○ 孫 洲

（中國平煤神馬集團物資供應分公司 河南 平頂山 467000）

中國平煤神馬能源化工集團有限責任公司物資供應分公司（以下簡稱物資公司）為適應現(xiàn)代化管理的需要，成本費用管理模式歷經(jīng)變化，逐步建立了適應公司需要的成本費用管理，于2011年建立了基于全過程控制的費用項目管控模式。本文從該管控模式產(chǎn)生的背景談起，詳細論述了該模式內(nèi)涵及特點、主要做法、實施效果，希望對煤炭企業(yè)成本費用管理有所幫助。

一、產(chǎn)生背景

1、適應公司發(fā)展壯大的需要

近幾年，中國平煤神馬集團（以下簡稱集團）加快了快速擴張和企業(yè)并購的步伐,相繼整合了禹州、汝州兩塊煤田資源,同時，重組了香山、梨園、新峰、白廟等一批地方煤炭企業(yè)，整合了平頂山、許昌等周邊小煤礦125個，物資供應的種類和數(shù)量在大幅增加，物資公司的運營成本也隨之增加。作為經(jīng)費單位的物資公司如何控制成本費用管理也就成為公司重要工作。

集團對于經(jīng)費單位的成本費用管理是根據(jù)職工人數(shù)和工作性質(zhì)核定經(jīng)費指標，每月平均拔付以維持經(jīng)費單位的日常辦公所需。物資公司在材料供應上按照集團要求實行原價供應，不產(chǎn)生利潤，生產(chǎn)經(jīng)營所需費用一部分由集團以經(jīng)費補貼形式拔付，另一部分靠自身創(chuàng)收來完成。由于集團在費用管控上力度的加大，每年下達物資公司的經(jīng)費指標遠不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營所需，因此物資公司一方面要開源，積極拓展創(chuàng)收渠道，利用現(xiàn)有供應網(wǎng)絡，大力開展對外經(jīng)營，形成的利潤可彌補一些經(jīng)費缺口；另一方面要節(jié)流，苦練內(nèi)功，在成本費用管理上下功夫，通過成本費用的節(jié)約彌補經(jīng)費不足。

2、公司財務管理和成本控制的需要

為確保集團安全生產(chǎn)物資的正常供應，物資公司在經(jīng)費支出的管理和控制方面進行有益的探索，如2004年至2005年實行戰(zhàn)線切塊管理，每年財務部門根據(jù)經(jīng)費來源和創(chuàng)收來源測算費用支出總額，再根據(jù)各戰(zhàn)線的實際分解費用指標，各戰(zhàn)線在指標范圍內(nèi)可自行調(diào)整基層單位的費用指標。這樣做有利戰(zhàn)線領導合理安排本戰(zhàn)線的工作，但不利于公司的統(tǒng)一調(diào)度，對于某些不可預計的費用支出無法協(xié)調(diào)辦理。2006年至2009年初步建立了以費用支出項目為控制點的部門費用控制的指標體系，每年對基層單位的可控費用核定的指標，在指標之內(nèi)自由掌握，其余費用指標由公司本部統(tǒng)籌掌握，按費用支出項目分解到各戰(zhàn)線，如辦公費、差旅費、材料費的責任領導為戰(zhàn)線領導，但沒有具體控制部門；而一些公司本部承擔的費用（如工資、工資附加、稅金、租賃費、大修理費、慰問金）等雖然有責任領導和責任部門，但缺乏考核機制，控制的意義不大。通過幾年運行來看，往往是基層單位可控費用略有節(jié)余，但本部的費用無法控制，缺乏有效的控制和監(jiān)督。

為此，2011年對費用指標控制體系進行了修訂，出臺了《費用項目歸口管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），《管理辦法》將公司所有費用分為統(tǒng)管費用和基層經(jīng)費兩部分，統(tǒng)管費用由管理部門控制和使用，基層單位需要發(fā)生時報管理部門審核后到財務部門報銷；基層經(jīng)費由各單位自行掌握和使用，但要按計劃指標均衡發(fā)生，且明確有使用范圍。

