許德斌

（合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公室，安徽 巢湖 238000）

高職院校檔案信息化建設(shè)探析

許德斌

（合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院 辦公室，安徽 巢湖 238000）

隨著信息技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用，信息化將成為高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的方向。文章針對高職院校檔案信息化建設(shè)過程中存在的諸多問題與制約因素，提出了推進高職院校檔案信息化建設(shè)的相關(guān)對策。

高職院校;檔案管理;信息化

高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[1]，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實寫照，也是學(xué)校整體工作不可或缺的組成部分，其價值越來越被社會所認同。如何規(guī)范檔案信息化管理，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值，更好地服務(wù)于學(xué)校自身的建設(shè)和發(fā)展？均是高等職業(yè)院校檔案工作者值得探索和研究的重要課題。

1 高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 社會信息多元化的需要

隨著信息時代的到來，先進的技術(shù)設(shè)備已運用于社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域，檔案工作也是如此。人們不再以單一的文字形式來記錄人類活動的情況與信息，而是輔以聲音、視像等多種形式；也不再受時間、地點的限制進行工作，計算機和高速信息網(wǎng)絡(luò)的組合，使檔案工作也必須用新的信息技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理手段和方法。尤其是高等職業(yè)院校要充分認識檔案信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實把檔案信息化提高到戰(zhàn)略高度來思考，這是創(chuàng)新與改革的方向。

1.2 辦公自動化的需要

高等職業(yè)院校信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，辦公自動化的發(fā)展，為高等職業(yè)院校招生、教學(xué)、科研、管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，促使高等職業(yè)院校檔案工作發(fā)生根本改變。各部門在工作過程中形成的各種材料，大部分是電子版或者可以電子化，進而要求檔案信息的采集、存儲、傳輸相應(yīng)采用信息技術(shù)。日常工作中，各部門在網(wǎng)上發(fā)布的信息，檔案管理部門需要同步歸檔，必須要有信息化的手段。這樣，檔案管理部門就可以方便的通過校園網(wǎng)絡(luò)為校內(nèi)各部門提供檔案電子文件及其他有關(guān)信息的查詢、閱覽服務(wù)。

1.3 檔案信息化規(guī)范管理的需要

高等職業(yè)院校檔案管理面對新型形態(tài)和載體的數(shù)字資料越來越多，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范管理，可以更好地為高等職業(yè)院校的各項工作提供檔案信息服務(wù)[3]。檔案信息經(jīng)過系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有紙質(zhì)載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，通過對檔案信息資源的合理配置和檔案信息資源與檔案管理工作流程的有效銜接，可以極大提高工作的質(zhì)量和效率。

2 高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確

由于歷史及客觀等原因，隸屬于學(xué)校辦公室的綜合檔案室一般只負責(zé)管理文書檔案、聲像檔案和部分實物檔案等，而教學(xué)檔案、人事檔案、科學(xué)研究檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案、基本建設(shè)檔案、儀器設(shè)備檔案、出版檔案、財會檔案等則分屬于各個職能部門、系（部）管理，在一個單位內(nèi)形成了諸多部門管理檔案的格局[4]。這不僅浪費了大量的人力、財力、物力，也不利于高等職業(yè)院校檔案事業(yè)的健康發(fā)展，將直接影響到檔案管理的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)。

2.2 檔案信息化建設(shè)的認識不足

多數(shù)高等職業(yè)院校檔案管理部門對于檔案信息化建設(shè)的重要性、緊迫性，以及對檔案信息化建設(shè)任務(wù)的復(fù)雜性、艱巨性，普遍認識不足[5]。檔案管理工作仍存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”等做法。沒有把檔案信息化作為一種資源來認識和利用，導(dǎo)致其不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，更談不上對檔案信息化進行全面、深入的思考和研究，未能將檔案信息化與學(xué)校辦公自動化同步建設(shè)，檔案信息資源共享尚未形成。特別是思想觀念落后，思想認識跟不上時代步伐，已成為制約檔案信息化建設(shè)的重要因素。

2.3 檔案管理隊伍整體素質(zhì)不高

實現(xiàn)檔案信息化管理，檔案管理人員就需具有較高的知識層次和技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案信息化建設(shè)需要專門負責(zé)處理、分析、研究相關(guān)檔案信息，維護網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建的計算機軟硬件人員及數(shù)據(jù)庫信息維護人員，但在實際檔案管理工作中，大多高等職業(yè)院校普遍缺乏現(xiàn)代技術(shù)人才，尤其缺乏檔案、信息化處理的復(fù)合型人才。由于沒有接受過檔案信息化建設(shè)的專業(yè)教育，缺少專業(yè)理論知識和基本技能，所以就缺乏必要的信息素養(yǎng)和開發(fā)檔案信息的能力，缺乏信息化技術(shù)運用的能力，這又直接制約著檔案信息化建設(shè)的進程[6]。

