方便地獲取自己所需的信息。

檔案服務(wù)工作日益成為社會(huì)公共服務(wù)事業(yè)，然而數(shù)字檔案服務(wù)還處于初步發(fā)展階段，暫時(shí)不能滿足廣大利用者多角度、多層次的需要。目前數(shù)字檔案服務(wù)工作顯然是不盡人意。無論在內(nèi)容上，還是形式上都存在著單一、落后的問題，缺乏對(duì)檔案信息深度加工的高品質(zhì)產(chǎn)品，難以滿足大眾的需求。一些檔案的目錄雖然已經(jīng)上網(wǎng)，但大多數(shù)只有條目，沒有任何的說明文字和圖片，更沒有全文，這樣只能起到提供線索的作用，不能滿足利用者即點(diǎn)即利用的需要。而且數(shù)字檔案的服務(wù)內(nèi)容還沒有形成體系，很多利用者根本看不到自己所需要的材料，有些能找到相關(guān)內(nèi)容的，但沒有相關(guān)的專題，這樣讓廣大的利用者需要花更多的時(shí)間來查找自己想要的材料，帶來諸多不便，降低了查檔效率。另外，數(shù)字檔案服工作仍處于“以我為主”的局面，建立的絕大多數(shù)檔案網(wǎng)站扮演的不是信息傳播的角色，而是檔案宣傳者的角色。利用者在網(wǎng)上接觸到的一般是有關(guān)檔案部門、檔案信息、檔案信息利用相關(guān)情形的介紹，很少有與利用者互動(dòng)的情況。數(shù)字檔案服務(wù)工作中很少有反饋制度，檔案部門不關(guān)心具體的利用效果，不存在與外界的溝通。筆者點(diǎn)擊了一些經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)城市的檔案信息網(wǎng)，有的沒有設(shè)置互動(dòng)的欄目，有的設(shè)了在“與我聯(lián)系”、“給我留言”等這些網(wǎng)頁，但是利用者發(fā)表的意見、看法很少，這種狀況沒有很好地體現(xiàn)數(shù)字檔案服務(wù)工作的功能，沒有充分體現(xiàn)數(shù)字檔案服務(wù)工作的優(yōu)勢(shì)。在服務(wù)制度上，不注重利用者的參與，這給利用者帶來不便的同時(shí)，也影響了數(shù)字檔案的服務(wù)效果。

（二）檔案信息服務(wù)難度的增加與檔案服務(wù)技術(shù)力量薄弱之間的矛盾

傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)只是手工翻閱檢索工具和查閱案卷的簡(jiǎn)單手工過程。而數(shù)字檔案服務(wù)是基于局域網(wǎng)的數(shù)據(jù)管理的工作，數(shù)字檔案管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行的。檔案中文件檢索、信息傳遞和利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這要求工作人員要會(huì)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫及檔案網(wǎng)頁的建設(shè)、維護(hù)與更新，要會(huì)完成檔案數(shù)據(jù)庫與檔案信息查詢管理工作，檔案信息的網(wǎng)上傳輸、下載、原文檢索、查閱等工作。數(shù)字檔案服務(wù)工作人員在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方面受到了挑戰(zhàn)。工作人員不僅要精通檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握數(shù)字檔案管理的相關(guān)知識(shí)，這樣才能做好數(shù)字檔案的服務(wù)工作，發(fā)揮數(shù)字檔案的信息化功能。調(diào)研顯示，目前檔案工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。盡管他（她）們或多或少地經(jīng)過了數(shù)字化方面的培訓(xùn)，檔案數(shù)字化意識(shí)已大大加強(qiáng)，但由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓(xùn)練，在技術(shù)基礎(chǔ)和操作技能方面十分欠缺。目前檔案工作人員中“技術(shù)型”和“中間性”人才嚴(yán)重不足。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前檔案工作隊(duì)伍中具有信息技術(shù)專業(yè)背景（大、中專以上學(xué)歷）人員的比例還不到5%，數(shù)字檔案館建設(shè)需要一支既懂得數(shù)字化技術(shù)又懂得檔案專業(yè)知識(shí)的“中間性”隊(duì)伍。然而，用浙江省檔案局副局長(zhǎng)韓李敏的話說：“在檔案信息化建設(shè)中，最缺的就是那種處于檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)中間地帶，精通計(jì)算機(jī)同時(shí)又非常了解檔案專業(yè)的‘溝通人’，這種人在檔案部門非常難得，也非常需要”。如筆者打開某一檔案部門網(wǎng)站的“聲像檔案”后，發(fā)現(xiàn)僅有幾張圖片，沒有任何聲音，與人們期待的在線音頻、在線視頻相差甚遠(yuǎn)，也與建設(shè)一個(gè)與“e”時(shí)代相稱的高效的數(shù)字檔案服務(wù)差距甚大。

