譚新玲

(新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 烏魯木齊 830000)

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。它來源于工程建設(shè)全過程，不僅在建設(shè)過程中的質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗(yàn)收及其他日常管理工作中具有重要作用，而且在工程建成后的運(yùn)行管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件?！敖柚鷻n案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來”。對(duì)歷史負(fù)責(zé)，就一定要重視檔案工作，這是國家賦予我們的責(zé)任。

1 導(dǎo)述

新疆水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院是新疆唯一具有甲級(jí)勘測(cè)、設(shè)計(jì)、測(cè)繪、環(huán)評(píng)、水土保持、工程勘察等十余種甲級(jí)資質(zhì)以及境外水利水電工程總承包、勘測(cè)設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢、行業(yè)設(shè)備出口、勞務(wù)輸出資質(zhì)的水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)單位，已經(jīng)ISO 9001認(rèn)證。黨中央、國務(wù)院實(shí)施西部大開發(fā)以來，十分重視水利工作，在加大水利投入的同時(shí)，對(duì)水利工作提出了更高要求。建好、管好、用好水利工程檔案使之發(fā)揮更大的效益，管理工作至關(guān)重要。尤其是在“建立工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制”的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資源作用的發(fā)揮。國務(wù)院將加強(qiáng)科技檔案工作，列入加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施工程質(zhì)量管理的要求之一，因此，每一個(gè)工程技術(shù)人員，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)高度重視，使我院科技檔案早日實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2 《科技檔案工作手冊(cè)》主要結(jié)構(gòu)

根據(jù)我院檔案管理工作的實(shí)際情況，我們制定了檔案管理實(shí)施細(xì)則，并編寫了《科技檔案工作手冊(cè)》(以下簡(jiǎn)稱)《手冊(cè)》)指導(dǎo)我院今后檔案管理工作。

《手冊(cè)》結(jié)合我院檔案管理的現(xiàn)狀，根據(jù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，科學(xué)地、系統(tǒng)地將我院檔案管理工作進(jìn)行了新的規(guī)范和要求，是一種全新的檔案管理模式。在編寫過程中，我們充分聽取和征求了各方面的意見和建議，反復(fù)修改，將我院1960～2010年以來共計(jì)1734個(gè)工程進(jìn)行了實(shí)體分類，并進(jìn)行了有序的排列，初步形成了我院自己的標(biāo)準(zhǔn)，具有一定的可操作性和推廣性。

全《手冊(cè)》共有三個(gè)章節(jié)。第一章:科技檔案管理辦法。內(nèi)容包括科技檔案管理、科技檔案借閱、水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)科技文件材料歸檔范圍、科技文件材料保管期限表、歸檔時(shí)間、數(shù)量及要求。第二章:科技檔案組卷。內(nèi)容包括案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂要求。第三章:科技檔案分類大綱。內(nèi)容包括水利水電工程類的檔案，代號(hào)為(S);電力工程類的檔案，代號(hào)為(D);基建工程類的檔案，代號(hào)為(J)。其中科技檔案分類大綱中的檔號(hào)在科技檔案分類中相當(dāng)重要，如果沒有檔號(hào)或檔號(hào)編制混亂，就無法進(jìn)行檔案的排列、編目、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等項(xiàng)工作。因此，檔號(hào)的編制是檔案業(yè)務(wù)工作中一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，它對(duì)提高檔案管理水平和有效利用檔案起關(guān)鍵作用。

3 檔案分類號(hào)碼編制

根據(jù)我院有水利水電工程、電力工程、基建工程三類檔案這一特點(diǎn)，分三部分對(duì)我院的科技檔案進(jìn)行檔號(hào)編制。第一部分水利水電工程檔案類別代號(hào)用字母(S)表示，第二部分電力工程檔案類別代號(hào)用字母(D)表示。第三部分基建工程檔案類別代號(hào)用字母(J)表示。