2.4 開發(fā)利用的技術(shù)手段落后

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中普遍存在不重視檔案利用信息的反饋，這嚴重影響了檔案信息資源的開發(fā)與利用，也影響著檔案信息化事業(yè)的健康發(fā)展。當(dāng)前，不少高等職業(yè)院校已對綜合檔案室的檔案實行計算機管理，初步實現(xiàn)了檔案目錄級的自動化管理，為檔案信息化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。但是，由于當(dāng)前電子文件的保密、保真技術(shù)尚未成熟等原因，檔案信息仍為單機管理，不能聯(lián)網(wǎng)，檔案信息化建設(shè)相對滯后，提供檔案利用的方式大部分還是以手工操作為主，計算機操作為輔，不能達到檔案目錄網(wǎng)絡(luò)管理與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理共享信息資源的要求[7]。

3 推進高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的對策思考

3.1 保障檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)與經(jīng)費投入

高等職業(yè)院校檔案管理工作是高等職業(yè)院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高等職業(yè)院校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的綜合貢獻力[9]。學(xué)校應(yīng)予高度重視，加大人力、財力的投入，要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費，給予檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案管理部門提供良好的工作條件，支持檔案管理部門的建設(shè)和發(fā)展。

3.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高認識水平

檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性檔案工作，如果檔案管理人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工管理模式，而不肯更新管理觀念，即使建起了網(wǎng)絡(luò)，購買了最新的軟件系統(tǒng)，也不會真正將系統(tǒng)應(yīng)用起來，致使軟件成為一種擺設(shè)[4]。因此，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務(wù)方式，改變機械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，不斷探索高等職業(yè)院校檔案管理的新思路、新途徑，主動適應(yīng)高等職業(yè)院校檔案信息化發(fā)展的需要。

3.3 制定規(guī)范的檔案信息化建設(shè)標準

檔案信息化標準是進行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設(shè)的整個過程[10]。沒有制度的標準化，檔案信息化建設(shè)就難以實現(xiàn)。因此，高等職業(yè)院校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)的標準規(guī)范，并結(jié)合高等職業(yè)院校自身的發(fā)展需要來制定共同遵守的檔案信息化管理制度和業(yè)務(wù)標準，使檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热^程都有章可循，為科學(xué)、規(guī)范檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)，使高等職業(yè)院校檔案工作在客觀上有共同的衡量標準、協(xié)作依據(jù)、協(xié)調(diào)保證，以便為建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準備，真正走上檔案信息資源共享之路。

3.4 加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是發(fā)展網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，而網(wǎng)絡(luò)則是發(fā)展新型數(shù)據(jù)庫的必要條件。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要本著“資源共享，共同發(fā)展”的原則，加強數(shù)字化檔案信息庫建設(shè)，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)有機地結(jié)合起來，使檔案信息向信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。因此，高等職業(yè)院校檔案管理部門應(yīng)加大高等職業(yè)院校檔案信息化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進力度，要保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，實現(xiàn)高等職業(yè)院校檔案數(shù)字化管理；利用現(xiàn)代化信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源的傳遞、交流和共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的重要價值。

3.5 提高檔案管理人員素質(zhì)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)

檔案信息化管理工作要穩(wěn)步發(fā)展，就需要有高素質(zhì)的檔案工作者。目前檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，計算機超強的運算與數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段和先進的檢索方法，這對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息化的知識化、社會化開發(fā)，必須打破傳統(tǒng)的檔案管理隊伍建設(shè)模式，注意人才復(fù)合型素質(zhì)的要求，注重隊伍的多學(xué)科知識結(jié)構(gòu)和梯隊結(jié)構(gòu)的合理性建設(shè)[13]。因此，一方面，要不斷提高現(xiàn)有檔案管理人員的綜合素質(zhì)，牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念，在“專”和“通”上把好培訓(xùn)關(guān)，加大培訓(xùn)力度；另一方面，應(yīng)注意引進信息管理方面的人才，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)，建立復(fù)合型的專業(yè)隊伍，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