（三）數(shù)字檔案服務(wù)工作開展與資金缺乏之間的矛盾

要做好數(shù)字檔案服務(wù)工作，必須配備一定的設(shè)備。如：計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、安全操作系統(tǒng)、安全硬件平臺(tái)、安全數(shù)據(jù)庫、PKI/CA、PMI、VPN等。要購買這些設(shè)備需要有一定的資金支持。目前有些經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，基本沒有開展數(shù)字檔案服務(wù)工作，這些地區(qū)不可能象青島市、深圳、紹興市等檔案館那樣把數(shù)字檔案服務(wù)工作搞得有聲有色，資金缺乏成了這些檔案部門實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案服務(wù)工作的瓶頸。還有些部門實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館，由于相應(yīng)的配套硬件和技術(shù)人員，檔案數(shù)字服務(wù)工作跟不上。目前我國(guó)的檔案數(shù)字服務(wù)工作由于經(jīng)濟(jì)的差異，各地區(qū)發(fā)展很不均衡，有些開展得很好，有些沒有開展，有些開展了但比較粗糙，技術(shù)水平發(fā)展不夠等問題。

要做好數(shù)字檔案服務(wù)工作，還必須有計(jì)算機(jī)能力較強(qiáng)的工作人員。目前檔案部門自身由于受經(jīng)費(fèi)或管理體制的影響，也很少能給檔案工作人員有激勵(lì)的政策。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的沖擊下，人們的思想觀念和價(jià)值取向發(fā)生了變化，對(duì)職業(yè)的選擇更多地趨向于對(duì)物質(zhì)利益的追求。面對(duì)經(jīng)濟(jì)待遇或發(fā)展前景更好的外資企業(yè)、實(shí)權(quán)機(jī)關(guān)、高等院校等的競(jìng)爭(zhēng)，“清水衙門”的檔案部門對(duì)高素質(zhì)技術(shù)人才缺乏吸引力。計(jì)算機(jī)專業(yè)的畢業(yè)生很少將檔案部門作為就業(yè)的首選單位。雖然各高校檔案專業(yè)近年來針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要培養(yǎng)出了一大批管理與技術(shù)人才，然而，即使是這些“定制”的檔案數(shù)字化人才，畢業(yè)后選擇檔案職業(yè)的也并不多。據(jù)調(diào)查，中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院、四川大學(xué)檔案學(xué)院等畢業(yè)的大學(xué)生，畢業(yè)后真正從事檔案工作的人很少。即使不得已暫時(shí)選擇了檔案部門工作，也往往是“人在曹營(yíng)心在漢”，一有機(jī)會(huì)就會(huì)另謀高就，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中真正能夠起到“主導(dǎo)”、“溝通”作用的雙料人才少之又少。

二、提升數(shù)字檔案服務(wù)工作水平的對(duì)策

鑒于當(dāng)前數(shù)字檔案服務(wù)水平存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下三方面入手，提高其服務(wù)水平。