二、內(nèi)涵及特點

公司通過《管理辦法》的實施要傳遞的信號是人人都是成本費用的管理者，不再局限過去的費用報銷的經(jīng)辦人。要實現(xiàn)目標是：通過降低辦公成本，明確各項支出項目的責任部門和經(jīng)費指標，財務部門加強事中控制，建立與管理辦法相配套的考核辦法，來控制費用支出。

1、全面性

按照部門的職責和費用支出的用途，將以前難以界定責任的費用支出項目（如慰問金、救濟款等），重新核定了責任，使所有費用支出項目的控制都有責任部門和責任人，做到了成本費用項目全部細化分解、全面覆蓋、消除盲點。

2、可控制性

通過責任的落實和指標的考核，強化了費用項目管理的節(jié)點控制。一是關口前移，各項費用年初有預算，對于統(tǒng)管費用各管理部門要有預見性，要摸著口袋花錢，有多少錢辦多少事，不該花的錢一分也不能花，該花的錢要按流程辦事，改變以往費用發(fā)生后財務部門想方設法處理遺留事項的問題。二是強化了事中控中，管理部門根據(jù)管理需要，可隨時檢查基層單位對統(tǒng)籌費用的使用情況；監(jiān)察審計部門也可隨時檢查管理部門職責落實情況，費用項目預算執(zhí)行情況；而財務部門對于各項費用的發(fā)生及時登記，強化月度費用支出管理控制力度，提高了經(jīng)費支出的事中控制力。三是加強了事后監(jiān)督，月末財務部門根據(jù)賬面數(shù)據(jù)統(tǒng)計各項費用的發(fā)生情況，結(jié)合月度預算指標認真分析，大的變動一定要查明原因，同時將分析材料報公司主要領導；考核部門根據(jù)財務部門出具的考核報表及時獎罰兌現(xiàn)，將成本費用管理將效益工資掛鉤，真正起到考核帶動管理、考核提高效益的職能。

3、節(jié)約性

依靠將共性的費用支出項目進行歸口管理后形成的量的優(yōu)勢，費用歸口管理部門采用招、議標的購置模式，降低了購置成本。同時也改變了以往基層單位大手大腳花錢的毛病，費用集中管理，多一層監(jiān)督，多一道手續(xù)壓縮了費用膨脹的空間。

三、主要內(nèi)容與做法

1、成立費用項目歸口管理領導小組

為將費用項目歸口管理推行下去，公司成立了費用項目歸口管理領導小組，組長為公司主要領導，副組長為總會計師，成員有財務部門、企管部門、監(jiān)督審計部門、費用項目集中管理部門負責人，領導小組下設辦公室，辦公室設在財務科，由財務科長兼任辦公室主任，財務科業(yè)務骨干和費用項目集中管理部門業(yè)務員為辦公室成員，具體執(zhí)行領導小組關于費用歸口管理的要求和公司相關規(guī)定。

2、統(tǒng)籌確定費用項目歸口管理的內(nèi)容

年初公司根據(jù)全年預計經(jīng)費來源測算費用支出，所有費用分別由基層單位和公司管理部門承擔，基層單位僅承擔差旅費、加油費用、運輸費及零星辦公用品，其他所有費用按費用性質(zhì)和類別全部由管理部門負責控制，管理部門負責所承擔費用使用計劃的編制，實行按月控制，確保全年費用不超支，否則按超支額與各管理部門的效益工資掛鉤。

