焦詠梅

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一、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（一）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

二、檔案管理工作的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

（四）檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。