3.1 水利水電工程類

水利水電工程類的檔案，代號(hào)為(S)的檔號(hào)編制辦法按檔案法規(guī)定的八分制原則即:(1……8)進(jìn)行編制。

本編號(hào)采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。

水利水電工程檔案編號(hào)順序?yàn)?工程類別代號(hào)、工程項(xiàng)目類別代號(hào)、工程項(xiàng)目順序號(hào)、設(shè)計(jì)階段代號(hào)、設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)、專業(yè)分類代號(hào)、檔案保管單位順序號(hào)(即案卷號(hào))。

3.1.1 水利水電工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)及專業(yè)分類代號(hào)

表1 水利水電工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)及專業(yè)分類代號(hào)

續(xù)表

3.1.2 水利水電工程檔號(hào)的組成

整個(gè)檔號(hào)由工程類別代號(hào)、自編號(hào)兩部分組成。

工程類別代號(hào):水利水電工程用字母S表示。

自編號(hào):由工程項(xiàng)目類別代號(hào)、工程項(xiàng)目順序號(hào)、設(shè)計(jì)階段代號(hào)、設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)、專業(yè)分類代號(hào)(底圖代號(hào))、檔案保管單位順序號(hào)(即卷號(hào))七個(gè)內(nèi)容組成。

水利水電工程檔號(hào)組成舉例:

檔號(hào):S·2005·C·53— D009;水利水電工程類、瑪納斯河紅山嘴一級(jí)水電站工程、初設(shè)階段、機(jī)電專業(yè)、電氣一次部分，底圖第九卷在電站目錄中。

S——工程類別代號(hào):S表示水利水電工程類

2——工程項(xiàng)目類別代號(hào)，在《水利水電工程項(xiàng)目分類及類別代號(hào)》表中查找，2表示水電站工程

005——工程項(xiàng)目順序號(hào)，在《水電站工程排序》表中查找，005表示瑪納斯河紅山嘴一級(jí)水電站工程，在電站工程排序第五位。

C——設(shè)計(jì)階段代號(hào)在《水利水電工程設(shè)計(jì)階段代號(hào)》表中查找，C表示初步設(shè)計(jì)階段

53——設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)在《水利水電工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)及專業(yè)分類代號(hào)》

D——底圖代號(hào)(用漢語拼音字母D表示)

009——該工程檔案保管單位順序號(hào)(即案卷號(hào))

3.2 電力工程類

電力工程檔案，代號(hào)為(D)的檔號(hào)編制辦法依照《電力工程勘測(cè)設(shè)計(jì)科技檔案分類編號(hào)辦法》規(guī)定進(jìn)行編制。

本編號(hào)采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。

電力工程檔案編號(hào)順序?yàn)?工程類別代號(hào)、工程項(xiàng)目類別代號(hào)、工程項(xiàng)目順序號(hào)、設(shè)計(jì)階段代號(hào)、設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)、檔案保管單位順序號(hào)(即卷號(hào))。

3.2.1 電力工程項(xiàng)目分類及類別代號(hào)

表2 電力工程項(xiàng)目分類及類別代號(hào)

3.2.2 電力工程設(shè)計(jì)階段代號(hào)(見表3)

表3 電力工程設(shè)計(jì)階段代號(hào)

續(xù)表

3.2.3 電力工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)(見表4)

表4 電力工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)

3.2.4 電力工程檔號(hào)的組成

整個(gè)檔號(hào)由工程類別代號(hào)、自編號(hào)兩部分組成。

工程類別代號(hào):電力工程用字母D表示

自編號(hào):工程項(xiàng)目類別代號(hào)、工程項(xiàng)目順序號(hào)、設(shè)計(jì)階段代號(hào)、設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)、檔案保管單位順序號(hào)(即卷號(hào))五個(gè)內(nèi)容組成。

電力工程檔號(hào)的組成舉例:

