龔偉林

一、建立企業(yè)電算化體系時應(yīng)注意的問題

1.會計科目的設(shè)置、使用要符合會計制度

財政部《企業(yè)會計制度》（以下簡稱《制度》）是企業(yè)建賬的基礎(chǔ)，企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品是我們建賬的對象。正確的使用會計科目，設(shè)置科學、合理的明細科目是對財務(wù)人員建賬的基本要求。因此，在會計科目的設(shè)置時，一級會計科目名稱和編碼的設(shè)置必須嚴格按財政部制定的《制度》進行設(shè)置，不得隨意添加或改動；二級明細科目名稱和編碼的設(shè)置，《制度》中有規(guī)定的，應(yīng)嚴格按《制度》規(guī)定的設(shè)置，《制度》中沒有規(guī)定的，可以按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證會計科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。三級、四級明細科目的設(shè)置，應(yīng)重點考慮成本核算對象的特點，以產(chǎn)品和費用明細項目等為基礎(chǔ)進行設(shè)置，使賬薄的明細賬與產(chǎn)品之間形成對應(yīng)關(guān)系，以利于成本核算。

2.會計科目的級次設(shè)置應(yīng)考慮賬簿輸出格式的要求

賬簿的格式有：三欄式賬簿、數(shù)量金額賬簿、多欄式賬簿。在會計電算化科目的級次設(shè)置時，應(yīng)考慮賬簿輸出格式，來設(shè)置科目級次和賬簿種類。三欄式賬簿、數(shù)量金額式賬簿設(shè)置，相對于多欄式賬簿，比較簡單，一般情況下不會出錯，但對于多欄式賬簿設(shè)置，在科目級次設(shè)置時，應(yīng)注意根據(jù)制度和管理需要設(shè)置為“多借一貸”式賬簿，如“生產(chǎn)成本”、“管理費用”、“應(yīng)付職工薪酬”等科目均可設(shè)為“多借一貸”式賬簿，同時注意二級科目余額與一級科目余額方向相同。以避免出現(xiàn)多借多貸科目設(shè)置，違反會計制度關(guān)于賬簿設(shè)置的打印規(guī)定。

3.核算體系的建立要考慮填制內(nèi)部、外部會計報表的需要

核算體系的設(shè)置要考慮填報內(nèi)部、外部會計報表的需要，注意科目設(shè)置與報表項目的對應(yīng)關(guān)系，使核算體系能夠滿足內(nèi)部、外部會計報表自動取數(shù)的需要，以減少會計人員編制報表的工作量，提高報表編制的及時性和質(zhì)量。

4.核算體系的建立應(yīng)滿足單位組織的形式和管理的需要

核算體系的建立應(yīng)考慮單位的機構(gòu)設(shè)置和管理方式，即科目設(shè)置應(yīng)滿足單位機構(gòu)設(shè)置和經(jīng)營管理的方式，滿足經(jīng)營管理數(shù)據(jù)的歸集和分析的需求，數(shù)據(jù)提取及時、準確，滿足為單位的經(jīng)營管理服務(wù)的作用。

二、會計軟件應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

1.會計科目代碼結(jié)構(gòu)應(yīng)具有統(tǒng)一性和可擴展性

對于集團單位或下屬企業(yè)較多的單位，在會計科目代碼結(jié)構(gòu)設(shè)置上，應(yīng)注意編碼級次的控制，在會計科目和代碼結(jié)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)具有統(tǒng)一性，避免出現(xiàn)下屬單位會計科目和代碼結(jié)構(gòu)設(shè)置使用不規(guī)范，不能滿足集團或公司報表匯總和統(tǒng)計需求。同時，在設(shè)計科目代碼時一定要充分考慮各方面的要求，使會計科目代碼結(jié)構(gòu)具有可擴展性。因為會計科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。

2.記賬憑證類型最好只設(shè)一種通用格式

查賬是會計人員日常工作的一個重要部分，在手工操作時用分類記賬憑證（收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證）來處理會計業(yè)務(wù)，分別裝訂整理記賬憑證，以便于憑證的管理和方便查賬。電算化后，查賬完全能通過計算機來快速實現(xiàn)，計算機的最顯著的特點就是速度快，恰好彌補了手工查賬的缺陷。再者，設(shè)置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號，憑證整理保管更為煩瑣。會計軟件提供記賬憑證類型設(shè)置功能更多的是為了適應(yīng)會計人員手工記賬時的習慣。所以，電算化后，記賬憑證類型只設(shè)一種通用格式，即“記”字類賬憑證。

