高英明

一、國內(nèi)企業(yè)實(shí)施信息化內(nèi)部控制的背景

為了促進(jìn)企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，減少人為因素，許多企業(yè)利用信息系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制，即利用計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)，對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行集成，轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺(tái)。企業(yè)信息化促使企業(yè)的組織形式、管理體制、控制要點(diǎn)等發(fā)生重大變化，企業(yè)信息化實(shí)施給企業(yè)的內(nèi)部控制也提出了新的挑戰(zhàn)。其中OA（辦公自動(dòng)化）和ERP管理系統(tǒng)的有效結(jié)合，進(jìn)一步促進(jìn)了企業(yè)信息化背景下內(nèi)部控制理論與實(shí)踐的發(fā)展。

二、OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用

在信息化日益普及的背景下，對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)，尤其是擁有多個(gè)跨區(qū)域、跨國度的分子公司的企業(yè)需要一套高效的、科學(xué)的信息系統(tǒng)加以輔助管理，內(nèi)控管理才能切實(shí)發(fā)揮“事前、事中和事后”的監(jiān)督作用，才能切實(shí)規(guī)范企業(yè)日常經(jīng)營管理活動(dòng)，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

目前OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)正在被眾多企業(yè)所采用，并逐步推廣至其分子公司，形成一種統(tǒng)一的信息化環(huán)境，便于統(tǒng)一規(guī)范經(jīng)營管理的審批流程，監(jiān)督關(guān)鍵業(yè)務(wù)的審批過程，促進(jìn)內(nèi)控管理的有效實(shí)施。協(xié)同OA幫助企業(yè)搭建統(tǒng)一、融合、個(gè)性化的辦公信息門戶，實(shí)現(xiàn)管控型的流程管理、活水化的知識(shí)管理以及跨組織跨地域的事項(xiàng)協(xié)作溝通；以及構(gòu)建集公文管理、會(huì)議管理、檔案管理、人事管理、客戶信息管理、電子郵件、電子公告以及論壇系統(tǒng)于一體的綜合辦公平臺(tái)?？偨Y(jié)一下，主要在以下幾個(gè)方面對(duì)內(nèi)部控制起到了積極作用：

1.OA平臺(tái)的電子流程，規(guī)范了審批流程，增加了內(nèi)控管理的透明度

在很多公司發(fā)展的初期，內(nèi)控審批一般只能采用紙質(zhì)文件，以手工傳遞的方式逐級(jí)進(jìn)行審批簽字，工作效率非常低下，如果遇到跨公司、跨地區(qū)的審批，審批過程較為繁瑣，造成通訊成本增加，另外如果審批字跡模糊，則容易降低審批的可靠性。但是在OA平臺(tái)中，可以通過電子流程技術(shù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批，即為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)，通過計(jì)算機(jī)流程定義和自動(dòng)流轉(zhuǎn)，把一系列相關(guān)人員組織在一起、協(xié)同工作的流轉(zhuǎn)過程。通過系統(tǒng)的流程設(shè)置和權(quán)限控制設(shè)定相應(yīng)的文檔存取控制權(quán)限，讓權(quán)限擁有者如公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)時(shí)掌握內(nèi)控審批過程的狀態(tài)，了解各控制點(diǎn)的審批時(shí)間和審批意見，增加了內(nèi)控管理的透明度。公司的信息化部根據(jù)各部門的需求，可以在OA平臺(tái)上開發(fā)與行政、人力、財(cái)務(wù)、營銷以及供應(yīng)鏈等相關(guān)的電子審批流程。當(dāng)然，信息化部應(yīng)嚴(yán)格按照公司的管理流程、主要控制點(diǎn)和權(quán)限指引要求，開發(fā)和定制相應(yīng)的流程。采用電子流程審批，極大地提高了內(nèi)控制度的執(zhí)行率，有效地把內(nèi)控制度固化在OA平臺(tái)上，促進(jìn)內(nèi)控制度的貫徹和實(shí)施。

2.OA平臺(tái)設(shè)置的訪問權(quán)限，提高了內(nèi)控管理的安全性和審批責(zé)任

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批中，容易出現(xiàn)審批代簽現(xiàn)象。但是在OA平臺(tái)中，用戶必須持有正確的賬號(hào)和密碼，才能在內(nèi)控審批模塊中，根據(jù)權(quán)限指引，完成相應(yīng)的審批工作。不同流程、不同控制點(diǎn)的人員只能看到或者修改與自己本身相關(guān)的內(nèi)容，在內(nèi)控審批模塊中所有控制點(diǎn)的操作動(dòng)作都被清晰記錄，便于事后跟蹤分析。

