戴天毅

摘要：作為社會(huì)細(xì)胞的家庭，它所形成的檔案，是家庭社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄，因而也較真實(shí)地反映了社會(huì)局部地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化的某些狀況。特別是一些名人家庭檔案，更是社會(huì)的寶貴財(cái)富，它不僅是家庭生產(chǎn)、生活活動(dòng)的有力工具，而且也是研究本地區(qū)歷史、制定發(fā)展規(guī)劃、編寫地方史志的難得素材。本文從家庭檔案的內(nèi)涵出發(fā)，論述了家庭檔案的基本內(nèi)容、家庭建檔的必要性等問題，并針對(duì)家庭建檔應(yīng)注意的一些問題提出了建立家庭檔案的新措施，旨在安排和指導(dǎo)家庭的生產(chǎn)和生活、維護(hù)家庭的經(jīng)濟(jì)權(quán)益、保障家庭成員的健康、促進(jìn)家庭的精神文明建設(shè)。

關(guān)鍵詞：家庭檔案；內(nèi)容；措施

前言

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展和各行各業(yè)的改革創(chuàng)新，給檔案事業(yè)帶來了前所未有的機(jī)遇。

建立家庭檔案，是檔案事業(yè)的改革創(chuàng)新和發(fā)展。從近年的檔案查閱利用工作來看，人們對(duì)檔案和檔案史料的需求越來越迫切，但由于擁有者對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，對(duì)檔案資料收集不全和保管不善，導(dǎo)致許多原始依據(jù)很難查找。在現(xiàn)實(shí)生活中，我們經(jīng)常遇到或聽說某個(gè)親朋好友因?qū)ふ易C件、保修卡等而翻箱倒柜，既費(fèi)事費(fèi)力，又影響了自己及家人的情緒，給自己和家人的生活、工作和學(xué)習(xí)帶來不利影響；也有人因某種具有紀(jì)念意義的照片、磁帶等變質(zhì)而懊喪不已?？梢?，建立科學(xué)、合理的家庭檔案，對(duì)于創(chuàng)造一種和諧的家庭氛圍是十分必要的。從這種家庭環(huán)境中成長(zhǎng)起來的人，自然會(huì)養(yǎng)成一種良好的習(xí)慣，這些習(xí)慣對(duì)于他們的學(xué)習(xí)、工作都會(huì)有好的影響。因此，建立家庭檔案很有必要。筆者就怎樣建立家庭檔案提出粗淺看法，供建檔家庭參考。

1 家庭檔案的內(nèi)涵

家庭檔案是家庭或家庭成員在生活、學(xué)習(xí)、工作過程中形成的，作為原始記錄以各種方式和載體保存起來以備將來查用的記錄、證件、聲像等材料 。隨著現(xiàn)代生活節(jié)奏的加快，家庭檔案管理作為家政管理的一個(gè)重要組成部分，越來越受到人們的重視。保管好家庭檔案決不是瑣碎的家務(wù)事，而是具有重要的社會(huì)意義。

2 家庭檔案的基本內(nèi)容

2.1 家庭活動(dòng)經(jīng)歷檔案

主要是家庭成員參與社會(huì)生活、體現(xiàn)自身價(jià)值的有關(guān)材料。如證件類：戶口簿、身份證、出生證、獨(dú)生子女證、學(xué)生證、工作證、會(huì)員證、學(xué)歷、職稱等證書，獲獎(jiǎng)、立功等榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品，黨團(tuán)證、結(jié)(離)婚證等。家庭文書類：工作履歷、任命書、各類登記表以及自傳、遺囑等。

2.2 家庭金融檔案

主要是家庭金融資產(chǎn)的占有、使用的有關(guān)材料及家庭經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有關(guān)材料。如：銀行存款存折(單)，記帳式有價(jià)證券存單及姓名、賬號(hào)、存取款日期、金額、取款密碼等記錄資料，股票及買賣情況記錄資料，投辦各類保險(xiǎn)的合同憑據(jù)，家庭和個(gè)人互相借貸的憑據(jù)，已結(jié)算備查的家庭賬簿以及實(shí)用的金融信息資料。

