楊紅霞

摘要：工資條的制作方法有很多。在傳統(tǒng)的工資條制作中，不外乎使用Word或Excel辦公軟件，Word的郵件合并功能步驟太過麻煩，而在Excel中無論使用公式實現(xiàn)，還是使用手工制作也都比較繁瑣，過程比較復雜，費時費力，而且生成的工資單不夠靈活，數(shù)據(jù)修改起來也比較麻煩。而且因為使用者對計算機辦公軟件掌握的熟練程度不同，制作出的工資條水平也參差不齊。為了幫助減輕各企業(yè)財務管理人員的工作壓力，作者介召一種利用Access數(shù)據(jù)庫的報表功能制作工資條的方法，此方法可以一勞永逸。

關鍵詞：ACCESS數(shù)據(jù)庫；報表；工資條；制作

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)29-6894-03

隨著電子技術的不斷進步和發(fā)展，我們進入了一個高度信息化的時代，不過信息化地深度和廣度也具有一定的區(qū)域性、行業(yè)性等特點。作者就曾調查過一些不同的行業(yè)對于職工工資的明細的發(fā)放形式，經(jīng)總結發(fā)現(xiàn)只有一些先進的高新技術企業(yè)、IT企業(yè)和部分高校能采用辦公平臺（OA）發(fā)布工資明細，而對于大多數(shù)的勞動密集型企業(yè)，如工廠、煤礦、醫(yī)院、制造公司等還是采用原始的工資條的形式發(fā)放。另外在一些科技相對發(fā)達的城市能夠使用辦公平臺（OA）的企業(yè)比較多，而大多數(shù)相對落后的城市和地區(qū)基本還是全部采用發(fā)放工資條的形式。

對于每個公司的財務管理人員來說，每個月的工資報表和制作工資單是每個月中最主要的、工作量最大的、最繁重的一項任務。工資條的制作方法有很多，在傳統(tǒng)的工資條制作中，不外乎使用Word或Excel辦公軟件，Word的郵件合并功能步驟太過麻煩，而且還需要用到其它形式的數(shù)據(jù)清單，因為對電腦的使用技巧有限，普通的辦公室人員很多人也掌握不了這個方法。而在Excel中無論使用自定義公式實現(xiàn)，還是使用手工制作也都有一定難度，比較繁瑣，特別是公式也不太好理解，而手工制作過程又比較復雜，費時費力，而且生成的工資單不夠靈活，數(shù)據(jù)修改起來也比較麻煩。而且因為使用者對計算機辦公軟件掌握的熟練程度不同，制作的工資條水平也參差不齊。

其實在Office辦公軟件中還有一種更接近專業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理軟件，那就是Microsoft Office Access。Access是把數(shù)據(jù)庫引擎的圖形用戶界面和軟件開發(fā)工具結合在一起的一個小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是目前使用最廣的簡易數(shù)據(jù)庫處理軟件，它有強大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析能力，另外Access對數(shù)據(jù)處理的靈活程度也是Excel無法比擬的。為了幫助減輕各行業(yè)財務管理人員的工作壓力，作者介召一種利用Access數(shù)據(jù)庫的報表功能制作工資條的方法，用此方法制作工資條可以讓使用者一勞永逸。

1 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫

啟動ACCESS程序，利用“文件”菜單下的“新建”菜單項，選擇新建空數(shù)據(jù)庫，然后將數(shù)據(jù)庫命名為“工資管理系統(tǒng).mdb”。

2 創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)表

數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建過程分兩步，先確定表結構，再輸入表記錄。根據(jù)本單位的工資發(fā)放項目明細，利用表設計視圖，設置好工資表的表結構，各字段的大小、類型、寬度等。如圖1所示。然后打開表的瀏覽視圖狀態(tài)，將公司員工工資情況逐條輸入即可?？赡墁F(xiàn)在大部分公司都是采用Excel來做的財務報表，也沒關系，可以省略這一步，直接通過Access的導入功能將原來的Excel工作表轉換為Access數(shù)據(jù)庫表，然后再利用表設計視圖，將表結構重新定義一下就可以了。如圖2就是某電子公司工資表生成后的部分數(shù)據(jù)瀏覽視圖狀態(tài)。其中“實付工資”和“扣稅”可以利用更新查詢，使用公式讓電腦自動計算出來即可。