3.利用集中式系統(tǒng)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)穿透式的內(nèi)控管理

對(duì)于分子公司眾多的企業(yè)，要實(shí)現(xiàn)整個(gè)公司集中式管理，必須推行統(tǒng)一的信息化平臺(tái)。OA平臺(tái)可以利用系統(tǒng)集中管理的組織庫和流程定義庫，打通各分子公司在地域分布和組織機(jī)構(gòu)上的物理界限，實(shí)現(xiàn)不同層次的單位之間信息的流轉(zhuǎn)和協(xié)同審批，從而滿足內(nèi)控管理的流程穿透、不相容崗位分離和權(quán)限控制。

三、ERP管理系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的作用

ERP（EnterpriseResourcePlanning）即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP在我國的應(yīng)用已有多年的歷史，先期應(yīng)用主要立足于傳統(tǒng)機(jī)械制造企業(yè)內(nèi)的引進(jìn)。

近期隨著國家信息化帶動(dòng)工業(yè)化戰(zhàn)略的確立、國內(nèi)軟件企業(yè)的推動(dòng)、國際競(jìng)爭(zhēng)的加劇，在我國掀起了應(yīng)用ERP的高潮。ERP體現(xiàn)的是一種面向企業(yè)供應(yīng)鏈的管理思想，因此可對(duì)供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的管理。它為企業(yè)管理提供了更豐富的功能和工具，可以實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的多工廠、多地點(diǎn)的跨國經(jīng)營運(yùn)作。

一個(gè)企業(yè)建立ERP系統(tǒng)不是一蹴而就的，其中的內(nèi)部控制系統(tǒng)也必然要隨著ERP系統(tǒng)本身的使用不斷修改而趨于完善。企業(yè)的發(fā)展階段、管理狀況以及外部環(huán)境的變化都是決定企業(yè)內(nèi)控體系建立和有效運(yùn)行的前提，在企業(yè)ERP系統(tǒng)的整個(gè)生命周期中，會(huì)由于各種原因?qū)е滦枨蟀l(fā)生變化，相應(yīng)地必須進(jìn)行系統(tǒng)功能的修改和擴(kuò)充，而依附于ERP之上的內(nèi)部控制系統(tǒng)也必須隨著ERP系統(tǒng)的使用與修改不斷進(jìn)行變動(dòng)完善。ERP系統(tǒng)中的內(nèi)部控制系統(tǒng)的成熟完善是一個(gè)漸進(jìn)的過程。總結(jié)一下，ERP對(duì)于內(nèi)部控制的作用主要有以下幾點(diǎn)：

1.ERP系統(tǒng)的實(shí)施增強(qiáng)了會(huì)計(jì)信息的可靠性

ERP系統(tǒng)與手工賬務(wù)或普通賬務(wù)處理軟件相比，具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)。首先，ERP系統(tǒng)使公司的經(jīng)營、管理工作成為一個(gè)前后依存環(huán)環(huán)相扣的程序流。其次，財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的模式，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)直接來源于業(yè)務(wù)前端的原始資料，減少了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中可能的錯(cuò)誤和疏漏，既促進(jìn)了信息的準(zhǔn)確及時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)口徑和業(yè)務(wù)口徑的對(duì)接與一致，便于財(cái)務(wù)等管理部門與業(yè)務(wù)部門的高效溝通與協(xié)作。再次，信息及時(shí)性問題有了更好解決的基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)來源單一為各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和一致性提供了基礎(chǔ)。

2.ERP系統(tǒng)的實(shí)施促進(jìn)了資產(chǎn)的安全和完整

ERP系統(tǒng)的實(shí)施為保證資產(chǎn)的安全和完整提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，具有一定的促進(jìn)作用。

首先，ERP系統(tǒng)的高效率有助于提供準(zhǔn)確及時(shí)的會(huì)計(jì)信息及其他財(cái)產(chǎn)記錄信息，而這些信息是加強(qiáng)資產(chǎn)的管理的重要基礎(chǔ)。