2.3 家庭財(cái)產(chǎn)檔案

主要是家庭物質(zhì)財(cái)富產(chǎn)權(quán)的占有、使用、支配等利益關(guān)系的憑證材料：如房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)憑證；主要的家用設(shè)備及大件耐用消費(fèi)品，如電腦、電視機(jī)、電冰箱、洗衣機(jī)、攝像機(jī)、高級(jí)相機(jī)、燃?xì)庠罹?、高檔家具等的購置記錄、發(fā)票、說明書、保修單等材料。金銀飾品、珠寶玉器及古玩、名人字畫等收藏品的購置記錄、證書、發(fā)票等材料。

2.4 家庭醫(yī)療保健檔案

主要是家庭成員的生命經(jīng)歷、健康狀況、防病治病的有關(guān)資料。如嬰兒的出生狀況記錄、家庭成員的體檢記錄(包括化驗(yàn)單、心電圖、x光片等)、就診病情記錄、防疫注射記錄卡片、慢性病人的病歷、療養(yǎng)記錄以及家用藥方等材料。

2.5 其他具有保存價(jià)值和紀(jì)念意義的材料檔案

如重要的往來書信、契約合同、家庭生活影集、專項(xiàng)攝影資料、音像資料、圖片、文稿、讀書筆記等。

3建立家庭檔案的必要性

家庭檔案就其內(nèi)容和作用來講，可有廣義和狹義之分。從廣義的角度看，其內(nèi)容除反映家庭事務(wù)活動(dòng)的材料外，還包括了家史、家譜、傳記、回憶錄、生產(chǎn)科研成果記錄、論著手稿、重要信函和社會(huì)活動(dòng)大事記等 。我們這里所講的建立家庭檔案，則是從家政管理的角度對(duì)家庭生活各個(gè)方面的具有實(shí)用價(jià)值的信息資料，加以收集、整理、保管和運(yùn)用。在面臨信息革命挑戰(zhàn)、家庭生活日益走向現(xiàn)代化的今天，建立家庭檔案已越來越顯得重要了，它是家政管理不可缺少的重要手段。家庭建檔的必要性可以概括為以下幾個(gè)方面：一是開展家庭建檔，可以增強(qiáng)社會(huì)公民檔案意識(shí)；二是能夠彌補(bǔ)館(室)藏檔案和檔案資料的不足，減輕檔案館(室)查閱工作量；三是家庭日后查閱利用方便快捷，既省時(shí)又省事，提高查全率和查準(zhǔn)率；四是防止家庭重要檔案資料丟失，做到平時(shí)收集，急時(shí)利用。

4 建立家庭檔案應(yīng)注意的問題

4.1 要妥善保管

有的要制作備份，如：身份證、畢業(yè)證、職稱證等，最好預(yù)先復(fù)印1-3份。家庭檔案具有繼承性和時(shí)效性的特點(diǎn)，大部分資料需要長(zhǎng)期保存，即使有些短期保存的材料，也多是一些重要的憑證，應(yīng)當(dāng)妥善保管。家庭檔案應(yīng)放在通風(fēng)干燥的地方，注意防火、防潮、防霉變、防蟲蛀、防鼠咬；特別是對(duì)于一些圖片、影集、音像資料，還應(yīng)按其特殊的技術(shù)要求存放，避免損壞。

4.2 資料要及時(shí)歸檔，內(nèi)容要全面

各類資料應(yīng)分類、分袋保存，并編目編號(hào)，便于取用，避免散失。各個(gè)成員新增的檔案資料，應(yīng)接著各自類別的尾號(hào)編號(hào)、編目、裝盒或加盒歸檔保存。此工作可以平時(shí)進(jìn)行，亦可每年年底進(jìn)行。

4.3 要注意保密

家庭檔案中其主要成分涉及物質(zhì)財(cái)富產(chǎn)權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在一定范圍內(nèi)具有保密性。特別是金融檔案中的存單(折)要與身份證、印章、密碼分開存放，防止他人侵占和盜竊，以維護(hù)家庭的利益。

4.4 要定期檢查，吐故納新

建立家庭檔案的目的是為了運(yùn)用，除了平時(shí)根據(jù)需要取閱有關(guān)資料外，還需定期檢查，對(duì)于那些已經(jīng)失去時(shí)效，沒有保存價(jià)值的信息資料進(jìn)行淘汰處理，并隨時(shí)補(bǔ)充新的有價(jià)值的資料，使家庭檔案日臻完善。