3.6 豐富館（室）藏內(nèi)容

豐富優(yōu)質(zhì)的館（室）藏檔案是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)，如果館（室）藏的檔案不豐富，檔案信息資源的開發(fā)利用就成了無源之水、無本之木，失去了動力和目標。因此，必須加強檔案信息資源建設(shè)，做好檔案的接收和征集工作。其中，接收是基礎(chǔ)，是量的擴張，征集是亮點，是館（室）藏的補充[14]。 “量”是“質(zhì)”的基礎(chǔ)，“質(zhì)”是“量”的升華，要盡可能多地收集與檔案有關(guān)的資料進館（室），充分發(fā)揮檔案與資料相互補充的優(yōu)勢。同時，要做好檔案的鑒定工作，從源頭確保館（室）藏檔案的質(zhì)量，解決好檔案數(shù)量與質(zhì)量之間的矛盾，調(diào)整好館（室）藏結(jié)構(gòu)，使館（室）藏結(jié)構(gòu)合理化、科學(xué)化。

3.7 建立檔案信息網(wǎng)站，提高檔案的利用效率

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上檔案服務(wù)，已成為當(dāng)前檔案部門提供檔案利用的重要方式。即以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，利用檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理和使用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理工作自動化。高等職業(yè)院校檔案管理部門要利用互聯(lián)網(wǎng)制作檔案信息網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與內(nèi)部各部門的網(wǎng)站鏈接，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索[15]。這樣，既可擴大檔案利用范圍和提高檔案的利用效率，也可引起人們對檔案重要性的認識，實現(xiàn)由傳統(tǒng)提供個體服務(wù)向提供群體服務(wù)的方向發(fā)展，由半封閉、無條理的資料庫向使用快捷方便的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展[7]。

3.8 重視檔案信息的安全管理

檔案實行信息化管理雖具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點，但也存在安全問題，尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越普及，計算機網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益凸顯。首先，要提高檔案管理人員的安全防范意識，讓他們了解到檔案流失、泄密的嚴重后果，以及他們所要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員要學(xué)習(xí)檔案設(shè)備的維護知識，定期對檔案計算機查毒、殺毒，更新防火墻，盡量避免病毒攻擊[16]。其次，檔案管理人員對在網(wǎng)絡(luò)所發(fā)布的檔案信息要嚴格審查，保證機密信息不外泄，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)的流通過程中也要利用相關(guān)技術(shù)注意安全保密工作。其三，要防止檔案數(shù)據(jù)丟失，儲存檔案信息的計算機要鏡像備份，還要用光盤、磁盤、U盤、移動硬盤等工具另外儲存，確保檔案信息的安全。

4 結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的工作，是一項系統(tǒng)工程，內(nèi)容廣泛，涉及數(shù)據(jù)的整理、建設(shè)、開發(fā)利用，相關(guān)人才的培養(yǎng)，相關(guān)標準的制定等等。在高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)過程中，只有深入實踐，不斷創(chuàng)新、適應(yīng)時代發(fā)展的要求，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立新的觀念，加強檔案管理隊伍的建設(shè)，加大資金投入，優(yōu)化檔案整體系統(tǒng)的各個結(jié)構(gòu)，才能充分開發(fā)利用檔案信息資源，為高等職業(yè)院校的改革與發(fā)展提供及時、準確、高效的信息依據(jù)。

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].[2008-09-12].http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[2]何建宇.淺談高校檔案信息化建設(shè)[J].廣西醫(yī)科大學(xué)學(xué)報,2006(S1):311-312.

[3]閆軼梅.淺析高校檔案信息化建設(shè)[J].都市家教,2010(10):99-99.

[4]雒小平.試論高職院校檔案管理信息化建設(shè)[J].甘肅科技,2010(3):98-99,60.

[5]向澤紅.對高職院校檔案信息化建設(shè)的思考[J].廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2007(1):118-120,124.

[6]陳蓉莉.淺析高職院校檔案信息化建設(shè)[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2007(2):82-84.

[7]雷鳴.淺談高職高專院校檔案信息化建設(shè)[J].光盤技術(shù),2008(10):17-18.

[8]何強,楊凌云.加強高職院校檔案信息化管理對策的研討[J].科技信息,2010(33):227-227.

[9]明書玲.檔案信息化管理淺述[J].黑龍江檔案,2011(4):61-61.

[10]劉小仙.試論檔案的信息化建設(shè)[J].機電兵船檔案,2006(6):49-50.

[11]郭大明.檔案信息資源開發(fā)利用保障策略[J].黑龍江檔案,2011(4):101-101.

[12]張慧敏.談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案服務(wù)創(chuàng)新[J].黑龍江檔案,2011(4):44-44.

[13]王軍.淺議高校檔案信息化建設(shè)[J].科技與生活,2010(20):167-167.

G270

A

1674-1103(2012)03-0119－03

2012-02-16

安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會基金研究項目(2011gr15)。

許德斌(1977-),男,安徽廬江人，合肥職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室館員,安徽省檔案學(xué)會會員,研究方向為高校檔案管理。

[責(zé)任編輯：胡惠芳]