（一）加大宣傳力度，增加經(jīng)費(fèi)的投入，增加技術(shù)資源

由于政府或?qū)W校絕大多數(shù)人認(rèn)識(shí)不到檔案的價(jià)值，認(rèn)為檔案是可有可無的東西，是一堆“故紙”，檔案的價(jià)值被忽略，不受重視，檔案被利用的深度和廣度不夠。這樣的結(jié)果使檔案事業(yè)被社會(huì)冷落，處于邊緣化的地帶。一般地方政府和學(xué)校不太重視公共產(chǎn)品（包括檔案館）領(lǐng)域的建設(shè)，當(dāng)各種利益沖突時(shí)檔案館又成為了犧牲品。在經(jīng)費(fèi)問題上也不象給其它部門那么大方。檔案部門（特別是縣級(jí)市檔案部門）要加大宣傳，增強(qiáng)廣大民眾的檔案意識(shí)。利用圖書、刊物、網(wǎng)絡(luò)等宣傳讓人們明白是一種不可替代的，不可再生的社會(huì)資源，具有不可替代的重要價(jià)值，通過一些鮮活的例子使民眾認(rèn)識(shí)到檔案是具有潛在和現(xiàn)實(shí)作用的寶貴財(cái)富，讓全社會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案存在著巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字檔案服務(wù)工作可以隨時(shí)、隨地為人們和社會(huì)提供他們需要的信息，這樣能刺激人對(duì)檔案的需要，人們對(duì)檔案和檔案工作的依賴性就越強(qiáng)，可以使地方政府和學(xué)校有更多的積極性投資到數(shù)字檔案館建設(shè)中來，面對(duì)數(shù)字檔案服務(wù)工作發(fā)展不平衡的形勢(shì)，檔案部門必須加大宣傳力度爭(zhēng)取建設(shè)數(shù)字檔案服務(wù)工作所需要經(jīng)費(fèi)的支持，力求使數(shù)字檔案服務(wù)工作發(fā)展得平衡而又快速。

檔案館自身也要通過多種創(chuàng)收渠道增加收入，如檔案部門可以效仿南京大學(xué)的做法，可充分利用館藏資源，為廣大師生開展有償服務(wù)，一方面方便廣大師生，另外也為本館創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益。例如：可通過開展為畢業(yè)生拍攝學(xué)位照歸檔，為畢業(yè)生拍攝電子畢業(yè)照歸檔；為學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍翻譯、畢業(yè)證書翻譯；幫助教師編輯出版著作或成果匯編；開發(fā)檔案管理、學(xué)籍翻譯和有關(guān)軟件系統(tǒng)等等方式，進(jìn)行有償服務(wù)。檔案工作人員也可以積極申報(bào)國(guó)家、省、市和學(xué)校的科研項(xiàng)目，獲得資金支持，增強(qiáng)檔案館自身的造血功能。

有了經(jīng)費(fèi)的支持，檔案館就可以配置適當(dāng)?shù)男畔⒓夹g(shù)設(shè)施，為數(shù)字檔案的服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）提高數(shù)字檔案服務(wù)的人力資源

數(shù)字檔案服務(wù)是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，它給檔案部門的服務(wù)工作帶來了活力，也給檔案工作人員帶來了挑戰(zhàn)。它不僅要求工作人員會(huì)上網(wǎng)、打字，它還要求工作人員懂得網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)、應(yīng)用管理技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等。數(shù)字檔案服務(wù)不僅要求檔案服務(wù)工作者掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，能獨(dú)立完成檔案信息資源的提取、鑒別選擇、提煉加工、制作目錄、網(wǎng)上傳輸，最后制作出用戶可直接利用的電子刊物、數(shù)據(jù)文件等可視資料。

要做好數(shù)字檔案服務(wù)工作，很關(guān)鍵的一點(diǎn)是不斷提高檔案工作人員的數(shù)字化素質(zhì)。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下兩方面著手：一是檔案部門在招新人時(shí)可以采用檔案工作人員職業(yè)準(zhǔn)入考試制度，對(duì)想進(jìn)入檔案部門工作的人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和上崗資格考試?？己朔秶c考核要求必須規(guī)范化，考核結(jié)果及證書頒發(fā)應(yīng)公開透明，取得準(zhǔn)入資格證書后方能從事檔案工作。其中，檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)、檔案信息化基本技能和檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)作為考核的基本內(nèi)容。職業(yè)準(zhǔn)入考試制度，不僅提高了檔案工作人員的信息化整體水平，而且可克服用人上的隨意性。對(duì)既精通計(jì)算機(jī)同時(shí)又非常了解檔案專業(yè)的人才要加大引進(jìn)力度，實(shí)施優(yōu)惠政策，加強(qiáng)對(duì)其的吸引力。二是要加強(qiáng)檔案工作人員的交流和培訓(xùn)。大部分檔案工作人員是不可能有時(shí)間和機(jī)會(huì)到學(xué)校進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)的，檔案部門應(yīng)該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺(tái)，特別要與數(shù)字檔案服務(wù)做得好的部門進(jìn)行交流。研討和交流的形式應(yīng)不拘一格，可以通過專題會(huì)議、網(wǎng)上討論、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、聯(lián)合研究、同行部門之間的訪問交流等。通過開展各種形式的、定期或不定期的研討、交流，可以拓展視野、豐富知識(shí)、推廣經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識(shí)不足，努力進(jìn)取，提升現(xiàn)有高校檔案工作的信息化素質(zhì)，提高信息化背景下的檔案服務(wù)工作質(zhì)量。對(duì)于省里組織的數(shù)字檔案培訓(xùn)，盡量讓工作人員去參加。為了提高培訓(xùn)的效率，培訓(xùn)必須制度化、全員化。所有工作人員要定期參加各種類的培訓(xùn)，并要將參加的培訓(xùn)情況列入考績(jī)、評(píng)審的范圍。檔案工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)提高了，相應(yīng)地?cái)?shù)字檔案的服務(wù)功能也就增強(qiáng)了。