其次，信息的共享和及時(shí)為保證資產(chǎn)安全、提高資產(chǎn)使用效率提供了很好平臺(tái)。存貨的入庫、出庫情況為管理層及時(shí)掌控，并根據(jù)貨物情況安排資金，有利于保證貨物安全和資金安全。存貨的價(jià)格、質(zhì)量等信息的實(shí)時(shí)共享，為加強(qiáng)資產(chǎn)管理、提高資產(chǎn)使用效率提供基礎(chǔ)；存貨、固定資產(chǎn)等信息的共享，實(shí)物部門和財(cái)務(wù)等管理部門信息的一體化，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

3.ERP系統(tǒng)的實(shí)施促進(jìn)了業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效運(yùn)行

ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程，常常伴隨著業(yè)務(wù)、管理流程的梳理、規(guī)范與不斷優(yōu)化。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從采購付款、生產(chǎn)運(yùn)營、到銷售收款全過程的資金流、貨物流和單據(jù)流的業(yè)務(wù)集成，實(shí)現(xiàn)了跨職部門業(yè)務(wù)處理。因?yàn)榫哂羞@些特征，ERP系統(tǒng)的規(guī)范、高效比原始手工系統(tǒng)更好的保證了公司運(yùn)營的有效運(yùn)行。

首先，ERP系統(tǒng)有利于科學(xué)、嚴(yán)密的制度的貫徹執(zhí)行；在系統(tǒng)參數(shù)輸入等方面，可以將制度的要求固化在流程中，從而促進(jìn)制度、規(guī)定的堅(jiān)決落實(shí)。

其次，ERP系統(tǒng)便于實(shí)時(shí)的監(jiān)控管理。因?yàn)镋RP實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成與共享，有利于相關(guān)人員對(duì)業(yè)務(wù)的訂購、裝運(yùn)、到貨情況、對(duì)資金的收付存情況、以及相關(guān)的價(jià)格、成本進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)敏銳的進(jìn)行經(jīng)營管理決策。

再次，有利于建立閉合循環(huán)的業(yè)務(wù)流程。閉合業(yè)務(wù)循環(huán)能實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)全程跟蹤，有利于保證業(yè)務(wù)效果，做到有始有終。

第四，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息流的一體化，有助于實(shí)現(xiàn)各部門之間的相互匹配、相互監(jiān)督和相互制約。

第五，ERP系統(tǒng)對(duì)信息的集成，以及在共享基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的具體信息、原始信息檢索，對(duì)管理層的決策具有強(qiáng)大的支持作用。

四、OA（辦公自動(dòng)化）與ERP管理系統(tǒng)的有效結(jié)合在內(nèi)部控制中的作用

如果說企業(yè)的信息涵蓋業(yè)務(wù)層、運(yùn)營層和決策層的話，那么ERP屬于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，OA屬于運(yùn)營系統(tǒng)，兩者均涉及到企業(yè)管理的核心要素，是企業(yè)完整IT系統(tǒng)不可或缺的重要組成部分。如果說ERP是企業(yè)管理中的“武將”，那么協(xié)同OA就是企業(yè)管理中的“文將”，毋庸置疑，兩者的互補(bǔ)性已經(jīng)在眾多企業(yè)的實(shí)踐中得到了有力的論證。

不管是OA產(chǎn)品還是ERP產(chǎn)品，都是企業(yè)可利用的一個(gè)信息資源，是以解決企業(yè)各種應(yīng)用為目標(biāo)的。因此，如果企業(yè)從信息資源的整合利用要求出發(fā)，可以結(jié)合OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)各自的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，在內(nèi)部控制中發(fā)揮有效作用。

第一、利用工作流特點(diǎn)可以彌補(bǔ)業(yè)務(wù)系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)方面的缺陷。ERP產(chǎn)品在工作流方面實(shí)現(xiàn)的是一種“業(yè)務(wù)邏輯流”而非企業(yè)行政上的審批工作流。而ERP產(chǎn)品得以在企業(yè)中合理運(yùn)用，也始終擺脫不了企業(yè)在這種層級(jí)審批結(jié)構(gòu)上的要求和束縛，因此在這種客觀條件下，OA系統(tǒng)正好是彌補(bǔ)ERP系統(tǒng)在這方面上的“缺陷”，可以靈活定制出符合企業(yè)特色的審批結(jié)構(gòu)體系。

第二、OA系統(tǒng)成為大量原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠來源?；谄髽I(yè)對(duì)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)技術(shù)的應(yīng)用，勢(shì)必造成大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在OA系統(tǒng)中的產(chǎn)生。OA系統(tǒng)可以為各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)（包括ERP系統(tǒng)）提供一個(gè)可靠數(shù)據(jù)來源。