3.充分利用軟件自動生成憑證功能，做到數(shù)據(jù)準確、工作高效

在電算化會計條件下，利用軟件自動生成憑證功能，可以生成相應(yīng)的會計憑證，且數(shù)據(jù)準確、高效。如固定資產(chǎn)折舊的計提可以通過固定資產(chǎn)模塊完成；工資的分配與發(fā)放，福利費及工會經(jīng)費的計提、應(yīng)交社會保險費的提取、代扣應(yīng)交個人所得稅等業(yè)務(wù)，均可以在工資模塊完成。

對于沒有單獨模塊但有固定對應(yīng)關(guān)系的記賬憑證，如果其數(shù)據(jù)來源于已輸入系統(tǒng)的記賬憑證，也可以利用自動生成憑證功能。如每月均需結(jié)轉(zhuǎn)的損益類科目，在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入賬后，匯總結(jié)轉(zhuǎn)至類似本年利潤一類的科目時，自動轉(zhuǎn)賬憑證能自動匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動生成一張轉(zhuǎn)賬憑證。在使用該功能前須進行必要的參數(shù)設(shè)置，包括轉(zhuǎn)出科目和轉(zhuǎn)入科目，以及匯總數(shù)據(jù)的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)，在此應(yīng)注意，轉(zhuǎn)出科目可設(shè)置多個，但轉(zhuǎn)入科目只能設(shè)一個。

4.充分發(fā)揮會計軟件的輔助核算功能，減少會計明細科目設(shè)置數(shù)量

會計電算化的優(yōu)勢之一，體現(xiàn)在完成一般的總賬、明細賬核算外，還提供以下輔助核算功能可供選擇：如部門輔助核算、個人往來輔助核算、供應(yīng)商往來輔助核算等。

在設(shè)置輔助核算時，還應(yīng)考慮輔助核算多對一的關(guān)系，即一類輔助核算能滿足兩個或兩個以上科目的需要，以減少會計明細科目設(shè)置數(shù)量。如輔助核算—職員，既能往來賬的核算需要，又能滿足工資模塊核算的需要。同時需注意，避免在輔助核算下再分類，如在其他應(yīng)付款輔助核算下，設(shè)置二級分類單位和個人。此種設(shè)置不能形成會計科目與輔助核算一一對應(yīng)關(guān)系，在賬務(wù)處理時，容易出錯，且不易被發(fā)現(xiàn)。

5.關(guān)鍵性名稱、代碼的前后輸入要完全一致。

電腦與人腦的區(qū)別在于：電腦是根據(jù)規(guī)定的概念進行邏輯分析判斷，而人腦在對事物進行判斷時，既要考慮既定的概念，又注意一些隨意性的東西。其次，在錄入基礎(chǔ)資料中有標點符號的，還應(yīng)注意輸入狀態(tài)全角和半角的區(qū)別，防止出現(xiàn)上述重復(fù)錄入的問題。所以同一內(nèi)容的東西在前后輸入時要絕對一致，不能有絲毫差別。這樣才能真正發(fā)揮電算化輸出結(jié)果的快捷、準確性。

6.建立嚴格的內(nèi)部控制制度

企業(yè)建立了電算化會計系統(tǒng)后，其會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，企業(yè)手工會計的內(nèi)部控制制度已不相適應(yīng)，應(yīng)與時俱進。比如，編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細賬進行平行登記、賬賬核對、賬證核對等，在會計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義。其次，手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中被移入計算機系統(tǒng)內(nèi)部，通過計算機程序體現(xiàn)出來。在實行會計電算化以后，應(yīng)充分利用計算機財務(wù)軟件用戶管理權(quán)限功能，按照不相容職務(wù)分離分設(shè)的原則，設(shè)置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員、檔案管理人員、復(fù)核人員、核算人員、出納、財務(wù)主管等崗位，使每個崗位既互相牽制，又層層負責。根據(jù)每個人的崗位職責、內(nèi)容賦予相應(yīng)的權(quán)限，形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制，以滿足電算化條件下企業(yè)內(nèi)部控制的要求。

以上是筆者在會計電算化軟件應(yīng)用中的一些認識，當然，在應(yīng)用過程中還有許多應(yīng)注意的問題，如:操作人員的口令保密問題；對軟硬件進行維護、保養(yǎng)的問題；定期備份財務(wù)數(shù)據(jù)的問題等等，都需要我們在今后的實際工作中加以注意、進行總結(jié)和完善。