（三）建立以利用者為焦點(diǎn)的服務(wù)體系，建立良好的關(guān)系資源

數(shù)字檔案服務(wù)較之傳統(tǒng)檔案服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)是有網(wǎng)絡(luò)作為媒介提供服務(wù)，檔案部門應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，建立以利用者為焦點(diǎn)的服務(wù)體系。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的進(jìn)步為檔案服務(wù)工作創(chuàng)造了一個(gè)美好的新天地，檔案部門有條件進(jìn)入一個(gè)動(dòng)力十足的新型運(yùn)作模式，使得數(shù)字檔案服務(wù)既有效率又方便快捷。首先檔案部門要花精力采集各類有用檔案的信息，而且要擴(kuò)大到現(xiàn)行文件、資料、社會(huì)公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書館等，再是將這些豐富的資源數(shù)字化，建成館藏目錄查詢系統(tǒng)，給利用者提供大量的信息可以查閱和分享?！扒蓩D難為無米之炊”，一個(gè)具備很好的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)人員的檔案館，沒有豐富的檔案信息，它的服務(wù)功能就無從談起。再站在廣大利用者的需求立場(chǎng)上，對(duì)豐富的館藏進(jìn)行歸類，提煉出大眾所需的檔案信息知識(shí)產(chǎn)品，盡可能地對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行濃縮、提煉，做成專題，以引導(dǎo)利用者在海量信息世界中，快速找到自己真正需要的檔案信息。檔案部門在網(wǎng)絡(luò)上不僅提供目錄、索引、全文等文字信息，還應(yīng)包括音頻、視頻、圖像等多媒體信息，給利用者提供全方位、高質(zhì)量的信息檢索查詢服務(wù)，以滿足利用者的多元化需求。

檔案部門要借助網(wǎng)這一數(shù)字平臺(tái)，通過其提供的多種傳播手段，網(wǎng)上檔案原文傳遞、數(shù)據(jù)庫在線閱覽、讀者者論壇等，這樣檔案部門與利用者之間提供了可進(jìn)行即時(shí)溝通與交流的“公共話語”的空間。利用者可以通過網(wǎng)頁中的“用戶留言”框、電子郵件等即時(shí)性通訊工具向檔案信息傳播者發(fā)表自己瀏覽網(wǎng)頁信息后的想法，檔案部門也可以做出反饋，可以大大提高利用者的滿意度。數(shù)字檔案服務(wù)的咨詢系統(tǒng)設(shè)立自我服務(wù)和幫助系統(tǒng)，可以提供利用者與服務(wù)人員的互動(dòng)平臺(tái)和自動(dòng)引導(dǎo)利用者如何查找資料，還可以讓檔案部門及時(shí)了解利用者的服務(wù)需求和期望，及時(shí)調(diào)整相應(yīng)的服務(wù)手段和方式，讓數(shù)字檔案服務(wù)的水平得到不斷地完善和提高。檔案部門還應(yīng)加強(qiáng)外部門的聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報(bào)道兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的信息。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館（室）藏資源利用率，更好地滿足社會(huì)多方面的需要，同時(shí)也提高檔案館自身在社會(huì)中的影響和作用。

在信息化的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)媒介為檔案信息傳播與服務(wù)提供了全新的技術(shù)手段，同時(shí)對(duì)檔案工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)也提出了全新的挑戰(zhàn)。各檔案部門應(yīng)該充分利用自身的網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，充分尊重利用者的需求，創(chuàng)新服務(wù)手段，讓數(shù)字檔案服務(wù)水平和能力更上一個(gè)臺(tái)階。

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