檔號(hào):D·B 004·C·D—009;電力工程類、焉耆110kV變電所工程、初設(shè)階段、電氣專業(yè)、第九卷在變電所目錄中。

D——工程類別代號(hào):D表示電力工程類

B——工程項(xiàng)目類別代號(hào)，在《電力工程項(xiàng)目分類及類別代號(hào)》表中查找，B表示變電所工程

004——工程項(xiàng)目順序號(hào)，在《變電所工程排序》表中查找，004表示焉耆110kV變電所工程，在變電所工程排序第四位。

C——設(shè)計(jì)階段代號(hào)在《電力工程設(shè)計(jì)階段代號(hào)》表中查找，C表示初步設(shè)計(jì)階段

D——設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)在《電力工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)》表中查找，D表示電氣專業(yè)

009——該工程檔案保管單位順序號(hào)(即案卷號(hào))

3.3 基建工程類

基建工程檔案代號(hào)為(J)，本編號(hào)采用漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編號(hào)制。

基建工程檔案編號(hào)順序?yàn)?工程類別代號(hào)、工程項(xiàng)目類別代號(hào)、工程項(xiàng)目順序號(hào)、設(shè)計(jì)階段代號(hào)、設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)、檔案保管單位順序號(hào)(卷號(hào))。

3.3.1 基建工程項(xiàng)目分類及類別代號(hào)

表5 基建工程項(xiàng)目分類及類別代號(hào)

3.3.2 基建工程設(shè)計(jì)階段代號(hào)

表6 基建工程設(shè)計(jì)階段代號(hào)

3.3.3 基建工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)

表7 基建工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)

3.3.4 基建檔案檔號(hào)的組成

整個(gè)檔號(hào)由工程類別代號(hào)、自編號(hào)兩部分組成。

工程類別代號(hào):基建工程用字母J表示

自編號(hào):工程項(xiàng)目類別代號(hào)、工程項(xiàng)目順序號(hào)、設(shè)計(jì)階段代號(hào)、設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)、檔案保管單位順序號(hào)(即卷號(hào))五個(gè)內(nèi)容組成。

基建工程檔號(hào)的組成舉例:

檔號(hào):J·1001·C·8—003:基建工程類、奎屯糖廠動(dòng)力車間工程、初設(shè)階段、電氣專業(yè)、第三卷在基建目錄中。

J——工程類別代號(hào):J表示基建工程類

1——工程項(xiàng)目類別代號(hào)，在《基建工程項(xiàng)目分類及類別代號(hào)》表中查找，1表示工業(yè)建筑工程

001——工程項(xiàng)目順序號(hào)，在《工業(yè)建筑工程排序》表中查找，001表示奎屯糖廠動(dòng)力車間工程，在工業(yè)建筑工程排序第1位。

C——設(shè)計(jì)階段代號(hào)在《基建工程設(shè)計(jì)階段代號(hào)》表中查找，C表示初步設(shè)計(jì)階段

8——設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)在《基建工程設(shè)計(jì)專業(yè)代號(hào)》表中查找8表示建筑專業(yè)電氣部分。

003——該工程檔案保管單位順序號(hào)(即案卷號(hào))

另外，檔案人員在微機(jī)輸入案卷的同時(shí)，一定要先將藍(lán)圖、文字材料、底圖等同一個(gè)工程的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)然后再進(jìn)行微機(jī)輸入，嚴(yán)格做到實(shí)物和微機(jī)中的案卷相一致。如果將藍(lán)圖、文字材料、底圖等同時(shí)按階段和專業(yè)要求組卷，那么在微機(jī)錄入時(shí)，在備注欄中底圖缺注明底圖，藍(lán)圖缺注明藍(lán)圖，這樣就知道同一類的圖紙哪個(gè)全，哪個(gè)不全了。

4 結(jié)語

科技檔案是一種巨大的信息資源，活化科技檔案資料，在服務(wù)范圍上要由內(nèi)向外結(jié)合轉(zhuǎn)變;在服務(wù)方法上要由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變。平時(shí)，我們要根據(jù)有關(guān)方面的需要，對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、綜合、歸納和提煉，使科技人員在設(shè)計(jì)中盡量縮短工期，少走彎路，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。要區(qū)別科技檔案保密和非保密部分，在確保技術(shù)機(jī)密安全的條件下，向社會(huì)開放，提供無償和有償服務(wù)。充分發(fā)揮科技檔案的作用。