對公司所有費用項目均實行歸口管理，如會議費、業(yè)務招待費、車輛修理費、辦公電話費、租賃費、印刷費由辦公室控制和管理；工資、獎金、勞務費、值班費、夜班費、誤餐補助、養(yǎng)老保險、工傷保險、企業(yè)年金、失業(yè)保險、殘疾人就業(yè)保險金、喪葬補助、撫恤金、遺屬慰問金、工傷住院補助、女工衛(wèi)生費等費用項目的控制和管理，統(tǒng)一由工資科負責；專項資金、大中修費、綠化費等費用的控制和管理，統(tǒng)一由計劃科負責；計算機耗材、信息系統(tǒng)維護費等費用的控制和管理，統(tǒng)一由信息公司負責；其他各項費用均詳細分解到管理部門，不再一一細說，做到費用分解橫向到邊、縱向到底，不留死角，任何費用均有主管部門和責任人。

3、優(yōu)化費用項目歸口管理業(yè)務流程

各單位需要使用歸口管理的費用時，應提前向管理部門提出書面申請，管理部門匯總后根據(jù)費用指標情況提出執(zhí)行計劃，報主管領導同意后，方可執(zhí)行。屬于大宗采購辦公用品的需經(jīng)費用歸口管理領導小組審核后進行招標比價工作，管理部門完成采購入庫后通知使用部門領用相關物品；屬于費用性質(zhì)的，管理部門在月度計劃指標范圍內(nèi)審核簽批，經(jīng)總會計師、財務科長審核后財務部門做賬務處理。月末財務部門出具考核報表報考核部門和監(jiān)察審計部門，考核部門依據(jù)考核報表做考核分析，正確計算各單位的效益工資；監(jiān)察審計部門每月定期對管理部門費用管理流程進行監(jiān)督審計，每月出具審計報告報公司領導，為領導決策提供依據(jù)。超費用指標安排的，財務部門不予報銷，確因特殊情況需要發(fā)生的，由管理部門提出申請，經(jīng)主管領導確認，財務部門核實，報主要領導同意后，方可增加指標。

4、建立和完善相關配套保障措施

為了使《費用項目歸口管理辦法》落到實處，物資公司下大力氣完善了相關的管理制度。各管理部門加強了費用的管理，在指標的分解上尊重歷史數(shù)據(jù)，針對每個部門的實際工作需要合理按排使用費用指標，確保全年費用不超支；并安排專人負責所承擔費用的臺賬登記工作，做好領用存管理，發(fā)現(xiàn)問題，妥善解決。

各管理部門建立和完善了相關費用和統(tǒng)管物資的管理辦法，如物業(yè)管理中心出臺了《辦公用品管理辦法》,對辦公用品的領用程序、領用額度做了詳細規(guī)定，并建立了招標比價機制，最大限度節(jié)約成本；信息公司加強了電腦耗材的管理，在保證正常辦公所需的基礎上，指導各單位合理降耗，每月定期到各單位檢查電腦、打印機的運行情況；水電隊加大水電暖回收力度，通過宣傳欄、手機短信、電話通知等方式積極催收水電暖氣費；技術科加強了設備的巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，堅絕杜絕設備帶病工作，積極指導基層單位正確使用設備；辦公室加強了車輛維修管理、辦公電話費、辦公桌椅的管理，建立了車輛管理臺賬，詳細登記每一臺車輛維修情況，并出臺《汽車管理辦法》。

公司建立了大額辦公用品的招標采購機制，費用統(tǒng)管領導小組成員參與招標比價全過程管理，保證統(tǒng)管物資的品質(zhì)。監(jiān)察審計部門定期對費用歸口管理的實施情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司主要領導匯報，并要求管理部門妥善解決。

5、加強考核，獎罰兌現(xiàn)

為規(guī)范費用項目的合理支出，確保費用項目歸口管理落到實處，公司出臺了《經(jīng)營管理績效考核辦法》，公司經(jīng)營管理績效考核及分配辦法按照“分類考核、突出個性、導向管理”的原則，根據(jù)公司各單位不同的業(yè)務定位、工作性質(zhì)，分別設置考核要素，分配考核權(quán)重，核定考核指標，分配績效工資，創(chuàng)新考核機制，形成閉合的定量與定性相結(jié)合的經(jīng)營管理績效監(jiān)督考核評價分配體系。在分配體系中加大了費用項目的權(quán)重，費用項目的控制與管理部門的效益工資掛鉤，強化管理部門的控制責任。