第三、OA系統(tǒng)作為審批系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)作為執(zhí)行系統(tǒng)，向0A系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源，并且執(zhí)行OA返回的結(jié)果，兩者相互補(bǔ)充，取長補(bǔ)短，更好的成為提高企業(yè)管理的工具。在國家《電子簽名法》實(shí)施后，通過OA系統(tǒng)中加入電子印章功能，與ERP系統(tǒng)結(jié)合，可以直接打印具有法律效應(yīng)的合同文本，更大程度地提高合同流轉(zhuǎn)效率，最終提高企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益。

五、建立和完善管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的方法

企業(yè)在實(shí)施系統(tǒng)信息化管理后，如OA和ERP的實(shí)施，信息系統(tǒng)的正常、安全、有效運(yùn)行的關(guān)鍵是操作使用。如果企業(yè)管理制度不健全或?qū)嵤┎涣Α⑾到y(tǒng)存在缺陷、管理人員水平素質(zhì)低下都會(huì)給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī)。因此，需要建立和完善管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的方法。

1.完善企業(yè)內(nèi)部控制制度

首先應(yīng)制定崗位責(zé)任制度。不相容崗位應(yīng)實(shí)現(xiàn)分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。其次應(yīng)嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)，制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來控制操作程式。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程式和注意事項(xiàng)，并形成一套信息化控制系統(tǒng)文件。最后應(yīng)建立健全檔案管理制度，保證資料保存的完整性和連續(xù)性。

2.建立信息系統(tǒng)評(píng)價(jià)機(jī)制，不斷優(yōu)化系統(tǒng)

在實(shí)際工作中，由于各種原因，在評(píng)價(jià)內(nèi)部控制時(shí)，往往注重對(duì)業(yè)務(wù)處理控制的了解、測(cè)試和評(píng)價(jià)，忽視了對(duì)信息系統(tǒng)控制是否有效執(zhí)行、是否健全的審查，從而導(dǎo)致由于信息系統(tǒng)控制的漏洞而有意無意地改變了信息系統(tǒng)中有關(guān)數(shù)據(jù)，這樣就無法保障后續(xù)會(huì)計(jì)處理的會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。企業(yè)不僅要建立信息系統(tǒng)控制，還必須對(duì)所建立的各項(xiàng)控制進(jìn)行測(cè)試和評(píng)價(jià)，特別是要對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)控制是否健全、有效做出評(píng)價(jià)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。針對(duì)識(shí)別出的控制薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行深入研究與分析，提出完善會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)控制的建議，優(yōu)化信息系統(tǒng)。

3.培訓(xùn)管理人員，提高管理人員的業(yè)務(wù)操作水平

任何信息系統(tǒng)的實(shí)施都需要人的參與，尤其是管理人員的業(yè)務(wù)操作水平對(duì)于信息系統(tǒng)的執(zhí)行有著更為重要的影響。因此，企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)管理信息化程度的不同，加強(qiáng)對(duì)員工的專業(yè)培訓(xùn)，以適應(yīng)信息化管理崗位的新要求，形成良好的人力資源結(jié)構(gòu)。

4.提升用戶賬戶安全控制及數(shù)據(jù)洞察能力

由于實(shí)施無紙化的電子流的審批，業(yè)務(wù)審批處理人員僅能接觸到電子形式的數(shù)據(jù)信息，而對(duì)于數(shù)據(jù)背后的業(yè)務(wù)原始信息沒有有效直接接觸，而且由于相關(guān)人員操作一般都是通過用戶名、密碼登陸之后操作，也就是OA、ERP系統(tǒng)就是默認(rèn)為相關(guān)人員在操作，這就存在用戶名、密碼丟失而導(dǎo)致惡意的審批等相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。這就需要信息部系統(tǒng)需要建立完善相關(guān)的用戶安全認(rèn)證機(jī)制，確保相關(guān)的業(yè)務(wù)人員的賬號(hào)的安全保密。其次，業(yè)務(wù)人員在處理的時(shí)候，要關(guān)注信息數(shù)據(jù)背后的業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，避免陷入為了流程而走流程的怪圈。

六、結(jié)束語

綜上所述，OA（辦公自動(dòng)化）和ERP系統(tǒng)的實(shí)施都對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了積極作用。只要企業(yè)不斷努力，OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的有效結(jié)合在嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度、提升企業(yè)運(yùn)營管理效率方面還可以發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)完善信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，以增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力和生存能力，保證企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。