5 建立家庭檔案的對(duì)策

5.1 收集工作

將家庭各個(gè)成員手中的檔案資料(證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀)和文字材料等全部收集在一起，并視其檔案資料多少和重要程度(保存價(jià)值)選擇適用的分類方法。

5.2 分類法的選定

主要是根據(jù)家庭檔案資料的多少選擇適用的分類方法。如：一般在職職工家庭(三口之家)，檔案資料少的，可暫不劃定保管期限，可選用家庭成員分類法；又如；家庭成員較多，檔案資料又少的城鎮(zhèn)居民或農(nóng)村農(nóng)戶家庭可選用綜合分類法(保管期限分類法)。根據(jù)永久、長(zhǎng)期、短期三種期限直接分類、對(duì)照入位。

5.3 鑒定

一般采用直接鑒定法，就是將上述集中的檔案資料逐份逐件定人定期進(jìn)行類別鑒定。

5.4 蓋歸檔章

就是將經(jīng)過鑒定分類后的檔案資料逐件逐份地加蓋歸檔章。文字材料原則上蓋在文件標(biāo)題左上方的空白處；膠質(zhì)制品和實(shí)物檔案，可用兩格不干膠書簽，蓋章后張貼于不易脫落的位置。

5.5 編號(hào)

就是給蓋章后的每類或不同保管期限的檔案資料，按問題(內(nèi)容)保持聯(lián)系或以時(shí)為序排列后，用阿拉伯?dāng)?shù)字編出每件的順序號(hào)。

5.6 編目

就是將已編號(hào)的檔案資料，按照《歸檔目錄》要求，逐件逐份填寫目錄一式兩份，一份作為《查閱目錄》，另一份作為《備查目錄》。

5.7 裝盒

就是根據(jù)歸檔目錄序號(hào)進(jìn)行裝盒。檔案資料件數(shù)少的一個(gè)目錄裝一盒，多的一個(gè)目錄可裝多盒。家庭檔案盒應(yīng)選用國家標(biāo)準(zhǔn)檔案盒和照片檔案盒，其厚薄根據(jù)各類(各目錄)檔案資料的多少而確定。

5.8 檔案盒封面填寫

凡是采用前述三種分類方法分類的，檔案盒封面雙橫線上方(全宗名稱處)統(tǒng)一填寫戶主x x x家庭檔案；在封面雙橫線下方填寫家庭成員各自大類的代號(hào)(A類、B類、C類、D類)或不同的保管期限(永久類、長(zhǎng)期類、短期類)。

5.9 檔案盒脊填寫

檔案盒脊除全宗號(hào)、年度、館編起止件號(hào)名稱下方留空不填寫外，其余名稱下方應(yīng)視其不同類別填寫。在盒脊室編起止件號(hào)和盒號(hào)下方分別用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫盒內(nèi)起止件號(hào)或盒號(hào)；在保管期限下方填寫永、長(zhǎng)、短各大類代號(hào)；在機(jī)構(gòu)(問題)下方填寫A、B、C、D、E等各大類代號(hào)。

5.10 《家庭檔案查閱目錄》封面設(shè)定

在格式上可參照《歸檔文件目錄》封面，將《歸檔文件目錄》改為《家庭檔案查閱目錄》；將“全宗名稱”改為戶主名稱；將“年度”名稱刪除；“保管期限”名稱不變；將“機(jī)構(gòu)(問題)”改為“類別”即可。

5.11 柜內(nèi)排列

就是將裝盒的各大類檔案，分類號(hào)從上到下，從左到右按盒號(hào)依次排列，方便查找利用。

結(jié)論

綜上所述，家庭檔案作為—種歷史記錄，作為一種伴生物，是家庭成員在工作和生活中自然形成的，是因?yàn)楣ぷ骱蜕畹男枰舸嫦聛淼?。建立家庭檔案可以給日常生活提供方便，增添樂趣。更重要的是，它宛如一面鏡子，透過它的鏡像，你可以看到家庭每個(gè)成員生活、工作、學(xué)習(xí)的歷史。同時(shí)，對(duì)于加強(qiáng)一家人的心理共鳴起很大作用。可以說，建立家庭檔案既是人們?cè)谏鐣?huì)上從事某項(xiàng)工作的需要，也是家庭生活的需要；既是人們生理安全的需要，也是人們社會(huì)交往、保持榮譽(yù)、自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的需要。

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