每月初財務科將上月各項費用的支出情況報企管科，企管科根據(jù)費用節(jié)超情況分配各部門的效益工資，不僅基層可控費用要考核，管理部門的統(tǒng)管費用也要考核，將費用支出與每一位職工的切身利益掛鉤，增強了廣大職工參與成本管理的意識，真正踐行“節(jié)約一分錢，就增一分利”的成本管理理念。

四、實施效果

通過費用項目歸口管理的實施，公司上下成本管理理念大大加強，形成了全員管理、全過程控制的費用管理體系，產(chǎn)生了較好的經(jīng)濟效益和管理效益。

1、增強了預算管理的效果

建立了完善的成本費用預算體系，預算尊重歷史，參照現(xiàn)實，科學合理，對指導管理部門進行費用分配、費用指標管理有很好的現(xiàn)實意義。通過月度實際發(fā)生額與月度計劃的比較，能夠全面掌握公司全年的費用發(fā)生進度，哪些費用該發(fā)生還沒有發(fā)生，哪些費用較預算有所超支，下一步如何控制，都將通過預算的執(zhí)行得到合理的答案。

2、加強了成本費用的日常管理

管理部門將費用指標分解到各單位，各單位再次將指標分解到每一位職工，構(gòu)建了全員參與的費用指標體系；費用項目歸口管理將管理與使用有機的結(jié)合起來，將權(quán)利與義務統(tǒng)一起來，管理部門做好日常巡查和日常臺賬登記工作，發(fā)現(xiàn)問題及時與使用部門溝通，有效解決。使用部門沒有費用指標，爭取來的每一筆錢都要確保用到刀刃上，否則將無法保證正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序。

3、實現(xiàn)了費用項目管理的全過程控制

每一筆費用發(fā)生從預算到執(zhí)行，再到考核兌現(xiàn)，每個環(huán)節(jié)都有控制點，都有人把關。費用預算要審核，預算要結(jié)合實際，要經(jīng)公司職工代表大會批準。費用執(zhí)行要批準，大額辦公用品要招標，財務部門要審核相關票據(jù)的真實合法性，監(jiān)察審計部門要審查流程執(zhí)行的完整性和費用發(fā)生合理性。費用項目歸口管理把財務部門、考核部門、管理部門、使用部門、監(jiān)督部門工作貫穿起來，實現(xiàn)了有效聯(lián)動。公司上下樹立了“省下一分錢，就增一分利”的成本理念，節(jié)約成為一種共識，節(jié)約成為一種人人關注的行為。

4、正確評價了各單位的工作效績

通過預算的執(zhí)行過程和結(jié)果考核充分評價了各單位工作業(yè)績。成本費用通過預算有層次地分解到管理部門、基層單位，并延伸到每一位職工，成本費用控制就成為每一位職工的具體工作目標，這個目標的實現(xiàn)與否與職工的收入、利益緊緊相連，充分調(diào)動了職工的工作積極性，增強了職工的歸屬感和認同感，從而有助于各單位各項工作的開展。

5、產(chǎn)生了較好經(jīng)濟效益

通過《管理辦法》的嚴格實施，2011年度在集團拔付經(jīng)費有所減少、供應額大幅度上升、工作量大大提高的情況下，各項費用均控制在預算之內(nèi)，除工資及其附加、折舊、稅金等不可控費用支出項目外，2011年1月至10月其他費用支出項目同比節(jié)支418萬元，降幅達到8.28%；較公司計劃節(jié)約564萬元，降幅達7.84萬元；預計全年可完成經(jīng)費考核指標，充分發(fā)揮了費用項目歸口管理的作用。

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