3 創(chuàng)建報表

選中數(shù)據(jù)庫管理窗中左側對象列表中的“報表”對象，打開報表設計器，默認有頁面頁眉、主體和頁面頁腳三個窗格。在主體窗格中我們可以添加記錄的每個字段變量，從而在生成的報表中顯示所有員工的工資清單，但是無法實現(xiàn)在每個員工記錄上自動添加表頭，另外，我們知道頁面頁眉只是在打印時顯示在每頁頂端的，所以也沒法通過頁面頁眉來設置每個記錄的表頭。這里就需要用到報表組成中一個很關鍵的部分就是組頁眉。

1）添加組頁眉。這是最重要的一步，是工資單中每個員工的工資單表頭能否顯示的關鍵。但是添加頁眉以前首先要為報表設置記錄源，方法是打開報表屬性窗口，添加記錄源為“工資表”，如圖3所示。然后打開“視圖”菜單選擇排序和分組，如圖4所示，設置分組依據(jù)是“職工號”，并顯示組頁眉，排序依據(jù)是“部門”，方便同一個部門的員工的工資單集中在一起。但是如果是想將每個部門的員工全部集中在一起，那么設置排序與分組時要先設置排序字段為“部門”，再設置分組字段“職工號”。

2）設置組頁眉。這是工資條制作過程中最關鍵的一步了，在組頁眉窗格中依次用“標簽”工具和“直線”做出工資單表頭。這個步驟相對需要一點時間，要想最后生成的工資表單規(guī)范，這個過程一定要認真、細致一些。

3）設置主體及頁面頁腳。主體部分是數(shù)據(jù)清單的直接反映部分了，為了實現(xiàn)和數(shù)據(jù)表中字段的直接鏈接，可以打開“字段列表”，在“視圖”菜單里面，然后將所需的字段依次拖到主體窗格中，并依次刪除每個字段前面的標簽，留每個字段的文本框即可。頁腳部分則可以根據(jù)實際需要統(tǒng)計員工人數(shù)等相關信息。

如圖5所示，是在報表設計器中做好的工資條樣式。其中用的四個組成部分，分別是頁面頁眉、職工號頁眉（組頁眉）、主體、頁面頁腳，在這里注意根據(jù)實際需要調整好每個組成部分的窗格高度，組頁眉最上方的虛線是剪裁線，用以裁制工資條。在瀏覽視圖下生成的工資條如圖6所示。

4 打印報表

報表生成后通過打印機打印出來就是我們?nèi)粘Ｉ钪幸姷降墓べY單了，然后沿虛線剪裁開就是發(fā)放到每個員工手中的工資條了。

利用ACCESS的報表功能制作工資條的最大優(yōu)勢就在于，只需要在數(shù)據(jù)庫中生成制作一次報表對象，這就相當于做好了一個模板，以后根據(jù)每個月的工資變化直接導入工資表，將報表的數(shù)據(jù)源更新為當前月份的工資表即可，省去了每個月都要重新做工資條的麻煩，而且ACCESS數(shù)據(jù)庫可以和EXCEL電子表格實現(xiàn)協(xié)同作業(yè)。既便是我們的單位財務人員以前習慣用EXCEL來制作工資表也沒關系，直接將做好的每個月份的工資表導入到ACCESS中即可以成為ACCESS的數(shù)據(jù)庫表，可以實現(xiàn)資源的直接利用，沒必要重復作業(yè)，這樣就最大程度的減輕了財務管理人員的工作壓力。如果涉及到數(shù)據(jù)修改，在數(shù)據(jù)庫表中可以隨時修改，而在生成的報表中會根據(jù)數(shù)據(jù)源的變化實現(xiàn)自動更新。

參考文獻：

[1] 李雁翎.ACCESS2003數(shù)據(jù)庫技術及應用[M].北京:高等教育出版社,2008.

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