高學(xué)禮

(山東省青州市社會保險事業(yè)局，山東青州 262500)

縣級人事檔案管理存在的問題及對策

高學(xué)禮

(山東省青州市社會保險事業(yè)局，山東青州 262500)

人事檔案管理在人力資源的開發(fā)和應(yīng)用中具有重要的作用。針對當(dāng)前縣級人事檔案管理中存在的問題進行了調(diào)查和分析。對于這些制約其科學(xué)發(fā)展的因素，提出縣級人事檔案改革應(yīng)從改革管理體制、改制檔案盒、改革材料整理編目方法及明確人事檔案管理職責(zé)幾方面進行的對策。

人事檔案;管理;問題;對策

人力資源的開發(fā)和利用是社會文明進步的重要標(biāo)志，也是一項重要工作，而人力資源的合理配置和有效流動都離不開人事檔案，因此人事檔案是檔案工作的重中之重。筆者在縣級檔案部門工作多年，實踐中碰到了許多困難和問題，計劃經(jīng)濟時代形成的管理機制和辦法已同現(xiàn)實的社會主義市場經(jīng)濟體制不相適應(yīng)，需要適時改革。

一、縣級人事檔案存在的主要問題分析

縣級人事檔案的普遍現(xiàn)狀是:個人的有關(guān)資料歸檔不全;資料大多只用簡易檔案袋裝存，無裱糊組件，排放無序，無完整的檢索目錄;檔案的利用率低，社會效益低，個人的歷史面目失真。原因有如下兩方面:

1.人事檔案管理機制集中過度，統(tǒng)得太死。

縣級人事檔案屬基層人事檔案，其特點是人員類別繁雜，人數(shù)多，而每人需歸檔的材料較少，但管理工作是動態(tài)的，查閱利用頻率高，轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的工作量大。在計劃經(jīng)濟體制條件下，一般每個縣存有數(shù)萬卷人事檔案，分別由組織、人事部門統(tǒng)一管理，每個部門一般只設(shè)一名管理員，每人管理量達萬人至數(shù)萬人。由于人手不足，工作量大，檔案員無暇顧及收集資料，相關(guān)部門也無人主動移送相關(guān)資料，以致資料歸檔不全。收集來的歸檔材料也無法裱糊組件，只能匆匆裝入檔案袋完事，就更談不上排序編目了，以致卷內(nèi)所存檔案材料雜亂無序，查閱效率低，加上檔案轉(zhuǎn)遞工作量大，每個部門的檔案員都疲于奔命，碌碌無功。

2.人事檔案的整理編目方法繁瑣，裝具和載體規(guī)格不符。

已頒布的整理歸檔細則規(guī)定材料須分類編目，裝訂成冊，專用檔案盒規(guī)格為28×21CM的雙層對套。因此整理檔案時，首先需對現(xiàn)行辦公通用的A4紙進行裁剪，對小于16開的紙張進行裱糊加邊，然后看內(nèi)容進行分類制作目錄，最后還要對歸檔材料進行打孔裝訂，這些工作量是很大的，難怪檔案管理人員望而生畏。

二、縣級人事檔案改革的對策

基于上述現(xiàn)狀和原因，筆者認為基層人事檔案管理工作應(yīng)從以下四方面進行改革。

1.改革管理體制。

以誰用人誰管檔為原則，把基層人事檔案區(qū)分為公務(wù)員、事業(yè)職員、企業(yè)員工、待崗失業(yè)人員、刑釋解教人員等類型，分別由組織人事、社會保障、企業(yè)、人力資源市場和司法行政部門依照權(quán)限管理，由檔案館設(shè)人力資源信息中心，統(tǒng)一監(jiān)控各部門檔案存放現(xiàn)狀，做到分統(tǒng)有序，以適應(yīng)市場經(jīng)濟條件下的人力資源開發(fā)和人才合理流動的實際。

2.改制檔案盒。

以能裝入A4通用辦公紙為原則確定檔案盒規(guī)格，省去剪裁紙張的不必要勞動，建議檔案盒脊背只設(shè)全宗號和檔號，盒面設(shè)全宗號、檔號、姓名三欄即可。

3.改革材料整理編目方法。

基層人事檔案多為一人一卷，應(yīng)歸檔的材料不太多，但材料增補是動態(tài)工作，過去采用的分類進件和裝訂成冊是十分笨拙的方法。材料整理一般只需去掉金屬釘→按事理裱糊組件→按時間先后順序排序→蓋歸檔章編順序號→制作卷內(nèi)目錄(把目錄輸入計算機)→按姓名音序制作總檢索目錄，就大功告成了。這樣改，不僅省去分類編目和打孔裝訂等不必要勞動，而且分件裝盒，不再裝訂成冊，可隨時增補入卷材料，續(xù)編件號，添加目錄，使常態(tài)化工作便捷高效。在查閱時，檔案員在電腦上檢索后，可很快把有關(guān)資料從卷內(nèi)取出，避免利用人接觸整卷檔案，亦有利于檔案的安全和保密。

4.配足人事檔案管理人員，明確收集、整理、保管、利用、移送職責(zé)。

建議縣級相關(guān)部門的人事檔案管理人員按一人管3000卷(人)足額配備。把收齊、管好作為檔案員的主要職權(quán)，提高檔案員收集檔案資料的權(quán)威性，使材料入卷工作常態(tài)化，使人員歷史面目真實可信。把保密和利用效率作為檔案員的主要義務(wù)，提高檔案員的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保人事檔案的安全保密。

筆者認為，縣級以下人事檔案管理是事關(guān)人力資源開發(fā)利用和構(gòu)建文明和諧社會的大事?；鶎尤耸聶n案管理改革應(yīng)以收齊管好，高效利用，安全保密為基本目的。只要在建立監(jiān)控中心、放權(quán)管活、簡化方法、強化權(quán)責(zé)等方面采取必要的管理措施，就可達到與時俱進，適應(yīng)市場經(jīng)濟條件下人才快速合理流動的新形勢，為人才流動管理提供安全高效的保障服務(wù)。

［1］卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創(chuàng)新［J］.改革與開放，2011，(10).

［2］黃麗艷.淺談人事檔案及人事檔案工作［J］.才智，2010，(12).

［3］劉琴.人事檔案管理的問題及對策——從事業(yè)單位工作人員收入分配制度改革談起［J］.檔案學(xué)通訊，2007，(05).

(責(zé)任編輯:劉學(xué)偉)

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2012－05－10

高學(xué)禮(1962－)，男，山東青州人，山東省青州市社會保險事業(yè)管理局。